Kompletny przewodnik po przeniesieniu centrali PBX na VoIP

„Chcemy działać powoli, mając do czynienia z wieloma problemami technicznymi, a odpowiadanie na telefony klientów lub rozwiązywanie ich podstawowych problemów zajmuje wiele godzin”.

…powiedział, że to żaden interes, nigdy.

Kiedy klienci pokładają zaufanie i pieniądze w Twojej firmie, oczekują czegoś zupełnie odwrotnego. I to właśnie starają się zapewnić wielkie firmy – zarówno małe, jak i przedsiębiorstwa .

Jednak sposób, w jaki obecnie działają te firmy – często łączący pracę biurową z podejściem zdalnym i hybrydowym – naprawdę stanowi wyzwanie dla komunikacji biznesowej.

Jak możesz zapewnić, że Twoja komunikacja wewnętrzna i z klientami nadal przebiega sprawnie i skutecznie rozwiązuje problemy?

W przypadku konwencjonalnego systemu telefonicznego PBX nie jest to możliwe. Ale dzięki centrali PBX opartej na chmurze nieograniczone możliwości, ponieważ możesz dostosować ją dokładnie do potrzeb swojej firmy i stylu pracy.

Jeśli zastanawiasz się nad wymianą centrali PBX na system telefoniczny VoIP, ten przewodnik jest dla Ciebie.

Dlaczego firmy wymieniają systemy PBX

Prywatna centrala abonencka ( PBX ) działa w wewnętrznej sieci telefonicznej firmy. To jest potężne. Obsługuje połączenia do i ze świata zewnętrznego oraz zapewnia funkcje takie jak spersonalizowane powitania i przekierowywanie połączeń.

Jednak konfiguracja centrali PBX ma istotne ograniczenia. Im bardziej dynamiczna, elastyczna i nowoczesna jest Twoja firma, tym większą barierą staje się tradycyjna centrala PBX.

Oto, co sprawia, że ​​lokalny system telefoniczny jest kłopotliwy:

• Wysoki koszt konfiguracji: sprzęt, instalacja i przestrzeń, np. serwerownia, to spory wydatek. Konfiguracja centrali PBX kosztuje około 1000 USD na każdego użytkownika plus koszty sprzętu.
• Wyzwania związane z konserwacją: do rozwiązywania problemów potrzebny jest dyżurny lub wewnętrzny ekspert IT. Bieżące koszty systemu PBX mogą wynosić do 100 USD miesięcznie na każdego użytkownika.
• Ograniczona skalowalność, elastyczność i opcje aktualizacji: każdy nowy użytkownik wymaga dodania nowej fizycznej linii telefonicznej, a otwarcie nowych lokalizacji lub biur to duże i kosztowne przedsięwzięcie.
• Zależność od infrastruktury fizycznej: Wiele zmian, które chcesz wprowadzić w systemie telefonicznym PBX, wymaga obecności eksperta, a także potencjalnych przestojów.
• Brak integracji z nowoczesnymi narzędziami biznesowymi: Chcesz zintegrować się z CRM, narzędziem do webinarów lub aplikacją do czatu zespołowego? Pech.

Lepszy sposób? Ujednolicone podejście do komunikacji , które może zrobić wszystko — telefon służbowy, pocztę e-mail, wideo i współpracę w jednym miejscu i na dowolnym urządzeniu.

Zalety wyboru usługi telefonicznej VoIP

Wybranie rozwiązania opartego na chmurze sprawia, że ​​wszystko w Twoim firmowym systemie telefonicznym staje się lepsze, w tym:

Skalowalność i elastyczność

Czy potrzeby Twojej firmy w zakresie linii telefonicznych zmieniają się z biegiem czasu? Pomyśl: dodanie nowych linii telefonicznych dla nowych pracowników, zwiększenie wydajności call center w czasie wakacji i zmniejszenie ich po urlopie lub otwarcie nowych tymczasowych lub stałych lokalizacji i biur.

Dzięki chmurze PBX nie potrzebujesz dodatkowej infrastruktury fizycznej, nowych przewodów miedzianych ani konsultanta w Twojej lokalizacji. Wystarczy wprowadzić zmiany w panelu administratora systemu telefonicznego, aby można było skalować system telefoniczny w ciągu kilku godzin, a nie tygodni.

Oszczędności

Początkowe koszty hostowanej centrali PBX są niskie lub żadne, ponieważ jedyny potrzebny sprzęt to router internetowy i urządzenia podłączone do Internetu, takie jak laptopy i smartfony, a nie ogromne serwerownie lub telefony analogowe. Korzystanie z telefonów IP w systemie może być świetnym rozwiązaniem, ale jest opcjonalne.

Dodatkowo płacisz stabilną, przewidywalną miesięczną subskrypcję, która może wynosić zaledwie 25 USD miesięcznie na użytkownika, a Twój dostawca VoIP zajmuje się wszelkimi wymaganymi pracami konserwacyjnymi. Jest to rozwiązanie niewymagające użycia rąk i opłacalne.

Powiązany artykuł

Ile kosztuje biznesowy VoIP w 2023 roku?

Zaawansowane funkcje i integracje

Być może do tej pory byłeś zadowolony z podstawowych rozmów telefonicznych, ale VoIP wzbogaca je o funkcje połączeń, takie jak poczta głosowa na e-mail, automatyczna sekretarka, nagrywanie rozmów, zaawansowane zarządzanie połączeniami, przekierowywanie i wiele więcej. Dostępna jest także dodatkowa oferta kanałów, takich jak wideokonferencje i wiadomości SMS.

Umożliwia także integrację telefonii z zaawansowanymi narzędziami, z których już korzystasz, takimi jak platforma pomocy technicznej, narzędzie CRM lub platforma współpracy. Zamiast przeskakiwać z jednego narzędzia do drugiego w celu rejestrowania rozmów z klientami, wszystko dzieje się automatycznie.

Mobilność i praca zdalna

Czy masz pracowników, którzy pracują z domu lub regularnie podróżują? VoIP umożliwia każdemu pracownikowi Twojej firmy dostęp do systemu telefonicznego, niezależnie od tego, gdzie ma połączenie z Internetem.

Dzieje się tak dzięki softphoneowi : aplikacji mobilnej, która umożliwia wykonywanie i odbieranie połączeń z Twojego firmowego numeru telefonu.

W ten sposób możesz kontynuować rozmowę z klientami lub współpracę wewnętrzną bez chwili tarcia.

Niezawodność i dyspozycyjność

Telefonia oparta na chmurze jest bezpieczna i niezawodna. Na przykład sieć Nextiva opiera się na wielu centrach danych klasy operatorskiej — jeśli wystąpi problem z jednym z nich, pozostałe są dostępne, aby Twój system telefoniczny mógł działać bezproblemowo niezależnie od tego.

Szyfrowanie połączeń, najwyższe standardy bezpieczeństwa i całodobowy monitoring zapewniają dostępność na poziomie 99,999%. Dzięki VoIP nigdy nie przegapisz kontaktu z klientami.

Kompletna lista kontrolna migracji PBX

Skuteczny plan wymiany centrali PBX składa się z czterech etapów:

• Etap 1: Planowanie przedmigracyjne
• Etap 2: Przygotowania techniczne
• Etap 3: Migracja
• Etap 4: Po migracji

Omawiamy każdy krok, który należy wykonać na każdym etapie, aby płynnie przejść z systemu telefonicznego PBX na oparty na chmurze system Voice over IP.

Etap 1. Planowanie systemu telefonicznego przed migracją

Na etapie planowania masz do wykonania trzy podstawowe zadania. Być może masz już przewagę nad modernizacją systemu telekomunikacyjnego swojej firmy.

Lista wymagań, których potrzebujesz w systemie telefonicznym

Aby wybrać odpowiednią dla siebie usługę telefonii służbowej , zacznij od listy potrzebnych usług, aby później dopasować ją do dostawcy oferującego te funkcje.

• Liczba linii i numerów wewnętrznych: Ilu masz pracowników, którzy potrzebują własnej linii telefonicznej? A co z działami i konkretnymi numerami wewnętrznymi dla każdego z nich?
• Niezbędne funkcje komunikacyjne: uwzględnij minuty krajowe i międzynarodowe, połączenia telefoniczne w jakości HD, automatyczną sekretarkę, przekierowywanie połączeń, funkcje poczty głosowej, sprawdzanie i nagrywanie połączeń, przekazywanie połączeń oraz niestandardową muzykę podczas oczekiwania.
• Integracja narzędzi biznesowych: wypisz typy narzędzi i konkretnych dostawców, których chcesz zintegrować z nowym systemem telefonicznym. Na przykład, jeśli potrzebujesz integracji z CRM, zwróć uwagę, czy jest to Salesforce, HubSpot, czy coś innego. Zastosuj to samo podejście do narzędzi pomocy technicznej, produktywności i współpracy.

Określ swój budżet i koszty, jakie poniesiesz

Migracja do systemu telefonicznego w chmurze, czyli sama konfiguracja, nie będzie dużym wydatkiem. Nie potrzebujesz godzin pracy technika. W przypadku większości dostawców wystarczy, że dostawca udostępni Ci dane konta i przeniesie istniejące numery lub utworzy nowe.

Jeśli jeszcze ich nie masz, oto co może zwiększyć Twoje koszty VoIP : wysokiej jakości połączenie szerokopasmowe, porty Ethernet, adaptery i telefony IP (jeśli ich potrzebujesz).

W tym momencie poświęć trochę czasu na sprawdzenie, ile już na bieżąco płacisz za system telefoniczny PBX, prawdopodobnie około 100 USD na użytkownika miesięcznie, plus wszelkie regularne konserwacje i sprzęt, który będziesz musiał z czasem wymieniać.

Porównaj to z opłatami, jakie większość dostawców usług VoIP pobiera miesięcznie za użytkownika, zazwyczaj od 30 do 50 dolarów za bogaty zestaw funkcji.

Skorzystaj z tych informacji, aby oszacować koszty początkowe i potrzebny budżet miesięczny.

Zbadaj i wybierz idealnego usługodawcę

Przeprowadź badania, aby znaleźć dostawcę odpowiadającego Twoim potrzebom i budżetowi.

Najlepsze opcje na rynku znajdziesz w witrynach z recenzjami, takich jak GetVoIP, G2 i Trustpilot. Przeanalizuj witrynę internetową każdego dostawcy i zwróć uwagę na:

• Oferowane funkcje: Zawierają podstawowe funkcje i opcjonalne dodatki
• Ceny: jak się zmieniają w zależności od potrzebnych funkcji, wybranej częstotliwości płatności i liczby użytkowników
• Istniejący numer telefonu: czy przeniosą Twój obecny numer, abyś mógł z niego korzystać bez zakłóceń
• Umowa SLA: Umowa dotycząca poziomu usług dostawcy i średni czas sprawności

Na koniec przeanalizuj recenzje klientów podobnych do Ciebie — z tej samej branży, podobnej wielkości i potrzeb porównywalnych do Twoich — aby zawęzić wybór dostawcy VoIP.

Powiązany artykuł

Recenzje Nextiva: Co mówi ponad 8400 zweryfikowanych recenzji klientów

Etap 2: Przygotowanie sieci i środowiska

Oto, co liczy się na etapie przygotowania technicznego:

Przeprowadź ocenę sieci

Twój system telefoniczny VoIP nie będzie działał bez połączenia z Internetem. I to nie byle jakiego — potrzebujesz szybkiego połączenia szerokopasmowego o przepustowości co najmniej 100 kb/s dla każdej linii telefonicznej, przesyłania i pobierania.

Dla większości dostawców usług internetowych wysokiej jakości powinno to być proste, ale poświęć trochę czasu, aby sprawdzić u swojego dostawcy usług telekomunikacyjnych liczbę linii telefonicznych, których potrzebujesz obecnie, oraz liczbę, do której możesz wzrosnąć w przyszłości.

Pamiętaj także o wdrożeniu Quality of Service (QoS), czyli metody, która nadaje priorytet ruchowi sieciowemu przechodzącemu przez router. VoIP może ucierpieć z powodu przeciążenia sieci i drgań , powodując echa, opóźnienia i zrywane połączenia.

Chcesz, aby Twoje ustawienia nadawały priorytet ruchowi głosowemu. Oto, co musisz wiedzieć:

Podejmij odpowiednie środki bezpieczeństwa

Każda rozmowa telefoniczna, czy to z klientem, czy współpracownikiem, musi być szyfrowana. W przeciwnym razie potencjalnie narażasz swoją firmę na naruszenie bezpieczeństwa danych, phishing, spam i złośliwe oprogramowanie, a także spadek zaufania klientów.

Kluczowe środki bezpieczeństwa VoIP obejmują zgodność z SOC 2 (w zakresie prywatności, bezpieczeństwa, dostępności i integralności danych), zgodność z PCI (w przypadku płatności kartami) oraz ISO/IEC 20071 (w zakresie zagrożeń bezpieczeństwa).

Potrzebujesz także szyfrowania połączeń zgodnie ze standardami, takimi jak Transport Layer Security i Secure Real-Time Transport Protocol, które chronią wszystkie Twoje połączenia przed przechwyceniem.

A jeśli pracujesz ze szczególnie wrażliwymi danymi, takimi jak dane pacjenta, upewnij się, że wybrany dostawca jest zgodny z ustawą HIPAA.

Przetestuj każdą integrację, z której chcesz skorzystać

Na etapie planowania zidentyfikowałeś narzędzia, z którymi chcesz zintegrować swoją usługę VoIP. Nadszedł czas, aby przetestować te integracje.

Na przykład, jeśli integrujesz usługę telefoniczną z CRM, takim jak HubSpot, sprawdź, czy informacje od Twojego dostawcy VoIP płynnie trafiają do HubSpot i odwrotnie. Jeśli nie, porozmawiaj ze swoim dostawcą, aby znaleźć rozwiązania i sprawdzić, czy na dłuższą metę może to stanowić problem.

Chcesz mieć pewność, że wszystko działa sprawnie, aby móc polegać na swoim dostawcy przez wiele lat.

Etap 3. Konfiguracja systemu telefonicznego

Z technicznego punktu widzenia etap migracji nie znajduje się na Twojej liście rzeczy do zrobienia — oto kroki, które wykona za Ciebie usługodawca.

Mimo to warto wiedzieć, co nas czeka; te kluczowe procesy będą miały miejsce na tym etapie procesu wymiany centrali PBX.

Utwórz kopię zapasową wszystkich konfiguracji centrali PBX, poczty głosowej i wszystkich istotnych danych

Nie chcesz zaczynać od zera ze swoim nowym systemem komunikacji.

Nie ma nic gorszego niż świadomość, że istnieje numer telefonu, notatka, poczta głosowa lub ustawienie już wprowadzone, a potem zdajesz sobie sprawę, że już ich nie masz.

Taki scenariusz spowalnia Twoją pracę, sprawia, że ​​klienci dłużej czekają na Twoje wsparcie i jest frustrujący dla wszystkich zaangażowanych.

Udokumentuj swoją istniejącą konfigurację centrali PBX najlepiej jak potrafisz, aby później nie zgadywać. Dlatego właśnie solidny dostawca zapewni, że będziesz mógł rozpocząć pracę dokładnie tam, gdzie została przerwana przy poprzedniej konfiguracji centrali PBX.

Przenieś swoje dotychczasowe numery telefonów do nowej usługi telefonicznej

Przenoszenie numerów to proces przenoszenia istniejących numerów telefonów między poprzednim operatorem a usługodawcą na nowego.

Dla Ciebie oznacza to, że będziesz musiał udowodnić, że jesteś właścicielem numerów, które chcesz przenieść. Specjaliści Twojego dostawcy ds. przenoszenia będą następnie współpracować z przewoźnikami, aby upewnić się, że wszystko przebiegnie prawidłowo.

Porozmawiaj ze swoim dostawcą, aby przetestować istniejące numery po ich przeniesieniu, aby sprawdzić, czy działają i działają bezbłędnie — chcesz mieć pewność, że Twoi klienci nie wpadną w ślepy zaułek, kontaktując się z Tobą.

Powiązany artykuł

Co to jest bezpośrednie wybieranie wewnętrzne (DID) i czy jest potrzebne?

Skonfiguruj konfigurację systemu tak, aby odpowiadała Twoim potrzebom i przepływom pracy

Sprawdź dokładnie, jak skonfigurowany jest system telefoniczny i czy spełnia wymagania.

Może to obejmować:

• Schemat numeracji numerów wewnętrznych dla każdej lokalizacji lub działu.
• Numery bezpłatne dla klientów spoza lokalnych lokalizacji w kluczowych geolokalizacjach.
• Zaawansowane przekierowywanie połączeń i przepływ połączeń w oparciu o godziny pracy, menu, numery wewnętrzne lub działy.
• Skrzynki odbiorcze poczty głosowej, w tym powitania, przekazywanie, poczta głosowa na e-mail i poczta głosowa na tekst.
• Niestandardowa muzyka dla rozmówców zawieszonych, oczekujących w kolejce lub przenoszonych.

W ten sposób zapewnisz sobie możliwość uruchomienia nowego systemu telefonicznego od pierwszego dnia — bez żadnych problemów i frustracji klientów.

Szkoluj i wzmacniaj swoich pracowników

Najlepsze narzędzie biznesowe to to, z którego faktycznie korzystasz regularnie.

Dlatego musisz się upewnić, że wszyscy pracownicy są zaznajomieni z nowym systemem telefonicznym i czują się komfortowo w nim korzystając.

Można to zapewnić na dwa główne sposoby:

• Prowadź ukierunkowane sesje szkoleniowe , które podkreślają kluczowe funkcje i funkcjonalności Twoich nowych telefonów i aplikacji. Gdy pracownicy będą wiedzieć, do czego zdolny jest Twój system, będą mogli w pełni go wykorzystać i wydajnie pracować.
• Zapewnij dostęp do bazy wiedzy zawierającej zasoby, przewodniki i samouczki, do wykorzystania w przyszłości. Polegaj w tym na swoim dostawcy — na przykład centrum pomocy Nextiva zawiera mnóstwo filmów i przewodników dotyczących różnych funkcji, urządzeń i celów.

Etap 4: Uruchomienie systemu telefonicznego VoIP po migracji

Oto ostatnie zadania do wykonania po zakończeniu migracji centrali PBX:

Dokładnie przetestuj funkcje zarządzania połączeniami

Przeprowadź dokładne testowanie wszystkiego, co dla Ciebie ważne, dzięki nowej usłudze telefonicznej.

Może to obejmować:

• Wykonywanie jednoczesnych rozmów telefonicznych w celu zapewnienia wyraźnego dźwięku wysokiej jakości nawet w okresach zwiększonego ruchu
• Wywoływanie różnych numerów wewnętrznych i numerów telefonów w różnym czasie, aby sprawdzić, czy połączenia przebiegają zgodnie z oczekiwaniami
• Sprawdzenie , czy integracje narzędzi biznesowych działają w obie strony
• Pozostawiam testowe wiadomości głosowe, aby upewnić się, że skrzynka odbiorcza i przekazywanie poczty głosowej działają
• Przetestuj połączenia routingowe, aby potwierdzić, że działa poprawnie

Monitoruj wydajność systemu i optymalizuj w razie potrzeby

Przeprowadzaj regularne testy wydajności, takie jak test szybkości, aby stworzyć optymalne warunki dla wysokiej jakości połączeń głosowych. Wszelkie problemy z siecią, mniejsza przepustowość niż oczekiwano lub mniej niż idealne ustawienia sieci mogą mieć wpływ na satysfakcję klienta.

Dzięki Nextiva Speed ​​Test możesz sprawdzić:

• Czas oczekiwania
• Prędkość pobierania i wysyłania
• Utrata pakietów
• Drganie

Jeśli prędkość każdej linii telefonicznej jest mniejsza niż co najmniej 100 kb/s, utrata pakietów przekracza 0%, ping przekracza 70 ms lub wahania wynoszące ponad 70 ms, warto skontaktować się ze swoim dostawcą usług internetowych. Może się również opłacić sprawdzenie konfiguracji QoS

Zbieraj opinie na temat nowego systemu od pracowników

Proaktywnie staraj się uzyskać od pracowników opinie na temat nowego systemu i ich doświadczeń z nim.

Wyślij ankietę zawierającą pytania takie jak:

• Z jakich funkcji korzystałeś do tej pory?
• Z jakich funkcjonalności korzystasz na co dzień?
• Czy napotkałeś jakieś problemy lub wyzwania związane z nowym systemem telefonicznym?
  • Jeśli tak, czy udało Ci się rozwiązać problem samodzielnie i/lub z pomocą zespołu wsparcia dostawcy?
• Czy brakuje Ci możliwości systemu telefonicznego sprzed migracji?
• Czy potrafisz na bieżąco i sprawnie prowadzić swoją komunikację?

Skorzystaj z tych odpowiedzi, aby opracować potencjalne ulepszenia i wygenerować przyszłe ankiety po upływie dłuższego czasu.

Zapewnij stałe wsparcie ze strony swojego dostawcy dla wszystkich pracowników

Twój biznesowy dostawca VoIP powinien oferować wsparcie tak dobrze, abyś nigdy nie musiał się martwić o poszczególnych pracowników borykających się z problemem związanym z usługą.

Podczas szkolenia i na bieżąco jasno informuj swój zespół o najlepszych sposobach uzyskania wsparcia i standardach, jakich można się po nim spodziewać.

Najlepsi dostawcy dbają o to, abyś zawsze był zadowolony z ich usług, nie tylko podczas konfiguracji i wdrażania — ich obsługa klienta powinna to odzwierciedlać.

Podejście Nextiva do obsługi klienta nazywa się Niesamowita obsługa — dbamy o to, aby nasza technologia po prostu działała. Jeśli jednak zajdzie potrzeba skontaktowania się z nami, my się wszystkim zajmiemy.

Ciągła obsługa w białych rękawiczkach to sposób, w jaki nasi klienci mogą wygrywać za każdym razem.

Lista kontrolna migracji PBX do VoIP

Etap 1. Planowanie migracji centrali

• Wypisz wszystko, czego potrzebujesz ze swojego systemu telefonicznego
• Określ swój budżet i koszty, jakie poniesiesz
• Zbadaj i wybierz idealnego usługodawcę

Etap 2. Przygotowanie sieci i środowiska

• Przeprowadź ocenę sieci
• Podejmij odpowiednie środki bezpieczeństwa
• Przetestuj każdą integrację, z której chcesz skorzystać

Etap 3. Konfiguracja systemu telefonicznego

• Utwórz kopię zapasową wszystkich konfiguracji centrali PBX, poczty głosowej i wszystkich istotnych danych
• Przenieś swój dotychczasowy numer telefonu do nowej usługi telefonicznej
• Skonfiguruj konfigurację systemu w sposób odpowiadający Twoim potrzebom i przepływowi pracy
• Szkoluj i wzmacniaj członków swojego zespołu

Etap 4. Uruchomienie systemu telefonii VoIP

• Dokładnie przetestuj każdą funkcję zarządzania połączeniami
• Monitoruj wydajność systemu i optymalizuj w razie potrzeby
• Zbieraj opinie na temat nowego systemu od pracowników
• Zapewnij ciągłe wsparcie ze strony swojego dostawcy

Migracje telekomunikacyjne są łatwe dzięki Nextiva

Inteligentne i ambitne firmy wiedzą, że czas dla ich starego systemu PBX dobiega końca. Pragną nowoczesnej, elastycznej usługi telefonicznej, która rozwija się i dostosowuje do ich potrzeb.

Weź to od Shelby American, kiedy przeniosła swój system telefoniczny PBX do chmury. Chcieli poprawić jakość obsługi klienta, usprawnić komunikację w zespole i uprościć typowe funkcje administracyjne.

Migracja centrali PBX firmy przebiegła szybko i bezproblemowo, a połączenia, na których w dużym stopniu polegała, aby utrzymać funkcjonowanie swojej firmy, przychodziły bezproblemowo — nawet przy rosnącym zapotrzebowaniu klientów.

To jest klucz: wybrać dostawcę, który pomoże Ci wymienić system PBX, prowadząc Cię na każdym kroku.

Przekonasz się o tym, wybierając usługę telefonii biznesowej Nextiva. Porzucisz problemy związane z centralą PBX w przeszłości i będziesz komunikować się mądrzej w teraźniejszości i przyszłości.