5 najważniejszych korzyści z usługi płacowej

Dowiedz się, czy i dlaczego warto zatrudnić dostawcę usług płacowych dla swojej firmy.

Zatrudnianie nowych pracowników może być ekscytującym kamieniem milowym dla każdej firmy. Oznacza to, że Twoja firma się rozwija, ale oznacza to również, że musisz zajmować się listą płac. Niezależnie od tego, czy masz tylko kilku pracowników, czy cały zespół, bycie na szczycie listy płac może zająć trochę czasu i zwiększyć złożoność i tak już napiętego harmonogramu pracy.

Błędna lista płac może być również kosztowna. Jeśli pomylisz się w wynagrodzeniu brutto, Twoja firma może zapłacić więcej podatków FICA. Błąd w liście płac może również oznaczać konieczność zapłacenia kary do IRS. IRS zebrał prawie 7 miliardów dolarów kar w samym 2021 roku ^{[ 1 ]} . Nie wszystkie z tych kar miały związek z listą płac, ale IRS szacuje, że około jedna trzecia pracodawców popełnia błąd w liście płac każdego roku.

Wynajęcie usługi kadrowo-płacowej może być rozwiązaniem dla Twojej firmy. Jeśli zastanawiasz się, co dostawca usług płacowych może zrobić dla Twojej firmy i jakie są korzyści z jego zatrudnienia, ten artykuł jest dla Ciebie.

Co to jest usługa kadrowo-płacowa?

Dostawca usług płacowych to firma, która przetwarza obliczenia płac, podatki od wynagrodzeń, podatki na koniec roku i nie tylko dla innych firm. Wielu pracodawców korzysta z usług dostawców usług płacowych w celu usprawnienia operacji biznesowych i zapewnienia, że ​​ich pracownicy i podatki są opłacane dokładnie i na czas.

To, które usługi zapewnia usługa płacowa, zależy od dostawcy i dostępnych poziomów cenowych. Oto kilka typowych usług oferowanych przez usługi kadrowo-płacowe:

• Przetwarzanie listy płac: Usługa płac oblicza wynagrodzenie brutto, dochód podlegający opodatkowaniu i wynagrodzenie netto dla Twoich pracowników i wycina dla nich czeki lub deponuje ich wypłaty na ich kontach bankowych.

• Potrącanie podatku: Usługa płac zapewnia, że ​​dochód podlegający opodatkowaniu każdego pracownika jest prawidłowy i potrąca podatek dochodowy i podatek FICA. Niektóre serwisy mogą oferować gwarancję bezbłędności i płacić kary wynikające z pomyłki.

• Zajęcie wynagrodzenia: Jeśli pracownicy mają nakazy sądowe wymagające zajęcia wynagrodzenia, dostawca usług płacowych może sobie z tym poradzić.

• Zgłaszanie nowych pracowników: Rząd federalny wymaga informacji o wszystkich zatrudnionych lub ponownie zatrudnionych pracownikach w ciągu 20 dni od daty ich zatrudnienia, a to jest coś, co może zrobić dla Ciebie dział płac.

• Zarządzanie PTO: Wielu dostawców usług płacowych ma wbudowane funkcje zarządzania zasobami ludzkimi, które śledzą obecność pracowników. Systemy te umożliwiają pracownikom wnioskowanie o dni wolne, a kierownikom ich zatwierdzanie.

• Raportowanie listy płac: Wiele usług płacowych zapewnia klientom szczegółowe raporty lub funkcje raportowania, które pozwalają liderom biznesowym zagłębić się w szczegóły listy płac.

• Integracje: większość systemów płacowych łączy się z innymi używanymi systemami, takimi jak oprogramowanie księgowe, dzięki czemu dane mogą swobodnie przepływać między nimi w celu uzyskania dokładnych, aktualnych raportów finansowych i spostrzeżeń.

• Samoobsługa: większość usług płacowych zapewnia portal internetowy, w którym menedżerowie mogą przeglądać raporty, a pracownicy mogą przeglądać swoje odcinki wypłat lub samodzielnie aktualizować informacje.

Nowoczesne usługi kadrowo-płacowe działają w chmurze i nie wymagają od Ciebie ani Twoich pracowników pobierania i instalowania oprogramowania, co oznacza, że ​​możesz prowadzić listę płac, a pracownicy mogą przeglądać i aktualizować swoje dane z dowolnego miejsca iz dowolnego urządzenia.

Czy potrzebuję usługi kadrowo-płacowej?

Jeśli masz już w swoim zespole księgowego lub księgowego, który ma przepustowość lub masz zdolności finansowe i czas, odpowiedź może brzmieć nie. Ale zanim zdecydujesz, upewnij się, że poświęcasz wystarczająco dużo czasu na to zadanie. Według Bloomberga jest to coś, co wiele firm źle ocenia i chociaż 80% pracodawców uważa, że ​​są najbardziej wykwalifikowani do obsługi własnej listy płac, 65% stwierdziło, że wolałoby to zlecić na zewnątrz ^{[ 2 ]} .

Dlatego wiele firm decyduje się na outsourcing płac od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika. Nie muszą się martwić o niedokładne listy płac i podatki ani czas potrzebny na ich poprawienie. Decydując, czy skorzystanie z usługi płacowej jest dla Ciebie odpowiednie, zadaj sobie następujące pytania:

• Chcesz dokładnie obliczyć pensje pracowników?

• Czy chcesz, aby obliczanie i płacenie podatków od wynagrodzeń było prostsze, ponieważ nie musisz tego robić?

• Czy chcesz zachować zgodność z nowymi przepisami dotyczącymi dokumentów związanych z zatrudnieniem?

• Chcesz, aby lista płac była wolna od błędów?

Tak, możesz zrobić to wszystko sam, ale upewnij się, że wiesz, w co się pakujesz. Możesz zatrudnić księgowego, ale to będzie kosztować. Przyjrzyjmy się niektórym zaletom outsourcingu płac, zanim podejmiesz decyzję.

Korzyści z outsourcingu płac

Istnieją pewne korzyści z obsługi płac we własnym zakresie, ale istnieje wiele powodów, dla których ponad połowa liderów biznesu decyduje się na outsourcing płac ^{[ 3 ]} . Oto najważniejsze korzyści z korzystania z usług płacowych, jeśli nadal zastanawiasz się, dlaczego warto skorzystać z usług płacowych:

Oszczędność czasu

Obsługa listy płac nie jest łatwa i wymaga czasu — nawet dla osób, które robią to na co dzień. Śledzenie potrąceń ze świadczeń, przydziałów, nowych pracowników, zwolnień i płatnego czasu wolnego, przy jednoczesnym zapewnieniu, że Twoja firma przestrzega przepisów federalnych i stanowych, to żonglerka, którą niewielu ludzi uważa za przyjemną.

Ponadto, jeśli obsługa listy płac jest czymś, czego Ty lub ktoś z Twojego zespołu nie robi codziennie, dokładne zakończenie listy płac zajmie więcej czasu niż profesjonaliście. A podczas gdy Twój zespół pracuje nad listą płac, najprawdopodobniej będzie musiał zrównoważyć inne zadania, które wciąż muszą skutecznie wykonać.

Outsourcing płac do usługi płacowej oznacza, że ​​każdy robi coś, w czym jest dobry. Twój zespół może skoncentrować się na zadaniach, które budują Twój biznes, a zatrudnieni przez Ciebie specjaliści ds. płac mogą szybko i dokładnie wypełniać listę płac. Warto również pamiętać, że lista płac nie jest sprawą jednorazową. Po podjęciu się zadania musisz rozliczać się z niego co okres rozliczeniowy.

Zminimalizowana odpowiedzialność

Każdego roku firmy każdej wielkości muszą płacić wysokie kary do IRS z powodu opóźnionych lub nieprawidłowych zgłoszeń. Nieprecyzyjne listy płac nie uszczęśliwią Twoich pracowników i mogą skutkować błędnym rozliczaniem podatków. Może to prowadzić do kary, aw najgorszym przypadku do audytu.

Pracodawcy muszą płacić federalne, stanowe i lokalne podatki dochodowe, podatki FICA oraz federalne i stanowe podatki od bezrobocia. Zeznania płacowe muszą być również składane co miesiąc, co kwartał i co roku, a potrącane corocznie. To dużo do śledzenia, a jeśli masz pracowników z więcej niż jednego stanu, lista płac jest jeszcze bardziej skomplikowana. Wiadomo również, że IRS i rządy stanowe zmieniają zasady z roku na rok.

Po co ryzykować kary i samemu śledzić wszystkie zasady i przepisy, skoro można to powierzyć profesjonalistom, którzy robią to na co dzień? Usługa płac może zapewnić, że lista płac jest dokładna, bez martwienia się o szczegóły, kary lub audyty. Niektórzy dostawcy gwarantują nawet dokładność i zapłacą kary, jeśli źle sporządzą listę płac.

Redukcja kosztów

W przypadku małych i średnich firm outsourcing płac może zaoszczędzić pieniądze. Duże firmy o ugruntowanej pozycji mogą sobie pozwolić na posiadanie własnego działu płac lub może to być coś, z czym zespół księgowych może sobie poradzić. Ale jeśli Twoja firma ma ograniczone zasoby, zatrudnienie nawet jednego księgowego lub księgowego może nie mieścić się w budżecie.

Niektórzy właściciele małych firm myślą, że oszczędzają pieniądze, samodzielnie zajmując się płacami. Jeśli nim jesteś, istnieje prosty sposób na ustalenie, czy rzeczywiście oszczędzasz. Oszacuj czas, jaki Twój zespół spędza rocznie na prowadzeniu listy płac. Następnie oblicz, ile zarabiają za wykonanie tego jednego zadania. Jeśli musisz kupić oprogramowanie płacowe, aby to zrobić, dodaj również ten koszt. Następnie porównaj ten koszt z tym, co obciąży Cię usługa płac.

Najprawdopodobniej zaoszczędzisz pieniądze. Jedną rzeczą, której nie ma w tych obliczeniach, jest to, ile opóźnienia w innych ważnych zadaniach związanych z prowadzeniem listy płac kosztuje Twoją firmę.

Dostęp do profesjonalnych ekspertów

Outsourcing księgowości płac oznacza, że ​​masz ekspertów, którzy się tym zajmą. Eksperci ci poświęcają dużo czasu na śledzenie aktualnych przepisów rządowych, aby upewnić się, że listy płac i obliczenia podatkowe ich klientów są prawidłowe.

Możesz zlecić sobie lub członkowi zespołu zrobienie tego samego, ale ile czasu będą mieli na to? Czy będą wiedzieć o przypadkach skrajnych? Potrzeba czasu, aby ktoś przyzwyczaił się do wszystkich tajników każdego zadania i nauczył się, kiedy coś jest nie tak. Co się stanie, gdy popełnią błąd, który nie zostanie odkryty do końca roku?

Ulepszona technologia i skalowalność

O ile nie prowadzisz listy płac ręcznie na papierze i płacisz pracownikom tylko czekami, będziesz potrzebować oprogramowania do listy płac. Oznacza to dużą inwestycję z góry i regularne płatności za aktualizacje lub miesięczną subskrypcję oprogramowania, którego Twoja firma nie tylko musi używać, ale także konfigurować i zarządzać.

Wiele małych firm nie może sobie pozwolić na drogie oprogramowanie lub zatrudniać pracowników posiadających wiedzę techniczną do zarządzania nim. Dzięki usłudze płacowej otrzymujesz najnowsze oprogramowanie płacowe, które będzie skalować się wraz z rozwojem Twojej firmy jako część pakietu. Jeśli masz z tym problemy lub musisz dokonać zmiany, specjaliści ds. płac służą pomocą.

Dowiedz się więcej o usługach kadrowo-płacowych

Jeśli zdecydowałeś, że outsourcing obsługi płac sprawdzi się w Twojej firmie, nie jesteś sam. Jest to funkcja niebędąca podstawową funkcją, która jest niezbędna dla Twojej firmy. To czyni go doskonałym kandydatem do outsourcingu i dlatego robi to ponad połowa firm ^{[ 3 ]} . Aby pomóc Ci znaleźć właściwą, sprawdź nasz katalog dostawców usług płacowych, w którym zawęzisz wybór, aby dopasować go do swojego budżetu i potrzeb. Przeczytaj więcej w przewodniku zatrudniania firm świadczących usługi płacowe Capterra.