W jaki sposób śledzenie czasu może zwiększyć produktywność podczas pracy w domu?

Pracując w domu, możesz cieszyć się przywilejami tego środowiska pracy, takimi jak brak dojazdów, możliwość dłuższego snu czy przygotowanie domowego posiłku na obiad.

Istnieją jednak pewne wyzwania związane z pracą zdalną, takie jak radzenie sobie z rozpraszaniem uwagi w domu, brak rutyny lub bycie mniej produktywnym niż w biurze. Jak już wiesz, kiedy jesteś nieefektywny, zwykle poświęcasz więcej czasu na pracę, aby dokończyć wszystkie swoje zadania.

Według nowej ankiety przeprowadzonej przez Chubb, niektórzy pracownicy w USA w rzeczywistości spędzają więcej godzin podczas telepracy. Być precyzyjnym:

• 37% uczestników pracuje dłużej i
• 17% rejestruje ponad 10 dodatkowych godzin tygodniowo.

Teraz kluczem do zapobiegania przepracowaniu jest znalezienie odpowiednich metod odzyskania produktywności, takich jak śledzenie godzin pracy. Zebraliśmy listę 7 sposobów, w jakie śledzenie czasu może zwiększyć produktywność podczas pracy w domu.

Dzięki śledzeniu czasu dowiesz się, jak przyjąć te nawyki:

• zorganizuj swój dzień zgodnie ze szczytami produktywności,
• praca w zaplanowanych odstępach czasu,
• lepiej zarządzaj pracą,
• śledzić swoje powtarzające się zadania i
• stwórz granice między czasem pracy a czasem wolnym.

Ponadto śledzenie czasu pomoże ci:

• unikaj zwlekania,
• unikaj wielozadaniowości.

Zanim pokażemy Ci, jak zwiększyć produktywność, rejestrując czas podczas pracy w domu, przyjrzyjmy się innym znaczącym zaletom śledzenia czasu.

Korzyści ze śledzenia czasu pracy w domu

Jedną z głównych zalet śledzenia czasu podczas telepracy jest to, że dowiesz się, jak być bardziej wydajnym. Oprócz tego istnieją inne pozytywne aspekty rejestrowania czasu, takie jak:

• Przejrzystość wyników . Twój przełożony i szef chcą wiedzieć, nad czym pracujesz przez cały dzień. Jeśli prowadzisz rejestr każdego ukończonego zadania i czasu potrzebnego na jego ukończenie, uzyskasz przejrzysty przegląd swojego dnia pracy. Następnie możesz udostępnić ten przegląd swoim przełożonym.
• Śledzenie Twoich zarobków. Jeśli jesteś freelancerem, musisz prowadzić rejestr dokładnej ilości czasu spędzonego na pracy nad projektem. Raporty te zapewnią prawidłowe otrzymywanie płatności, bez względu na to, jakiej metody płatności używasz.
• Posiadanie dowodu nadgodzin. Zawsze, gdy twoja praca wymaga spalenia oleju o północy, pamiętaj, aby zarejestrować te dodatkowe godziny. Później możesz poinformować swojego przełożonego o nadgodzinach.
• Obserwuję Twoje postępy. Śledząc czas poświęcony na wszystkie zadania, będziesz mógł śledzić postępy swojej pracy, co może być nieocenioną informacją, zwłaszcza w przypadku telepracy.

Jeśli chodzi o metody śledzenia czasu, możesz użyć arkusza kalkulacyjnego lub długopisu i papieru, aby monitorować swój czas. Jeśli zdecydujesz się na oprogramowanie do śledzenia czasu, możesz śledzić swój czas za pomocą timera, ręcznie dodając godziny lub za pomocą grafiku. Wypróbuj to z naszym narzędziem do śledzenia czasu, rejestrując się tutaj.

7 sposobów śledzenia czasu może zwiększyć produktywność podczas pracy w domu

Teraz przyjrzyjmy się bliżej sposobom, w jakie śledzenie czasu może zwiększyć produktywność podczas pracy w domu. Może Ci pomóc:

1. zorganizuj swój dzień zgodnie ze szczytami produktywności,
2. praca w zaplanowanych odstępach czasu,
3. lepiej zarządzaj pracą,
4. śledź swoje powtarzające się zadania,
5. tworzyć granice między czasem pracy a czasem wolnym,
6. zminimalizować zwlekanie i
7. staraj się nie wykonywać wielu zadań.

1. Zorganizuj swój dzień zgodnie ze szczytami produktywności

W ciągu dnia możesz zauważyć, że Twoja produktywność rośnie w określonych porach. Z drugiej strony są okresy, w których nie możesz skupić się na pracy i jesteś nieefektywny. Dzieje się tak z powodu twojego biologicznego najlepszego czasu, terminu wymyślonego przez Sama Carpentera.

Twój biologiczny prime time obejmuje Twoje najbardziej produktywne godziny w ciągu dnia. Te godziny zależą od rytmów ultrasonograficznych – cykli, przez które przechodzi twoje ciało w ciągu dnia.

Każdy ma swój biologiczny najlepszy czas. Dlatego niektórym osobom łatwiej jest pracować rano, jak na przykład prezes Twittera Jack Dorsey, który dobrze prosperuje we wczesnych godzinach porannych. Z drugiej strony niektórzy ludzie wolą wykonywać swoje zadania późnym popołudniem lub w nocy.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc w organizacji dnia?

Jeśli chcesz obliczyć swój biologiczny czas prime, musisz śledzić swój poziom energii przez 3 tygodnie. Najlepszym sposobem na to jest śledzenie czasu i wszystkich czynności w pracy. Oto jak obliczyć czasy produktywności:

• Rejestruj swoje godziny pracy przez 3 tygodnie – w tym wszystkie swoje zadania.
• Następnie przeanalizuj swoje wyniki. Spójrz na te same zadania, które miałeś w każdym tygodniu i porównaj czas potrzebny do ich ukończenia. Oto przykład powtarzającego się zadania „Sporządzanie raportu tygodniowego”.

Tydzień pierwszy : W pierwszym tygodniu zadanie zostało zakończone po półtorej godziny. Zadanie zostało wykonane rano, od 9:00 do 10:30.

Tydzień drugi : W drugim tygodniu zadanie zostało wykonane w trzy godziny. Zadanie zostało wykonane w godzinach popołudniowych od 14.00 do 17.00.

Tydzień trzeci : W trzecim tygodniu zadanie zostało zakończone po dwóch i pół godziny. Zadanie zostało wykonane wczesnym popołudniem w godzinach od 12:00 do 14:30.

Jeśli przeanalizujemy te trzy wyniki, możemy stwierdzić, że najkrótszy czas to półtorej godziny rano. Dlatego osoba wykonująca zadanie była najbardziej produktywna we wczesnych godzinach, co oznacza, że ​​jej biologiczny czas najwyższej aktywności przypada na godziny poranne.

• Gdy dowiesz się o swoim biologicznym czasie najwyższej aktywności, dane te stają się bezcenne. Będziesz mógł wybrać swoje najważniejsze i najpilniejsze zadanie i najpierw nad nim pracować, w swoim biologicznym czasie najwyższej aktywności. Jednocześnie te mniej ważne zadania zostawisz na inne pory dnia.

Podsumowując, śledzenie czasu pomaga w określeniu własnego biologicznego prime time, co daje możliwość lepszego zarządzania czasem i zwiększenia produktywności.

2. Praca w zaplanowanych odstępach czasu ️

W tradycyjnym środowisku pracy najczęstsze czynniki rozpraszające w biurze to rozmowni koledzy, spotkania w pobliżu, a nawet hałasy z zewnątrz. Ale podczas pracy w domu mogą przeszkadzać ci dzieci, zwierzęta domowe lub współlokatorzy. Tak więc skupienie uwagi na zadaniach może wydawać się zadaniem niemożliwym.

Jeśli szukasz sposobu, aby w pełni skoncentrować się na pracy, ale od czasu do czasu robisz krótkie przerwy, spróbuj pracować w zaplanowanych odstępach czasu. Zasady są proste: trzeba wybrać długość przerw roboczych i się ich trzymać.

Sugerujemy zastosowanie techniki zarządzania czasem Pomodoro. Ta metoda pomoże ci:

• poprawić swoją wydajność, skupiając całą uwagę na zadaniach podczas sesji roboczych, oraz
• zrestartuj swój mózg, robiąc regularne przerwy.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc w technice Pomodoro?

Aby użyć techniki Pomodoro, musisz rejestrować swój czas za pomocą timera lub stopera. Każda sesja/cykl pracy nosi nazwę Pomodoro. Oto jak wygląda proces:

• Ustaw minutnik na 25 minut – to Twoja pierwsza sesja pracy.
• Skoncentruj się na pracy przez te 25 minut i nie daj się nikomu rozpraszać.
• Kiedy alarm się włączy, przestań działać.
• Zrób sobie 5-minutową przerwę. Nadszedł czas, aby zjeść zdrową przekąskę lub porozmawiać ze współlokatorami.
• Po przerwie kontynuuj pracę przez kolejne 25 minut. Następnie zrób kolejną krótką przerwę.
• Po wykonaniu czterech cykli (czterech Pomodoro) czas na dłuższą, 20-minutową przerwę. Ta przerwa jest idealna na obiad z rodziną lub telefon do przyjaciela.
• Powtarzaj tę procedurę, aż skończysz swoje zadania lub skończysz dzień pracy.

Śledzenie godzin pracy za pomocą techniki Pomodoro poprawi Twoją koncentrację i poziom produktywności. Poza tym jest mniej prawdopodobne, że będziesz pracować dłużej niż to konieczne, gdy śledzisz każdą minutę. Dzięki temu unikniesz wypalenia i będziesz mógł cieszyć się wolnym czasem.

Oprócz tych 25-minutowych sesji możesz również spróbować pracować w nieco dłuższych odstępach czasu. Ponadto Twoje zadania będą czasami wymagać dłuższych sesji.

Tony Schwartz, felietonista New York Times dotyczący produktywności, zaleca stosowanie tej metody: praca przez 90 minut, a następnie dłuższa przerwa, około 15 minut. Jego pomysł jest zgodny ze wspomnianym rytmem ultradiańskim.

Ponadto w swoim artykule dla HuffPost Schwartz wspomina Nathana Kleitmana, badacza snu. Kleitman słynie z odkrycia podstawowego cyklu spoczynkowo-aktywnego (BRAC). Ten cykl ma miejsce podczas snu i trwa od 85 do 90 minut (dla dorosłych) i 55-60 minut (dla niemowląt). Podczas tych 90 minut nasz mózg przechodzi przez pięć faz snu (w tym fazę odpoczynku i aktywności).

Teraz Schwartz wskazuje, że Kleitman twierdził również, że nasze ciała doświadczają tych 90-minutowych cykli w ciągu dnia, kiedy nie śpimy. Dlatego Schwartz uważa, że ​​praca w 60-90 minutowych sesjach nieprzerwanej koncentracji jest kluczem do zwiększonej produktywności.

3. Naucz się lepiej zarządzać swoim obciążeniem pracą

Ponieważ telepraca oznacza pracę w samotności, bez fizycznych menedżerów i szefów, podczas pracy poczujesz się bardziej zrelaksowany. To świetnie, ale nie bądź zbyt wygodny. Nadal jesteś odpowiedzialny za swoją pracę. Poza tym trzeba znaleźć sposób na zapewnienie takiej samej jakości pracy, jak w biurze. Ponadto od Ciebie zależy, czy poradzisz sobie z obciążeniem pracą i wykonasz swoje zadania przed terminami.

Jak już wiesz, nie wszystkie codzienne zadania są takie same. Te złożone zadania zwykle wymagają więcej czasu i energii. Dlatego musisz odpowiednio zorganizować swoje obciążenie pracą, aby móc wykonać wszystkie zadania.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc w zarządzaniu zadaniami?

Aby ukończyć wszystkie codzienne zadania na czas, pamiętaj, aby śledzić swój czas i zapisywać każde zadanie. Monitorując swój czas, będziesz wiedzieć:

️Jak długo trzeba było ukończyć każde zadanie,

️jakie zadania już wykonałeś na dany dzień, oraz

️jakie zadania musisz jeszcze wykonać do końca dnia.

Taki przegląd ma jedną główną zaletę – będziesz mógł zrobić listę rzeczy do zrobienia poprzedniego wieczoru. Tak więc rano wystarczy zacząć sprawdzać pozycje z listy.

Jak widać, śledzenie czasu pomaga lepiej zarządzać obciążeniem pracą, co również zwiększa produktywność.

4. Śledź swoje powtarzające się zadania

Zadania cykliczne to te zadania, które zwykle powtarzasz często, codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Na przykład musisz uczestniczyć w kilku spotkaniach tygodniowo. Lub musisz codziennie sprawdzać pocztę e-mail.

Chociaż zadania te wydają się błahe, czasami spędzamy z nimi zbyt dużo czasu.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc w śledzeniu powtarzających się zadań?

Jeśli nie masz pewności, dlaczego Twoja produktywność spada podczas pracy zdalnej, zacznij rejestrować powtarzające się zadania. Może się okazać, że poświęcasz zbyt dużo czasu na te czynności.

Na przykład, oto przegląd dnia roboczego. Widzimy wiele różnych zadań, dla różnych projektów.

Jednym z nich jest „odpowiadanie na e-maile”, aktywność śledzona na początku i na końcu dnia pracy. Możemy tu również zobaczyć zadanie „spotkanie”, czynność, która odbywa się raz w tygodniu.

Oto łączny czas spędzony na tych dwóch powtarzalnych zadaniach.

Tak więc osoba ta poświęca półtorej godziny na e-maile i spotkania. Może się wydawać, że to zbyt dużo czasu spędzonego na powtarzającym się zadaniu, zwłaszcza gdy masz pracowity dzień.

Śledzenie powtarzających się zadań pomaga dowiedzieć się, ile godzin dziennie poświęcasz na te czynności. Wtedy będziesz mógł ograniczyć te zadania, automatyzując niektóre z nich lub delegując na innych współpracowników. Mniejsza liczba powtarzających się zadań oznacza, że ​​możesz skupić się na ważniejszych zadaniach i zwiększyć produktywność.

• Dodatkowa wskazówka: zawsze, gdy nie masz motywacji do wykonywania powtarzających się zadań, poczęstuj się kojącymi bitami. Poza tym niektóre rodzaje muzyki mogą zwiększyć Twoją produktywność. Na przykład wesoła muzyka bez tekstów może pomóc zwiększyć wydajność podczas wykonywania powtarzalnych zadań. Jeśli wolisz słuchać wciągających rozmów niż muzykę, możesz wybrać wybrany przez siebie podcast motywacyjny.

5. Stwórz granice między czasem pracy a czasem wolnym

Kiedy Twój salon jest miejscem, w którym pracujesz, wyznaczanie granic między czasem pracy a czasem wolnym może być wyzwaniem. Ale nie jesteś sam.

Jak stwierdzono we wcześniej wspomnianym badaniu przeprowadzonym przez Chubb, tylko 43% pracowników w USA uważa, że ​​udaje im się oddzielić pracę od zajęć rodzinnych. Zmaganie się z tym problemem często oznacza rejestrowanie większej liczby godzin spędzonych na pracy niż potrzeba.

Czy jesteśmy produktywni pracując dłużej? Nie do końca. Według badania Stanford, kiedy pracujemy 48 godzin tygodniowo lub mniej, nasza „produkcja jest zwykle proporcjonalna do przepracowanych godzin tygodniowo”. Jednak gdy pracujemy więcej niż 48 godzin tygodniowo, nasza wydajność zaczyna spadać.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc w rozdzieleniu czasu pracy i czasu wolnego?

Jeśli więc nie możesz przestać pracować pod koniec dnia, zacznij monitorować swój czas. Śledząc swój czas, będziesz dokładnie wiedzieć, kiedy rozpoczął się Twój czas pracy, a kiedy musisz go zakończyć. Gdy zdasz sobie z tego sprawę, będziesz miał solidny powód, aby zakończyć dzień pracy i przestawić się z pracy na zajęcia osobiste.

Kolejną przydatną wskazówką jest ustawienie alarmu na godzinę przed końcem zmiany. To przypomni Ci, że Twój dzień pracy dobiega końca. Poza tym ostatnią godzinę możesz wykorzystać na dokończenie zadań, a następnie na stworzenie listy rzeczy do zrobienia na następny dzień. Następnie, postępując zgodnie z listą, będziesz mógł przetestować swoje prognozy i w razie potrzeby wprowadzić zmiany.

6. Zminimalizuj prokrastynację

Wszyscy czasami zwlekamy. W rzeczywistości wyniki ankiety na temat prokrastynacji pokazują, że większość uczestników, dokładnie 88%, odwleka co najmniej godzinę dziennie. Teraz, pracując w domu, możesz łatwo się rozproszyć i zdecydować się na rozpoczęcie pracy nad nowym projektem później lub jutro. Następna rzecz, którą wiesz, minął twój dzień pracy i nie byłeś zbyt produktywny.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc ci w prokastracji?

Aby położyć kres prokrastynacji, zacznij rejestrować swój czas za pomocą aplikacji timera, takiej jak Clockify.

Oto jak korzystać z tej aplikacji:

• Utwórz konto.
• Uruchom stoper, gdy zaczynasz pracę nad zadaniem. Pamiętaj, aby dodać opis zadania, które aktualnie wykonujesz.

• Zatrzymaj minutnik po zakończeniu zadania.
• Powtórz ten proces dla innych zadań.

Jeśli chodzi o zwlekanie, użycie stopera ma kluczowe znaczenie, ponieważ zobaczenie, jak działa stoper, nie zmarnuje żadnej cennej chwili. Dlatego zamiast odkładać swoje zadania na później, zajmiesz się nimi w tym momencie, co również poprawi Twoje umiejętności zarządzania czasem. Wreszcie odzyskasz produktywność i zakończysz dzień sukcesem.

7. Staraj się nie wykonywać wielu zadań

Dzielenie biura domowego z dziećmi czasami oznacza konieczność zwracania szczególnej uwagi na to, czy odrabiają pracę domową, podczas gdy samemu zajmują się problemami w pracy. A może nie mieszasz pracy i zajęć osobistych, ale masz zwyczaj odpowiadania na e-maile podczas uczestniczenia w spotkaniu online.

Możesz myśleć, że poradzisz sobie z wykonywaniem obu zadań jednocześnie. Ale większość ludzi nie ma zdolności poznawczych do przełączania się między projektami i zadaniami bez popełniania błędów, z wyjątkiem superzadaniowców. Tylko około 2,5% populacji to superzadaniowcy i dla nich wielozadaniowość skutkuje lepszą wydajnością.

Jeśli jednak nie masz tych supermocy (i to w porządku), zalecamy trzymanie się z dala od wielozadaniowości.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc w zaprzestaniu wielozadaniowości?

Najwygodniejszym sposobem na zaprzestanie żonglowania dwoma czynnościami jednocześnie jest rozpoczęcie śledzenia godzin pracy. Rejestrując swój czas, będziesz musiał wprowadzić opis swojego zadania. W związku z tym nie będziesz w stanie zapisać dwóch zadań jednocześnie. Dlatego śledzenie czasu pomoże Ci:

kieruj swoją uwagę na jedno zadanie na raz i

mieć dokładny przegląd swojego dnia pracy.

Ostatecznie poprawi się również twoja wydajność.

Wniosek

Jeśli masz trudności ze skupieniem uwagi na pracy i utrzymaniem produktywności podczas telepracy, zacznij śledzić swoje godziny pracy. W tym poście na blogu zebraliśmy listę najlepszych sposobów, w jakie śledzenie czasu może zwiększyć Twoją produktywność. Techniki te pokazują, jak nabyć nowe, konstruktywne nawyki, takie jak praca w określonych odstępach czasu. Ponadto metody te zachęcają do położenia kresu szkodliwym rutynom, takim jak prokrastynacja.