Podział 5 faz zarządzania projektami

Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego niektóre projekty kończą się niepowodzeniem, a inne odnoszą sukces? Co odróżnia dobry projekt od złego? Odpowiedzią jest wydajność, z jaką zarządza się projektem — na którą mają wpływ etapy zarządzania projektem.

Dobrze prowadzony projekt składa się z pięciu odrębnych faz: inicjacji, planowania, realizacji, monitorowania i zamknięcia. Odnoszą się one do różnych etapów, przez które przechodzi projekt od początku do końca. Zarządzanie projektem w fazach to sprawdzony sposób na zapewnienie terminowej realizacji w ramach budżetu i zakresu.

Każda faza ma określony cel, a pięć faz należy ukończyć w określonej kolejności. Niedokładne zarządzanie fazami projektu może spowodować niedotrzymanie terminów, przekroczenie budżetu lub niepowodzenie projektu.

Jeśli jesteś kierownikiem projektu, który chce skutecznie zarządzać projektami i unikać pułapek, ten blog jest dla Ciebie. Wyjaśniamy różne zestawy możliwości, jakie przedstawia każda faza, oraz różne cele, jakie ma każdy z nich. Ale najpierw zrozummy podstawy faz zarządzania projektami i ich znaczenie.

Dlaczego powinieneś skupić się na fazach projektu?

Fazy ​​projektu umożliwiają śledzenie postępów i wczesne identyfikowanie potencjalnych problemów, dzieląc projekt na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu części. Pomaga to uniknąć kosztownych błędów i opóźnień, które mogą odwrócić projekt od szacowanego budżetu i harmonogramu.

Ponadto fazy zarządzania projektami pomagają poprawić komunikację między członkami zespołu poprzez wyjaśnienie ról i obowiązków. Jasno zdefiniowane zadania i cele ułatwiają członkom zespołu projektowego bycie na bieżąco i wydajną współpracę.

Faza 1: Rozpoczęcie projektu

Pierwsza faza projektu polega na rozpoczęciu. Podczas fazy inicjacji rozwijasz jasne zrozumienie celu, zakresu i celów projektu. To czas na zebranie zespołu i podjęcie decyzji o tym, jak praca zostanie wykonana.

Etap inicjacji projektu obejmuje ustalenie metodyki zarządzania projektem, stworzenie budżetu oraz uzyskanie niezbędnych zgód od interesariuszy, aby posunąć projekt do przodu. Rozpoczęcie projektu jest najważniejszą fazą, ponieważ nadaje ton i kierunek całemu projektowi. Na tym etapie musisz dokładnie zrozumieć cel, zakres i cele projektu. Aby tak się stało, potrzebujesz karty projektu.

Karta projektu to określenie zakresu projektu, celów, rezultatów i uczestników. Musisz go stworzyć, aby znaleźć odpowiedzi na pytania takie jak: Jaki jest cel projektu? Dlaczego powinieneś zrobić ten projekt? Kto wszyscy będą zaangażowani przez cały cykl życia projektu? Karta zapewni jasną wizję projektu i zapewni, że będzie ona zgodna z Twoimi celami biznesowymi.

Faza 2: Planowanie projektu

Druga faza polega na zaplanowaniu projektu. Wtedy wszystkie informacje zebrane w fazie inicjacji wykorzystujesz do tworzenia szczegółowego planu działania, aby osiągnąć cele projektu. Faza planowania obejmuje przydzielanie zadań, opracowywanie planów komunikacji i ustalanie wyników lub celów projektu.

Upewnij się, że Twoje cele są osiągalne, korzystając z metody Konkretne, Wymierne, Osiągalne, Odpowiednie i Terminowe (SMART). Takie podejście pomoże Ci stworzyć namacalne cele, które są mierzalne, osiągalne, adekwatne do celów Twojej firmy i mają limit czasowy.

CLEAR, co oznacza Współpracę, Ograniczoną, Emocjonalną, Znaczącą i Udoskonaloną, to kolejna metoda wyznaczania celów na podstawie wyników, z której możesz skorzystać. Takie podejście zapewnia, że ​​Twoje cele są oparte na współpracy (dzielone przez zespół), ograniczonym zakresie, emocjonalne (motywujące), dostrzegalne i mogą być udoskonalane w razie potrzeby.

Faza 3: Realizacja projektu

Ta faza koncentruje się na wprowadzeniu planu projektu w życie i wykonaniu pracy. To wtedy członkowie zespołu rozpoczynają pracę nad przydzielonymi zadaniami i zaczynają podążać w kierunku celów projektu. Twoja rola na tym etapie polega na mądrym delegowaniu zadań, zapewnianiu wsparcia i wskazówek swojemu zespołowi, a także śledzeniu postępów, aby zapewnić, że projekt pozostanie na dobrej drodze.

Aby zadania były wykonywane efektywnie, deleguj je do właściwych osób. Upewnij się, że przydzielasz zadania na podstawie umiejętności, doświadczenia i dostępności każdej osoby. Podaj również jasne instrukcje dotyczące tego, co należy zrobić i jak należy to zrobić. Pomoże to uniknąć zamieszania i zapewni wykonanie zadań tak, jak chcesz.

Faza 4: Monitorowanie i kontrola projektu

Czwarty etap polega na regularnym monitorowaniu projektu, aby zapewnić jego realizację. To wtedy dokładnie monitorujesz postępy i wydajność zespołu projektowego i porównujesz je z pierwotnym planem.

Aby upewnić się, że trzymasz się pierwotnego planu, zidentyfikuj krytyczne czynniki sukcesu projektu (CSF) — tj. czynniki krytyczne dla określenia sukcesu projektu — a także kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) — tj. metryki używane do oceny wydajności projektu.

CSF to zestaw warunków, które muszą być spełnione, aby projekt zakończył się sukcesem, podczas gdy KPI to metryki, które mierzą, czy CSF są spełnione. Na przykład CSF dla projektu rozwoju strony internetowej może uruchamiać witrynę na czas, podczas gdy jego KPI może wykonywać określoną liczbę zadań tygodniowo.

Faza 5: Zamknięcie projektu

Piąta i ostatnia faza to nic innego jak zamknięcie projektu i związanie wszelkich luźnych końców. W tej fazie stworzysz raport końcowy dokumentujący cały projekt od początku do końca. Sprawozdanie to powinno zawierać szczegółowe informacje na temat celów projektu, wyników, wyciągniętych wniosków i wszelkich innych istotnych informacji.

Efektywnie zarządzaj fazami projektu, aby zapewnić sukces

Efektywne zarządzanie projektami jest niezbędne dla każdej firmy, dużej czy małej. Te pięć etapów zarządzania projektami pomoże zapewnić, że Twoje projekty są dobrze zorganizowane, na torze i płynnie przebiegają od początku do końca.

Pamiętaj tylko, aby być elastycznym i elastycznym, ponieważ rzeczy, których nie planowałeś (takie jak zmiany wymagań projektu, budżetu lub inne nieprzewidziane problemy), mogą pojawić się w dowolnym momencie. A co najważniejsze, nie zapomnij świętować sukcesu po zakończeniu projektu.