Planowanie na Nowy Rok: Jak stworzyć kalendarz redakcyjny

Jedna z moich ulubionych tradycji przypada na 1 stycznia. Jak wielu z was pozwalam sobie na spanie, picie kawy (może z jakimś Baileysem) i oglądanie piłki nożnej.

Ale w pewnym momencie w ciągu dnia sprzątam biurko (lub stół kuchenny) i otwieram zupełnie nowy kalendarz do planowania dnia. Z wybranym napojem biorę zeszłoroczny kalendarz i nowy tegoroczny kalendarz i zaczynam marzyć o wszystkim, co zrobię i osiągnę. Oznacza to skopiowanie ważnych dat (urodzin itp.) do nowego kalendarza, a także świąt, upragnionych wyjazdów czy wizyt lekarskich. To chwila, którą się delektuję.

W pierwszy dzień powrotu do pracy po nowym roku robię coś bardzo podobnego ze swoim kalendarzem pracy. Jak zapewne się domyślacie, jestem planistą. Jestem też wzrokowcem i lubię tworzyć listy rzeczy do zrobienia. Ale nawet jeśli nie jesteś naturalnie tak samo podłączony jak ja, nadal możesz ułożyć kalendarz z kilkoma sztuczkami. W tym poście odniosę się konkretnie do kalendarzy redakcyjnych, które są zarówno niezbędnym, jak i pomocnym narzędziem zarówno dla marketerów, jak i ekspertów od treści.

Zdaję sobie również sprawę, że w marketingu nie zawsze mamy luksus planowania kalendarza na cały rok do przodu. Czasami możemy mieć szczęście, jeśli mamy tydzień na konceptualizację i wykonanie planu. Ale możemy aspirować. Ten post ma na celu pomóc Ci pokonać przeszkodę pustego kalendarza. Pod koniec posta i towarzyszącego mu ćwiczenia powinieneś mieć ogólny plan, który poprowadzi Cię do końca 2017 roku.

No to ruszamy!

Dlaczego potrzebujesz planu?

Organizacja! Kalendarz może pomóc w wizualizacji nadchodzącego dnia, miesiąca lub roku. To twoja mapa drogowa do tego, z czym masz do czynienia.

Może ci też pomóc, gdy brakuje ci inspiracji. Jeśli masz już skonfigurowany kalendarz, wykonałeś żmudną pracę polegającą na wymyślaniu tematów i motywów dla swoich kampanii i tekstów. Teraz wystarczy wykonać.

Ponadto kalendarze redakcyjne to świetne źródło informacji, dzięki którym możesz pokazać swojemu szefowi, że to ty jesteś szefem.

Kiedy potrzebujesz kalendarza redakcyjnego?

Skonfigurowałem kalendarze i harmonogramy pracy powrotnej do wszystkiego, w tym do życia codziennego. Po prostu zapytaj mojego męża o nasz weekendowy harmonogram, a jego oczy zabłysną na myśl o szczegółowym planie, który opracowałem dla nas, aby zrealizować wszystkie nasze sprawy i dobrze się bawić. nic na to nie poradzę! Muszę zaplanować wszystko w kalendarzu, aby upewnić się, że jest to realistyczne – aby mieć pewność, że wszystkie moje plany rzeczywiście zmieszczą się w jeden dzień. Poza tym podoba mi się ograniczenie związane z blokowaniem czasu (zobacz mój poprzedni post na temat produktywności).

Używam również kalendarza redakcyjnego lub planu pracy w przypadku większości zadań w biurze.

Kalendarze redakcyjne są szczególnie ważne dla tych z Was, którzy zajmują się treścią i publikowaniem – aby zaplanować pracę z wyprzedzeniem, w tym przydzielanie freelancerów. Pochodzę ze świata magazynów, gdzie musieliśmy planować naszą okładkę i artykuły z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Ten nawyk przenika również do publikowania w Internecie, aby wiedzieć, co i kiedy jest publikowane. Są one również niezbędne do prowadzenia bloga.

Niektórzy ludzie zastanawiają się, czy tworzenie kalendarza redakcyjnego dla mediów społecznościowych jest mądrą praktyką. Argumentem przeciwko temu jest to, że media społecznościowe powinny być na czas i spontaniczne, a planowanie z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem jest tego przeciwieństwem.

To słuszna uwaga, chociaż jestem zdania, że ​​potrzebujesz kalendarza redakcyjnego jako podstawy kalendarza w mediach społecznościowych. Powód dlaczego? Doprowadzisz się do szału, jeśli Twój plan mediów społecznościowych jest dosłownie pusty i musisz przeszukiwać i biegać, aby wymyślać tematy w locie, dzień w dzień. Nie sugeruję jednak, abyś ustawiał wszystkie 365-dniowe posty z wyprzedzeniem. Zamiast tego dąż do równowagi. Skłaniam się ku wybieraniu tygodniowych, a nawet miesięcznych tematów, które pomogą mi ułożyć mój kalendarz. Potem zostawiam też duży margines do wypełnienia postami z wiadomościami.

Co uwzględnić w kalendarzu redakcyjnym?

Nie musisz uwzględniać wszystkiego w swoim kalendarzu. W rzeczywistości prawdopodobnie nie chcesz, ponieważ im bardziej szczegółowy, tym bardziej będziesz musiał dostosować się, gdy coś się zmieni (i tak się stanie).
Zamiast tego zacznij od podstaw: dat, tematów lub motywów oraz kluczowych kamieni milowych. To samo w sobie jest podstawowym i skutecznym kalendarzem.

Ale przejdźmy trochę głębiej.

Jak poradzić sobie z kalendarzem redakcyjnym

Chcę, żeby to były interaktywne, praktyczne warsztaty na blogu. Moim celem jest, abyś mógł stworzyć swój własny przybliżony kalendarz, podczas gdy my będziemy przeglądać kolejne sekcje.

Na początek wyciągnij kilka arkuszy papieru do rysowania i przybory do pisania.

(Uwaga: chociaż zdaję sobie sprawę, że żyjemy w epoce cyfrowej, zdecydowanie zachęcam do używania na tym etapie rzeczywistego papieru i długopisu/ołówka. Opracowujesz zgrubne pomysły i możesz wykonać podstawowe szkice – i dużo bazgrać. Papier działa najlepiej dla teraz, a później możesz przenieść to do bardziej dopracowanego pliku cyfrowego).

Priorytet

Po pierwsze: ustal priorytety dla swoich celów i zadań. Narysuj odwróconą piramidę, punkt na dole. Na szczycie (największa część piramidy) znajdują się rzeczy, które musisz zrobić w tym roku: wprowadzić produkt, osiągnąć określony cel przychodów i tak dalej. To są te rzeczy na twojej liście rzeczy do zrobienia.

Następnie przejdź do środkowej części swojej piramidy i podziel ją na cztery ćwiartki. Oznacz je Q1, Q2, Q3, Q4 – więc masz jeden na kwartał. Pomyśl o tym, co musi się wydarzyć w każdym z tych przedziałów czasowych i zapisz te rzeczy, jeśli wiesz. Jeśli nie znasz jeszcze konkretnych dat dla tych elementów, po prostu wpisz coś jako symbole zastępcze. Zawsze możesz to zaktualizować.

W najmniejszej części swojej piramidy wypisz swoje mniejsze pozycje z listy życzeń, które chciałbyś zrobić, jeśli możesz.

Zdaję sobie sprawę, że zgniatanie wszystkiego w ten kształt piramidy jest trochę niezręczne, ponieważ wynikiem nie jest symetryczny kształt – zwłaszcza w tej sekcji kwadrantu. Ale intencją jest, abyś pomyślał o swoich priorytetach, od największych do najmniejszych.

Rozmiar kalendarza

Teraz weź nowy kawałek papieru. Weźmiemy tę samą piramidę i uczynimy ją bardziej przypominającą kalendarz.

Pierwszym krokiem jest wykreślenie 12 kwadratów i opisanie każdego z 12 miesięcy roku. W ciągu każdego miesiąca wykreśl jedną rzecz ze swojej piramidy. Może to być element listy rzeczy do zrobienia, kamień milowy lub nadrzędny temat. Weź pod uwagę również kluczowe operacje biznesowe. Na przykład wszelkie konferencje, które będziesz wspierać. Wymień także święta krajowe i międzynarodowe, z którymi możesz się powiązać. Możesz dodać „TBD” lub „symbol zastępczy” do swojej listy. W porządku. Twoim celem jest umożliwienie przepływu pomysłów i planów na tym etapie. Nie osądzaj siebie za to, że nie znasz wszystkich odpowiedzi. Możesz też mieć dodatki – więcej niż jedną rzecz miesięcznie. Wpisz je na razie.

Domyślam się, że podczas wykonywania tej pracy twój mózg zacznie śnić. Możesz poczuć potrzebę bycia kreatywnym tutaj – przynajmniej dla mnie. Kiedy zaczynam planować, mój mózg się ekscytuje, a pomysły napływają. Dokonuję korelacji i może nawet wymyślam chwytliwe slogany i pomysły na kampanie, które mogę później wykorzystać. Jeśli ci się to przytrafi, nie opieraj się. Spisać je. Nikt nie patrzy! Te notatki są dla Ciebie.

Odsuń się od swojej pracy

Teraz, gdy masz wykreślone miesiące, zatrzymaj się. Później możesz podzielić to na tygodniowe, a nawet dzienne i godzinowe części. Ale to jest dobre na razie. Możesz nawet całkowicie zatrzymać się na tym etapie, zwłaszcza jeśli czujesz się obciążony i musisz przejść do czegoś innego.

W przeciwnym razie pozwól sobie na przerwę przed poprawkami. Poklep się po plecach i odejdź przynajmniej na 15 lub 30 minut. Weź kawę lub idź na spacer i wróć.

Witamy z powrotem: czas na losowanie

Z powrotem? Świetnie! Teraz nadszedł czas, aby przetasować rzeczy i trochę się pobawić.

Weź 12 samoprzylepnych karteczek lub karteczek – po jednej na każdy miesiąc – i napisz pracę z 12-miesięcznego kalendarza. Przymocuj je do biurka lub podłogi i zacznij przesuwać różne rzeczy, aby zobaczyć, co działa najlepiej. Jeśli masz dodatki, nadaj tym pomysłom własną karteczkę samoprzylepną.

Następnie wyszukaj internetowy kalendarz świąt i zanotuj wszystko, co mogłeś przegapić, na przykład mniejsze święta lub narodowe „dni” (takie jak narodowy dzień psa, dzień lodów itp.). Mogą to być zabawne rzeczy do wykorzystania.

Polecam też na tym etapie wyciągnąć ubiegłoroczny kalendarz redakcyjny, aby porównać swoją pracę. Jeśli masz dane z zeszłego roku, tym lepiej. Oceń, co zrobiłeś, co zadziałało i dostosuj się.

Tasuj i równoważ swój kalendarz, aż będziesz zadowolony. Osobiście staram się zapewnić równomierny rozkład tematów i pomysłów na miesiąc – ale nie zawsze wychodzi to tak gładko. Przynajmniej staram się mieć jeden lub dwa główne pomysły na każdy miesiąc, z kilkoma dodatkami, które mogą unosić się między miesiącami lub być fajnymi dodatkami, jeśli mamy czas. I chcę popełnić błąd po stronie większej ilości treści z przodu kalendarza niż z tyłu. Zawsze możesz dodać więcej rzeczy później, w miarę upływu miesięcy.

Nie spiesz się również na tym etapie. To naprawdę ciężka praca i wymaga przemyślenia. Możesz nawet chcieć rozciągnąć tę pracę na kilka dni.

Utwórz widok jednego arkusza

Kiedy już poczujesz się pewnie, co do planu, wróć i narysuj swój „końcowy” kalendarz na widoku jednego arkusza, abyś mógł zobaczyć wszystko w toku. Pogrupuj miesiące w kwartały. Przypisuj KPI lub cele, aby móc mierzyć swoje wyniki. Jak to wygląda? Prawdopodobnie dość dopracowany na tym etapie. Świetna robota!

Przydziel pracę

Gdy masz już dopracowany kalendarz i motywy, nadszedł czas, aby określić szczegóły i opracować plany pracy. Na przykład przypisz nazwy do zadań do wykonania. Przechwytuj kluczowe terminy dostaw. Nawet zanotuj określone ograniczenia budżetowe lub cele ruchu dla swoich wysiłków.

Spodziewaj się poprawek

Zauważ, że powyżej powiedziałem, że to był twój „ostateczny” kalendarz. W cudzysłowie. To dlatego, że tak naprawdę nigdy się tego nie robi, prawda? Znasz już tę grę. Wszystko się zmienia – czy to ze względu na zmianę strategii, czy pojawienie się nowego szefa i przetasowanie rzeczy.

Może to wynikać z tego, że po prostu nie podoba Ci się plan i musisz wprowadzić pewne poprawki, aby ulepszyć swój kalendarz. Pamiętaj, że to Twój kalendarz, więc możesz do niego wracać i pracować do przodu tak często, jak chcesz.

Taktycznie przygotowuję się do tego, ustawiając przypomnienia w moim cyfrowym kalendarzu co 1-2 miesiące. Nazywam swoje zadanie „aktualizacja kalendarza redakcyjnego” i blokuję godzinę lub dwie. Następnie przechodzę przez powyższe ćwiczenia – lub przynajmniej czytam moje plany – i wprowadzam poprawki w razie potrzeby.

Widoki tygodniowe czy dzienne – czy je tworzyć?

Jeśli jesteś na fali i chcesz zejść głębiej, aby stworzyć plan tydzień po tygodniu lub dzień po dniu, możesz. Ale jeśli to zrobisz, zalecam zaplanowanie tego głęboko tylko na 6-10 tygodni wcześniej. Powodem jest to, o czym właśnie rozmawialiśmy: plany mogą się zmieniać i zmieniają się. Nie chciałbym, żebyś ożenił się z pomysłami i codziennymi zadaniami, tylko po to, by je wszystkie cofnąć i zmienić.

Przejście na technologię cyfrową i końcowe wskazówki

Po nabazgraniu na papierze i opracowaniu załamań nadszedł czas, aby przenieść ten kalendarz na dowolne medium, które najlepiej odpowiada Tobie i Twojemu zespołowi. Może przenosisz wszystko do wspólnego kalendarza, takiego jak Outlook, arkusze kalkulacyjne Google lub Asana.

Sugeruję utworzenie jednoarkuszowego widoku slajdu kalendarza, prawdopodobnie w programie PowerPoint. Lubię wykonywać ten krok, aby móc wstawić kalendarz do załącznika dowolnej talii marketingowej, którą rozprowadzam przez cały rok. Łatwo jest też wydrukować ten slajd i przykleić go do ściany mojego biura, aby się z nim zapoznać.

Lubię też tworzyć widok z pojedynczego miesiąca, który nazywam widokiem „w skrócie”. Pomaga mi to być na bieżąco i jasno organizować priorytety na dany miesiąc.

Świetna robota! Oto pomyślny nadchodzący rok!