Zarządzanie kosztami projektu: podstawy, kroki i główne cele

Gdy Twoja firma podejmuje się nowego projektu, sukces lub porażka Twojej pracy zależy od skuteczności działań związanych z zarządzaniem projektami — a najważniejszym elementem działań związanych z zarządzaniem projektami jest zarządzanie kosztami zarządzania projektem .

Co więcej, niedokładne oszacowanie kosztów projektu może być jednym z głównych powodów przekraczania budżetu lub całkowitego niepowodzenia projektów.

Aby pomyślnie zakończyć projekt, musisz umieć dokładniej kontrolować, analizować i prognozować koszty oraz zapobiegać złym wynikom.

Aby pomóc Ci zmieścić się w budżecie projektu, wyjaśnimy, co następuje:

• Definicja zarządzania kosztami projektu,
• Główne cele zarządzania kosztami projektu,
• Sposób kalkulacji kosztów zarządzania projektami i
• 4 kroki w zarządzaniu kosztami projektu.

Omówimy również niektóre często zadawane pytania dotyczące zarządzania kosztami projektu, więc zostań z nami.

Czym jest zarządzanie kosztami projektu?

Zarządzanie kosztami projektu to proces, który obejmuje oszacowanie i alokację budżetu projektu i kolejnych kosztów, a także kontrolę kosztów projektu.

Zarządzanie kosztami projektu pozwala mieć jasny obraz stanu finansowego projektu. Pomaga kierownikom projektów przewidywać przyszłe wydatki i podejmować odpowiednie działania.

Oto niektóre korzyści wynikające z zarządzania kosztami projektu:

• Zmniejszone wydatki,
• Zwiększona wydajność i
• Śledzenie postępów.

Ważne warunki zarządzania kosztami projektu

Aby ułatwić Ci zrozumienie niektórych ważnych terminów związanych z zarządzaniem kosztami projektu, wyjaśnimy je bardziej szczegółowo.

W tej sekcji wyjaśnimy następujące terminy:

• Koszty projektu i
• Budżet projektu.

Co to są koszty projektu?

Ogólnie rzecz biorąc, koszty projektu to łączne środki potrzebne do finansowego pokrycia i zakończenia transakcji biznesowej lub projektu pracy.

Koszty projektu obejmują:

1. Koszty bezpośrednie — Koszty bezpośrednie to koszty bezpośrednio związane z projektem i niezbędne do jego ukończenia.
2. Koszty pośrednie — Koszty pośrednie projektu to koszty, które nie prowadzą bezpośrednio do zakończenia projektu, ale są nadal niezbędne dla firmy lub osoby pracującej nad tym projektem. Jako takie są częścią kosztów poszczególnych projektów.

Do kosztów bezpośrednich zalicza się koszty:

• Profesjonaliści pracujący nad projektem — czyli pracownicy firmy lub zleceniobiorcy i freelancerzy.
• Sprzęt — tj. narzędzia i maszyny używane przez pracowników, wykonawców lub freelancerów do ukończenia projektu.
• Materiały — tj. materiały fizyczne (niebędące narzędziami ani maszynami) potrzebne do ukończenia projektu.
• Zadania związane z zarządzaniem projektem — czyli wszystkie zadania, które mają ułatwić ukończenie projektu w określonym czasie i zgodnie z określonymi wymaganiami.
• Zadania inżynierskie (w razie potrzeby) — tj. wszelkie prace badawcze, projektowe i instalacyjne wykonane w celu zakończenia projektu.
• Transport (jeśli dotyczy) — tj. stawki celne, dostarczanie gotowego produktu do sprzedawców detalicznych itp.

Do kosztów pośrednich zalicza się koszty:

• Ogólne koszty operacyjne — tj. wynajem biura, media, ubezpieczenie, ogólny sprzęt biurowy i materiały.
• Docelowe roczne wynagrodzenie — tj. czysty zysk, jaki firma lub osoba chce osiągnąć, oprócz pieniędzy potrzebnych na pokrycie kosztów ogólnych i innych wydatków.

Zarządzanie kosztami bezpośrednimi i pośrednimi oraz utrzymywanie ich w budżecie jest niezbędne do sprawnego zarządzania kosztami projektu.

Jaki jest budżet projektu?

Budżet projektu to łączna kwota pieniędzy zaplanowana i przeznaczona na realizację projektu w określonym czasie (terminie).

Budżet projektu opiera się na wstępnym kosztorysie projektu i zwykle zależy od skuteczności kontroli kosztów projektu. Istnieją 4 główne techniki zarządzania budżetem projektu:

1. Przyrostowe — śledzisz czas wykonywania zadań w ramach projektu i uzyskujesz wiedzę na temat rzeczywistego czasu potrzebnego na ukończenie tych zadań w przyszłości.
2. Oparte na działaniach — obliczasz swój idealny przychód , zastanawiasz się, nad iloma projektami musisz pracować w ciągu roku i jakie są ich ceny, aby osiągnąć wspomniane przychody, oraz określasz budżet każdego projektu, obliczając koszty dla tego projektu.
3. Propozycja wartości — dodajesz pozycje do swojego budżetu na podstawie wartości, jaką wnoszą do Twojego projektu. Jeśli element/zadanie/specjalista jest ważny dla projektu, zostanie dodany do planowanego budżetu.
4. Oparte na zerach — ta technika zarządzania budżetem jest podobna do propozycji wartości. Różnica (i warunek uwzględnienia pozycji w budżecie) polega na tym, że pozycja musi być uzasadniona i udowodniona przydatność dla każdego nowego okresu biznesowego, a nie tylko jednego projektu. Wszystkie pozycje, które są ważne dla nowego okresu biznesowego, są zatwierdzane w budżecie.

Aby dowiedzieć się więcej o najlepszych sposobach zarządzania wszystkimi kosztami związanymi z budżetem projektu, zapoznaj się z tymi technikami zarządzania kosztami budżetowymi.

Techniki zarządzania kosztami budżetu

Aby upewnić się, że trzymasz się budżetu (i ograniczasz koszty tam, gdzie to możliwe), powinieneś:

• Trenuj pracowników, aby wydajnie gospodarowali swoim czasem — przestrzeganie właściwych wskazówek dotyczących zarządzania czasem i rozwijanie właściwych umiejętności zarządzania czasem pomoże Twojemu zespołowi wydajniej spędzać czas, co z kolei pomoże Ci obniżyć koszty.
• Korzystaj z najnowszych technologii — Oprócz narzędzia do zarządzania projektami spróbuj wprowadzić inne narzędzia biznesowe, które pomogą w ekonomiczny sposób zautomatyzować pracę pracowników.
• Outsourcing zadań — Zatrudnienie renomowanego specjalisty spoza firmy do obsługi części Twojej pracy (praca biznesowa lub projektowa) pomoże Ci obniżyć koszty.
• Ogranicz koszty ogólne — Ubezpieczenie to niepodlegający negocjacjom koszt ogólny, ale są pewne wydatki ogólne, bez których możesz pracować (i żyć). Przykłady obejmują stylowe biuro w centrum miasta do pracy na własny rachunek lub modne, ale poza tym mniej przydatne narzędzia. Ogranicz wszystko, co możesz, aby maksymalnie wykorzystać swój budżet.

Znaczenie zarządzania kosztami w projektach i wymienionych technik zarządzania kosztami jest prawie oczywiste — kiedy zamierzasz zarządzać kosztami w celu przestrzegania ustalonego budżetu projektu, zasadniczo pozwalasz, aby ustalony budżet kierował twoimi decyzjami.

Jeśli nie zamierzasz zarządzać kosztami projektu, prawdopodobnie wymkną się one spod kontroli, a cały projekt może się rozpaść z powodu wadliwego zarządzania.

Jakie są główne cele zarządzania kosztami projektu?

Korzyści z właściwego zarządzania kosztami projektu wynikają z głównych celów zarządzania kosztami projektu , do których należą:

• Koncentracja na realizacji projektu w oparciu o kryteria wartości ustalone na początku projektu,
• Monitorowanie i dokumentowanie wszystkich transakcji, płatności i zmian związanych z projektami, oraz
• Dążenie do ogólnego obniżenia kosztów prowadzenia działalności.

Ogólnie rzecz biorąc, głównym celem właściwego zarządzania kosztami projektu jest pomoc kierownikom projektów w pomyślnym ukończeniu projektu, ale także zmniejszenie zbędnych wydatków projektowych. Projekt może odnieść prawdziwy sukces tylko wtedy, gdy śledzisz koszty i mieścisz się w budżecie projektu.

Jak obliczyć koszty zarządzania projektami

Przy ustalaniu opłat za zarządzanie projektami dla swoich głównych projektów infrastrukturalnych Northwestern University kierował się następującą zasadą — im większy projekt, tym niższy koszt zarządzania projektem w porównaniu z całkowitym kosztem samego projektu.

Aby zobaczyć, jak obliczyli swoje wydatki na zarządzanie projektami w zależności od wielkości swoich projektów, spójrz na poniższą tabelę.

W miarę jak projekty stają się droższe i większe, koszty zarządzania projektami stopniowo maleją — zgodnie ze stosowanym przez nich stopniowanym systemem opłat za zarządzanie projektami.

Ich wynagrodzenie opiera się na budżecie projektu, który został ustalony na początku samego projektu i powinien on pozostać taki sam przez cały czas trwania projektu.

Zasadniczo koszty zarządzania projektami będą zależeć od wielkości projektu, ale będą również zależeć od ceny wybranego oprogramowania do zarządzania projektami, które również należy uwzględnić w budżecie.

Jakie są 4 kroki zarządzania kosztami projektu?

Aby zarządzać kosztami projektu w najlepszy możliwy sposób, wykonaj te 4 proste kroki:

• Zaplanuj zasoby,
• Oszacuj koszt,
• Określ budżet kosztów i
• Kontroluj koszty.

Krok 1: Zaplanuj zasoby

Planowanie zasobów obejmuje przegląd zakresu projektu, a następnie ustalenie przyszłych zasobów — zasoby te są niezbędne do ukończenia projektu. Zakres projektu to zarys projektu, który określa wszystkie aspekty pracy, które należy wykonać, aby ukończyć projekt.

Zasoby dla projektu mogą obejmować:

• Osoby potrzebne do realizacji projektu,
• Sprzęt i narzędzia oraz
• Czas potrzebny na wykonanie każdego zadania.

Wszystko, co umożliwia pomyślne ukończenie projektu, jest uważane za zasób.

Aby stworzyć kompleksowy plan zasobów, musisz zdefiniować:

• Ile osób będzie potrzebnych do realizacji projektu,
• Jakiego rodzaju doświadczenie muszą posiadać,
• Jaki rodzaj sprzętu będzie potrzebny i
• Jakie są dokładne ramy czasowe dla każdego z działań.

Jednak niezależnie od wysiłku włożonego w planowanie zasobów, zawsze istnieje możliwość pojawienia się pewnych nieuniknionych przeszkód. W takim przypadku musisz liczyć się z możliwością utraty niektórych zasobów.

Ważne jest również śledzenie alokacji zasobów. Śledzenie alokacji zasobów zapewnia kierownikom projektów jasny przegląd tego, co należy zrobić, i ułatwia im delegowanie zadań.

Kiedy już będziemy mieć kompletny spis wszystkich potrzebnych nam zasobów, będziemy mogli oszacować koszty, co zobaczymy w następnym kroku.

Krok 2: Oszacuj koszt zasobów

Gdy tylko skończysz opracowywać plan zasobów, będziesz musiał oszacować wszystkie koszty wcześniej przydzielonych zasobów.

Określenie kosztu każdego zasobu i uwzględnienie czynników zmiennych ma kluczowe znaczenie dla każdego procesu decyzyjnego, który obejmuje dostawy, narzędzia i ogólny budżet projektu.

Po zebraniu wszystkich niezbędnych informacji o cenach otrzymasz szacunkową kalkulację wydatków.

Aby upewnić się, że otrzymałeś najdokładniejsze liczby, możesz:

• Śledź czas i wydatki związane z projektem,
• Monitoruj działania wszystkich osób zaangażowanych w projekt i
• Zobacz, gdzie idą pieniądze w czasie rzeczywistym.

Aby dowiedzieć się więcej o budżecie kosztów, przejdźmy od razu do kroku trzeciego.

Krok 3: Określ budżet kosztów

Określenie budżetu kosztów jest podstawą zarządzania kosztami projektu.

Mówiąc najprościej, budżet kosztów to suma wszystkich kosztów potrzebnych do wykonania wszystkich zadań i kamieni milowych, które projekt ma osiągnąć. Znajomość budżetu kosztów pomaga zarządzać rzeczywistymi kosztami w porównaniu z szacowanymi.

Określenie budżetu kosztów w dużej mierze zależy od harmonogramu projektu. Ponadto świadomość czasu trwania zadań i kamieni milowych ułatwia śledzenie terminów projektów.

Posiadanie strategii budżetowania kosztów umożliwia również kierownikom projektów dokonywanie dokładniejszych szacunków budżetowych dla przyszłych etapów, a może nawet zapobieganie przekroczeniom.

Krok 4: Kontroluj koszty

Kontrolowanie kosztów oznacza obserwowanie wszystkich kosztów w trakcie realizacji projektu i ich rejestrowanie.

Proces ten pozwala na podjęcie odpowiednich działań w przypadku wystąpienia pewnych korekt, takich jak zmiany cen materiałów lub usług. Kontrola kosztów jest ważna, ponieważ pomaga obniżyć koszty i zapewnia rentowność projektu.

Aby jak najlepiej przejąć kontrolę nad kosztami, oto co należy zrobić:

• Upewnij się, że projekt mieści się w zakresie,
• Współpracuj z interesariuszami,
• Postępuj zgodnie z harmonogramem i zarządzaj swoim czasem, i
• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami.

Często zadawane pytania dotyczące zarządzania kosztami projektu

Jeśli nadal masz wątpliwości co do zarządzania kosztami projektu, przejrzyjmy często zadawane pytania i przyjrzyjmy się wszystkim, o czym musisz wiedzieć:

• Oprogramowanie do zarządzania projektami i
• Kosztorys projektu.

Potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami?

Jednym z ważniejszych kosztów projektu w zarządzaniu projektami jest oprogramowanie do zarządzania projektami — a jedno z ważniejszych pytań dotyczących zarządzania projektami dotyczy kosztów oprogramowania do zarządzania projektami.

Oczywiście, całym celem korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami jest przyspieszenie procesu zarządzania projektami i uczynienie go bardziej:

• Dokładny,
• Dokładny i
• Ekonomiczny.

Tak więc, korzystając z takiego oprogramowania, zasadniczo oszczędzasz pieniądze na dłuższą metę.

Istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami dostępnych do planowania projektów, ale znalezienie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami, które jest również łatwe w użyciu, może uprościć proces śledzenia projektu.

Na przykład w narzędziu do zarządzania projektami, takim jak Plaky, możesz:

• Współpracuj z kolegami z zespołu,
• Przechowuj wszystkie zadania w jednym miejscu i
• Śledź postępy swoich projektów.

Chociaż w planowaniu projektu powinieneś uwzględnić koszt oprogramowania do zarządzania kosztami projektu, istnieje kilka innych opcji, takich jak Plaky, w których możesz korzystać z dużej liczby funkcji, a wszystko to za darmo.

Co to jest kosztorysowanie projektu?

Szacowanie kosztów projektu to proces przewidywania:

• Koszt,
• Ilość i
• Cena wszystkich zasobów potrzebnych do ukończenia projektu.

Jednak biorąc pod uwagę, że oszacowanie jest dokonywane przed zakończeniem projektu (czyli nie może uwzględniać nieoczekiwanych wydatków i zmian), często jest niepewne i służy jedynie jako punkt wyjścia do ustalenia budżetu projektu i obsługi zarządzania kosztami.

Szacując koszty projektu, pamiętaj o uwzględnieniu następujących elementów:

• Bądź precyzyjny — staraj się nie przeszacowywać ani nie lekceważyć swoich kosztów. Dokonaj oszacowania w odniesieniu do tego, co chcesz osiągnąć, swoich zasobów i okresu.
• Bądź dokładny — podczas gdy Twoi konsultanci, pracownicy i freelancerzy są niezbędni dla sukcesu Twojego projektu, najważniejszym elementem w szacowaniu projektu jest czas, jaki na niego poświęcisz. Dlatego ważne jest, aby śledzić czas we wszystkich projektach. W ten sposób uzyskasz dokładną liczbę godzin dla każdego typu projektu, dzięki czemu łatwiej będzie oszacować czas potrzebny do ukończenia projektów w przyszłości.
• Zapoznaj się z wymaganiami (i ograniczeniami) projektu — uważaj, aby nie lekceważyć czasu, liczby członków zespołu i zasobów finansowych, które są ogólnie potrzebne do zakończenia projektu.

Różni profesjonaliści podchodzą do szacowania projektów na różne sposoby, więc zobaczmy, jakich rodzajów kosztorysów możesz użyć do zarządzania projektem.

Rodzaje kosztorysów w zarządzaniu projektami

Istnieje kilka skutecznych rodzajów kosztorysów w zarządzaniu projektami:

1. Ocena eksperta — to oszacowanie jest najbardziej odpowiednie dla doświadczonych profesjonalistów, ponieważ opiera się na wcześniejszej wiedzy i doświadczeniu osoby dokonującej oszacowania.
2. Koszt jakości — to oszacowanie opiera się na pieniądzach wydanych na zarządzanie potencjalnymi awariami i zapobieganie niskiej jakości projektu. Pomaga minimalizować straty i analizować, gdzie można zaoszczędzić pieniądze.
3. Analiza ofert dostawcy — to oszacowanie jest wykorzystywane głównie w przetargach na projekty publiczne, ponieważ wymaga przeanalizowania konkurencji i odgadnięcia ich ofert przed złożeniem własnej.
4. Korzystanie z oprogramowania do szacowania projektów — oszacowanie to opiera się na liczbach dostarczonych przez specjalistyczne oprogramowanie do szacowania projektów.
5. Analiza rezerw — oszacowanie to jest wykorzystywane do uwzględnienia potencjalnego ryzyka projektu i zasobów rezerwowych, które należy zabezpieczyć, aby uwzględnić wspomniane ryzyko.
6. Szacunki trzypunktowe — to oszacowanie obejmuje średnie oszacowanie najbardziej prawdopodobnego oszacowania (A), oszacowanie optymistyczne (B) i oszacowanie pesymistyczne (C). Na przykład: A = 60 000 USD, B = 55 000 USD, C = 80 000 USD. Zgodnie ze wzorem (B + 4A + C)/6 trzypunktowe oszacowanie dla przykładowych szacunków wynosi 62 000 USD.
7. Szacowanie analogiczne — to oszacowanie opiera się na danych zebranych z poprzednich podobnych projektów. Jest zwykle używany na wczesnych etapach nowego projektu.
8. Szacowanie parametryczne — ta technika jest podobna do analogicznej techniki szacowania, z tą różnicą, że wykorzystywane dane historyczne opierają się na relacji między różnymi zmiennymi projektu.
9. Szacowanie oddolne — to oszacowanie jest obliczane poprzez porównanie bieżącego projektu z pakietami roboczymi, które już ustaliłeś. Następnie dokonujesz oszacowania dla bieżącego projektu.

Jak najlepiej wycenić projekt — przykład

Pokażemy Ci, jak oszacować projekt na przykładzie kosztorysu projektu . Ten przykład uwzględnia:

• Specjaliści pracujący nad projektem,
• Ich stawki godzinowe,
• Materiały, których używają, jak również
• Czas potrzebny na ukończenie określonych zadań.

Oto, co musisz zrobić, jeśli chcesz oszacować swój projekt:

1. Wymień wszystkich profesjonalistów,
2. Podaj ich stawki godzinowe,
3. Wymień wszystkie potrzebne zasoby fizyczne, w tym cały sprzęt i materiały,
4. Oszacuj czas potrzebny na ukończenie projektu i
5. Oblicz ostateczną cenę.

Teraz oszacowałeś, że członkowie Twojego zespołu spędzą łącznie 300 godzin na zadaniach związanych z projektem, do których zostali przydzieleni — a dokładniej:

• Lisa Johnson (stawka godzinowa: 45 USD) poświęci 30 godzin na zadanie 1
• Jan Bautista (stawka godzinowa: 45 USD) poświęci 70 godzin na zadanie 2
• Katie Stark (stawka godzinowa: 50 USD) poświęci 50 godzin na zadanie 3
• Austin White (stawka godzinowa: 40 USD) poświęci 120 godzin na zadanie 4
• Thomas Clark (stawka godzinowa: 50 USD) poświęci 30 godzin na zadanie 5

Oto wzór na łączną szacunkową liczbę 300 godzin:

Stawka godzinowa x czas pracy (za każdego pracownika)

Oto jak wygląda równanie:

45 USD x 30 + 45 USD x 70 + 50 USD x 50 + 40 USD x 120 + 50 USD x 30 = 13 300 USD

Jak wspomnieliśmy, oprócz uwzględnienia pracowników, należy również wziąć pod uwagę czyste koszty materiałów i sprzętu. Jeśli chodzi o materiały, musisz podać liczbę jednostek, ale także cenę za jednostkę.

Co więcej, gdy porównasz planowany budżet z faktycznymi wydatkami, zobaczysz różnicę między tymi dwoma.

Wreszcie, jeśli będziesz śledzić swoje postępy, będziesz mógł zmienić swój harmonogram, aby dać więcej czasu na niektóre zadania i śledzić, kiedy planowany budżet zbliża się do limitu.

Wniosek: aby projekt zakończył się sukcesem, właściwe zarządzanie kosztami projektu jest koniecznością!

Ostatecznie Twój szacowany czas, zasoby i wydatki rządzą Twoim budżetem.

Budżet i wielkość projektu określają natomiast koszty zarządzania projektami i oprogramowanie do zarządzania projektami.

Biorąc wszystko pod uwagę, Twoje decyzje związane z projektem powinny opierać się na szacunkowym budżecie projektu.

Jeśli całkowite koszty projektu nie przekraczają budżetu, można stwierdzić, że zarządzanie kosztami projektu powiodło się.

‼️ Czy próbowałeś kiedyś zarządzać kosztami swojego projektu? Być może znalazłeś już odpowiednią metodę zarządzania kosztami projektu, która pomogła Ci skutecznie kierować budżetem projektu. Daj nam znać na adres [email protected], abyśmy mogli wypróbować Twoją technikę w następnej kolejności. A jeśli spodobał Ci się ten post na blogu, udostępnij go komuś, kto Twoim zdaniem byłby zainteresowany jego przeczytaniem.