Planowanie migracji CRM do chmury

Od początku XXI wieku skalowalne i elastyczne technologie oprogramowania oparte na chmurze powoli zastępują w pracy tradycyjne systemy i rozwiązania lokalne. A wraz z rozwojem pracy zdalnej w związku z pandemią COVID-19 ich miejsce w nowoczesnych systemach pracy zmieniło się z luksusu w konieczność. Myślisz o przeniesieniu systemu CRM do chmury? Jakie ważne kroki powinieneś najpierw podjąć? W tym artykule omówimy rzeczy, które należy zaplanować przed migracją CRM do chmury.

Co to jest migracja CRM do chmury?

Migracja CRM to proces przenoszenia danych, zasobów i innych ważnych plików z platformy CRM do chmury. Ponieważ proces przenoszenia wiąże się z kosztami i czasem, zwłaszcza jeśli prowadzisz dużą firmę lub przesyłasz ogromne ilości danych, przed migracją CRM należy rozważyć wiele rzeczy. Dowiedz się, czym one są i jak możesz usprawnić przejście dla wszystkich w firmie.

Jakie są korzyści z przeniesienia CRM do chmury? Oprócz otwarcia możliwości różnych integracji z nowymi systemami technologicznymi, przejście do chmury przynosi również Twojej firmie korzyści pod względem wydajności, szybkości i bezpieczeństwa.

Firma, która obsługuje CRM z chmury, jest w stanie efektywniej optymalizować dane. Zwiększa również szybkość przetwarzania danych do analizy lub integracji. Większość oprogramowania opartego na chmurze jest również zbudowana z wielowarstwowymi zabezpieczeniami. Ułatwia to wykrywanie zagrożeń i zapewnia lepszą ochronę danych przed hakerami.

O czym należy pamiętać przed migracją CRM do chmury

Przeniesienie CRM do chmury niesie ze sobą wiele korzyści. Obejmują one elastyczność, skalowalność i łatwość dostępu. Jednak migracja platformy CRM Twojej firmy do chmury może być przytłaczająca. Zwłaszcza jeśli zrobisz to bez planu migracji. Jednak dzięki odpowiedniemu planowaniu i prawidłowemu wykonaniu cały proces migracji może być szybki i łatwy. Więc bez zbędnych ceregieli, oto rzeczy do zapamiętania przed migracją CRM do chmury:

Poinformuj wszystkich w zespole

Migracja CRM to krytyczna zmiana przepływu pracy, która wpływa na wszystkich w biurze. Dlatego nie rozpoczynaj migracji bez wcześniejszego poinformowania wszystkich członków zespołu. Dzięki temu Twój zespół będzie mógł dobrze przygotować się na nowe zmiany. Mogą również zostać poinformowani, jeśli istnieją dane, które zostaną utracone lub usterki, które wystąpią podczas lub po zakończeniu migracji. Nie zapomnij omówić przyczyny migracji, korzyści, wady i nowe obowiązki pracowników po zakończeniu migracji.

Migracja do chmury jest zwykle wykonywana przez wewnętrzne zespoły IT Twojej firmy lub zatrudnianie przeszkolonych specjalistów lub firm konsultingowych. Niezależnie od tego, co wybierzesz, upewnij się, że wszyscy są zaangażowani w ten proces.

Ustal cele

Zdefiniowanie celów migracji jest kluczowym krokiem do zapewnienia powodzenia całego procesu migracji. Musisz być w stanie zwizualizować korzyści, jakie Twoja firma może osiągnąć poprzez migrację do chmury oraz być w stanie zmierzyć i udokumentować to po zakończeniu procesu.

Czy ma to poprawić wyniki biznesowe? Aby zwiększyć szybkość swoich operacji? Aby zwiększyć bezpieczeństwo? Zdefiniowanie celów pomoże Ci ustawić odpowiednią metrykę sukcesu Twojej strategii migracji do chmury.

Przejrzyj źródłowy i docelowy CRM

Ten krok obejmuje dokładne określenie wykorzystania nowego CRM w Twoich operacjach. Powinieneś także stworzyć pełny spis istniejącej infrastruktury, w tym oprogramowania, serwerów i bazy danych. Pomaga Tobie i Twojemu zespołowi zrozumieć, jakie dane przenieść. Możesz pominąć nieaktualne parametry ze starego istniejącego CRM i uwzględnić tylko niezbędne pola w CRM w chmurze. Podczas przeglądania źródła spróbuj zwizualizować wszystkie zasoby danych, które musisz przenieść do chmury lub docelowego CRM.

Oblicz koszty

Migracja to ogromny koszt czasu i wysiłku, więc upewnij się, że masz na to środki. Tworząc plan migracji, wypisz wszystkie wydatki, z którymi musisz się zmierzyć. Obejmują one koszt mocy obliczeniowej, przechowywania danych, narzędzi do migracji, testowania i tak dalej.

Wybierz swoje środowisko chmury

Teraz, gdy już wiesz, czego potrzebujesz, zdecyduj, jaki model chmury chcesz zastosować w swojej firmie. Istnieje wiele różnych rodzajów modeli chmury, z których możesz wybierać. Oto kilka przykładów: chmura hybrydowa, prywatna, chmura lub multi-cloud.

Podczas gdy usługi chmury publicznej są często obsługiwane przez dostawcę kilku konsumentom, chmura prywatna zwykle ma tylko jedną infrastrukturę będącą własnością dostawcy chmury (często jest to usługa w chmurze dostępna wyłącznie dla firmy). Z drugiej strony chmury hybrydowe łączą oba środowiska razem. Aby określić, który jest najbardziej odpowiedni dla Twojej firmy, spróbuj ocenić swoje obecne i przyszłe potrzeby.

Wybierz swoją strategię migracji do chmury

Każda firma ma własną infrastrukturę technologiczną, więc to, co działa dla innej, może nie działać dla Ciebie. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności istnieją pewne strategie migracji do chmury, które będą dla Ciebie najlepsze. Oto kilka przykładów typowych strategii migracji: rehosting, replatforming, refactoring lub repurchasing.

W przypadku rehostingu po prostu przenosisz swoją bazę kodu do nowego środowiska w chmurze. Replatforming obejmuje częściowe przepisanie bazy kodu, refaktoryzacja jest całkowitym przepisaniem, a ponowny zakup jest najbardziej kosztowny, ponieważ musi zastąpić samą starszą aplikację.

Zaplanuj przestój

Migracja może być długotrwałym procesem, którego wiele firm często się boi. Zwykle planują dni przestoju tylko dla procesu. Najlepszym sposobem, aby przestoje były mniej uciążliwe, jest wybranie daty o najmniejszej aktywności biznesowej lub CRM. Na przykład w weekendy lub w dniu, w którym praca jest zwykle minimalna (będzie się różnić w zależności od biznesu i branży).

Kopia zapasowa danych

Nie lekceważ korzyści, jakie daje tworzenie kopii zapasowych danych. Zwłaszcza, gdy migrujesz dane biznesowe z jednego CRM do drugiego. Prawidłowa kopia zapasowa danych zapewni Ci spokój ducha, wiedząc, że wszystkie Twoje dane zostaną zapisane w przypadku jakiejkolwiek awarii podczas procesu migracji. Dlatego przed rozpoczęciem migracji utwórz wraz ze swoim zespołem plan tworzenia kopii zapasowych. W zależności od tego, jak duże są Twoje dane i operacje, tworzenie kopii zapasowej danych zajmie od pięciu minut do kilku godzin. Wiele dobrych obecnie CRM, takich jak Zoho i Pipeliner, ma niesamowite możliwości integracji, które mogą pomóc w łatwym tworzeniu kopii zapasowych bez utraty danych.

Porównaj struktury CRM

Spędź dużo czasu, porównując zarówno starą, jak i nową strukturę CRM. Zapewni to, że wybierasz platformę, która jest dobrze dopasowana do Twojej firmy. Porównując, odkryjesz również ważne zalety nowego CRM, których wcześniej mogłeś nie zauważyć. Najlepsze systemy CRM dla biznesu są zazwyczaj oparte na chmurze i hostowane na serwerach dostawcy.

Przetestuj przed migracją

Po wykonaniu wszystkich powyższych przygotowań wykonaj częściowy import, aby zobaczyć możliwe błędy. Możesz również wykonać kilka uruchomień próbnych, aby przetestować platformę w różnych klastrach danych. Przeprowadzanie testów pozwoli Ci zmienić ustawienia lub inne poprawki potrzebne przed przeniesieniem wszystkich danych do nowego CRM. W zależności od tego, jak złożona jest konfiguracja chmury lub Twój biznes e-commerce, musisz wykonać kilka kroków, aby upewnić się, że podczas końcowego procesu wszystko pójdzie gładko.

Czy jesteś gotowy na migrację do Cloud CRM?

Teraz, gdy już wykonałeś wszystkie przygotowania, nadszedł czas, aby przenieść Twój CRM do chmury. Postępowanie zgodnie z powyższymi wskazówkami powinno pomóc zminimalizować przestoje i inne złożone problemy, które mogą mieć wpływ na migrację. Pamiętaj, że jeśli zostanie wykonana poprawnie, migracja CRM do chmury nie tylko poprawi relacje biznesowe, ale także zwiększy sprzedaż i wzrost organizacji.