Czym jest prognozowanie w zarządzaniu projektami?

Jeśli kiedykolwiek byłeś odpowiedzialny za projekt, prawdopodobnie już wiesz, jak stresujące może być zarządzanie projektem od początku do końca. Oprócz zapewnienia wystarczających funduszy i zasobów na każdym etapie projektu, musisz także unikać przekroczeń budżetu i opóźnień — a to może utrzymywać cię na krawędzi niepewności aż do zakończenia projektu.

Jednak wcale nie musi tak być.

Jeśli chcesz uniknąć wychodzenia z drogi, aby zobaczyć, jak projekt się kończy, wszystko, co musisz zrobić, to sporządzić prognozę zarządzania projektem.

Ale czym jest prognoza zarządzania projektami i jak dokładnie działa? Czytaj dalej, ponieważ wkrótce odkryjemy wszystko, co musisz wiedzieć o prognozowaniu w zarządzaniu projektami — od jego podstawowych elementów po starannie dobrane wskazówki, które pomogą Ci pomyślnie wdrożyć prognozowanie projektów, niezależnie od długości projektu.

W tym poście na blogu:

• Dowiedz się więcej o podstawach prognozowania projektów,
• Dowiedz się o elementach prognozowania w zarządzaniu projektami i
• Poznaj 7 wskazówek, które pomogą Ci pomyślnie przeprowadzić prognozowanie projektu.

Co to jest prognozowanie projektów?

Prognozowanie w zarządzaniu projektami to proces przewidywania możliwych przyszłych wyników trwającego projektu. Szacunki te nie są jednak oparte na rzucie monetą, ale powinny opierać się na uważnej obserwacji i analizie bieżących danych z realizowanego projektu.

W rzeczywistości prognozowanie projektu powinno rozpocząć się, gdy 20% projektu jest już ukończone, abyś miał wystarczającą ilość informacji, aby dokonać prognoz na podstawie zebranych danych. Ponadto, w miarę postępu projektu, czasami będziesz musiał zaktualizować prognozę, zwłaszcza jeśli często musisz reagować na nieoczekiwane zdarzenia.

Mówiąc najprościej, jeśli chcesz przewidzieć wyniki projektu, będziesz musiał wykorzystać wszystkie posiadane informacje i wiedzę po ukończeniu około jednej trzeciej projektu i dokonać prognoz dotyczących punktu końcowego projektu.

Jakie są najważniejsze elementy prognozowania projektu?

Zanim zaczniesz tworzyć prognozę projektu, musisz wziąć pod uwagę trzy kluczowe elementy, jeśli chcesz mieć pewność, że projekt będzie przebiegał tak płynnie, jak to możliwe. Pomyśl o swoim projekcie:

• Czas trwania,
• Koszt i
• Jakość.

Element nr 1: Czas trwania projektu

Zanim w ogóle pomyślisz o realizacji projektu, zacznij od zadania sobie pytania:

Jak długo potrwa projekt?

Jeśli chcesz dokonać dokładnej prognozy projektu, musisz najpierw określić, ile czasu będziesz potrzebować na cały projekt. Następnie spróbuj podzielić swój projekt na mniejsze zadania, fazy lub kroki, abyś mógł oszacować, ile czasu zajmie każde z Twoich zadań.

Menedżerowie projektów często korzystają z oprogramowania do planowania projektów, które pomaga im zautomatyzować proces planowania projektu i poprawić dokładność prognoz. Tego typu narzędzie może dodatkowo pomóc w śledzeniu czasu każdego zadania i zbieraniu ważnych danych — z których wszystkie są przechowywane w jednym miejscu i mogą pomóc w tworzeniu prognoz na przyszłość.

Element nr 2: Koszt projektu

Po określeniu przybliżonego czasu trwania projektu przejdź do oszacowania kosztów projektu.

Chociaż tworzenie najdokładniejszych prognoz wydatków nie zawsze jest najłatwiejszym zadaniem, śledzenie wydatków może znacznie uprościć ten proces i pomóc w uzyskaniu najdokładniejszych liczb do uwzględnienia w obliczeniach.

Ponieważ prawdopodobnie będziesz chciał, aby szacowany budżet był jak najbardziej zbliżony do ostatecznego kosztu projektu, pamiętaj, aby uwzględnić zarówno wynagrodzenia pracowników, jak i narzędzia, z których korzystają przez cały czas trwania projektu.

Element nr 3: Jakość projektu

W chwili, gdy decydujesz się na uruchomienie projektu, prawdopodobnie chcesz uzyskać wyniki najwyższej jakości. Jednak wysoka jakość wykonania idzie w parze z większym budżetem.

Tak więc, jeśli Twój budżet jest ograniczony, możesz ocenić swoje priorytety i zdecydować, czy jesteś gotowy poświęcić jakość, aby móc zakończyć projekt bez ponoszenia kosztów.

Ponieważ możesz nie być w stanie opłacić najbardziej wykwalifikowanych pracowników lub zakupić materiałów najwyższej jakości przy napiętym budżecie, zastanów się, jak ograniczone zasoby wpłyną na końcowy wynik i uwzględnij swoje ustalenia w prognozie projektu.

Pamiętaj również, że jeśli zdecydujesz się na projekt o wyższej jakości, ten wybór może również wpłynąć na czas trwania projektu, ponieważ będziesz potrzebować więcej czasu na znalezienie i wybranie najbardziej wykwalifikowanych osób do pracy lub uzyskanie pierwszorzędnych materiałów .

Przykład prognozowania w zarządzaniu projektami

Załóżmy, że prowadzisz firmę marketingową, a klient prosi Cię o stworzenie dla niego strategii w zakresie mediów społecznościowych. Po zebraniu wszystkich informacji i ukończeniu 20% projektu można przystąpić do tworzenia prognoz projektu.

W celu dokładnego prognozowania projektu należy wziąć pod uwagę:

• Czas, jaki zajmie każdy krok, zadanie i cały projekt (w tym dodatkowy czas w razie potrzeby lub jeśli klient prosi o pilną dostawę),
• Prace, które zostaną wykonane podczas projektu (w tym opracowanie strategii, podjęcie decyzji o projekcie, pisanie treści, planowanie postów na profilach itp.) oraz
• Pracownicy, którzy będą zaangażowani w ten projekt od początku do końca i ich wynagrodzenia (w tym sprawdzanie, czy będziesz musiał zatrudnić dodatkowych pracowników lub czy Twoi obecni pracownicy są wystarczająco wykwalifikowani, czy masz plan awaryjny na wypadek sytuacji awaryjnej , i tak dalej).

Dlaczego prognozowanie w zarządzaniu projektami jest ważne?

Prognozowanie w zarządzaniu projektami pomaga w:

• Szacowanie możliwych wyników,
• Zmniejszenie ryzyka realizacji projektu i
• Zwiększenie szans powodzenia projektu.

Jednak nie zawsze łatwo jest przewidzieć ostateczny wynik projektu, zwłaszcza na początku, kiedy nie masz wszystkich informacji. Dlatego bardzo ważne jest, aby zidentyfikować wszystkie możliwe wyniki i określić, które wyniki chcesz osiągnąć. Prognozowanie w zarządzaniu projektami może pomóc w przewidywaniu wszystkich możliwych wyników i określeniu, który z nich jest najkorzystniejszy dla Twojej firmy.

Co więcej, prognozowanie projektu może pomóc Ci przygotować się na wszelkie zmiany, które mogą zajść w trakcie realizacji projektu, a także obliczyć i zredukować ryzyko. Obniżając ryzyko, zyskujesz większą kontrolę nad swoim projektem i zwiększasz swoje szanse na sukces.

Ponieważ zarządzanie projektami polega na wykorzystywaniu umiejętności i wiedzy do podejmowania mądrych decyzji w celu zapewnienia sukcesu projektu, prognozowanie projektów jest przydatnym narzędziem, które pomaga podejmować świadome decyzje w oparciu o najdokładniejsze możliwe prognozy. Dlatego dokonując trafnych prognoz zwiększasz szanse powodzenia swojego projektu.

Ponadto zatwierdzanie projektów często opiera się na prognozowanych wynikach — jeśli wynik jest niekorzystny, projekt może nawet zostać odrzucony.

7 wskazówek dotyczących skutecznego prognozowania w zarządzaniu projektami

Prognozowanie w zarządzaniu projektami jest procesem złożonym, ponieważ wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak:

• Czas,
• Koszt,
• Jakość,
• Zasoby,
• Personel i tak dalej.

Aby jednak uniknąć poczucia przytłoczenia zbyt dużą liczbą zadań na głowie, przygotowaliśmy kilka wskazówek, które pomogą zapewnić, że prognozowanie zarządzania projektami będzie przebiegać jak w zegarku.

Wskazówka nr 1: Utwórz wiele prognoz

Bez względu na to, jak dokładna jest prognoza, zawsze istnieje ryzyko nieprzewidywalnych zdarzeń, które zmienią końcowy wynik projektu. Dlatego zamiast polegać na jednej prognozie projektu i mieć nadzieję na najlepsze, znacznie lepiej jest spróbować zrobić kilka szczegółowych prognoz. Będziesz znacznie bliżej przewidywania rzeczywistego wyniku, jeśli uwzględnisz różne opinie i możliwości oraz utworzysz wiele prognoz. Jak mówi przysłowie: „Nie wkładaj wszystkich jajek do jednego koszyka”.

Wskazówka nr 2: Bądź zorganizowany

Świetne zdolności organizacyjne to jedna z najważniejszych cech, jaką powinien posiadać kierownik projektu. Śledzenie wszystkich etapów i zapoznanie się z rolami każdego członka zespołu ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania projektami, a śledzenie postępów projektu na każdym etapie może się przydać. Opierając się na narzędziu, które pomoże Ci zobaczyć, ile czasu Twój zespół spędza na każdym zadaniu, będziesz w stanie uzyskać karty czasu pracy, które można wykorzystać do tworzenia prognoz podczas realizacji projektu.

Porada 3: Korzystaj z narzędzi do prognozowania

Obserwując dane projektowe i wyciągając z nich wnioski można się wiele nauczyć. Aby jednak uzyskać jak najlepsze prognozy, spróbuj wdrożyć w swojej firmie oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Plaky, które przyniesie wiele korzyści Twojemu projektowi.

Z Plaky możesz:

• Mieć najdokładniejsze dane statystyczne o czasie spędzonym na każdym zadaniu,
• Uzyskaj wszystkie ważne informacje potrzebne do precyzyjnego prognozowania projektu na wyciągnięcie ręki,
• Mieć przejrzysty przegląd wszystkich działań projektowych, takich jak postęp projektu i terminy,
• Przydzielaj zadania pracownikom, aby każdy wiedział, co ma robić,
• Organizuj projekty w etapy lub zadania,
• Zostaw komentarze i opinie,
• Otrzymuj powiadomienia, gdy ktoś zleci Ci zadanie, gdy pojawi się aktualizacja lub ktoś o Tobie wspomni,
• Miej wizualną reprezentację osi czasu projektu i
• Możliwość szybkiego i automatycznego wprowadzania zmian w projektach, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na robienie tego ręcznie itp.

Gdy tylko zaczniesz używać Plaky, zauważysz, jak łatwiej i szybciej możesz organizować członków zespołu i zadania. Będziesz miał przejrzysty przegląd całego projektu i wszystkich jego zadań, dzięki czemu będziesz mógł lepiej przewidywać wyniki projektu.

Porada 4: Zaplanuj dodatkowy czas na zadania (na wszelki wypadek)

Nieprzewidywalne zdarzenia i opóźnienia w projektach mogą wystąpić pomimo najlepszych starań i najnowocześniejszych narzędzi do prognozowania i zarządzania. Nigdy nie wiadomo, kiedy pracownik zgłosi się z powodu choroby lub czy wykonanie zadania zajmie mu więcej czasu niż oczekiwano. Dlatego zawsze bezpieczną opcją jest zaplanowanie dodatkowego czasu na każde zadanie.

Spróbuj także monitorować postęp projektu na każdym etapie. Jeśli zauważysz, że niektóre czynności lub zadania trwają dłużej niż oczekiwano podczas realizacji projektu, możesz je edytować i dodać potrzebny czas.

Aby uzyskać lepsze prognozy projektu podczas realizacji bieżącego projektu, możesz skorzystać z aplikacji do śledzenia zadań, która pomaga prowadzić dziennik przekroczeń czasu, dzięki czemu będziesz wiedzieć dokładnie, które zadanie wymaga więcej czasu. W rezultacie możesz wykorzystać to jako punkt odniesienia w przyszłości, aby lepiej uporządkować nadchodzące projekty i upewnić się, że będziesz mieć mniej przekroczeń i opóźnień.

Porada 5: Jasno przedstaw swoje prognozy projektowe

Czasami nawet nie wszystkie Twoje dane, wykwalifikowani pracownicy czy bezbłędne prognozy mogą nie wystarczyć, aby projekt zakończył się sukcesem. Po opracowaniu i udokumentowaniu prognozy należy jasno przedstawić ją członkom zespołu, aby wszyscy byli świadomi swoich obowiązków.

Aby upewnić się, że wszystkie fazy projektu i zadania są przedstawione w przejrzysty sposób, możesz skorzystać z oprogramowania do planowania pracowników, które pozwala Twojemu zespołowi uzyskać przejrzysty przegląd wszystkich ich zadań i działań oraz dokładnie wiedzieć, co mają zrobić, aby osiągnąć zamierzony wynik projektu.

Porada 6: Śledź wydajność swojego projektu

Pamiętaj, że prognozowanie projektu to jedynie prognoza, która może ulec zmianie z powodu czynników zewnętrznych lub wewnętrznych, więc musisz śledzić swój projekt na wszystkich etapach jego realizacji.

Na przykład, śledząc skuteczność, możesz zauważyć, że masz ograniczony budżet. Wiedza o deficycie budżetowym może pomóc w dokonaniu niezbędnych zmian i rozwiązaniu problemu na czas. Możesz np. przekierować środki z innych oddziałów lub poinformować klienta o zmianie ceny. W związku z tym Twoje przewidywania ulegną zmianie i będziesz mieć dokładniejszą prognozę.

Ponadto śledzenie wydajności projektu gwarantuje, że zauważysz nieoczekiwane zmiany, potencjalnie wymyślisz, jak je rozwiązać, i odpowiednio poinformujesz o nich swoich klientów na czas.

Porada 7: Przejrzyj każdy projekt i sprawdź, czy prognozy się sprawdziły

Po zakończeniu projektu należy przejrzeć wyniki, aby zobaczyć, w jakim stopniu odpowiadają one prognozom, ponieważ sukces projektu można mierzyć na podstawie tego, jak bardzo odpowiada on pierwotnym szacunkom.

Na przykład, jeśli wprowadzono jakiekolwiek zmiany dotyczące czasu lub kosztów, można je uwzględnić w przyszłych prognozach dla podobnych projektów. Zrozumienie, czego brakowało w poprzednich prognozach, może pomóc w ulepszeniu prognozowania przyszłych projektów.

Wniosek: Zwiększ swoje szanse na powodzenie projektu dzięki prognozowaniu projektów

Jak zapewne już się domyśliłeś, skuteczne prognozowanie projektu jest tym, co odróżnia dobrze zrealizowany projekt od projektu, który się nie powiódł.

W tym artykule wyjaśniliśmy, czego wymaga prognozowanie w zarządzaniu projektami. Zawarliśmy również kilka wskazówek dotyczących prognozowania, które okażą się przydatne, jeśli zdecydujesz się rozpocząć tworzenie prognoz dotyczących projektów.

Należy jednak pamiętać, że prognozowanie projektu jest złożonym procesem i wymaga wielu przygotowań i przemyśleń.

Powinieneś spróbować zaplanować dodatkowy czas na zadania, śledzić wydajność projektu i użyć narzędzia do prognozowania, aby uzyskać dokładniejsze dane.

Dobry wynik projektu nie może być gwarantowany przez prognozę projektu, ponieważ zależy od wielu czynników, ale przybliży cię o krok do sukcesu.

ℹ️ Prognozowanie w zarządzaniu projektami to przydatny proces, który pozwala zachować kontrolę nad projektem. Czy masz jakieś cenne wskazówki, jak usprawnić prognozowanie projektów? Napisz do nas na adres [email protected], aby mieć szansę na pojawienie się w jednym z naszych przyszłych artykułów. Ponadto, jeśli podobał Ci się ten artykuł, podziel się nim z kimś, kogo znasz, kto uzna go za interesujący.