Zarządzanie wydajnością: wskazówki dotyczące tworzenia skutecznych ram dla Twojej organizacji

Zarządzanie wydajnością zmieniło się znacząco w ciągu ostatnich dziesięciu lat. A ponieważ oblicze nowoczesnego miejsca pracy zmienia się nawet dzisiaj, sposób, w jaki patrzymy na wydajność pracowników, zmienia się wraz z nim. Wiele firm zrezygnowało z corocznych przeglądów wyników i zdecydowało się na ciągłe zarządzanie wynikami. Są one bardziej skoncentrowane na szczęściu jednostki i rozwoju w firmie oraz są korzystne dla menedżerów, którzy chcą zrobić wszystko, aby utrzymać niski wskaźnik rotacji.

Jeśli chcesz zrewitalizować swój system zarządzania wydajnością, nie szukaj dalej. Poniżej zestawiliśmy listę kroków, które kładą podwaliny pod skuteczny, zorientowany na pracowników system zarządzania wydajnością.

Dlaczego powinieneś zmienić swój proces zarządzania wydajnością

General Electric stosuje tę samą metodę zarządzania wydajnością i przeglądu od lat 70-tych, aż do początku XXI wieku. Ich szefowa HR, Susan Peters, wspomniała w wywiadzie, że te praktyki stały się bardziej rytuałem niż narzędziem, które ma na celu rozwój firmy. Była zadowolona, ​​widząc ich restrukturyzację systemu, ponieważ sama powiedziała, że ​​przestrzeń robocza staje się coraz bardziej „tysiącletnia”.

Zarządzanie wydajnością sprzed kilkudziesięciu lat po prostu już nie wystarczy.

Być może najbardziej rezonujący przykład w świecie biznesu, 180-krotne przejście Microsoftu na zupełnie inny system zarządzania wydajnością, spowodowało, że wiele firm poszło w jego ślady. Firmy takie jak Adobe, Cisco i IBM, żeby wymienić tylko kilka, zrezygnowały z niesławnej metody „krzywej dzwonowej” na rzecz bardziej elastycznej i odzwierciedlającej współczesną siłę roboczą.

I chociaż nie widzieli przełomowych zmian, zauważyli, że pracownicy stali się bardziej zmotywowani, rotacja była mniejsza, a wyniki były lepsze.

W przeciwieństwie do tego, coroczne przeglądy wraz ze słabo ustrukturyzowanymi metodami zarządzania wydajnością miały tendencję do nastawiania pracowników przeciwko sobie, powodowały tarcia, stres i wysokie wskaźniki rotacji.

Elementy składowe skutecznego systemu zarządzania

Dzięki naszym badaniom odkryliśmy, że cztery godne uwagi elementy powtarzają się wielokrotnie w wywiadach z dyrektorami generalnymi, seminariach internetowych i raportach HR oraz czasopismach biznesowych.

1. Dowiedz się, co sprawia, że ​​Twój obecny proces jest wadliwy
2. Tworzenie ram zarządzania wydajnością
3. Bądź na bieżąco z zarządzaniem czasem i
4. Przekazywanie znaczącej opinii poprzez recenzje

1. Przeanalizuj swoje obecne praktyki

Jeśli chodzi o wdrożenie nowej praktyki zarządzania wydajnością, najpierw musisz dobrze przyjrzeć się tej, którą stosowałeś do tej pory. Carrie Herzog z Terra Information Group zorganizowała seminarium internetowe na temat zarządzania wydajnością, podczas którego omówiła to jako pierwszy krok dla każdej firmy.

Jak radzi Herzog na podstawie własnego doświadczenia, dział HR musi obiektywnie spojrzeć na istniejący proces zarządzania wydajnością i dlaczego nie działa. Powinieneś przeanalizować:

• Jak pracownicy widzą swoje oceny wyników;
• Jak często robisz te recenzje;
• Jeśli zostaną zarchiwizowane i zapomniane lub wykorzystane do dalszej dokumentacji i doskonalenia;
• Jeśli przeglądy powodują tarcia między pracownikami, tworząc pożywkę dla konkurencyjności zamiast współpracy;
• Jak szczegółowe są raporty;
• Jak bardzo zwracasz uwagę na proces, a nie tylko efekt końcowy pracy pracownika;
• Czy twoja ocena wydajności opiera się na polach wyboru lub systemie ocen 1-5?

2. Utwórz ramy zarządzania wydajnością

Następny krok w tym procesie polega na stworzeniu trwałego planu, który będziesz realizować przez cały rok. Poniżej znajduje się lista kluczowych rzeczy, na które należy zwrócić uwagę, aby skutecznie zarządzać wydajnością.

Ustaw cele roczne

Przede wszystkim musisz przyjąć postawę przyszłościową.

Zadaj sobie pytanie o cele firmy na przyszły rok. W jaki sposób każdy dział, zespół i osoba, w tej kolejności, mogą przyczynić się do szerszego obrazu? Cele i zadania każdego zespołu (a następnie indywidualnego) będą musiały zostać dostosowane do celów całej firmy.

Ponieważ wydajność jednostki powinna mieć efekt falujący, który pomaga pchać firmę do przodu.

Firmy, które korzystały z pojedynczych, rocznych przeglądów wyników, mogą być za późno, aby zauważyć, w jaki sposób praca pracownika odeszła od nadrzędnych celów. W większości przypadków dzieje się tak z powodu zaniedbania śledzenia ich postępów i dostosowywania indywidualnych celów w czasie. Dość często pracownicy nie są świadomi, jakie są cele i zadania firmy!

Rób mniejsze cele

Plan roczny koncentruje się na większych obszarach poprawy, ale aby móc utrzymać zarządzanie wydajnością w stałym tempie, będziesz potrzebować więcej „łatwo przyswajalnych” kawałków czasu.

W zależności od celów i kierunku firmy, okresy śledzenia nie powinny być dłuższe niż sześć miesięcy. Idealnie byłoby podzielić swój rok na trzy lub cztery kluczowe okresy, a na koniec każdego okresu odbywałby się przegląd wyników pracownika.

To świetny sposób na śledzenie postępów w mniejszych krokach. Większe cele realizujesz krok po kroku, dając pracownikom lub zespołom wystarczająco dużo czasu na naukę i adaptację.

Stwórz plan wydajności (poprawy)

Sednem każdego procesu zarządzania wydajnością jest jego plan.

Razem z działem HR możesz stworzyć bardziej szczegółowy plan kwartalny lub miesięczny dla:

• Obszary do śledzenia (produktywność, wydajność, komunikacja, punktualność, pomysłowość itp.);
• Jaką dodatkową naukę możesz im zapewnić;
• Daty przeglądów zarządzania wydajnością;
• Plany awaryjne na wypadek, gdyby cele na ten okres nie zostały osiągnięte.

Odnieśliśmy się do tych i innych punktów w dwóch szczegółowych artykułach dotyczących poradników dotyczących planowania wydajności indywidualnej i zespołowej. Możesz się z nimi zapoznać tutaj:

• Wszystko o planach wydajności
• Opracuj plan wydajności zespołu w czterech krokach

Po utworzeniu planu wyników znacznie łatwiej jest nadzorować postępy pracowników.

Śledź postęp

Chociaż możesz śledzić, jak radzą sobie pracownicy, śledząc ich czas lub oceniać ich wydajność na podstawie terminów, które dotrzymują, istnieją inne sposoby, które składają się na wydajność pracownika.

Thomas Kolopoulos z Delphi Group napisał o praktyce stosowanej w jego firmie: ocenie 360 ​​w czasie rzeczywistym . Opiera się na ocenie postępów pracownika, również pod kątem jego niezawodności, komunikacji z rówieśnikami, interakcji, spójności i tak dalej.

W ten sposób uzyskuje się pełny wgląd w to, jak pracownik sobie radzi, na znacznie większą skalę niż tylko statystyki. Za pośrednictwem anonimowych formularzy pracownicy są co jakiś czas proszeni o opisanie swojej relacji w pracy z konkretnym współpracownikiem (ich komunikacja, dynamika, rozwiązywanie problemów itp.). Następnie zebrane dane są przeglądane i oceniane przez HR lub menedżera i wykorzystywane w raporcie z zarządzania wydajnością.

Trzymaj się wyznaczonych godzin odprawy

Chociaż można by pomyśleć, że spotykanie się z pracownikiem co trzy miesiące jest obciążeniem, rozważ alternatywę.

Przegląd roczny wymagałby spędzenia wielu godzin na zbieraniu danych z ostatnich 11 miesięcy i przedstawienia ogólnego komentarza na temat etyki pracy danej osoby. Dodaj do tego fakt, że prawdopodobnie będziesz musiał zrobić kilka recenzji wyników w ciągu jednego dnia – będziesz spędzać więcej czasu na spotkaniach, robiąc to samo w kółko.

Dzięki ciągłemu zarządzaniu wydajnością poświęcasz znacznie mniej czasu na przygotowanie, a same spotkania trwają krócej. Możesz zakończyć wszystkie przeglądy wyników znacznie szybciej i z krótszym czasem przygotowania (ponieważ regularnie śledzisz ich dane).

Dokonaj przeglądu rocznego

W przypadku ciągłego zarządzania wydajnością roczny przegląd ma znacznie większy sens. W podanym przez nas przykładzie do końca roku będziesz miał trzy większe meldunki z pracownikiem (lub zespołem). Dzięki temu uzyskasz bardziej szczegółowy przegląd ogólnego postępu, jaki poczynili.

Ponadto pracownik ma znacznie jaśniejsze wyobrażenie o tym, na czym jako menedżer się skupiasz, gdy śledzisz jego postępy. Dzięki temu mieli wystarczająco dużo okazji, aby na czas rozwiązać wszelkie problemy lub luki po drodze.

3. Trzymaj napięty harmonogram

Zarządzanie czasem to duża część każdego dobrego systemu zarządzania wydajnością. Oto przykład czynników, nad którymi musisz popracować, aby ustanowić jakość zarządzania czasem na poziomie departamentu.

Osoby fizyczne:

• Śledź czas na własne zadania;
• Zwróć uwagę, które zadania zabierały im mniej i więcej czasu niż oczekiwano;

(są one wykorzystywane do późniejszych przeglądów i analiz wydajności, ponieważ jest to cenny wgląd)

• Komunikuj się ze swoimi współpracownikami wyraźnie i bez żadnych barier;

(takich jak nieśmiałość, introwersja, ciągłe dyskusje itp.)

• Zajmij się rozpraszaniem uwagi i pracuj nad nimi samodzielnie lub z pomocą kierownika;
• Miej oko na zbliżające się terminy.

Pracownik jest traktowany jako pojedyncza jednostka, która ma swój własny nakład pracy do wykonania w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Indywidualne techniki zarządzania czasem i doskonalenia są pozostawione ich preferencjom, przy pomocy i wskazówkach kierownika.

Drużyny:

• Oprócz indywidualnych terminów i zadań zespoły mają do spełnienia nadrzędne terminy (kamienie milowe) i kryteria. Powinny to być suma wszystkich poszczególnych zadań.

(np. zespół marketingowy musi trafić 10 nowych postów na blogu w ciągu miesiąca, który jest dzielony między redakcję na ich indywidualne limity)

• Uzgodnij kod komunikacyjny;

(kiedy komunikują się przez czat, kiedy przez e-mail, kiedy powinni wysłać SMS-a lub zadzwonić, lub przyjść do czyjegoś biurka, aby omówić sprawy osobiście)

• Spotkania mają swój własny zestaw reguł, które zapewniają największą efektywność;

(limit czasowy określający, jak długo może trwać spotkanie, ile razy w tygodniu, o jakiej porze dnia, a także kto musi w nich uczestniczyć i przestrzegać harmonogramu).

• Przejrzyj ich zbiorcze wyniki, aby zidentyfikować problemy i sukcesy dotyczące zarządzania czasem i znaleźć sposoby na ulepszenie lub powtórzenie dobrych praktyk.

Zespoły składają się z wielu pracowników, ale wraz z nimi należy zająć się zarządzaniem czasem na większą skalę. Pewne praktyki zarządzania czasem będą uogólniane i stosowane przez cały zespół, niezależnie od indywidualnych preferencji. Podobnie zespół wspólnie wybiera wspólną płaszczyznę dotyczącą komunikacji, etykiety nadgodzin i przejrzystości obciążenia pracą. Nie będziesz patrzeć na wyniki każdej osoby, ale na wyniki zbiorcze, które będą zależeć od tego, jak dobrze współpracują członkowie zespołu.

4. Spraw, aby Twoje recenzje były znaczące

Nawet recenzje mają swoją własną etykietę. Nowoczesne procesy zarządzania wydajnością zalecają częste indywidualne spotkania z pracownikami w celu ponownej oceny celów, omówienia postępów i dalszych kroków. Oczywiście Twoja opinia na tych spotkaniach będzie musiała być jak najbardziej pouczająca i użyteczna.

Jako niewielką pomoc przygotowaliśmy listę rzeczy, o których możesz pamiętać podczas tych spotkań, a także pisemne uwagi.

1. Analizuj zarówno porażki, jak i sukcesy

Chociaż skupienie się tylko na negatywach i na tym, jak możesz się z nich uczyć, może być kuszące, może to być strasznie demotywujące. Ważna jest również analiza sukcesów.

Dowiedz się, co sprawiło, że niektóre wyniki okazały się tak skuteczne, i zidentyfikuj świetne praktyki. Być może niektórzy pracownicy okazali się świetnymi komunikatorami, więc ich metody mogą być przydatne dla innych, albo ktoś z łatwością poradził sobie z dużą presją terminów, a będziesz chciał ich wglądu w zarządzanie stresem.

To wszystko są wspaniałe możliwości uczenia się na sukcesach, tak samo jak patrzymy na nasze wpadki i widzimy, jak możemy zrobić lepiej. Pracuj nad analizowaniem dobrych praktyk, aby móc powtórzyć znakomite wyniki.

2. Powstrzymaj się od ogólnych informacji zwrotnych

Zawsze warto docenić wysiłek pracownika. Pamiętaj tylko, aby unikać wyrażeń takich jak:

• „Zauważyliśmy, że ostatnio ciężko pracujesz”,
• „Twoja etyka pracy jest dobra/wspaniała/godna podziwu”,

Lub jakiekolwiek inne ogólne oświadczenie, które faktycznie ujawni, że nie zwracałeś na nie uwagi. Jeśli uważnie śledziłeś czyjeś występy, znalezienie jednego lub dwóch przypadków, w których potencjalnie się wyróżnia, nie powinno być zbyt trudne. Zajęcie się konkretnymi sytuacjami jest bardziej wartościową, precyzyjną informacją zwrotną.

3. Sformułuj swoją krytykę

Krytyka musi być odpowiednio sformułowana, aby mogła się w niej zatopić. Jeśli dostarczysz ją słabo, istnieją tylko dwa sposoby:

• Pracownik przyjmuje postawę obronną, znajduje wymówki i zaczyna zagłębiać się w siebie jeszcze głębiej, zaczynając czuć się niepewnie lub
• Wyczuwa krytykę jako atak i najprawdopodobniej odrzuci ją, nie stosując żadnych nowych rad ani sugestii.

Współpracuj z przedstawicielem HR, aby znaleźć najlepszy sposób na podejście do każdego pracownika lub zespołu jako całości. Chociaż chcesz być bezpośredni i na temat, skontekstualizuj problem, poproś o opinię na ten temat i co zrobiliby inaczej z perspektywy czasu. Pokaż im, że jesteś po to, by pomagać, a nie osądzać.

4. Zaproponuj rozwiązania i sugestie

Celem tych spotkań jeden na jednego jest omówienie wyników pracownika, tego, czy będziesz musiał coś zmienić w jego celach i zadaniach oraz jak mogą poprawić się w przyszłości.

Kluczowym słowem jest dyskusja. Musi to być komunikacja dwukierunkowa.

Unikaj zrzucania wszystkich statystyk, danych i recenzji od innych menedżerów i współpracowników, a następnie pytaj, czy ta osoba ma jakieś pytania. Nie spiesz się, aby przejrzeć informacje i od czasu do czasu zatrzymuj się, aby umożliwić im również przemówienie. Pozwól im też zapytać o wszystko, czego chcą.

5. Staraj się nie być „dyrektorem”

Traktuj siebie nawzajem tak bardzo, jak tylko możesz. Może to być proces uczenia się, ale im więcej spróbujesz, tym łatwiej będzie. Kuszące może być dzielenie się swoim wieloletnim doświadczeniem i udzielanie wielu porad na stanowisku kierowniczym.

Może to tylko stworzyć przepaść między tobą a pracownikiem i sprawić, że poczują się zaganiani. Skoncentruj się na nich i ich wydajności, a swoją pozycję i wpływy trzymaj z boku.

6. Zadawaj pytania i angażuj się

Jak wspomnieliśmy wcześniej, niech spotkania powinny przebiegać dwukierunkowo.

Nie mów za dużo i za długo. Zapytaj o opinie, kiedy tylko możesz i zobacz, jak pracownicy otwierają się z czasem. Chcesz budować profesjonalną relację opartą na zaufaniu i otwartej komunikacji.

Tylko wtedy będą w pełni otwarci na informacje zwrotne, będą bardziej skłonni do poprawy, a nawet czekają na ocenę wyników. Niech te spotkania będą konwersacją, a nie zrzutem informacji.

Podsumowując

Zarządzanie wydajnością to proces wieloetapowy. Wiele firm zamieniło swoje roczne recenzje na ciągłe zarządzanie wydajnością, które oferuje. I choć może to brzmieć jak dużo pracy, jeśli wprowadzisz solidny system zarządzania wydajnością, stanie się on łatwy w obsłudze i opanowaniu. Wszystko, czego potrzebujesz, to przegląd tego, co należy naprawić w obecnym zarządzaniu, nowe ramy lub plan zarządzania wydajnością, solidny harmonogram, którego należy się trzymać, oraz dobra etykieta oceny wyników.