Dlaczego i jak tworzyć standardy wydajności w organizacji (plus przykłady)

Każda praca ma swój własny opis tego, co należy zrobić podczas pracy na tym stanowisku. Ponadto istnieją standardy wydajności. Udowadniają , jak wykonywać te zadania , aby dobrze wykonywać swoją pracę.

Tak więc, oceniając swoich pracowników, porównasz ich wydajność z wcześniej ustalonymi standardami – standardami wydajności. Upewnij się, że te standardy są oparte na konkretnych stanowiskach, a nie na osobach.

Ten artykuł poprowadzi Cię przez wszystkie szczegóły dotyczące standardów wydajności, takich jak:

• cel standardów wykonania,
• trzy poziomy wydajności,
• co wziąć pod uwagę przy ustalaniu standardów wydajności,
• jak stworzyć standard wydajności i
• przykłady standardów wydajności.

Jaki jest cel standardów wydajności?

Zanim zbadamy cel standardów wydajności, cofnijmy się i zdefiniujmy zarządzanie wydajnością.

Zarządzanie wydajnością to proces komunikacji między pracodawcami a pracownikami.

Proces ten obejmuje również przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej. Aby wiedzieć, jak skutecznie wykonywać swoją pracę, pracownicy muszą najpierw zapoznać się ze standardami wydajności dla tego stanowiska.

Celem standardów wydajności jest zapewnienie, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy są na tej samej stronie w zakresie oczekiwań związanych z pracą. Dlatego menedżerowie muszą zapewnić swoim nowym pracownikom standardy wydajności w pierwszym miesiącu zatrudnienia.

Standardy wydajności wyposażają również pracowników w konkretne prognozy wydajności dla każdej umiejętności.

Ponadto standardy wydajności sprzyjają komunikacji między kierownikami/pracodawcami a pracownikami.

Jeśli chodzi o ewaluację, menedżerowie kierują się standardami wyników. Następnie porównują wydajność pracowników z tym ustalonym wzorcem. W ten sposób wszyscy pracownicy na tym samym stanowisku mają jednakową ocenę.

Jeśli chodzi o standardy wydajności, wszyscy pracownicy są równi i powinni być traktowani w ten sam sposób. Według amerykańskiej Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia, zarówno pracownicy niepełnosprawni, jak i bez niej, „muszą spełniać te same standardy produkcyjne, zarówno ilościowe, jak i jakościowe”.

Normy wydajności powinny być:

• konkretny,
• osiągalny,
• łatwy do zrozumienia,
• istotne dla stanowiska, oraz
• łatwe do zmierzenia.

Gdy pracodawca lub kierownik dokona oceny pracowników, ich oczekiwania mogą być:

1. Spełnione – jeśli pracownik wykazał się odpowiednią wydajnością,
2. Exceeded – jeśli wydajność wykracza poza dobre, i
3. Niespełnione – jeśli wydajność jest poniżej standardów wydajności.

Tak więc w przypadku niewystarczającej wydajności pracodawca lub przełożony musi wydać plan poprawy wydajności (PIP). Celem tego dokumentu jest pomoc pracownikowi w poprawie jego wydajności.

PIP ma miejsce w ostatniej fazie cyklu zarządzania wydajnością – fazie przeglądu. Krótko mówiąc, jest to faza, w której menedżerowie śledzą wydajność pracowników, przeprowadzając oceny. Wspomnieliśmy wcześniej, że ten cykl zaczyna się od ustalenia standardów wydajności.

Obecnie zarządzanie wydajnością obejmuje trzy poziomy w organizacji.

Jakie są trzy poziomy wydajności?

Zarządzanie wydajnością może koncentrować się na całej organizacji lub jej działach. Poza tym może podkreślać wydajność poszczególnych pracowników. W związku z tym mogą istnieć trzy poziomy zarządzania wydajnością:

1. strategiczne zarządzanie wynikami,
2. zarządzanie wydajnością operacyjną oraz
3. indywidualne zarządzanie wydajnością.

Strategiczne zarządzanie wynikami

Celem tego poziomu jest osiągnięcie ogólnych celów organizacyjnych. Tym samym jest to najwyższa ranga wykorzystania standardów zarządzania wydajnością w organizacji.

Aby osiągnąć te cele, kierownictwo firmy stara się odpowiedzieć na następujące pytania:

• Czy ta firma ma strategię realizacji swoich celów? Jeśli tak, to czy firma realizuje tę strategię?
• Czy organizacja przynosi oczekiwane rezultaty?

Zarządzanie wydajnością operacyjną

Intencją tutaj jest uzyskanie celów operacyjnych. Ten poziom koncentruje się na procesach w organizacji, takich jak projekty lub działania. Dlatego celem jest sprawdzenie, czy te konkretne projekty/działania działają.

Aby osiągnąć te cele, kierownictwo firmy musi odpowiedzieć na następujące pytania:

• Czy każdy dział lub projekt spełnia swoje cele?
• Czy działania operacyjne są zgodne ze strategią organizacji? Jeśli tak, w jaki sposób te działania promują strategię organizacyjną?
• Czy projekty lub działania są wystarczająco efektywne, czy należy je zmienić?

Indywidualne zarządzanie wydajnością

Wreszcie poziom ten kładzie nacisk na wydajność każdego pracownika w firmie. Proces ten rozpoczyna się od ustalenia celów i standardów pracy, przeglądu wydajności pracowników i doskonalenia umiejętności uczenia się każdego pracownika.

Aby zrealizować te cele, kierownictwo firmy musi uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:

• Jak pracują jednostki?
• Jak mogą zwiększyć swoją wydajność?

Podczas przeglądu pracy pracownika standardy wydajności są Twoim punktem odniesienia. Standardy te są niezbędne, ponieważ analizują różne obszary wydajności. Przyjrzyjmy się, jak prawidłowo określić standardy wydajności i co należy wziąć pod uwagę, robiąc to.

Co wziąć pod uwagę przy ustalaniu standardów wydajności?

Aby upewnić się, że standardy są odpowiednie dla określonej pozycji, oto cztery punkty, które należy wziąć pod uwagę:

1. Standardy muszą być motywujące.
2. Standardy nie powinny być ani zbyt łatwe, ani zbyt trudne do osiągnięcia.
3. Poinformuj swoich pracowników, że analizujesz ich wydajność.
4. Ustal okres próbny.

Standardy muszą być motywujące

Posiadanie motywacyjnych standardów wydajności sprawi, że pracownicy będą bardziej zainspirowani do lepszego wykonywania swojej pracy. Poza tym, jeśli będą mogli zobaczyć swoje postępy w ramach projektu, będzie to również ich siła napędowa. W ten sposób będzie bardziej prawdopodobne, że osiągną wyjątkowy poziom wydajności.

Jako lider możesz zachęcać pracowników do śledzenia godzin pracy. Śledzenie czasu pracy jest również korzystne dla Twoich pracowników, ponieważ będą oni mogli przeglądać postępy w swoich projektach. W ten sposób odkryją, jaką część projektu już ukończyli, a co jeszcze jest do zrobienia. Ponadto pracownicy będą kontynuować wykonywanie swoich zadań najlepiej jak potrafią.

Jeśli potrzebujesz monitorować, kto pracował nad jakimi zadaniami i jak długo, możesz użyć Clockify jako bezpłatnego narzędzia do śledzenia obecności pracowników.

Standardy nie powinny być ani zbyt łatwe, ani zbyt trudne do osiągnięcia

Jeśli standardy wykonania zawierają zadania, które są zbyt proste, będą zbyt łatwe do wykonania. Tak więc pracownicy nie będą zmotywowani, ponieważ nie zostaną wezwani do ukończenia określonego zadania.

Z drugiej strony standardy wydajności nie powinny być zbyt skomplikowane. Jeśli tak, pracownicy będą mieli trudności z wykonaniem prawie każdego zadania. Dlatego ich poziom wydajności może spaść.

Ale jak znaleźć właściwą równowagę między tymi dwoma? Upewnij się, że standardy wydajności powinny być wystarczająco odważne. W ten sposób pracownicy będą musieli szukać idealnej strategii dokończenia swoich zadań. Za każdym razem, gdy im się to uda, pracownicy poczują, że pracują nad osiągnięciem swoich celów. Dzięki temu będą bardziej entuzjastycznie nastawieni do swojej pracy.

Poinformuj swoich pracowników, że analizujesz ich wydajność

W przypadku pojawienia się nowego pracownika, przełożony musi poinformować pracownika o standardach pracy, które regulują jego stanowisko. Podobnie wszyscy inni pracownicy muszą wiedzieć, że firma ocenia ich wydajność.

Dlatego menedżer musi być przejrzysty w kwestii standardów wydajności. Przez cały rok liderzy powinni przypominać pracownikom o tych działaniach. Jeśli pracownicy potrzebują wyjaśnienia jakiejś części normy, menedżerowie powinni udzielić im wyjaśnień.

Ustal okres próbny

Jako menedżer nie musisz sam ustalać standardów wydajności. Pozwól personelowi HR pomóc Ci zapisać te miary.

Oprócz zespołu HR możesz również włączyć członków swojego zespołu. Ten krok jest kluczowy, ponieważ Twoi pracownicy mogą mieć pewne obawy dotyczące obecnych środków. Jeśli tak, dostosuj te części normy wydajności.

Następnie powinieneś rozpocząć testowanie tych nowych środków, ustalając okres próbny, który może trwać od sześciu do ośmiu tygodni. W ten sposób uzyskasz bezpośrednią informację zwrotną od swoich pracowników. Po zakończeniu okresu próbnego zapytaj pracowników, czy te normy są dla nich odpowiednie. Ponownie, jeśli są jakieś bieżące problemy, pamiętaj o nieznacznej modyfikacji środków.

Włączenie pracowników w tworzenie standardów wydajności zwiększy zaufanie między Tobą a nimi. Co więcej, gdy pracownicy wezmą udział w takim procesie, poczują się cenionymi członkami firmy. Co więcej, zwiększy to również wydajność pracowników.

Omówiliśmy kilka ogólnych kwestii dotyczących tworzenia standardu wydajności. Przyjrzyjmy się teraz kilku praktycznym zasadom pisania tych miar.

Jak stworzyć standard wydajności?

Załóżmy, że Ty i Twój zespół chcecie stworzyć nowy standard wydajności dla kilku stanowisk w zespole. Jeśli nadal nie masz pewności, jak zacząć i jakie wymagania powinieneś spełnić, oto kilka prostych kroków, aby ułatwić ten proces.

Skoncentruj się na pozycji, a nie na osobie

Pamiętaj, że miary, które piszesz, powinny dotyczyć stanowiska, a nie osoby. Tak więc, jeśli na tym samym stanowisku pracuje czterech pracowników, standardy wydajności dla nich powinny być takie same.

Jeżeli więcej niż jeden pracownik wykonuje to samo zadanie, standardy wykonywania tego konkretnego zadania powinny być identyczne. Zasada ta obowiązuje nawet wtedy, gdy pracownicy ci zajmują różne stanowiska w firmie.

Zdecyduj, jakie zadania powinny być zawarte w standardzie

Nie powinieneś uwzględniać każdego zadania w miarach wydajności. Określ, jakie zadania są najważniejsze dla każdego stanowiska. Następnie napisz standardy wydajności tylko dla tych zadań.

Wybierając te najważniejsze, uzyskasz krótki standard.

Wybierz parametry, które sprawią, że występ będzie udany

Aby skutecznie wykonywać pracę, pracownicy muszą spełniać określone kryteria. Oto kilka wskaźników efektywnej wydajności:

• precyzja,
• terminowe wykonywanie obowiązków służbowych,
• satysfakcja konsumenta,
• wykazywać oznaki przywództwa,
• bycie produktywnym,
• wykazywanie inicjatywy,
• okazywanie kreatywności i
• jakość pracy.

Ale jest więcej. Pracownik o wydajności przekraczającej oczekiwania będzie prezentował takie cechy jak:

• profesjonalizm,
• stałe przestrzeganie profesjonalnych protokołów,
• ich wydajność stale się poprawia,
• zawsze dają z siebie wszystko,
• skrupulatność,
• posiadanie wizjonerskich pomysłów i rozwiązań oraz
• wyrażanie własnych opinii.

Pomyśl o wskaźnikach błędów

Standardy wydajności zawsze muszą być jasne i konkretne, aby pracownicy mogli z łatwością pracować zgodnie z tymi standardami. Jeśli chcesz ocenić, jak radzą sobie poszczególne osoby lub zespoły, możesz to również zrobić za pomocą kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

Ogólnie rzecz biorąc, KPI może pomóc Ci dowiedzieć się, jak radzi sobie Twoja firma i czy dąży do osiągnięcia swoich celów. Jak możesz sobie wyobrazić, wszyscy pracownicy muszą dostosować swoją wydajność do celów firmy. Ponadto muszą wykonywać swoją pracę zgodnie ze standardami wydajności.

Ale co się dzieje, gdy pracownik wykazuje gorsze wyniki, poniżej akceptowalnych standardów? Jednym z rozwiązań jest wspomniany wyżej Plan Poprawy Wydajności.

Zanim zaczniesz z tym planem, najpierw musisz zdecydować, ile błędów jest za dużo. Na przykład pracownik może dwukrotnie osiągnąć wydajność poniżej odpowiedniego poziomu. Ale jeśli to się powtórzy, możesz przyznać mu ocenę „Potrzebna poprawa”.

Możesz mieć inny plan ustawiania wskaźników błędów. Cokolwiek wybierzesz, trzymaj się tego planu.

Najpierw stwórz standardy solidnej wydajności, a potem inne

Tworząc standardy wydajności, zacznij najpierw od pozytywnych aspektów. Możesz więc zacząć od spisania cech solidnego wykonania. Następnie kontynuuj z cechami oczekiwanej wydajności.

Kiedy już masz te dwie kategorie, skup się na wskaźnikach, które są poniżej stałych poziomów. Możesz użyć takich fraz:

1. Pracownik udowadnia solidność, gdy…
2. Pracownik udowadnia oczekiwaną wydajność , gdy…
3. Pracownik wykaże się niższą wydajnością , gdy…

Dogłębne wyjaśnienie każdego zdania będzie zależało od stanowiska pracownika.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak te standardy wydajności wyglądają w praktyce, czytaj dalej.

Jakie są przykłady standardów wydajności?

Standardy wydajności mogą się różnić w zależności od stanowiska i opisu stanowiska. Jedyną wspólną cechą wszystkich standardów wydajności jest to, że pokazują, jak należy dobrze wykonywać swoją pracę.

Standardy wydajności dla nauczycieli

Zobaczmy, jak wyglądałyby standardy wydajności dla nauczycieli.

Jak widać z powyższej tabeli, każdy środek ma szczegółowe wyjaśnienie. Tak więc każdy nowy nauczyciel będzie musiał przejrzeć te standardy w pierwszym miesiącu zatrudnienia.

Celem tych działań jest znalezienie właściwych sposobów prezentowania uczniom programu nauczania. W tym celu nauczyciele mogą korzystać ze wszystkich dostępnych zasobów, aby uczniowie mogli wszystko z łatwością zrozumieć. Poza tym nauczyciele muszą utrzymywać pozytywne relacje z rodzicami lub opiekunami uczniów.

Standardy wydajności dla asystentów administracyjnych

Oto przykład standardów wydajności dla asystentów administracyjnych.

Jeśli chodzi o asystentów administracyjnych, ich standardy działania obejmują nadzorowanie funkcji wsparcia, organizowanie korespondencji oraz dbanie o to, aby wszystkie pliki i bazy danych były dobrze zorganizowane i aktualizowane. Ponadto asystenci administracyjni muszą upewnić się, że organizacja podróży mieści się w budżecie, a dokumenty podróży zawierają dokładne informacje.

Standardy wydajności dla dostawców wsparcia technicznego

Przyjrzyjmy się teraz przykładowi standardów wydajności dla dostawców pomocy technicznej.

Jak widać z tej tabeli, standardy wydajności dla tego zawodu to utrzymywanie wsparcia technicznego, przedstawianie zaleceń użytkownikom i bycie na bieżąco z najnowszymi trendami w tej dziedzinie. Celem tych środków jest zapewnienie, że dostawcy pomocy technicznej oferują użytkownikom wyłącznie dokładne informacje. Poza tym dostawcy wsparcia technicznego muszą zachowywać się przyjaźnie i reagować tak szybko, jak to tylko możliwe.

Standardy wykonania powiązane z celami firmy

Teraz, według Lenny'ego Pollacka, profesora praktyki na Penn State University, można również powiązać standardy wydajności z obowiązkami i celami firmy.

Na przykład jednym z celów firmy jest poprawa obsługi klienta. Weźmy hotel jako przykład tej firmy. Pierwszą osobą, którą widzisz po wejściu, jest recepcjonistka. Oczywiście obowiązkiem recepcjonisty jest witanie gości.

Ale liczy się to, jak recepcjonistka wita gości. Aby poprawić obsługę klienta, recepcjonista musi być przyjazny i witać gości z uśmiechem. Dodatkowo recepcjonista musi dostarczyć im tyle informacji o hotelu, ile potrzebują. Co więcej, jeśli odwiedzający mają jakiekolwiek wątpliwości, recepcjonistka musi znaleźć sposób na rozwiązanie tych problemów.

Przestrzegając tych standardów wydajności, recepcjonistka zaprezentuje doskonałą wydajność i osiągnie cel firmy.

Wniosek

Dla pracowników standardy wydajności są wskazówką, jak prawidłowo wykonywać swoją pracę. Dla menedżerów te miary są punktem porównawczym podczas przeglądu wydajności pracowników.

Standardy wydajności muszą być konkretne, łatwe do zrozumienia i osiągalne. W ten sposób pracownicy będą zmotywowani do dostosowania swoich wyników do ustalonych mierników.

W zależności od tego, jak pracownicy osiągnęli wyniki w ostatnim okresie, liderzy mogą oznaczyć swoją pracę jako dobrą, powyżej oczekiwaną lub poniżej odpowiedniej. To do menedżera należy decyzja, jaki jest limit, jeśli chodzi o niezadowalające wyniki.

W tym artykule podkreślono najważniejsze aspekty standardów wydajności. Omówiliśmy również kilka przykładów tych środków. Za każdym razem, gdy walczysz o stworzenie standardów wydajności, możesz przejść przez to jeszcze raz.