Najlepsze oprogramowanie płacowe dla małych firm 2023

Od nieporęcznych i niewygodnych metod, takich jak ołówek i papier, po automatyczne zarządzanie listą płac — systemy płacowe z biegiem czasu znacznie się rozwinęły. Zarządzanie listą płac to odpowiedzialna i wymagająca praca, ale dzięki nowym technologiom firmy mogą odetchnąć z ulgą.

Przeprowadziliśmy ciężką pracę i dokładne badanie najbardziej niezawodnego oprogramowania do obsługi płac w 2023 roku dla właścicieli małych firm.

W tym tekście pomożemy Ci:

• Zrozumieć, czym jest oprogramowanie płacowe,
• Dowiedz się o korzyściach i znaczeniu korzystania z systemu opartego na technologii do obsługi płac i wreszcie
• Znajdź niezawodne oprogramowanie płacowe dla swojej firmy.

Co to jest oprogramowanie płacowe?

Oprogramowanie Payroll to nowoczesne, wysoce wydajne i oszczędzające czas narzędzie do obsługi płatności biznesowych. Wysokiej jakości oprogramowanie płacowe może całkowicie zmienić sposób, w jaki firmy obsługują płatności pracowników w zakresie:

• Automatyzacja przetwarzania listy płac,
• Oszczędność cennego czasu,
• Obniżenie kosztów i
• Upewnienie się, że podatki są składane, a pracownicy są opłacani dokładnie i terminowo.

Przetwarzanie listy płac może być dość niepokojące dla właścicieli małych firm, ponieważ oprócz płacenia pracownikom i przechowywania danych wymaga przestrzegania federalnych, stanowych i lokalnych przepisów dotyczących podatków od wynagrodzeń. Niezawodne oprogramowanie płacowe pomaga zapewnić, że takie procesy są automatyczne, dokładne i zgodne z przepisami i wymogami podatkowymi.

Korzyści z używania oprogramowania płacowego

Platformy technologiczne nie tylko pomagają małym firmom rozwijać się i płynnie działać, ale także torują drogę do stabilnej i dobrze prosperującej przyszłości. Mianowicie, począwszy od 2020 roku, małe firmy korzystające z innego oprogramowania do obsługi swoich spraw odnotowały wzrost:

• Sprzedaż — 82% małych firm,
• Zyski — 84%, i
• Nawet zatrudnienie — 74%.

Jeśli nadal zarządzasz swoją firmą ręcznie — być może te liczby zmienią Twój sposób myślenia. Ale oprócz znaczącego wpływu na ogólny rozwój Twojej firmy, korzystanie z technologii podczas prowadzenia małej firmy (a dokładniej do celów płacowych) to dodatkowe zalety .

Korzyść nr 1: Wewnętrzne przetwarzanie listy płac

Gdy do obsługi płatności używasz specjalnego oprogramowania płacowego, nie musisz zatrudniać firmy outsourcingowej do przeprowadzania płatności.

Oznacza to znaczną redukcję kosztów, opracowanie systemu płacowego dopasowanego do Twojej firmy oraz lepszy wgląd w historię płac i zobowiązania podatkowe. W końcu masz własny zespół specjalistów finansowych lub dział HR, którym możesz zaufać swojej firmie.

Korzyść nr 2: Automatyzacja procesów

Arkusze kalkulacyjne (nie wspominając o długopisie i papierze) to już przeszłość. W rzeczywistości wraz z pojawieniem się cyfrowych narzędzi do obsługi płatności proces płacowy stał się znacznie bardziej wydajny i oszczędzający czas. Wszystko, czego potrzebujesz, jest osadzone w jednym miejscu, co usprawnia przetwarzanie listy płac bez utraty cennych zasobów.

Korzyść nr 3: Mniej błędów

Błędy w przetwarzaniu listy płac są czasami nieuniknione, ale oprogramowanie płacowe znacznie minimalizuje takie zdarzenia. Odpowiednie oprogramowanie do listy płac pomaga lepiej zrozumieć dane i informacje dotyczące listy płac. Co więcej, prawdopodobieństwo wystąpienia jakichkolwiek błędów w zeznaniach podatkowych od wynagrodzeń jest mniejsze.

Korzyść nr 4: Opłacalność

To może (lub nie) zabrzmieć dla Ciebie jak niespodzianka, ale tak, wydajne oprogramowanie płacowe może uszczypnąć grosze w Twojej kieszeni. Wybór wysokiej jakości oprogramowania płacowego, które odpowiada Twoim potrzebom biznesowym, w końcu się zwróci — koniec z marnowaniem czasu, płaceniem za usługi płacowe lub robieniem rzeczy ręcznie.

Ceny oprogramowania płacowego zależą głównie od planu, który wybierzesz dla swojej firmy i liczby zatrudnionych pracowników. Standardowy plan oprogramowania płacowego, który kosztuje na przykład stałą kwotę 30 USD miesięcznie (plus 5 USD na każdego pracownika), jest znacznie bardziej przystępny niż płacenie za godzinę księgowego ds. W rzeczywistości, według Upwork, niektórzy księgowi pobierają do 35 USD za godzinę obsługi list płac. Zgodnie z tym, wybór odpowiedniego oprogramowania zawsze obiecuje Ci stałe koszty.

Jak wybraliśmy najlepsze oprogramowanie płacowe dla małych firm?

W morzu wielu narzędzi i aplikacji do obsługi płac musisz zachować szczególną ostrożność przy wyborze odpowiedniego dla swoich celów biznesowych. W końcu złej jakości oprogramowanie może kosztować Cię pieniądze, czas i nerwy!

Aby wrócić do opowieści o tym, jak wybraliśmy kilka ulubionych, oto kilka podstawowych zasad, których się trzymaliśmy, wybierając idealne oprogramowanie do listy płac :

• Szukaliśmy oprogramowania, które wykona większość zadań związanych z płacami automatycznie,
• Dołączyliśmy oprogramowanie płacowe, które jest przyjazne dla użytkownika i łatwe w nawigacji,
• Wybraliśmy oprogramowanie płacowe, które jest wystarczająco niezawodne, aby bezpiecznie przechowywać dane i listy płac,
• Szczególną uwagę zwróciliśmy na oprogramowanie płacowe, które może pomóc w nadążaniu za zmianami w prawie podatkowym i regulacjach (dzięki IRS jest tym, czego wszyscy tak naprawdę chcemy uniknąć),
• Wybraliśmy oprogramowanie kadrowo-płacowe z opcją generowania automatycznych raportów oraz
• Na koniec dołączyliśmy oprogramowanie z opcjami śledzenia czasu, ponieważ śledzone godziny pracy można później wykorzystać do grafików, faktur, PTO, raportów i innych.

Trzymając się zasad, które przedstawiliśmy powyżej, oto lista najlepszych programów płacowych dostępnych obecnie na rynku.

Przegląd najlepszych programów płacowych dla małych firm w 2023 roku

Aby pomóc Ci wybrać najbardziej odpowiednie oprogramowanie płacowe, które odpowiada Twoim potrzebom, przeprowadziliśmy dokładne badania i wybraliśmy 8 programów płacowych , które naszym zdaniem są najbardziej wydajne w prowadzeniu małej firmy.

1. RUN Obsługiwany przez ADP — najlepszy dla firm różnej wielkości

RUN by ADP to doskonałe rozwiązanie kadrowo-płacowe, któremu zaufało ponad 1 000 000 klientów.

Na czym polega RUN by ADP?

RUN by ADP to doskonale zaprojektowana, wszechstronna platforma do bezproblemowego zarządzania i opłacania pracowników. To narzędzie pomoże Ci zapanować nad wieloma zadaniami administracyjnymi, w tym zarządzaniem płacami.

Dlaczego warto korzystać z RUN by ADP?

RUN by ADP zapewnia różne biznesplany, które pomogą Ci zarządzać firmą, niezależnie od jej wielkości.

Niezależnie od tego, czy reprezentujesz małą, średnią czy dużą firmę zatrudniającą ponad 1000 pracowników — RUN by ADP zapewni Ci ochronę. Oprócz usprawnienia procesu obsługi płac pracowniczych, RUN pomaga w dokładnym rozliczaniu podatków od wynagrodzeń i zapewnia zgodność ze zmieniającymi się przepisami płacowymi.

Ponadto RUN by ADP oferuje samoobsługę pracowników i menedżerów (online lub przez telefon komórkowy), obsługę klienta dostępną 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, liczne integracje z różnymi programami (śledzenie czasu, HR, ERP) i wiele więcej.

W zależności od Twoich potrzeb i wielkości Twojej firmy, RUN oferuje swoim klientom różne plany. Musisz jednak skontaktować się z ich wsparciem, aby uzyskać więcej informacji na ten temat. Mają wsparcie 24/7, które pomoże Ci znaleźć pakiet odpowiedni dla Twojej firmy.

2. Gusto — najlepszy do łatwej nawigacji

Wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do obsługi płac, kadr, świadczeń, zarządzania pracownikami (i nie tylko). Gusto to wszechstronna aplikacja, dzięki której Twój zespół będzie zadowolony i produktywny.

O co chodzi z Gusto?

Gusto to kolejne niesamowite oprogramowanie, które usprawnia operacje płatnicze, automatycznie obliczając i synchronizując godziny pracy, PTO i urlopy pracowników z listą płac.

Dlaczego warto używać Gusto?

Dzięki Gusto jesteś o kilka kliknięć od prowadzenia list płac swoich pracowników i terminowego i dokładnego składania podatków. Funkcja listy płac Gusto zapewnia pracodawcom przejrzysty przegląd godzin i zarobków wszystkich osób — zarówno pracowników etatowych, jak i godzinowych. Kolejną ważną rzeczą, o której należy wspomnieć, jest to, że Gusto oferuje opcję bezstresowego potrącania podatków i zachowania zgodności z przepisami podatkowymi w Twoim stanie.

3. Rippling — najlepszy do zarządzania IT

Rippling to kolejne oprogramowanie płacowe, o którym warto wspomnieć ze względu na jeden system do prowadzenia firmy — od zatrudniania i zarządzania po płacenie pracownikom i automatyczne rozliczanie podatków.

O czym jest Rippling?

Rippling pozwala pracodawcom zarządzać płacami pracowników, świadczeniami, wydatkami, urządzeniami, aplikacjami i nie tylko. Ponadto Rippling to świetne rozwiązanie do automatycznego rozliczania podatków.

Dlaczego warto używać Ripplingu?

Rippling to wszechstronna aplikacja, która pozwala zarządzać wszystkimi danymi i operacjami pracowników. Pracodawcy zatrudniający od 2 do 2000+ pracowników korzystających z Rippling mają możliwość zarządzania, aktualizowania i raportowania wszystkiego.

Dzięki Rippling możesz zautomatyzować wszelkie ręczne procesy, niezależnie od tego, czy są to:

• HR,
• TO,
• Finanse lub
• Inżynieria.

Od I-9 do W-2, Rippling oblicza i przesyła podatki od wynagrodzeń zgodnie z dowolnymi agencjami federalnymi, stanowymi lub lokalnymi.

4. Paycor — najlepszy do zachowania zgodności z przepisami podatkowymi

Paycor pozwala zarządzać każdym aspektem siły roboczej. Zapewnij swoim pracownikom bezpieczne miejsce dostępu do ich informacji o płacach.

O co chodzi w Paycor?

Prosty, ale skuteczny interfejs Paycor oferuje wiele funkcji, w tym przetwarzanie listy płac, rejestrowanie wejścia/wyjścia, składanie zeznań podatkowych i wiele innych.

Dlaczego warto korzystać z Paycor?

Obsługa list płac w Paycor pozwoli Ci nadążać za federalnymi, stanowymi i lokalnymi przepisami. Na pulpicie nawigacyjnym zobaczysz zestawienie zobowiązań podatkowych zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Paycor to coś więcej niż tylko oprogramowanie płacowe. Dzięki Paycor pracownicy mogą:

• Łatwo rejestruj ich godziny,
• Poproś o urlop,
• Zobacz ich odcinki wypłat i świadczenia oraz wiele więcej.

Dodatkowo Paycor zapewnia pracodawcom wgląd w dane w czasie rzeczywistym i szczegółowe raporty.

5. Justworks — najlepszy do składania podatków i wglądu w świadczenia pracownicze

Prowadź swoją firmę za pomocą prostego oprogramowania, które zapewnia listy płac, świadczenia pracownicze, usługi kadrowe, zapewnia zgodność i nie tylko.

O co chodzi w Justworks?

Justworks pozwala pracownikom śledzić godziny pracy i synchronizować karty czasu pracy z listą płac. Co więcej, pracodawcy nie będą już musieli martwić się o potrącenia ze świadczeń pracowniczych i potrącenia podatku u źródła, jeśli zdecydują się na tę aplikację.

Dlaczego warto korzystać z Justworks?

Łatwy w użyciu interfejs Justworks pozwala pracodawcom zobaczyć informacje o nadchodzących płatnościach i wszystkie niezbędne szczegóły związane z wypłatami pracowników, takie jak:

• Data,
• Sposób dostawy,
• Typ płatności i nie tylko.

Dodatkowo plan Justworks Plus zapewnia dostęp do opieki zdrowotnej (plany ubezpieczenia dentystycznego lub wzroku), planów oszczędnościowych 401(k) oraz administracji COBRA. Co więcej, Justworks to idealne rozwiązanie dla małych firm i startupów.

6. Paychex — najlepszy do obsługi klienta

Paychex przedstawia pojedynczą platformę do obsługi płac, kadr i świadczeń.

O co chodzi z Paychexem?

Paychex to kolejne świetne rozwiązanie do obsługi płac, kadr, zatrudniania i zarządzania pracownikami. Paychex ułatwia bycie informowanym o stale zmieniających się stawkach podatku od wynagrodzeń, dokonywaniu płatności na rzecz pracowników i obliczaniu zobowiązań podatkowych.

Dlaczego warto korzystać z Paychex?

Niezależnie od tego, czy jesteś samozatrudniony, czy jesteś właścicielem firmy zatrudniającej do 20 lub ponad 1000 pracowników, Paychex zapewni rozwiązania w zakresie kadr i płac. Zgrabny i łatwy w użyciu interfejs Paychex zapewnia pracodawcom:

• Szybkie i dokładne przetwarzanie listy płac,
• Świetna obsługa klienta,
• Możliwość obliczania i odprowadzania podatków od wynagrodzeń,
• Łatwa obsługa zadań HR i nie tylko.

7. Oprogramowanie Patriot — najlepsze niedrogie oprogramowanie

Patriot pozwala właścicielom małych firm mieć wszystkie informacje na wyciągnięcie ręki, niezależnie od tego, czy jest to lista płac, płatności podatkowe, czy nawet księgowość.

O co chodzi w oprogramowaniu Patriot?

Patriot to oprogramowanie zarówno płacowe, jak i księgowe. Jeśli chodzi o listy płac, zapewnia dokładne przetwarzanie płatności i rozliczanie podatków od wynagrodzeń dla firm wszystkich typów — samozatrudnionych lub firm zatrudniających 2 lub ponad 1000 pracowników.

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania Patriot?

Patriot oferuje wszystko, czego potrzebujesz do prowadzenia małej firmy na jednej platformie:

• Śledzenie pracowników i danych,
• Konfigurowalna i nieograniczona lista płac,
• Obliczanie podatków,
• Raporty finansowe i nie tylko.

Co więcej, oprogramowanie to zapewnia łatwiejszą i tańszą księgowość małym firmom . Dzięki funkcji księgowości pracodawcy mogą:

• Śledź pieniądze wpływające i wychodzące,
• Rekordowe płatności,
• Twórz niestandardowe faktury,
• Złóż formularze 1099 elektronicznie itp.

8. Dodatkowa aplikacja: Clockify — najlepsza do śledzenia czasu

Clockify to przede wszystkim aplikacja do śledzenia czasu, która pozwala śledzić godziny pracy w różnych projektach. To oprogramowanie do śledzenia czasu, z którego codziennie korzystają miliony.

O co chodzi w Clockify?

Clockify nie zapewnia funkcji płacowych jako takich, opiera się na śledzeniu godzin pracy pracowników (można wybierać spośród różnych opcji śledzenia) i tworzeniu automatycznych kart czasu pracy.

Dzięki funkcji raportowania w Clockify pracodawcy mogą mieć przejrzysty wgląd w zarejestrowane godziny, pracę w nadgodzinach, a nawet czas wolny. Pracodawcy mogą później eksportować dane płacowe w dowolnym formacie — PDF, CSV lub Excel.

Dlaczego warto używać Clockify?

Po prostu śledząc godziny pracy Twojej lub Twoich pracowników, Clockify pozwala automatycznie:

• Twórz karty czasu pracy,
• Wysyłaj przypomnienia, jeśli pracownik zapomni zarejestrować swoje godziny pracy,
• Twórz natychmiastowe faktury i
• Eksportuj raporty godzinowe listy płac.

Co więcej, Clockify daje możliwość ustawienia stawek godzinowych dla projektów lub zadań oraz rozróżnienia godzin płatnych i nierozliczonych.

Ponieważ oferuje szereg funkcji, Clockify idealnie pasuje do konsultantów, księgowych, małych i średnich firm. Możesz wybierać pomiędzy różnymi planami i znaleźć plan cenowy, który odpowiada Twoim potrzebom.

Dowiedz się więcej o cenach i planach Clockify.

Podsumowując: oprogramowanie do obsługi płac upraszcza zarządzanie pracownikami i płacami, zmniejsza liczbę błędów i oszczędza cenne zasoby

Mamy nadzieję, że po przeczytaniu o znaczeniu i korzyściach płynących z korzystania z oprogramowania płacowego wyeliminowaliśmy wszelkie wątpliwości, które mogłeś mieć (lub nie) dotyczące wydajności i dokładności oprogramowania płacowego. Pamiętaj — najlepsze oprogramowanie płacowe musi:

• Zapewnij automatyczne przetwarzanie,
• Bądź rzetelny i zgodny z przepisami podatkowymi, oraz
• Zapewnij funkcje, takie jak fakturowanie, tworzenie raportów i śledzenie czasu.

Pamiętaj jednak, że idealne oprogramowanie płacowe musi przede wszystkim spełniać Twoje specyficzne potrzeby biznesowe! Mamy nadzieję, że pomogliśmy Ci znaleźć idealne dopasowanie do Twoich potrzeb. Miłej obsługi listy płac!

‼️ Korzystasz z oprogramowania kadrowo-płacowego w swojej firmie? Który byście polecili? Jeśli istnieje oprogramowanie do obsługi płac, o którym tutaj nie wspomnieliśmy, ale uważasz, że może pomóc innym skuteczniej obsługiwać płatności, daj nam znać pod adresem [email protected]. Być może uwzględnimy Twoją odpowiedź w tym lub przyszłych postach. Ponadto, jeśli podobał Ci się ten post na blogu, udostępnij go komuś, kto Twoim zdaniem może z niego skorzystać.