Jak osobisty pomiar czasu pomaga Ci być na bieżąco

Śledzenie osobistych projektów i osiąganie osobistych celów może być równie trudne i czasochłonne jak praca; często wymaga tego samego poziomu poświęcenia.

Aby móc wszystko osiągnąć, potrzebujesz dobrego zarządzania czasem i umiejętności organizacyjnych. Pomiar czasu to dobra opcja, aby cały proces przebiegał płynniej.

W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o osobistym pomiarze czasu — co to jest, dlaczego jest ważne i jak go śledzić.

Co to jest pomiar czasu?

Według słownika pomiar czasu oznacza „rejestrowanie czasu, śledzenie przepracowanych godzin przez pracowników”.

Chronometraż jest najczęściej używany w świecie biznesu, ponieważ, jak mówi słynne powiedzenie, „czas to pieniądz”. Firmy i freelancerzy śledzą swoje godziny pracy, aby móc dokładnie rozliczać, być przejrzystym, łatwiej planować projekty, optymalizować procesy pracy i usprawniać zarządzanie pracą.

(Bardzo) krótka historia pomiaru czasu

Ludzie próbują śledzić czas od zarania cywilizacji.

Jednym z pierwszych narzędzi były zegary cieni. Składały się z patyka umieszczonego pionowo w ziemi, który tworzył cień, i znaczników wzdłuż ścieżki cienia, dzielących dzień na segmenty.

Nawet w starożytnych społeczeństwach ważne było mierzenie czasu, aby robotnicy mogli otrzymywać dokładne wynagrodzenie. Ciekawostka: według tego artykułu z DailyMail, ponieważ gospodarka opierała się na redystrybucji towarów, pracownicy z Mezopotamii i Egiptu otrzymywali piwo jako czek, między innymi żywność.

Ponieważ zegary słoneczne są bezużyteczne, gdy słońce nie świeci, potrzebowaliśmy czegoś innego; technologia przeszła na urządzenia mechaniczne (m.in. zegary wodne, świecowe, klepsydry). W XVII wieku rozwinął się jeszcze bardziej, kiedy wynaleziono zegary wahadłowe. Jednak najważniejszym „zegarem” był obrót Ziemi.

Technologie pomiaru czasu dalej ewoluowały po rewolucji przemysłowej, ponieważ relacje między pracodawcą a pracownikami zaczęły być definiowane przez dobrą, starą zasadę „czas to pieniądz”, o której już wspominaliśmy.

Uważa się, że pierwszy zegar do śledzenia frekwencji został stworzony w 1888 roku przez Willarda Le Grand Bundy, jubilera z Nowego Jorku. Jego patent mówi o mechanicznych rejestratorach czasu dla pracowników w sposób, który sugerował, że wcześniejsze rejestratory już istniały; wprowadził jednak kilka ulepszeń, na przykład każdy pracownik ma swój własny klucz.

Rok później zegary te zaczęły być produkowane masowo. Jednak, podobnie jak reszta technologii tamtych czasów, były nieporęczne i skomplikowane w użyciu.

W dzisiejszych czasach wszystko odbywa się cyfrowo, a technologia jest na tyle zaawansowana, że ​​nawet jeśli nie jesteś biznesem, możesz szybko i łatwo śledzić swój czas na własne projekty i cele.

Dlaczego odmierzanie czasu jest ważne?

Oto najważniejsze korzyści płynące z pomiaru czasu, a także dlaczego powinieneś rozważyć włączenie go do swojego codziennego życia i podczas pracy nad osobistymi projektami.

Jak pomiar czasu zwiększa Twoją produktywność

Jedną z największych zalet śledzenia czasu jest to, że poprawia wydajność. Oto jak:

Psychologiczny sposób, w jaki poprawia produktywność

Czy słyszałeś kiedyś o efekcie Hawthorne'a?

Efekt Hawthorne to termin odnoszący się do tendencji do cięższej pracy i lepszych wyników, gdy wiesz, że jesteś obserwowany i/lub oceniany.

Został nazwany na cześć badań przeprowadzonych w Hawthorne Western Electric Plant (stąd nazwa) w Illinois w USA w latach 20. XX wieku.

Został pierwotnie przeprowadzony w celu zbadania wpływu oświetlenia na produktywność pracowników. Gdy poprawiło się oświetlenie, poprawiła się też wydajność. Jednak wydajność znów się poprawiła, gdy oświetlenie uległo pogorszeniu, mimo że spodziewano się pogorszenia. Badacze byli zakłopotani.

Wydajność pracowników poprawiała się zawsze, gdy zmieniały się warunki pracy (na lepsze lub gorsze), niezależnie od tego, czy chodziło o oświetlenie, godziny pracy, czy przerwy na odpoczynek.

Okazało się, że to nie zmienne środowiska pracy zmieniały zachowanie, ale fakt, że są obserwowane. Według wielu, efekt Hawthorne'a jest nieunikniony w badaniach i badaniach, które wykorzystują ludzi jako obiekty.

Jak to może pomóc Tobie i Twojej produktywności?

Nie będzie tajemniczej istoty starszego brata, która będzie cię obserwować i oceniać, kiedy zaczniesz odmierzać czas, nie martw się. Nasze mózgi działają w taki sposób, że kiedy wiemy, że to, co robimy, jest mierzone, podświadomie staramy się bardziej, a co za tym idzie, osiągamy lepsze wyniki. Wykorzystaj nasze wrodzone psychologiczne dziwactwo na swoją korzyść: mierz swój czas.

Praktyczny sposób, w jaki poprawia produktywność

Prokrastynacja jest często największym nemezisem produktywności, a śledzenie czasu może w tym pomóc.

Oglądanie działającego stopera, czyli wizualna reprezentacja każdej mijającej sekundy, zapobiegnie marnowaniu cennych chwil – zachęci Cię do natychmiastowego podjęcia zadania. Poza tym świadomość, że jeśli będziesz przewijać Instagram przez godzinę, będziesz musiał to zapisać, nieco łatwiej oprzeć się pokusie korzystania z mediów społecznościowych.

Lub, jak sobie powtarzamy: „Po prostu sprawdzę swoje media społecznościowe na chwilę, a potem wrócę do pracy”.

Innym problemem jest wielozadaniowość: nawet jeśli chcesz zrobić więcej w krótszym czasie, tracisz koncentrację i faktycznie osiągasz mniej.
Podczas korzystania z aplikacji do śledzenia czasu nie można umieszczać dwóch wpisów jednocześnie, co zmusza do skupienia się na jednym zadaniu na raz. Wykonywanie zadań jeden po drugim sprawia, że ​​jesteś bardziej wydajny. Kiedy przechodzisz z jednego zadania do drugiego, twój mózg potrzebuje trochę czasu, aby przyzwyczaić się do innego sposobu myślenia, co powoduje, że tracisz koncentrację i stajesz się mniej produktywny.

Wykonujesz zadania szybciej i lepiej, gdy nie wykonujesz wielu zadań jednocześnie.

Nikolas Baron, który pracował jako SEO Manager i Doradca ds. Rozwoju dla firm takich jak Grammarly, Ticketmaster i Honey, powiedział w artykule opublikowanym przez inc.com:

„Zamiast odpowiadać na telefon, sprawdzać pocztę e-mail, a następnie przechodzić tam iz powrotem między kilkoma wykonywanymi zadaniami, śledzenie czasu faktycznie zachęca mnie do skupienia się na jednej czynności przez dłuższy czas, aby poprawić koncentrację i produktywność. Ponadto śledzenie czasu to świetny sposób na przypomnienie mi, abym wstawał i poruszał się co 50 minut, aby oczyścić głowę i odświeżyć perspektywę”.

Poprawia się jakość życia

Kiedy zaczniesz śledzić swój czas, będziesz mieć dostęp do danych, które pokazują, jak dokładnie go spędzasz. Możesz boleśnie zdać sobie sprawę, że marnujesz zbyt dużo czasu na rzeczy, które tak naprawdę nie mają znaczenia. Choć początkowo jest to nieprzyjemne, możesz wykorzystać to jako okazję do dokonania zmiany i zacząć spędzać więcej czasu na rzeczach, które cenisz.

Na co poświęcasz zbyt dużo czasu? Na co nie poświęcasz wystarczająco dużo czasu? Czy Twój harmonogram odzwierciedla Twoje wartości i cele, które starasz się osiągnąć? Jeśli nie, co możesz zmienić?

Jeśli odpowiesz na te pytania i wprowadzisz niezbędne zmiany, poprawi się jakość Twojego życia, ponieważ poświęcisz swój czas i energię na rzeczy, które mają znaczenie i które Cię spełniają.

Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Do tej pory rozmawialiśmy o tym, jak pomiar czasu pomaga:

• Wiedz, ile czasu zajmuje każde z Twoich zadań,
• Poznaj swoje priorytety,
• Identyfikuj nieistotne i czasochłonne zadania,
• Skoncentruj się na swojej pracy,
• Zminimalizuj prokrastynację,
• Unikaj wielozadaniowości.

Wszystkie te rzeczy prowadzą Cię na właściwą ścieżkę, aby ułożyć harmonogram, który pozwoli Ci zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Pozwala lepiej zorganizować się i poświęcić wystarczająco dużo czasu na wszystko, co ważne, w tym zdrowie, sen i życie towarzyskie, a nie tylko pracę 24/7.

Dodatkowa wskazówka przy tworzeniu harmonogramu: weź pod uwagę porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny – dla niektórych może to być wczesny poranek, a dla innych późno w nocy. Jeśli dostosujesz swój harmonogram do naturalnego rytmu, będziesz bardziej skoncentrowany i szybciej wykonasz zadania. Pracuj mądrzej, nie ciężej!

Jak mogę śledzić czas osobisty?

Zdecydowałeś, że chcesz zacząć śledzić swój czas, ale nie wiesz jak? W rzeczywistości jest to łatwiejsze niż mogłoby się wydawać. Żadna z metod nie wymaga więcej niż kilku prostych kroków.

Wybierz metodę pomiaru czasu

Pierwszym krokiem jest wybór metody. Możesz użyć pióra i papieru lub arkusza kalkulacyjnego, ale jest to najszybsze i najłatwiejsze w użyciu oprogramowanie do śledzenia czasu. Nawet w oprogramowaniu do pomiaru czasu istnieją różne opcje, z których możesz wybierać, zgodnie z własnymi preferencjami.

Śledzenie czasu za pomocą timera jest proste i bardzo przydatne, jeśli chcesz lub musisz być precyzyjny podczas śledzenia.

Wszystko co musisz zrobić to

1. uruchomić minutnik,
2. wskazać, nad jakim projektem lub zadaniem pracujesz, oraz
3. zatrzymaj stoper po zakończeniu pracy nad tym projektem.

Karty czasu pracy to szybki sposób na dodanie wielu wpisów naraz.

1. Wybierz projekt, nad którym pracujesz,
2. Napisz ile pracowałeś nad tym zadaniem,
3. Dodaj wiersz dla każdego zadania/projektu, nad którym pracowałeś danego dnia.

Ręczne śledzenie czasu jest idealne do śledzenia wszystkich zadań za jednym razem. Pozwala dodawać wpisy czasu jeden po drugim, określać czas rozpoczęcia i zakończenia oraz datę.

Automatyczne śledzenie czasu jest świetne, jeśli chcesz śledzić coś, co dzieje się na komputerze. Nie musisz nic robić, automatycznie rejestruje czas spędzony na aktywności komputera. Jest to najszybsza metoda ze wszystkich, ale nie można jej używać do zadań i czynności, które nie są cyfrowe.

Możesz również użyć techniki blokowania czasu za pomocą widoku kalendarza, jeśli jesteś osobą wizualną. Definiujesz określone bloki czasowe dla zadań, wydarzeń i działań w swoim życiu, a następnie dodajesz je do swojego kalendarza.

Czy cotygodniowe przeglądy

Mniej więcej co tydzień sprawdzaj swój pulpit nawigacyjny i szczegółowy lub tygodniowy raport w aplikacji do śledzenia czasu. Jest to ważne, abyś mógł ocenić, jak spędzasz czas i czy powinieneś wprowadzić jakieś zmiany w swoim harmonogramie.
Kiedy zaczniesz mierzyć czas, naturalnie będziesz bardziej świadomy tego, dokąd upływa twój czas, ale zobaczenie wszystkich danych pomoże ci uzyskać pełny obraz. Ułatwi to planowanie i dostrzeganie niedociągnięć w harmonogramie, a także optymalny sposób na jego poprawę.

Wniosek

Mierzenie czasu to świetna praktyka do osiągania osobistych celów z różnych powodów, z których najważniejszym jest to, że zwiększa produktywność i pomaga spędzać czas na rzeczach, które cenisz i które są dla Ciebie ważne, poprawiając w ten sposób jakość życia.

Najłatwiejszą opcją jest zdobycie aplikacji do śledzenia czasu i korzystanie z niej w sposób, który najbardziej Ci odpowiada, niezależnie od tego, czy zdecydujesz się wypełnić karty czasu pracy, rejestrować czas, czy skorzystać z innej metody.

Niezależnie od tego, który wybierzesz, będzie to krok naprzód w kierunku dobrego zarządzania czasem i realizacji osobistych projektów.