Zrozumienie podatków od wynagrodzeń i kto jest zobowiązany do ich zapłaty

Oprócz zarządzania różnymi wydatkami niezbędnymi do prowadzenia firmy, takimi jak listy płac, opłaty prawne, zakupy zapasów i inne, każdy pracodawca ma obowiązek płacić podatki rządowi.

Podatki te, powszechnie znane jako „podatki od wynagrodzeń”, ponieważ opierają się na wynagrodzeniach pracowników, są obowiązkową składką na rzecz władz federalnych, stanowych, a czasem nawet lokalnych.

Jako pracodawca będziesz musiał potrącać pewną kwotę pieniędzy z wynagrodzenia pracownika i płacić podatki za każdego pracownika, który dla ciebie pracuje. W tym samym czasie będziesz musiał również zapłacić swoją część podatków.

Jeśli koncepcja podatków od wynagrodzeń jest dla Ciebie myląca i nie masz pewności, jakie są Twoje obowiązki jako podatnika, bądź na bieżąco.

W tym poście na blogu:

• Zdefiniuj czym są podatki od wynagrodzeń i co zawierają,
• Poinformuj Cię, jakie podatki od wynagrodzeń musisz płacić jako pracodawca, oraz
• Wyjaśnij, jak obliczyć podatek od wynagrodzeń i podaj kilka przykładów.

Zaczynajmy.

Czym są podatki od wynagrodzeń?

Według Congressional Research Service „ podatek od wynagrodzeń jest zasadniczo podatkiem nakładanym na płace lub zarobki pracowników”.

Innymi słowy, kiedy pracownik otrzymuje wynagrodzenie, pracodawca potrąca pewną kwotę pieniędzy z wynagrodzenia pracownika i płaci podatki rządowi.

Ale pracodawcy mają również swój własny udział w podatkach od wynagrodzeń, które muszą zapłacić, które nie są odliczane od wynagrodzenia brutto pracownika. Oznacza to, że potrącenia te nie są pobierane z wynagrodzeń pracowników, a pracodawca opłaca je z własnej kieszeni.

Podatki od wynagrodzeń — zarówno udział pracownika (podatki potrącane z wypłaty), jak i udział pracodawcy w tych podatkach — są wykorzystywane do finansowania:

• Wydatki rządowe na sprzęt wojskowy, badania, edukację itp.,
• Programy ubezpieczeń społecznych, takie jak Ubezpieczenia Społeczne i Medicare,
• Programy ubezpieczeń od utraty pracy,
• Infrastruktura lokalna i nie tylko.

Termin „podatki od wynagrodzeń” jest pojęciem szerszym, obejmującym zarówno podatki od wynagrodzeń pracowników, jak i podatki od wynagrodzeń pracodawców. Aby wyjaśnić różnicę między każdym z tych terminów, wyjaśnimy:

• Podatek od wynagrodzeń pracowników,
• Podatek od wynagrodzeń pracodawcy i
• Podatek od wynagrodzeń w szczegółach.

Jaka jest różnica między: podatkami od wynagrodzeń pracowników, podatkami od wynagrodzeń pracodawców i podatkami od wynagrodzeń?

Zanim zajmiemy się podatkami od wynagrodzeń pracowników i pracodawców, wróćmy na chwilę do terminu „podatki od wynagrodzeń”.

Termin „ podatki od wynagrodzeń ” jest terminem ogólnym, który obejmuje wszystkie podatki płacone przez pracodawców i pracowników władzom federalnym, stanowym i lokalnym. Podatki od wynagrodzeń są na ogół oparte na wynagrodzeniach pracowników, to znaczy są obliczane jako procent wynagrodzenia, które pracodawca przekazuje swoim pracownikom.

Podatki od wynagrodzeń obejmują:

• Podatek od wynagrodzeń pracowników i
• Podatek od wynagrodzeń pracodawcy.

Podatki od wynagrodzeń pracowników to podatki potrącane przez pracodawcę i wpłacane do IRS w imieniu pracownika, i obejmują:

• Podatek federalny od przychodów,
• podatki FICA (Ubezpieczenia Społeczne i Medicare),
• państwowy podatek dochodowy,
• Podatki od samozatrudnienia (dotyczy to tylko osób samozatrudnionych) oraz
• Wszelkie lokalne podatki, które pracownicy mogą płacić w zależności od miasta lub hrabstwa, w którym mieszkają (niektóre stany nie nakładają lokalnych, a nawet stanowych podatków dochodowych).

Podatki od wynagrodzeń pracodawców to podatki płacone wyłącznie przez pracodawców i obejmują:

• Federalny podatek od bezrobocia (FUTA),
• podatki FICA i
• Stanowy podatek od bezrobocia (z pewnymi wyjątkami, takimi jak Alaska, New Jersey i Pensylwania, gdzie pracownicy również wpłacają składki na stanowy podatek od bezrobocia).

Kto płaci podatki od wynagrodzeń, pracownik czy pracodawca?

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą płacić określoną część podatków.

W większości przypadków pracodawca jest tym, który wstrzymuje określoną kwotę pieniędzy z wynagrodzenia pracownika i płaci podatki rządowi w imieniu pracownika. Jednak w niektórych przypadkach, na przykład, jeśli jesteś samozatrudniony, masz dodatkowe zobowiązania podatkowe, takie jak podatek od samozatrudnienia (SE).

Ponadto niektóre podatki od wynagrodzeń, takie jak podatki wykorzystywane do finansowania programów ubezpieczeń społecznych (Ubezpieczeń Społecznych i Medicare), są płacone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika i dzielą się nimi 50/50.

W skrócie możemy stwierdzić, co następuje:

• Niektóre podatki od wynagrodzeń są płacone wyłącznie przez pracowników (są one pobierane z ich wypłat),
• Niektóre podatki od wynagrodzeń są płacone wyłącznie przez pracodawców, z ich własnego budżetu i
• Niektóre podatki od wynagrodzeń są dzielone równo między pracodawcę i pracownika.

Co obejmuje podatek od wynagrodzeń pracodawcy?

Jak się dowiedzieliśmy, pracodawcy mają pewne obowiązki, jeśli chodzi o płacenie podatków. Oprócz podatków, które płacą w imieniu pracowników, mają również swój własny udział w podatkach, które są zobowiązani płacić – podatki od wynagrodzeń pracodawcy.

Rozbijmy podatki od wynagrodzeń pracodawcy i wyjaśnijmy każdy z nich.

Podatek ZUS

Podatek na ubezpieczenie społeczne jest jednym z dwóch podatków federalnej ustawy o składkach na ubezpieczenie (FICA).

Według IRS, ubezpieczenie społeczne składa się z „podatków na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i rentowe”. Ten podatek od wynagrodzeń jest wykorzystywany do zapewnienia miesięcznych środków na pomoc pracownikom i członkom ich rodzin w uzyskaniu dochodów w przypadku:

• Emerytura,
• Niepełnosprawność lub
• Śmierć.

Obecna stawka podatku na ubezpieczenie społeczne wynosi 6,2% wynagrodzenia pracownika dla pracodawcy.

Ponownie, jak wyjaśnia IRS, maksymalna kwota wynagrodzenia pracownika, która podlega podatkom na ubezpieczenie społeczne w ciągu roku, wynosi 160 200 USD. Jest to również nazywane limitem podstawy płacy.

Podatek Medicare

Jak wspomnieliśmy, podatek Medicare podlega podatkom federalnej ustawy o składkach na ubezpieczenie (FICA).

Podatek Medicare, znany również jako „podatek od ubezpieczenia szpitalnego”, służy do finansowania kosztów opieki szpitalnej i hospicyjnej nad seniorami lub osobami niepełnosprawnymi, odpowiedniej opieki w placówce opiekuńczej i innych.

Obecna stawka podatku dla Medicare wynosi 1,45% wynagrodzenia pracownika dla pracodawcy.

Podatek Medicare nie ma limitu podstawy wynagrodzenia .

Federalny podatek od bezrobocia

Federalna ustawa o podatku od bezrobocia (FUTA) to prawo federalne, które nakłada podatek wykorzystywany do finansowania świadczeń dla pracowników, którzy stracili pracę.

Według Urzędu Skarbowego federalna stawka podatku od bezrobocia wynosi 6,0% . Pracodawca jest zobowiązany do zapłacenia podatku w wysokości 6,0% z pierwszych 7 000 USD wypłaconych jako wynagrodzenie każdemu pracownikowi w ciągu roku.

Mimo to federalna stawka podatku od bezrobocia waha się od 0,6% do 6,0%, w zależności od tego, ile pracodawca płaci stanowego podatku od bezrobocia. Jeśli pracodawca zapłacił stanowe podatki od bezrobocia w całości i jeśli zrobił to przed terminem wypełnienia formularza 940, który wcześniej złożył, może uzyskać prawo do maksymalnie 5,4% ulgi, w którym to przypadku stawka podatku FUTA po tej ulgi wyniesie 0,6% .

Stanowy podatek od bezrobocia

Podobnie jak federalna ustawa o podatku od bezrobocia (FUTA), stanowa ustawa o podatku od bezrobocia (SUTA) to ustawa, która nakłada podatki na finansowanie kosztów państwowych świadczeń z tytułu ubezpieczenia od bezrobocia w USA.

Krótko mówiąc, główna różnica między federalnym podatkiem od bezrobocia (FUTA) a stanowym podatkiem od bezrobocia (SUTA) polega na tym, że SUTA nakłada podatki na poziomie stanowym.

Według Departamentu Pracy Stanów Zjednoczonych każdy stan USA ma własne przepisy, które określają stanowe stawki podatku od ubezpieczenia od bezrobocia dla każdego stanu.

Co obejmuje podatek od wynagrodzeń pracowników?

Podatki od wynagrodzeń pracowników to podatki, które pracodawca potrąca z wynagrodzeń pracowników i płaci w imieniu pracownika.

Aby zobaczyć, które podatki od wynagrodzeń są płacone przez pracownika, podamy i wyjaśnimy każdy z tych podatków.

Podatek ZUS

Oprócz płacenia własnej części podatku na ubezpieczenie społeczne, pracodawca musi również potrącać taką samą kwotę tych podatków z wynagrodzenia pracownika. Obecna stawka podatku dla ZUS wynosi:

• 6,2% udziału pracodawcy i
• 6,2% udziału pracowniczego.

Podatek Medicare

To samo dotyczy podatku Medicare. Zarówno pracodawca, jak i pracownik płacą taką samą kwotę podatków Medicare. Obecna stawka podatku dla Medicare wynosi:

• 1,45% udziału pracodawcy i
• 1,45% udziału pracowniczego.

Ponadto, jak dodaje IRS, osoby samozatrudnione, które zarabiają ponad 200 000 USD rocznie, są zobowiązane do zapłaty dodatkowych 0,9% podatków Medicare.

Podatek federalny od przychodów

Federalny podatek dochodowy jest oparty na wynagrodzeniu pracownika uzyskanym w okresie rozliczeniowym oraz informacjach określonych w formularzu W-4 pracownika, znanym również jako „Zaświadczenie o potrąceniu podatku przez pracownika”.

Kiedy pracownik wypełni formularz W-4 i przekaże go pracodawcy, pracodawca będzie mógł obliczyć odpowiednią kwotę podatków, które musi pobrać z wypłaty pracownika.

Według IRS federalne podatki dochodowe są wykorzystywane do finansowania:

• system obronny USA,
• Różne programy społeczne,
• organy ścigania,
• Utrzymanie infrastruktury kraju i inne.

Państwowy podatek dochodowy

Stanowe zasady potrącania podatku różnią się w zależności od stanu.

Większość stanów USA ma stanowy podatek dochodowy i własne stawki podatku dochodowego.

Według rządu USA, jeśli pracownik mieszka w stanie, w którym obowiązuje podatek dochodowy, wysokość stanowego podatku dochodowego, jaki będzie musiał zapłacić, zależy od:

• Ich dochody i
• Stawka podatkowa tego stanu.

Z drugiej strony jest 9 stanów USA, które nie mają podatku dochodowego:

• Alaska,
• Floryda,
• Nevada,
• Południowa Dakota,
• Tennessee,
• Teksas,
• Wyoming,
• New Hampshire i
• Waszyngton.

W tych stanach jedynym obowiązującym potrąceniem jest potrącenie podatku federalnego.

Lokalny podatek dochodowy

Wszelkie podatki lokalne, które pracownicy mogą płacić, zależą od miasta lub hrabstwa, w którym mieszkają.

W większości przypadków pracodawca potrąca lokalny podatek dochodowy z wypłaty pracownika i przekazuje go samorządowi lokalnemu. Jednak w stanie Kolorado w 5 miastach obowiązuje podatek zwany „podatkiem od przywilejów zawodowych”, który wymaga od pracodawców płacenia lokalnych podatków.

Te miasta to:

• Zorza polarna,
• Denver,
• Glendale,
• Wioska Greenwood i
• Sheridan.

Lokalny podatek dochodowy służy do świadczenia różnych usług publicznych, takich jak:

• Edukacja,
• remonty dróg,
• Konserwacja śmieci i tym podobne.

W jaki sposób pracodawca może obliczyć podatki od wynagrodzeń, które musi zapłacić (+ przykłady)?

Teraz, gdy wyjaśniliśmy podatki od wynagrodzeń pracodawcy i podatki od wynagrodzeń pracowników, pokażemy Ci, jak obliczyć całkowite podatki od wynagrodzeń, które musisz zapłacić rządowi, wykonując następujące kroki.

Krok 1: Oblicz potrącenie federalne swojego pracownika

Federalne potrącenie pracownika zależy głównie od:

• Ich dochód podlegający opodatkowaniu i status zgłoszenia oraz
• Inne informacje, które podają w formularzu W-4, które omówimy w dalszej części tego podtytułu.

Dochód podlegający opodatkowaniu to kwota dochodu pracownika podlegająca opodatkowaniu. Status zgłoszenia pracownika może być:

• Pojedyncze zgłoszenia,
• Małżeństwo rozlicza się osobno,
• Małżonkowie rozliczający się wspólnie,
• Głowa gospodarstwa domowego i
• Kwalifikująca się wdowa (wdowa) z dzieckiem na utrzymaniu.

Niektórzy podatnicy, których współmałżonkowie zmarli, mogą kwalifikować się do korzystania ze statusu uprawnionego wdowca z dzieckiem na utrzymaniu. Oznacza to, że jeśli nie zawarli ponownie związku małżeńskiego, mogą kwalifikować się do wspólnych stawek podatku zwrotnego (co może skutkować niższym podatkiem) i korzystać z nich przez dwa lata po roku śmierci współmałżonka.

Aby określić federalny podatek dochodowy pracownika, skorzystaj z systemu przedziałów płac IRS.

Jak stwierdza IRS, Stany Zjednoczone mają 7 federalnych przedziałów podatkowych:

• 10%,
• 12%,
• 22%,
• 24%,
• 32%,
• 35% i
• 37%.

Aby obliczyć federalne potrącenie pracownika, najpierw musisz określić przedział podatkowy swojego pracownika.

Spójrz na poniższe tabele:

PRZEDZIAŁY PODATKOWE DLA JEDNORAZOWYCH NA 2023 R

MAŁŻEŃCY SKŁADAJĄ ODDZIELNIE PRZEDZIAŁY PODATKOWE NA 2023 R

MAŁŻEŃCY SKŁADAJĄ WSPÓLNE PRZEDZIAŁY PODATKOWE NA 2023 R

PRZEWODNIKI PODATKOWE GOSPODARSTW DOMOWYCH NA 2023 R

Załóżmy na przykład, że twoja pracownica Sarah jest samotnym podatnikiem, którego roczny dochód wynosi 38 000 USD. Zgodnie z tym Sarah musi zapłacić 10% z pierwszych 11 000 $ swojego dochodu, a pozostała część jej dochodu jest opodatkowana stawką 12%.

Jest to progresywny system podatkowy, co oznacza, że ​​im więcej zarabiasz, tym wyższy podatek będziesz musiał zapłacić.

Inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu federalnego potrącenia pracownika, to:

• Wiele korekt pracy,
• Kwota kredytów,
• Odliczenia i
• Wszelkie dodatkowe potrącenia podatku u źródła, o które może poprosić Twój pracownik.

Po ustaleniu przedziału podatkowego Sarah i uwzględnieniu innych czynników z jej formularza W-4, będziesz wiedział, ile potrącać z jej wypłaty.

Krok 2: Oblicz podatki FICA swoje i swojego pracownika

Aby obliczyć część podatków FICA przypadającą na pracownika, należy pomnożyć jego wynagrodzenie brutto przez stawki podatkowe na Ubezpieczenia Społeczne i Medicare.

Na przykład, jeśli Twój pracownik zarabia 800 USD w tygodniowym okresie rozliczeniowym, jego podatek na ubezpieczenie społeczne zostanie obliczony w następujący sposób:

800 USD wynagrodzenia pracownika x stawka podatku na ubezpieczenie społeczne w wysokości 6,2% = 49,60 USD podatku na ubezpieczenie społeczne, który należy potrącić z wypłaty

Ta sama zasada ma zastosowanie, jeśli chcesz obliczyć, ile musisz potrącić z tytułu ich części podatku Medicare:

800 USD wynagrodzenia pracownika x stawka podatku Medicare w wysokości 1,45% = 11,60 USD podatków Medicare, które należy potrącić z wypłaty

Ponieważ stawki podatkowe na Ubezpieczenia Społeczne i Medicare są takie same dla pracodawcy i pracownika, będziesz postępować zgodnie z tym samym procesem przy obliczaniu swojego udziału w podatkach na Ubezpieczenia Społeczne i Medicare.

Krok #3: Oblicz swój podatek FUTA

Pracodawca płaci podatek FUTA tylko od pierwszych 7 000 USD zarobków pracownika. W przypadku jakiejkolwiek kwoty wynagrodzenia przekraczającej 7 000 USD nie musisz płacić podatku FUTA za tego pracownika w danym roku.

Stawka podatku FUTA wynosi 6,0% wynagrodzenia pracownika. W związku z tym będziesz musiał zapłacić 6,0% zarobków pracownika do kwoty 7 000 USD.

Podatek FUTA, który musisz zapłacić za każdego pracownika, jest obliczany w następujący sposób:

7000 USD wynagrodzenia pracownika x stawka podatku FUTA w wysokości 6,0% = 420 USD podatku FUTA, który musisz zapłacić

Jeśli jednak opłacisz stanowe podatki od bezrobocia w całości i jeśli zrobisz to przed terminem złożenia formularza 940, uzyskasz prawo do maksymalnie 5,4% kredytu. W takim przypadku musisz zapłacić tylko 0,6% z pierwszych 7 000 USD, które zarobi Twój pracownik.

Oto jak przebiega obliczenie:

7000 USD wynagrodzenia pracownika x stawka podatku FUTA w wysokości 0,6% = 42 USD podatku FUTA, który musisz zapłacić

Krok #4: Oblicz swój podatek SUTA

Ponieważ każdy stan USA ma własne przepisy podatkowe SUTA, kwota podatku SUTA, którą będziesz musiał zapłacić, zależy od:

• Podstawa płacowa stanu, w którym pracuje Twój pracownik — jest to maksymalna kwota wynagrodzenia pracownika, którą pracodawca może wykorzystać do obliczenia podatku SUTA rocznie. Pracodawca nie jest zobowiązany do płacenia podatku SUTA od dochodu pracownika, który przekracza podstawę płacy w jego stanie.
• Stawki podatkowe SUTA tego stanu — każdy stan ma swoją własną minimalną i maksymalną stawkę podatkową.

Podstawa opodatkowania SUTA jest taka sama dla wszystkich pracodawców w danym stanie. Jednak stawki podatkowe SUTA są różne dla każdego pracodawcy, ponieważ zależą od różnych czynników, takich jak:

• wcześniejsze doświadczenia pracodawcy z bezrobociem,
• Wiek ich działalności i
• Obroty przemysłu.

Załóżmy na przykład, że Twój pracownik pracuje w Karolinie Północnej. Podstawa wynagrodzenia podlegająca opodatkowaniu w 2023 r. w Karolinie Północnej wynosi 29 600 USD i jest to maksymalna kwota, której można użyć do obliczenia podatku SUTA. Jeśli twój pracownik zarabia 50 000 $ rocznie, jedyne podatki SUTA, które musisz zapłacić, to podatki od pierwszych 29 600 $. Innymi słowy, nie płacisz podatków od jakichkolwiek dochodów poza podstawą wynagrodzenia podlegającego opodatkowaniu.

Powiemy również, że Twoja stawka podatku SUTA to maksymalna stawka podatku w wysokości 5,76%. Kiedy pomnożysz podstawę opodatkowania przez maksymalną stawkę podatkową, otrzymasz podatek SUTA:

29 600 USD podstawy opodatkowania x 5,76% maksymalnej stawki podatkowej = 1 704,96 podatku SUTA, który należy zapłacić

Co więcej, na Alasce, New Jersey i Pensylwanii pracownicy również wpłacają składki na stanowe podatki od bezrobocia, więc będziesz musiał również liczyć się z ich udziałem w podatkach SUTA.

Po wykonaniu tych 4 kroków Twoje podatki od wynagrodzeń są gotowe. Jeśli chcesz sprawdzić, czy masz jakieś dodatkowe formularze do przekazania IRS, sprawdź tę listę formularzy podatku od zatrudnienia.

Podsumowując: Płacenie podatków od wynagrodzeń może być łatwe, jeśli postępujesz zgodnie z naszymi instrukcjami dotyczącymi ich obliczania

Rozliczanie podatków jest niezbędnym zadaniem każdego pracodawcy. Pracodawcy muszą również upewnić się, że każdy z formularzy W-4 ich pracowników jest ważny i aktualny, aby uniknąć jakiejkolwiek możliwości niedopłaty.

Aby skutecznie płacić podatki od wynagrodzeń, pracodawca musi:

• Potrącaj odpowiednią kwotę podatków z wypłat pracowników,
• Oblicz swój własny udział w podatkach i
• Postępuj zgodnie z wytycznymi IRS dotyczącymi terminów płatności i różnych formularzy, które muszą przekazać.

Jeśli jesteś pracodawcą i marnujesz czas, próbując znaleźć właściwy sposób płacenia podatków od wynagrodzeń, mamy nadzieję, że pomogliśmy Ci w tych poszukiwaniach.

Tylko upewnij się, że postępujesz zgodnie z każdym krokiem, który wyjaśniliśmy i prawidłowo obliczasz swoje podatki.

‼️ Jesteś pracodawcą i pierwszy raz płacisz podatki? A może znasz się na podatkach od wynagrodzeń i masz już doskonały system ich obliczania i odprowadzania? Jeśli znalazłeś odpowiednią metodę zarządzania podatkami od wynagrodzeń, podziel się nią z nami na adres [email protected], aby mieć szansę na opisanie tego lub jednego z naszych nadchodzących artykułów. A jeśli spodobał Ci się ten wpis na blogu, udostępnij go komuś, komu może się przydać.