Jak zaplanować dzień i być zorganizowanym

Masz problem z realizacją swoich planów? Może powtarzasz w kółko te same błędy i nie wiesz, jak to naprawić? A może chcesz zacząć planować, ale nie wiesz od czego zacząć?

Cóż, ten przewodnik obejmuje codzienne planowanie, które koncentruje się na utrzymaniu spójności i motywacji do osiągania celów. Wyrzuć pilne i napięte terminy przez okno i zobacz, jak możesz stać się najbardziej produktywną wersją siebie, skupiając się po prostu na sobie .

Porozmawiamy między innymi o sztuce tworzenia czasu, o tym, dlaczego Twoje długoterminowe marzenia są ważne i jak kreatywna praca w dzienniku może wydobyć z Ciebie to, co najlepsze.

Dlaczego długoterminowe cele są niezbędne w codziennych planach

Załóżmy, że w niedzielny wieczór decydujesz się rozpocząć planowanie całego tygodnia. Zwykle nasz umysł natychmiast kieruje się w stronę ulubionej aplikacji, kalendarza lub notatnika i zaczyna się od poniedziałku.

ZŁO. /tu wstaw dźwięk brzęczyka/

Jasne, prawdopodobnie wiesz, jaki jest Twój obecny projekt w pracy, więc możesz podzielić swoje zadania. Albo po prostu zdecydowałeś, że chcesz stracić 10 funtów. Ale zaczynając od najmniejszej jednostki – zadania – kręcisz się tylko w kółko. W rzeczywistości Twój plan dnia może spaść już pierwszego dnia.

Czemu? Ponieważ brakuje mu kierunku.

I dlatego potrzebujesz granicznego, nadrzędnego celu, który chcesz osiągnąć. Mając to na uwadze, natychmiast wymyślisz bardziej celowe zadania i wykonalne plany.

Oto jak.

Rozpocznij planowanie od stworzenia konkretnych celów długoterminowych

Większość naszej produktywności i motywacji do kończenia zadań wynika z wiedzy, dokąd zmierzamy i co chcemy osiągnąć.

Kiedy wyznaczasz sobie długoterminowe cele, planowanie poszczególnych dni staje się dziecinnie proste. A to z dwóch prostych powodów:

1. Znacznie łatwiej jest pozostać zmotywowanym, gdy cele są widoczne, zawsze obecne z tyłu głowy i
2. Planowanie staje się znacznie prostsze, ponieważ zadania są prostsze.

Na przykład, powiedzenie, że chcesz być zdrowszy w ciągu sześciu miesięcy i pozostawienie tego na tym, w przeciwieństwie do powiedzenia, że ​​chcesz być zdrowszy, jedząc więcej warzyw.

W pierwszym przypadku nie będziesz mieć pewności, jak zaplanować swój dzień:

• Zacznij od kilku surowych warzyw dziennie?
• Wyeliminować fast foody?
• Wyeliminuj fast foody, zjedz kilka surowych warzyw i ugotuj więcej?

W tym drugim przypadku, gdy określisz, że chcesz mieć więcej warzyw, aby stać się zdrowszym, twoje planowanie jest natychmiast usprawnione:

• Może zdecydujesz się gotować trzy razy w tygodniu.
• Zrób listę zakupów, która musi zawierać co najmniej cztery-pięć warzyw.
• Poświęć godzinę na szukanie łatwych przepisów na początek.

Są to już bardziej namacalne, łatwe do wykonania codzienne zadania, które można również rozszerzyć na cotygodniowe kamienie milowe.

Twórz cele miesięczne

Ustaw kamienie milowe na każdy miesiąc i określ cel lub wynik.

Jeśli użyjemy powyższego przykładu, możesz zawęzić cel jedzenia większej ilości warzyw, robiąc to:

Im bardziej samodzielne i wykonalne są Twoje cele, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz je realizować. A jeśli chodzi o codzienne planowanie, jesteś o krok bliżej do tworzenia szczelnych planów na każdy dzień.

Twórz plany tygodniowe na podstawie celów miesięcznych

Teraz, jeśli Twoim miesięcznym celem w kwietniu jest przygotowanie 12 wegetariańskich posiłków, masz już ustawiony tygodniowy cel na cały okres – przygotowywanie trzech wegetariańskich posiłków tygodniowo.

Od razu możesz stać się bardziej kreatywny – albo zjedz jedno wegetariańskie śniadanie, obiad i kolację w tygodniu, albo po prostu spróbuj wegetariańskich śniadań lub kolacji… cokolwiek wolisz. Uczyń to tak łatwym lub trudnym dla siebie.

Twórz codzienne plany jako etapy prowadzące do kamieni milowych

A kiedy już ułożysz plan dnia związany z Twoją dietą, nadszedł czas, aby podzielić tygodniowy cel na małe kroki. Na przykład na trzy posiłki w tygodniu możesz zrobić:

Niedziela – określ dni posiłków wegetariańskich, znajdź przepisy i zrób listę zakupów

Poniedziałek – zrób zakupy spożywcze

Wtorek – jajka i ser na grzance na śniadanie (może tym razem spróbuj mleka owsianego)

środa – /

Czwartek – wegetariańska pizza na lunch

piątek – /

Sobota – na obiad ryż piżmowy z porem i szpinakiem

Niedziela – zapisz wrażenia, znajdź nowe przepisy, zrób listę zakupów

Tę samą zasadę można zastosować do wszystkiego innego – ukończenia projektu, wyrobienia nowego nawyku lub posuwania się naprzód w swojej karierze. Co więcej, metoda planowania od większego celu do najmniejszych kroków sprawia, że ​​codzienne zadania są znacznie łatwiejsze do opanowania i satysfakcjonujące.

Sposoby planowania dnia

Codzienne planowanie jest tak subiektywną czynnością, że nigdy nie jest tylko „wypełnianiem kalendarza zadaniami”. Nie ma dwóch osób pracujących dokładnie tak samo, a sposób, w jaki przetwarzają ważne informacje, po to, jak zużywają energię w ciągu dnia, będzie się różnić.

W tej sekcji omówimy różne metody, które możesz zastosować do organizowania swoich zadań.

Polegaj na swojej „aplikacji do planowania wewnętrznego”

Nie chcesz być przywiązany do aplikacji do organizacji lub produktywności. Bo co się stanie, gdy zniknie lub nie będzie już aktualizowany? Utkniesz, gdy będziesz musiał ponownie rozważyć budowanie swoich nawyków planowania od podstaw.

Zamiast tego, strateg zarządzania czasem, Mike Vardy, radzi lepiej korzystać z „wewnętrznej aplikacji”. Oznacza to stworzenie bardziej zorganizowanego sposobu myślenia, który nie będzie polegał wyłącznie na pomocy aplikacji cyfrowych (takich jak kalendarze, listy rzeczy do zrobienia itp.). Te narzędzia są właśnie po to – narzędziami. Jednak z biegiem czasu staliśmy się od nich nadmiernie zależni.

Vardy twierdzi, że gdy już obsłużysz „wewnętrzną aplikację”, łatwo będzie przechodzić między aplikacjami, bez ryzyka, że ​​Twoje codzienne planowanie się nie powiedzie.

Metoda tworzenia czasu Mike'a Vardy'ego

Podczas krótkiej rozmowy dla Prod Con w 2019 roku Vardy wyjaśnia, jak wierzy, że czas jest koncepcją stworzoną przez człowieka. Że zamiast śledzić każdą godzinę naszego czasu, musimy przede wszystkim przyjrzeć się ważności zadań. Przejście do tego rodzaju punktu widzenia, przekonuje, daje nam możliwość tworzenia własnych harmonogramów w oparciu o wagę zadań, a mniej o ich pilność.

Tutaj przyjrzymy się nieco bliżej, w jaki sposób tworzenie czasu znacznie ułatwia planowanie dzienne, tygodniowe lub miesięczne.

1. Nie rób sobie hiperplanu

Zaraz za bramą Vardy ostrzega, aby nie planować każdej godziny swojego dnia. To tylko utrudnia sprawę, jeśli Twój dzień się wykolei. Na przykład nagły wypadek rodzinny, pilne spotkanie lub nagłe przesunięcie terminów.

Napięty harmonogram jest jak domek z kart. A jeśli pojedyncze wydarzenie grozi jej przewróceniem, jeszcze bardziej stresujące stanie się ponowne planowanie tych samych rzeczy, przydzielanie zasobów, czasu i energii. Podobnie jak odbudowa domku z kart tak szybko, jak to tylko możliwe.

Właśnie w tym miejscu Vardy radzi, aby mniej koncentrować się na ścisłych ograniczeniach czasowych i wypróbowywać tematykę dnia.

2. Metoda motywowania dnia

W artykule na portalu productionist.com Vardy napisał o swoim odkryciu tematyki dnia. Tematyka dnia polega na ograniczeniu opcji (a tym samym uproszczeniu) procesu planowania. Celem jest odciążenie mózgu od stresu związanego z planowaniem poprzez przydzielanie określonych zadań w określone dni.

Vardy najpierw wypisywał swoje zadania, a następnie przypisywał je do oddzielnych kategorii. Następnie na podstawie tych kategorii wydedukował, jakie tematy przyporządkuje na każdy dzień. Tematy, które wykonał to (od poniedziałku):

Optymalizacja, wideo, audio, szkolenia, praca głęboka, rodzina/prace domowe, planowanie

W podobny sposób, dla kogoś innego, motywy mogą wyglądać tak:

Edukacja, rodzina/obowiązki, pisanie, komunikacja (media społecznościowe, e-maile itp.), klienci, planowanie

Wszystko zależy od rodzaju pracy, stylu życia i poziomu energii. Niektórzy ludzie mogą nawet opuścić jeden dzień bez tematu, aby zrobić sobie przerwę w tygodniowym nakładzie pracy. Jak już wspomnieliśmy, planowanie jest bardzo subiektywną rzeczą, która wymaga od Ciebie stworzenia ram, które będą dla Ciebie działać.

3. Motywy pionowe i poziome

Motywy wertykalne to wcześniejszy proces tworzenia motywów dziennych, w którym określone zadania będą przypadać na określony dzień. W przypadku Vardy'ego harmonogram wyglądał tak:

Tematyka horyzontalna to zadania, które trzeba powtarzać codziennie – jak sprawdzanie maili, medytacja, ważne telefony itp. W kalendarzu lub harmonogramie zazwyczaj wyglądają tak, stąd nazwa:

W połączeniu motywy pionowe i poziome sprawiają, że stajesz się mistrzem planowania.

Czemu?

Ponieważ motywy wertykalne pozwalają wyznaczyć dni na konkretne zadania ważne dla Twoich celów. Nie są to ścisłe terminy, po prostu ramy, które pomagają mózgowi lepiej się skoncentrować. A motywy poziome to metoda planowania przeznaczona do zadań, które musisz wykonywać każdego dnia.

Oczywiście nie będziesz robił „dnia treningowego” jako tematu i chodzisz na siłownię tylko we wtorki. Motyw jest zbyt wąski i znacznie lepiej sprawdza się jako element układanki w motywie poziomym.

4. 5 trybów do kategoryzacji zadań

Aby zacząć od kategoryzowania zadań według tematów, Vardy przygotował krótki przewodnik po 5 kategoriach pracy opartej na trybach. Te tryby to:

1. Tematyczne: zadania pogrupowane razem na podstawie podobnej kategoryzacji
   Np.: tryb rodzinny, głęboka praca, pisanie itp.
2. Oparte na zasobach: zadania grupowane w oparciu o narzędzia, których do nich potrzebujesz lub miejsca, w których je kończysz
   Np. tryb Word Doc
3. Oparte na energii: zadania pogrupowane razem w zależności od ilości potrzebnej energii
   Np.: tryb wysoki, średni, niski pobór energii
4. Oparte na aktywności: Vardy nazywa je również czasownikami. Są ściśle powiązane z Twoimi długoterminowymi celami.
   Np. bieganie na posyłki, edukacja, szkolenie itp.
5. Oparte na czasie: te najbardziej znane — zadania pogrupowane razem na podstawie czasu ich ukończenia.
   Np. tryb 5-minutowy, tryb 25-minutowy itp.

Doskonały przykład na to, jak tryby działają z codziennymi planami i jak wiążą się z ogólnymi celami, pochodzi z własnej prezentacji Vardy'ego.

Źródło: themorningeffect.com

Tutaj zadanie odpowiadania na fakturę należy do trybu e-mail (jak skategoryzował na podstawie potrzebnych narzędzi), mieści się w jego comiesięcznym projekcie coachingowym (jako większy cel) i jest zaplanowane na porę dnia, w której robi swoje e-maile.

Chociaż tego rodzaju planowanie wydaje się nieco skomplikowane, Vardy zapewnia w swoim przemówieniu dla ProdCon , że po prostu potrzeba trochę czasu i małych kroków, aby szybko zorientować się, jak działa tworzenie czasu i kategorie trybów. Nauka ich zapewnia doskonałe samowystarczalne narzędzie do tworzenia własnych ram, które ledwo będą opierać się na ograniczeniach czasowych, a zamiast tego skoncentrują się na tym, co jest dla Ciebie ważne.

Metoda grupowania zadań

Inną powszechnie stosowaną metodą planowania dnia jest grupowanie zadań. Jest mniej skomplikowany niż tworzenie czasu, ale oddaje ten sam sedno. Więc może to być dobry punkt wyjścia.

Grupując zadania, po prostu grupujesz podobne zadania – na przykład rano zajmujesz się całą korespondencją e-mailową. Obejmuje to faktury, informacje zwrotne, umawianie spotkań itp. Po południu skupiasz się na głębokich zadaniach roboczych, a wszelkie inne problemy z pocztą e-mail zostawiasz na następny dzień.

Grupowanie zadań w ciągu dnia zapobiega przełączaniu kontekstu — w chwili, gdy mózgowi trudniej jest skupić się na nowym zadaniu, ponieważ różni się ono od tego, które właśnie wykonywałeś.

Np. umawiając spotkanie byłeś: skompletowałeś listę osób, powiadomiłeś ich o tym i temacie, poprawiłeś zaproszenie i po 30 minutach nagle przerzuciłeś się na pisanie informacji zwrotnej do projektanta na nową stronę tytułową projekt.

Nasze mózgi potrzebują 20 minut, aby w pełni skupić się na nowym zadaniu, jeśli nie ma ono podobieństwa do tego, co robiliśmy wcześniej.

Grupowanie zadań pomaga więc utrzymać umysł na właściwym torze i zachować produktywność bez większego wysiłku.

Metoda grywalizacji

Aplikacje takie jak Habitica, LifeRPG i EpicWin traktują codzienne harmonogramy jako gry wideo. Dla tych, którzy nie widzą, że są związani ścisłymi harmonogramami i minimalistycznymi interfejsami użytkownika lub dziennikami, rozwiązaniem może być gamifikowane planowanie.

Źródło: androidauthority.net

Sposób, w jaki te aplikacje są zaprojektowane, ma dać ci swobodę nazywania i oznaczania każdego zadania oraz przypisywania im określonej ilości punktów doświadczenia (w skrócie EXP). A kiedy skończysz każdą z nich, otrzymasz określoną ilość exp, wzmacniając siebie (lub swoją postać), aby stać się potężniejszym. To świetna pomoc wizualna dla tych, którzy mają problem z zauważeniem postępów w swoich zadaniach.

W podobny sposób entuzjaści pióra i papieru tworzą dzienniki w formie książek RPG. Ryder Carroll, twórca Bullet Journal , stworzył doskonały wpis na blogu, przełamując jego metodę codziennego planowania RPG.

Źródło: bulletjournal.com

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na aplikację cyfrową, czy stworzysz własną księgę zadań, grywalizacja codziennego planowania jest metodą doskonale wykonalną. To sprawia, że ​​podróż jest ciekawsza w osiąganiu celów i sprawia, że ​​codzienne życie staje się trochę przyjemniejsze.

Jak zapewnić, że Twoje codzienne plany się utrzymają?

Teraz, gdy omówiliśmy już metody codziennych planów, w jaki sposób możesz się ich trzymać? Omówimy trzy sposoby zarządzania zadaniami, tak aby codzienne planowanie nie poszło na marne.

Spraw, aby zadania były jak najmniejsze

W tym momencie nawet małe ptaszki wiedzą, że im mniejsze są twoje zadania, tym większe prawdopodobieństwo, że je ukończysz.

Za każdym razem, gdy zaczynasz planować, upewnij się, że zadania nie zajmą Ci dłużej niż godzinę.

Użyj metody rozwiązywania zadań, która Ci odpowiada

Jeśli chcesz być na bieżąco ze swoimi zadaniami, masz do wyboru wiele metod zarządzania czasem, w zależności od tego, jak radzisz sobie z pracą. Niektóre z bardziej znanych to:

• Matryca Eisenhowera

Sortowanie zadań na cztery różne kategorie, w zależności od ich pilności i ważności ;

• Blokowanie czasu

Ułóż swój dzień w bloki czasu przeznaczone na różne zadania (w zależności od czasu);

• Zjedz tę żabę

Tworzenie listy rzeczy do zrobienia w oparciu o ważność zadań – najważniejsze są na pierwszym miejscu;

• Biologiczny prime time lub (rytm dobowy)

Tworzenie harmonogramu na podstawie poziomu energii w ciągu dnia;

Bądź kreatywny dzięki dziennikarstwu

W ciągu ostatnich kilku lat byliśmy świadkami boomu w bullet journalu. Pinterest jest pełen kreatywnych pomysłów na śledzenie nawyków, zapisywanie myśli lub planowanie postępów w karierze.

To estetyczne podejście i niemal medytacyjne odczucie procesu, który przyciąga do niego niektórych. Dla niektórych jest to poczucie spełnienia, gdy wypełniają pola wyboru zakreślaczami. W miarę upływu czasu mogą zastanowić się nad barwną podróżą, którą odbyli. Kreatywne dzienniki punktowe sprawiają, że codzienne planowanie jest czymś, na co warto czekać.

Źródło: fruitfullyalive.com

Jeśli uważasz się za osobę bardziej wizualną, a jednocześnie szukasz nowego fajnego, praktycznego hobby, bullet journaling może być dla Ciebie. Jako motywator i trwały zapis twoich osiągnięć, jest to świetne miejsce na start.

Popraw i spróbuj ponownie

Ostatnią, ale być może najważniejszą częścią codziennego planowania jest powtórka. Trzeba wyrobić w sobie nawyk śledzenia czasu i wrażeń, poprawiania, analizowania danych i przerabiania harmonogramu.

Ponieważ bez wystarczającej autorefleksji i uczenia się na błędach jest bardziej prawdopodobne, że całkowicie zrezygnuje się z planowania. A więc, jak powinieneś zmienić, aby dowiedzieć się z niego jak najwięcej?

Śledź czas, aby uzyskać dokładne dane

Kluczowym graczem w planowaniu i przeglądzie jest licznik czasu. Chociaż nie musisz być związany terminami, jeśli tego nie zrobisz, jedynym realnym sposobem sprawdzenia, ile masz produktywnego lub straconego czasu, jest śledzenie każdej aktywności.

Teraz rozważenie innej aplikacji do użycia, tylko do śledzenia czasu, może być nudne. Ale na przykład aplikacje takie jak Clockify zostały zaprojektowane tak, aby bezproblemowo integrowały się z każdą przeglądarką, głównymi platformami i aplikacjami. Możesz umieścić go w swoim dziennym planerze w Kalendarzu Google lub Todoist i kliknąć tylko jeden przycisk, aby uruchomić minutnik.

A przy minimalnym wysiłku otrzymasz szczegółowy raport na temat tego, jak spędziłeś dzień i gdzie minął czas.

Zapisz swoje wrażenia

Za każdym razem, gdy dzieje się coś, co wpływa pozytywnie lub negatywnie na Twoje plany – zapisz to. Nagle pojawiło się spotkanie, które zrujnowało twoją koncentrację? Zapisz to. Zadanie zajęło Ci zaskakująco mniej, niż myślałeś? Zapisz to. Rada współpracownika dała ci do myślenia? Zanotuj to, aby przemyśleć to później.

Zmień to w nawyk i wykorzystuj karteczki samoprzylepne, aby łatwiej przywoływać rzeczy. Zdziwiłbyś się, jak mało informacji możemy zapamiętać w ciągu dnia.

A na koniec dnia możesz zrobić 10-minutowy rytuał, aby skonsolidować wszystkie codzienne notatki w celu uzyskania większej, cotygodniowej recenzji.

Dokonaj przeglądu co tydzień lub co dwa miesiące

Niezależnie od tego, czy planujesz dzień tematyczny, czy odłożysz na niego blok czasowy, dobrze jest zachować nawyk przeglądania wszystkich zebranych danych i ich analizowania. Możesz łatwo zauważyć swoje największe rozproszenia, jak zmienia się poziom energii lub czy same zadania nie są wystarczająco dobrze sformułowane.

To niezwykłe, czego możesz się dowiedzieć, po prostu śledząc swoje postępy. Przeglądając je od czasu do czasu, z pewnością przypomnisz sobie, jakie są ostateczne cele i jak szybciej je osiągnąć. Bez tego z większym prawdopodobieństwem powtórzysz te same błędy lub przegapisz możliwości poprawy wydajności i przepływu pracy.

Wniosek

Zacznij od ustalenia długoterminowych celów, a następnie podziel je na etapy miesięczne, tygodniowe i codzienne, aby upewnić się, że zadania są celowe. A eliminując presję czasu i pilności, możesz zacząć doceniać te zadania i ich cel.

Planowanie dnia to coś więcej niż wypełnianie kalendarza zadaniami. Chodzi o aktywne zaangażowanie w Twoje długoterminowe cele i o to, jak chcesz poprawić niektóre aspekty swojego życia. Co więcej, jeśli skupimy się na ważności zadań, zamiast dopasowywać jak najwięcej rzeczy w ciągu 24 godzin, planowanie może wzbogacić nasze życie.