Profesjonalne przykłady opinii i wskazówki

Termin „informacja zwrotna” jest szeroko stosowana w biznesie i często jest o nią proszona oraz przekazywana zarówno klientom, jak i pracownikom . Jest to jeden z najcenniejszych zasobów zwiększających wydajność, jakość pracy i zwiększających ogólną satysfakcję w firmie. Informacje zwrotne nie ograniczają się do kwestii związanych z działalnością biznesową organizacji; obejmuje także uczucia poszczególnych osób na temat firmy.

W środowisku organizacyjnym informacje zwrotne mogą pochodzić od liderów zespołów, a także innych specjalistów, i być przez nich poszukiwane. Może mieć ono miejsce na poziomie osobistym, w małej grupie osób lub na większą skalę, jako część strategii biznesowej angażującej wielu interesariuszy. Rzeczywiście wiele organizacji regularnie poszukuje informacji zwrotnych od swoich różnorodnych specjalistów i przekazuje im informacje zwrotne, aby ocenić trajektorię organizacji i ulepszyć różne aspekty.

Niezależnie od tego, czy jesteś profesjonalistą i chcesz przekazywać lub otrzymywać informację zwrotną współpracownikom lub liderowi zespołu, czy też prowadzisz firmę, która chce zastosować ją w odniesieniu do całego zespołu lub klientów, poniżej znajduje się 9 wskazówek, które pomogą Ci przekazywać i otrzymywać konstruktywne informacje zwrotne oraz ulepszyć swój biznes.

Przekazywanie i otrzymywanie informacji zwrotnej: 9 złotych zasad

Poniższych 9 zasad zaczerpnięto z wnikliwej książki „Smart Feedback” autorstwa Jane i Rosy Rodriguez del Tronco oraz Noemi Vico Garcia.

1. Opisz fakty

Oferując informację zwrotną, będzie ona bardziej konstruktywna i lepiej przyjęta, jeśli powstrzymasz się od osobistych ocen i skupisz się wyłącznie na dostarczaniu obiektywnych informacji . Dlatego warto podkreślać fakty.

Na przykład zamiast stwierdzać, że „nie jesteś zbyt skrupulatny, jeśli chodzi o wykonywanie swojej pracy”, skuteczniejsze będzie powiedzenie „Znalazłem kilka błędów w Twojej pracy”.

Różnica między faktem a opinią polega na tym, że ta druga jest interpretacją faktu, która może być subiektywna, podczas gdy ta pierwsza może zostać zweryfikowana i uzasadniona .

Przedstawianie opinii często prowadzi do większego konfliktu i oporu. I odwrotnie, trudniej jest kwestionować rzeczywistość, gdy przedstawia się ją na sprawdzalnych faktach, co sprawia, że ​​obiektywne dane są łatwiej akceptowane .

2. Bądź zwięzły

Informacja zwrotna, którą przekazujesz danej osobie, powinna być konkretna, co oznacza , że ​​nie powinna pozostawiać miejsca na interpretację lub możliwość, że druga osoba zrozumie coś innego niż to, co faktycznie masz na myśli.

Prawdą jest, że jesteśmy odpowiedzialni za nasze słowa, a nie za to, jak ludzie je interpretują . Możemy jednak dołożyć wszelkich starań, aby nasz przekaz został zrozumiany jak najdokładniej.

Zwięzłość służy nie tylko zapewnieniu jasnego zrozumienia, ale także zapobiega błędnej interpretacji lub wyolbrzymieniu przekazywanych informacji zwrotnych.

Bardzo ważne jest, aby unikać mówienia w kategoriach ogólnych lub używania zbyt ogólnych przymiotników. Na przykład zamiast mówić „musisz udoskonalić swoje umiejętności wystąpień publicznych”, skuteczniejsze jest określenie obszarów, które można udoskonalić, takich jak „podczas wystąpień publicznych skup się na poruszaniu się po scenie, wyraźnym wyrażaniu się i utrzymywaniu kontaktu wzrokowego z rozmówcą”. odbiorców, zamiast czytać notatki i slajdy.”

Co więcej, przekazując negatywną informację zwrotną, warto zacząć od pozytywnej uwagi, aby zachęcić osobę i zwiększyć otwartość na mniej pozytywne punkty .

Co więcej, negatywną informację zwrotną najlepiej przekazywać w prywatnym otoczeniu , aby uniknąć zawstydzenia lub dyskomfortu odbiorcy.

3. Bądź bezpośredni

Aby zapewnić jasne zrozumienie, ważne jest, aby przekazywać wiadomość bezpośrednio, bez zbędnych opracowań. Bądź zwięzły i unikaj owijania w bawełnę , ponieważ może to osłabić znaczenie i wpływ centralnego sprzężenia zwrotnego.

Staraj się skupiać swoją konstruktywną krytykę na nie więcej niż dwóch lub trzech kluczowych aspektach , wykazując się selektywnością. Podanie zbyt dużej ilości informacji na raz może przytłoczyć odbiorcę i utrudnić mu efektywne przetworzenie informacji zwrotnej.

Korzystne jest także poświęcenie czasu wyłącznie na przekazywanie informacji zwrotnych, zamiast włączania ich do innych dyskusji. Takie podejście pozwala skupić uwagę na informacji zwrotnej i zwiększa jej efektywność.

4. Zrób to w odpowiednim czasie

Nie ma sensu udzielać konstruktywnej krytyki zbyt późno, gdy druga osoba nie może już nic zrobić, aby poprawić lub gdy szczegóły i perspektywa tego, co zostało zrobione, zostały zapomniane.

Im opinia jest bliższa kwestii, którą chcesz omówić, tym lepiej . Najlepiej zrobić to w ciągu 24 godzin, aby odniosło to możliwie największy efekt, ponieważ dana osoba będzie miała świeżo w pamięci to doświadczenie i będzie bardziej zmotywowana, aby się nim zająć.

Poza tym lepiej nie wypowiadać się w imieniu osób trzecich; zawsze lepiej jest mówić w pierwszej osobie i opowiadać o zachowaniach, które sam zaobserwowałeś . W przeciwnym razie druga osoba może czuć się niekomfortowo, wiedząc, że obgadujesz ją za jej plecami.

5. Podaj sugestie i pytania

Informacje zwrotne powinny pozostać otwarte na dyskusję i wyzwania. Po przekazaniu informacji zwrotnej ważne jest, aby zachęcić odbiorcę do podzielenia się swoją perspektywą i zadania ewentualnych pytań . Twój własny punkt widzenia może ewoluować po nawiązaniu z nimi dialogu.

Ponadto w trakcie procesu przekazywania informacji zwrotnej warto zadawać pytania skłaniające do refleksji, np. „czy zgadzasz się z moją oceną?” lub „Co myślisz na ten temat?”

Ponadto wskazane jest, aby unikać nadmiernej asertywności lub absolutności w swoich opiniach i sugerowanych rozwiązaniach.

6. Utrzymuj otwartą postawę

Przechodząc do otrzymywania informacji zwrotnej, najważniejszą rzeczą jest odłożenie na bok swojego ego i podejście do niego z prawdziwą chęcią wysłuchania punktów widzenia, które mogą różnić się od Twojego , a także otwartością na możliwość zmiany.

Ten aspekt ma kluczowe znaczenie dla konstruktywnej krytyki, która może przynieść rezultaty. Niezależnie od tego, jak skutecznie przekazywana i rozumiana jest informacja zwrotna, jeśli odbiorca nie jest otwarty na zmiany lub nie chce zaakceptować rzeczywistości, postęp staje się wyzwaniem.

Podkreśla to fakt, że informacja zwrotna jest wzajemną wymianą wymagającą aktywnego udziału zarówno ze strony nadawcy, jak i odbiorcy .

7. Pracuj nad pewnością siebie

Kiedy otrzymujesz konstruktywną krytykę, bardzo pomocne jest okazanie sobie współczucia i uświadomienie sobie, że nie jesteśmy doskonali i że możemy popełniać błędy. Powinniśmy zaakceptować konstruktywną krytykę taką, jaka ona jest, komentarz, który ma być konstruktywny, a nie osobisty atak.

Błąd może oznaczać naukę, a krytyka nie definiuje tego, kim jesteś ; to tylko komentarz na temat tego, jak wykonałeś określone zadanie.

Na przykład, jeśli usłyszysz „zapomniałeś mi powiedzieć o tej wiadomości od klienta”, nie powinieneś interpretować tego jako „jesteś bardzo zapominalską osobą”.

Zasada ta ma zastosowanie nie tylko do negatywnej informacji zwrotnej, ale także do pozytywnej. Kiedy otrzymujesz pozytywne opinie, naturalne jest uczucie dumy, ale ważne jest, aby zachować pokorę.

Zasadniczo, niezależnie od tego, czy otrzymujesz negatywną, czy pozytywną opinię, ważne jest, aby nie brać jej do siebie. Negatywna informacja zwrotna nie powinna być internalizowana jako odbicie Twojej wartości, a pozytywna informacja zwrotna nie powinna nadymać Twojego ego do punktu, w którym poczujesz się lepszy od innych. Zamiast tego ważne jest, aby dobrze zrozumieć siebie i nie polegać wyłącznie na zewnętrznych ocenach w celu potwierdzenia.

8. Zarządzaj swoimi emocjami

Ściśle powiązane z poprzednim punktem, czymś, co pomoże ci lepiej zaakceptować konstruktywną krytykę, jest nauczenie się zarządzania emocjami.

Kiedy otrzymujesz negatywną informację zwrotną, naturalnym jest odczuwanie dyskomfortu, smutku lub zniechęcenia. Zamiast próbować tłumić te emocje, ważne jest, aby je rozpoznać, zrozumieć ich źródło i dać sobie czas na ich przetworzenie . Ten okres refleksji może zapewnić cenny wgląd w siebie i pomóc złagodzić napięcie.

Kiedy osobiście spotykasz się z konstruktywną krytyką, pomocną strategią jest ćwiczenie powolnego, głębokiego oddychania i liczenia do 5 lub 10 przed udzieleniem odpowiedzi . Ta krótka pauza pozwala na opanowaną i przemyślaną odpowiedź. Gdy będziesz sam, skorzystaj z okazji, aby dokładniej przeanalizować swoją reakcję emocjonalną i jej przyczyny.

Podobnie pozytywne opinie mogą również wywoływać silne emocje. Korzystne jest podejście do tych uczuć z taką samą uważnością, nie tłumiąc ich ani nie pozwalając, aby cię przytłoczyły.

Chodzi o osiągnięcie równowagi — nie tłumienie emocji, ale także nie pozwalanie im zdominować twoich myśli i działań.

9. Rozwijaj odporność

Odporność, czyli zdolność do przystosowywania się i pokonywania wyzwań, jest różna u poszczególnych osób , ale można ją rozwijać i jest nieoceniona w przypadku konstruktywnej krytyki.

Osoby odporne mają tendencję do przenoszenia uwagi z problemu na potencjalne rozwiązania , wydobywając z informacji zwrotnej więcej pozytywów niż negatywów. Ostatecznie odporność wiąże się ze zmianą perspektywy i postrzeganiem siebie jako aktywnego podmiotu zdolnego do kształtowania własnej rzeczywistości.

Akceptowanie przeciwności losu jako naturalnej części życia, rozpoznawanie osobistych ograniczeń, szukanie pomocy w razie potrzeby, powstrzymywanie się od osobistego przyjmowania informacji zwrotnych i doskonalenie umiejętności aktywnego słuchania sprzyjają budowaniu odporności. Praktyki te zachęcają do proaktywnej, a nie biernej reakcji na przeciwności losu.