Kompletny przewodnik po rozliczaniu projektów: definicja, znaczenie i wskazówki

Rachunkowość projektów to niezwykle cenny aspekt zarządzania projektami. Pomaga właścicielom firm i kierownikom projektów:

• Plan,
• Kontrola i
• Oceniaj aspekty finansowe każdego projektu.

Śledzenie finansów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu, dlatego koniecznie musisz dowiedzieć się więcej o rozliczaniu projektów!

W tym poście na blogu omawiamy informacje o rachunkowości projektu, które powinien znać każdy kierownik projektu, w tym:

• Czym jest rozliczanie projektów,
• Jakie są jego zalety,
• Fazy ​​rozliczania projektu,
• Wskazówki dotyczące udanego rozliczania projektów i
• Jak znaleźć dobre oprogramowanie do rozliczania projektów.

Co to jest rozliczanie projektów?

Rachunkowość projektu to proces polegający na śledzeniu finansów projektu i wykorzystywaniu tych informacji do efektywnego zarządzania tym projektem. Mówiąc najprościej, jest to specjalna forma rachunkowości, która służy do śledzenia postępu finansowego określonego projektu.

Nawet krótsze projekty mają wiele faz i mogą być dość złożone. W związku z tym śledzenie wszystkich zmian i związanych z nimi wydatków może być trudne. Na szczęście księgowość projektów zapewnia znacznie lepszą organizację.

Rachunkowość projektu rejestruje każdy koszt związany z konkretnym projektem. Koszty te obejmują:

• Materiały,
• Pracy i
• Wszystkie inne wydatki, które mogą z tego wyniknąć.

Informacje zebrane z księgowości są następnie wykorzystywane do upewnienia się, że projekt mieści się w budżecie.

Co więcej, księgowość projektów jest niezwykle cenna, jeśli chodzi o szacowanie wydatków na przyszłe projekty. Umożliwia właścicielom firm i kierownikom projektów łatwe generowanie raportów i prognozowanie, a także informowanie odpowiednich interesariuszy.

Rachunkowość projektu zasadniczo składa się z:

• Stworzenie systemu księgowego dla projektu,
• Określenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI),
• Śledzenie każdej transakcji,
• Zarządzanie informacjami o zasobach, od dostępnych materiałów i sprzętu po poświęcony czas,
• Regularne aktualizowanie informacji o kosztach i
• Prognozowanie na podstawie otrzymanych informacji.

Kto korzysta z rozliczania projektów?

Każdy, kto ma wgląd w finanse projektu, może skorzystać z księgowości projektu. Najczęstszymi użytkownikami rachunkowości projektowej są:

• Menadżerowie projektu,
• Księgowi i
• Właściciele przedsiębiorstw.

System może być przydatny w każdym typie projektu, w którym trzeba śledzić koszty i przychody, budżet i kamienie milowe. Dlatego branżami, w których rozliczanie projektów jest niezbędne, są:

• Budowa,
• Inżynieria,
• Produkcja,
• To i
• Ordynacyjny.

Jaki jest przykład rozliczania projektów w branży IT?

Rachunkowość projektów może być wykorzystana do każdego projektu w branży IT.

Załóżmy, że pewna firma IT korzysta z rozliczania projektów w ramach projektu tworzenia oprogramowania dla nowej aplikacji.

Kierownik tego projektu wykorzystałby rachunkowość projektu do:

• Śledź budżet projektu,
• Monitoruj koszty i przychody,
• Rejestruj wydatki na zatrudnienie programistów,
• Zakup licencji na oprogramowanie,
• Wynajem powierzchni biurowej, jak również
• Monitoruj przychody ze sprzedaży gotowej aplikacji.

Aby ułatwić ten proces, kierownik projektu lub księgowy może skorzystać z licznika czasu projektu, tworząc listę zadań niezbędnych do realizacji projektu. Następnie mogliby powiązać koszty z każdym zadaniem, ponieważ dałoby im to jasny obraz finansowy całego projektu.

Jasny obraz finansów pomaga kierownikom projektów zapewnić, że projekt mieści się w budżecie.

Ponadto rachunkowość pozwoliłaby im określić, czy kierownicy projektów powinni dokonać jakichkolwiek korekt finansowych w planie, aby utrzymać projekt na właściwej drodze. Może to obejmować znalezienie sposobów na zwiększenie dochodów, aby zrekompensować wszelkie nadwyżki w budżecie lub negocjowanie obniżenia kosztów rozwoju.

Rozróżnienie typowych rodzajów rachunkowości

Jeśli dopiero zapoznałeś się z terminem „księgowość projektowa”, możesz zacząć mylić go z innymi podobnymi terminami. Przyjrzyjmy się najpopularniejszym rodzajom księgowości i wyjaśnijmy, czym różnią się one od księgowości projektów.

Rachunkowość projektu a zwykła księgowość

Rachunkowość projektów to wyspecjalizowana forma regularnej księgowości.

Regularna księgowość dotyczy ogólnych spraw finansowych firmy. Zwykle obejmuje śledzenie dochodów i wydatków firmy jako całości. Natomiast rachunkowość projektów koncentruje się na aspektach finansowych konkretnego projektu i polega na śledzeniu kosztów i przychodów związanych z tym projektem.

Inną kluczową różnicą między rachunkowością projektów a zwykłą rachunkowością jest poziom szczegółowości. Księgowość projektów często obejmuje śledzenie kosztów na bardzo szczegółowym poziomie, na przykład śledzenie kosztów poszczególnych materiałów lub roboczogodzin.

Z drugiej strony zwykła księgowość zazwyczaj obejmuje śledzenie wydatków i przychodów na wyższym poziomie, co obejmuje całkowity koszt działu lub jednostki biznesowej.

Rachunkowość projektowa a rachunkowość zarządcza

Główna różnica między rachunkowością projektów a rachunkowością zarządczą polega na tym, na czym skupiają się te dwie dyscypliny.

Rachunkowość projektu koncentruje się na aspektach finansowych konkretnego projektu i polega na śledzeniu kosztów i przychodów związanych z tym projektem.

Wręcz przeciwnie, rachunkowość zarządcza koncentruje się na dostarczaniu informacji, które menedżerowie mogą wykorzystać do podejmowania świadomych decyzji dotyczących działalności firmy. Zwykle obejmuje analizę danych finansowych na wyższym poziomie, na przykład śledzenie ogólnej wydajności jednostki biznesowej lub działu.

Rachunek projektów a rachunek kosztów

Rachunek kosztów to rodzaj księgowości, który określa koszt związany z usługą lub procesem wytwarzania produktu poprzez badanie każdego wydatku w łańcuchu dostaw. Nie jest więc powiązany z konkretnym projektem, ale może być.

Na podstawie tej definicji możemy wywnioskować, że rachunkowość projektowa jest formą rachunku kosztów. W ten sposób można spojrzeć na rachunek kosztów jako szerszy termin, który obejmuje wydatki wykraczające poza zakres rachunkowości projektu.

Kluczowe zalety rozliczania projektów

Rachunkowość projektów jest cennym narzędziem, które może pomóc kierownikom projektów i właścicielom firm w efektywniejszym zarządzaniu projektami i podejmowaniu lepszych decyzji. Oto główne powody, dla których powinieneś używać rozliczania projektów w swoim następnym projekcie.

Korzyść nr 1: Rozliczanie projektów pozwala kontrolować koszty projektu

Rachunkowość i zarządzanie projektami idą w parze! Podczas pracy nad projektem możesz korzystać z księgowości projektu, aby uzyskać dokładne i aktualne informacje o stanie finansowym trwającego projektu.

Co więcej, możesz użyć księgowości projektu do zbadania postępu projektu na każdym etapie. Kierownicy projektów mogą wykorzystywać uzyskane informacje do identyfikowania potencjalnych oszczędności i wprowadzania korekt w budżecie projektu na bieżąco.

Co więcej, możliwość wystąpienia opóźnień i ich znaczenie dla ostatecznych wydatków na projekt jest łatwiejsza do zrozumienia i zarządzania dzięki dokładnemu rozliczeniu projektu.

Korzyść nr 2: Księgowość projektów informuje o potencjalnych wydatkach i pomaga przygotować się do przyszłych projektów

Rachunkowość projektów zapewnia kierownikom projektów informacje finansowe, których potrzebują, aby podejmować świadome decyzje dotyczące swoich projektów. Następnie kierownicy projektów mogą ocenić wykonalność różnych opcji projektu i określić najlepszy sposób działania.

Co więcej, korzyści płynące z rozliczania projektów nie kończą się wraz z zakończeniem projektu. Prognozowanie jest istotnym aspektem każdej firmy i jest ważne dla przewidywania przyszłych wydatków, a także długości podobnych projektów w przyszłości. Dzięki rozliczaniu projektów dane finansowe z jednego projektu mogą być wykorzystywane jako odniesienie dla podobnych projektów w przyszłości.

Korzyść nr 3: Rozliczanie projektów pomaga tworzyć szczegółowe raporty dotyczące projektów

Dzięki jasnemu obrazowi finansowemu projektu, kierownicy projektów mogą łatwo tworzyć raporty i informować swoich interesariuszy o postępach.

Dodatkowo dane rozliczeniowe projektu zawierają kluczowe informacje, które muszą znaleźć się w raporcie końcowym projektu dla:

• inwestorzy,
• Zarządzanie i
• Interesariusze.

Księgowość projektu znacznie ułatwia tworzenie raportów końcowych projektu, ponieważ wszystkie dane są już rejestrowane i śledzone!

4 Podstawowe fazy rozliczania projektów

Liczba faz, przez które przejdzie proces rozliczania projektu, zależy od kierownika projektu lub działu księgowości. Mimo to istnieją cztery fazy rozliczania projektów, które są niezbędne do dokładnego przeglądu finansowego konkretnego projektu:

• Planowanie i budżetowanie,
• Śledzenie i monitorowanie,
• Raportowanie i
• Zamknięcie.

Szczegółowo wyjaśnimy każdą fazę w kolejnych wierszach.

Faza 1: Planowanie i budżetowanie

Faza planowania i budżetowania rozpoczyna się przed rozpoczęciem projektu. Ta faza stanowi kluczowy krok dla pomyślnego rozliczenia projektu, ponieważ przewiduje potencjalne koszty i wyznacza kamienie milowe, które należy spełnić.

Faza planowania i budżetowania polega na oszacowaniu wszystkich kosztów, jakie poniesie projekt, w tym:

• Rodzić,
• Godziny,
• Sprzęt,
• Transport,
• Materiały i
• Nad głową.

Ponadto kierownicy projektów opracowują harmonogram projektu i nakreślają każde zadanie, które należy wykonać, aby projekt zakończył się sukcesem.

Faza #2: Śledzenie i monitorowanie

Po rozpoczęciu projektu należy ściśle monitorować postęp projektu i budżet.

Na tym etapie posiadanie oprogramowania do księgowania projektów lub zatrudnienie księgowego projektu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Dzieje się tak dlatego, że rozliczanie projektów polega na regularnym porównywaniu rzeczywistych przychodów i kosztów z szacowanym budżetem. Dzięki regularnemu monitorowaniu sytuacji kosztowej kierownicy projektów mogą bez zwłoki wprowadzać korekty lub wnioskować o zwiększenie budżetu.

Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Clockify, pozwala łatwo monitorować postęp projektu. Możesz zalogować się do wszystkich zadań, czasu ich trwania, a także wszystkich kosztów z nimi związanych.

Następnie możesz również porównać śledzony czas i szacowany czas dla projektów i zadań.

Na przykład na powyższym zrzucie ekranu widzimy, że szacowany czas zadania programistycznego był dłuższy niż czas śledzony.

Faza 3: Raportowanie

Księgowość projektów znacznie ułatwia tworzenie raportów projektowych, ponieważ śledzą one każdy mniejszy i większy wydatek, jaki musi przejść projekt. Kierownicy projektów mogą wykorzystywać dane zebrane z księgowości projektów do tworzenia raportów i prezentowania ich interesariuszom i inwestorom.

Wielkim aspektem rozliczania projektów jest to, że odbywa się ono w trakcie trwania projektu. W ten sposób kierownicy projektów mogą regularnie informować wszystkich zaangażowanych interesariuszy i dostarczać raporty na każdym etapie projektu.

Faza 4: Zamknięcie

W tej końcowej fazie kierownicy projektów uzupełniają dokumentację finansową projektu i zamykają wszelkie zaległe rachunki.

Może to obejmować uzgodnienie dokumentacji finansowej projektu z głównym systemem księgowym organizacji lub wypełnienie wszelkich niezbędnych formularzy podatkowych lub zgodności. Po zamknięciu projektu zapisy księgowe projektu można zarchiwizować do wykorzystania w przyszłości.

4 kluczowe wskazówki dotyczące skutecznego rozliczania projektów

Posiadanie księgowego projektu lub inwestowanie w oprogramowanie księgowe niewiele Ci pomoże, jeśli nie upewnisz się, że omówiłeś wszystkie podstawy pomyślnego śledzenia projektu. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać dostępne umiejętności lub narzędzia do księgowania projektów!

Porada 1: Ustal budżet projektu

Według badań blisko 30% organizacji określa złe zarządzanie zasobami jako ogromne wyzwanie dla powodzenia ich projektów. Zarządzanie zasobami odnosi się do wykorzystania dostępnych zasobów, takich jak czas, sprzęt, ludzie i fundusze, w najbardziej efektywny sposób. Kierownicy projektów powinni zawsze ustalać budżet określający, co można zrobić z posiadanymi zasobami.

Określając od samego początku oczekiwane koszty i przychody, uzyskasz jasny punkt odniesienia, względem którego możesz mierzyć rzeczywiste wydatki i dochody w miarę postępu projektu. W ten sposób z łatwością będziesz mógł śledzić wszelkie zmiany kosztów, a także monitorować postęp projektu za pomocą księgowości projektu.

Co więcej, będziesz lepiej przygotowany do radzenia sobie z nieoczekiwanymi wydatkami i zmianami w planie projektu.

Możesz zacząć od sporządzenia listy wszystkich spodziewanych wydatków, takich jak:

• Materiały,
• Pracy i
• Koszty ogólne.

Nie zapomnij uwzględnić trochę miejsca na ruchy, aby uwzględnić nieoczekiwane. Mając pełny obraz przewidywanych kosztów i przychodów, będziesz mógł w pełni wykorzystać rachunkowość projektu.

Porada 2: Uważnie śledź koszty

Nie zapomnij uważnie śledzić rzeczywistych kosztów i przychodów w miarę upływu czasu. Dzięki dokładnemu śledzeniu tych wskaźników będziesz w stanie zidentyfikować potencjalne problemy lub obszary wymagające poprawy iw razie potrzeby wprowadzić poprawki do swojego projektu.

Śledzenie kosztów projektu zwiększa prawdopodobieństwo, że zmieścisz się w budżecie. Co więcej, możesz wychwycić wszelkie przekroczenia wydatków, zanim staną się poważnym problemem.

Powinieneś zawsze prowadzić szczegółową ewidencję wszystkich swoich wydatków i dochodów, a także godzin pracy. Wydatki te mogą obejmować paragony, faktury i inne dokumenty pokazujące, ile wydajesz i ile zarabiasz. Pamiętaj, aby regularnie aktualizować swoje dane i porównywać je z pierwotnym budżetem, aby zobaczyć, jak sobie radzisz.

Porada 3: Regularnie twórz raporty finansowe

Posiadanie regularnych raportów finansowych jest niezbędne dla wszystkich kierowników projektów. Raporty zawierają szczegółowe informacje o stanie finansowym Twojego projektu. Pomogą Ci komunikować się z zainteresowanymi stronami, takimi jak inwestorzy lub zarząd.

Pierwszym krokiem do stworzenia dobrego raportu finansowego jest zebranie wszystkich istotnych danych finansowych, takich jak paragony, faktury i inne dokumenty, które pokazują, ile wydajesz i ile zarabiasz. Następnie powinieneś uporządkować te dane w przejrzysty i zwięzły raport, który przedstawia najważniejsze informacje w łatwym do zrozumienia formacie.

Udany raport księgowy projektu powinien zawierać:

• Podsumowanie,
• Kluczowe wskaźniki efektywności,
• Wykresy i wykresy dla łatwiejszego zrozumienia,
• Interpretacja danych,
• Cele osiągnięte i
• projekcje.

Co więcej, mając wszystkie istotne informacje na temat finansów projektu w jednym miejscu, możesz łatwo sprawdzić, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów finansowych. Zobaczysz również, jak kształtują się Twoje wydatki i dochody. Dzięki temu będziesz lepiej przygotowany do identyfikowania obszarów, w których możesz zaoszczędzić czas, pieniądze lub zasoby. Może to pomóc w usprawnieniu projektu i zwiększeniu jego ogólnej wydajności.

Porada 4: Zidentyfikuj potencjalne problemy i napraw je

Księgowość projektu pozwala uzyskać jasny obraz pełnego zakresu spraw finansowych projektu. Ale niewiele ci to da, jeśli nie jesteś gotowy do regularnego przeglądu finansów i zmiany wszystkiego, co można zrobić lepiej.

Co więcej, jeśli zauważysz potencjalne problemy z projektem, ważne jest, aby od razu podjąć działania. Może to oznaczać modyfikację harmonogramu projektu, zmianę zakresu projektu lub wdrożenie innych strategii, aby wszystko przebiegało płynnie.

Rozwiązując potencjalne problemy na wczesnym etapie, możesz zapobiec poważnym niepowodzeniom i zapewnić, że projekt będzie przebiegał zgodnie z planem. Ponadto możesz wykorzystać lekcje z tego projektu w dowolnym podobnym projekcie w przyszłości. Dlatego uważne monitorowanie finansów i identyfikacja problemów, które możesz naprawić, może mieć ogromny wpływ na powodzenie Twojego projektu!

Jak znaleźć dobre oprogramowanie do rozliczania projektów

Mamy nadzieję, że teraz rozumiesz, jak ważne jest rozliczanie projektów. Zainwestowanie w dobre oprogramowanie do księgowania projektów może znacznie ułatwić księgowanie projektów i na dłuższą metę z pewnością zaoszczędzi dużo czasu.

Ale przy tak wielu różnych dostępnych opcjach oprogramowania może być trudno zdecydować, od czego zacząć. Dlatego ważne jest, aby poświęcić czas na zbadanie opcji i porównanie funkcji i możliwości każdego programu. Odrabiając pracę domową, będziesz w stanie znaleźć idealne oprogramowanie do księgowania projektów dla swojej firmy!

Oto nasze wskazówki, które pomogą Ci dokonać idealnego wyboru.

Wskazówka nr 1: Zidentyfikuj swoje potrzeby w zakresie rozliczania projektów

Zanim zaczniesz szukać oprogramowania, zastanów się, czego potrzebujesz od systemu rozliczania projektów. Koncentrując się na oprogramowaniu dostosowanym do Twoich potrzeb, będziesz w stanie uniknąć marnowania czasu i pieniędzy na systemy, które nie spełniają Twoich wymagań. Jak więc dowiedzieć się, czego potrzebujesz od systemu rozliczania projektów?

Możesz zacząć od sporządzenia listy swoich konkretnych wymagań, takich jak:

• Rodzaje zadań, które należy śledzić, takie jak projektowanie, rozwój i marketing,
• Liczba użytkowników, którzy będą potrzebować dostępu do systemu, oraz
• Wszelkie inne funkcje, których potrzebujesz, takie jak śledzenie czasu, rozliczane godziny, możliwość zarządzania wieloma projektami, fakturowanie itp.

Następnie możesz zawęzić opcje i skupić się na oprogramowaniu dostosowanym do konkretnych potrzeb.

Wskazówka nr 2: Przeprowadź badania dotyczące jakości funkcji

Po ustaleniu, jakich funkcji potrzebujesz od oprogramowania do zarządzania projektami dla księgowych, kierowników projektów i właścicieli firm, nadszedł czas, aby przyjrzeć się jakości tych funkcji. Na szczęście Internet oferuje wiele sposobów, aby upewnić się, że dokonałeś właściwego wyboru.

Możesz przejrzeć popularne opcje i utworzyć listę tych z potrzebnymi funkcjami. Następnie powinieneś zbadać, jak te funkcje faktycznie działają. Możesz czytać recenzje, prosić o rekomendacje od innych firm, a nawet korzystać z bezpłatnych wersji próbnych, aby zobaczyć, jak oprogramowanie działa w praktyce.

Wskazówka nr 3: spójrz na interfejs

Oprogramowanie do rozliczania projektów to zaawansowane narzędzie przeznaczone do złożonych zadań. Ale to nie znaczy, że musisz być światowej sławy ekspertem księgowym, aby móc z niego korzystać!

Dlatego powinieneś szukać oprogramowania, które ma przyjazny dla użytkownika interfejs. Recenzje, rekomendacje i wersje próbne pomogą Ci znaleźć łatwy w obsłudze program z doskonałymi funkcjami.

Porada 4: Rozważ ceny

Oprogramowanie do zarządzania rachunkowością projektów może być drogie. Dlatego chcesz mieć pewność, że otrzymujesz dobry stosunek jakości do ceny. Dlatego powinieneś szukać programu, który oferuje dobrą równowagę funkcji i nie spowoduje przekroczenia budżetu.

Wniosek: Rachunkowość projektu jest niezbędnym narzędziem udanego projektu

Znaczenie, jakie przywiązujesz do rozliczania projektów, może sprawić, że projekt się zepsuje! Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, czym jest rozliczanie projektów i jak najlepiej je wykorzystać.

W tym artykule dowiedziałeś się więcej o rozliczaniu projektów i jego wielu zastosowaniach.

Co więcej, znasz już wszystkie korzyści, jakie oferuje, takie jak kontrolowanie kosztów i przygotowywanie się do przyszłych projektów, a także fazy rozliczania projektu niezbędne do udanego projektu.

Co więcej, zawsze możesz polegać na oprogramowaniu do księgowania projektów, które znacznie ułatwi proces śledzenia kosztów! Powinieneś skorzystać ze wskazówek z tego artykułu, aby znaleźć najlepszą opcję na rynku. Na przykład poświęcenie trochę czasu na badanie i analizę funkcji i cen, które odpowiadają Twoim potrzebom, będzie miało duży wpływ na ten proces.

Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu pomoże Ci mieć oko na swoje projekty i jak najlepiej wykorzystać księgowość projektów.

‼️ Jak ważne jest rozliczanie projektów dla Ciebie i Twoich projektów? Czy masz jakieś wskazówki, jak najlepiej wykorzystać księgowość projektów? Podziel się z nami swoimi doświadczeniami pod adresem [email protected]. Ponadto, jeśli spodobał Ci się ten artykuł, koniecznie podziel się nim ze znajomymi i współpracownikami!