Szacowanie parametryczne w zarządzaniu projektami

Ile razy próbowałeś przewidzieć czas trwania projektu, tylko po to, by odkryć, że Twoje oszacowanie było całkowicie błędne?

Co powiesz na oszacowanie budżetu projektu lub liczby osób potrzebnych od początku do końca?

Jeśli Twoje szacunki nie zawsze trafiają w sedno lub dopiero zaczynasz zarządzanie projektami, jesteś we właściwym miejscu. Za chwilę zagłębimy się w jedną z najczęściej używanych metod szacowania zarządzania projektami, która może uratować Twój dzień — szacowanie parametryczne .

Ale czym dokładnie jest estymacja parametryczna, a co ważniejsze, jak ją zastosować w praktyce?

Cóż, czytaj dalej, ponieważ w tym poście na blogu będziemy:

• wprowadzenie do definicji estymacji parametrycznej (+ przykład estymacji parametrycznej),
• Wprowadź różnicę między estymacją parametryczną a analogiczną,
• Rzuć trochę światła na najważniejsze korzyści płynące z zastosowania estymacji parametrycznej w zarządzaniu projektami i
• Poprowadzi Cię przez 4 kroki do wykorzystania estymacji parametrycznej w twoich projektach, abyś dokładnie wiedział, co zrobić, jeśli chcesz od razu zacząć korzystać z tej metody.

Co to jest estymacja parametryczna?

Szacowanie parametryczne jest jedną z najdokładniejszych metod statystycznych służących do szacowania ogólnej ilości:

• Czas,
• Pieniądze i
• Zasoby potrzebne do konkretnego projektu.

Według PMBOK oszacowanie parametryczne to „metoda szacowania, w której algorytm jest używany do obliczania kosztu lub czasu trwania na podstawie danych historycznych i parametrów projektu”.

Tak więc tylko dzięki połączeniu danych statystycznych i historycznych kierownik projektu będzie w stanie znaleźć korelację statystyczną między odpowiednimi zmiennymi i uzyskać najdokładniejsze oszacowania dotyczące bieżącego projektu.

Należy jednak pamiętać, że estymacja parametryczna jest zwykle stosowana w fazie planowania projektu, na długo przed faktyczną realizacją projektu.

Jeśli jednak ta metoda szacowania nadal jest dla Ciebie nieco zbita z tropu, przyjrzyjmy się bliżej, jak faktycznie działa szacowanie parametryczne.

Przykład estymacji parametrycznej i wzór

Oto wzór, którego należy użyć do oszacowania parametrycznego:

E_parametryczny = (A_stary / P_stary) x P_bieżący

Powyższy wzór oszacowania parametrycznego obejmuje następujące elementy:

• E_parametryczny to oszacowanie parametryczne ,
• A_old to historyczna kwota kosztu lub czasu ,
• P_old to historyczna wartość parametru, a
• P_curr to wartość parametru w Twoim przyszłym projekcie.

Zobaczmy teraz, jak faktycznie działa to obliczenie.

Załóżmy, że chcesz przewidzieć, ile czasu zajmie projektantowi ukończenie 20 ilustracji. Zanim przejdziesz do obliczeń, musisz najpierw uzyskać wszystkie wartości historyczne.

Tak więc twój poprzedni projekt obejmował 1 osobę odpowiedzialną za zaprojektowanie 15 ilustracji, a ukończenie wszystkiego zajęło im 70 godzin. Mając to na uwadze, oto jak układałyby się twoje jednostki:

• A_old , historyczny czas zadania z przeszłości wynosi 70 godzin,
• P_old , historyczna wartość parametru to 15 ilustracji i
• P_curr , wartość parametru w twoim przyszłym projekcie to 20 ilustracji .

Teraz, gdy masz już te informacje, możesz użyć ich do oszacowania:

E_parametryczny = (70 / 15) x 20

Jak widać na powyższym wzorze, najpierw obliczasz czas potrzebny na wykonanie jednej ilustracji:

70/15 = 4,66

Następnie po uzyskaniu dokładnej liczby godzin mnożysz tę jednostkę przez wartość parametru w przyszłym projekcie:

4,66 godziny x 20

W końcu dochodzisz do oszacowania parametrycznego, które w tym przypadku wynosi 93,3.

Biorąc wszystko pod uwagę, można śmiało powiedzieć, że twój projektant ukończy 20 ilustracji w 93,3 godziny.

Szacowanie parametryczne a szacowanie analogiczne

Jeśli kiedykolwiek natknąłeś się na metody szacowania w zarządzaniu projektami, na pewno zauważyłeś, że szacowanie parametryczne często idzie w parze z szacowaniem analogicznym.

Ale dlaczego tak jest? Czy to te same metody?

Cóż, nie do końca.

Chociaż analogiczna estymacja wymaga wykorzystania dostępnych danych z poprzednich projektów, tak jak ma to miejsce w przypadku metody parametrycznej, obie metody różnią się zarówno dokładnością, jak i zakresem .

Innymi słowy, uzyskasz analogiczne oszacowanie na podstawie danych historycznych, ale nie będziesz musiał wchodzić w szczegóły, jak w przypadku metody szacowania parametrycznego. Wystarczy przypomnieć sobie poprzedni projekt o podobnym zakresie, przyjrzeć się czasowi trwania/kosztowi/budżetowi tego projektu i dokonać oszacowania na podstawie analogii.

Tak więc, jeśli masz zamiar zainicjować projekt, w którym twój projektant tworzy 20 ilustracji, i chciałbyś dowiedzieć się, ile dokładnie zajmie nowy projekt, w ten sposób możesz przewidzieć czas trwania projektu na podstawie analogicznego metoda szacowania:

Ponieważ byłeś już wcześniej odpowiedzialny za podobny projekt, wiesz, że ostatnim razem, gdy Twój projektant podjął się podobnego zadania, potrzebował 70 godzin, aby je ukończyć. Na tej podstawie przewidujesz, że ukończenie nowego projektu zajmie około 80 godzin.

Z kolei szacowanie parametryczne uwzględnia różnicę między starym a nowym projektem na poziomie jednostkowym. Oznacza to, że zamiast opierać swoje prognozy na podobieństwach, musisz najpierw obliczyć liczbę godzin potrzebnych projektantowi na ukończenie jednej ilustracji. Wtedy dopiero po przemnożeniu produktu przez liczbę ilustracji, które trzeba teraz wykonać, uzyskasz oczekiwany czas.

Najważniejsze korzyści z zastosowania estymacji parametrycznej

Chociaż istnieje szereg metod szacowania projektów, których można użyć do kontrolowania swoich liczb, szacowanie parametryczne ma kilka zalet, które mogą zmienić sposób prognozowania projektu.

Przyjrzyjmy się niektórym z najczęstszych.

Korzyść nr 1: Szacowanie parametryczne pomaga uzyskać dokładne liczby

W porównaniu z innymi metodami szacowania zarządzania projektami, szacowanie parametryczne wydaje się być metodą kompleksową dla dokładnego przewidywania. Podczas gdy inne metody, takie jak PERT, opierają się na zasadzie „co by było, gdyby”, oszacowanie parametryczne pomaga przewidzieć:

• Budżet,
• Zasoby i
• Czas trwania Twojego projektu na podstawie danych z przeszłości.

Ponieważ dane, na których polegasz, są niezbitymi dowodami (w końcu w ten sposób rozwinął się Twój projekt), zastosowanie formuły szacowania parametrycznego powinno być w stanie precyzyjnie przewidzieć każdy aspekt projektu.

Ponadto, aby móc w pierwszej kolejności podjąć proces obliczania, musisz przejrzeć oddzielne jednostki swoich poprzednich projektów, co pomaga zwiększyć precyzję ostatecznego oszacowania.

Korzyść nr 2: Szacowanie parametryczne prowadzi do wyznaczenia osiągalnych celów

Gdy tylko skończysz z ostatecznym kosztorysem, będziesz w stanie dokładnie określić, gdzie należy wprowadzić zmiany, aby można było ukończyć kluczowe produkty projektu.

Czasami będziesz w stanie zwiększyć wydajność zespołu lub zwiększyć budżet. Innym razem będziesz musiał nieco odwrócić się od pożądanego wyniku.

Niezależnie od tego, poleganie na szacunkach parametrycznych może pomóc w ustaleniu celu projektu, który Ty i Twój zespół bylibyście w stanie osiągnąć.

Sama metoda wymaga głębszego zagłębienia się w poprzednie dane w celu dokładniejszego oszacowania. Tak więc cele, które wyznaczysz, będą ostatecznie łatwiejsze do opanowania, ponieważ zobaczysz dokładnie, który aspekt twojego projektu może być przeszkodą i odpowiednio dostosujesz swoje cele.

Korzyść nr 3: Szacowanie parametryczne pomaga ograniczyć powtarzalne zadania

Chociaż nie ma dwóch dokładnie takich samych projektów, niektóre kroki mają tendencję do powtarzania projektu i projektu.

Weźmy na przykład budżetowanie. Ile razy musiałeś wytyczyć plan bazowy kosztów na etapie planowania projektu? A przez ile faz planowania projektu przeszedłeś do tego momentu?

Jeśli Twoja odpowiedź składa się z liczby większej niż 1, na pewno zauważyłeś, że czasami po prostu tracisz czas na wielokrotne przeglądanie pewnych aspektów projektu podczas planowania.

Na przykład obciążenie pracą Twojego zespołu ds. treści składa się z 20 artykułów tygodniowo i nie zmieniło się to w dziesiątkach projektów.

Tak więc, zamiast oceniać każde zadanie z osobna za każdym razem, możesz po prostu polegać na dokonanym raz oszacowaniu parametrycznym i ponownie wykorzystać te informacje za każdym razem, gdy masz zamiar oszacować budżet lub czas trwania produkcji treści.

Pamiętaj jednak, że jeśli wystąpią pewne zmiany dotyczące wydajności, obciążenia pracą lub budżetu Twojego zespołu ds. treści, będziesz musiał również dostosować wartości parametrów, czyli ponownie wykonać obliczenia przy użyciu tego samego wzoru z powyższego.

4 kroki do wykorzystania estymacji parametrycznej w zarządzaniu projektami

Teraz, gdy omówiliśmy wszystkie szczegóły dotyczące metody szacowania parametrycznego, możesz się zastanawiać — ale jak dokładnie mogę sprawić, by szacowanie parametryczne działało?

Aby dotarcie do sedna liczb było jak najbardziej wykonalne, podzieliliśmy wykonanie oszacowania parametrycznego na 4 proste kroki.

Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

Krok 1: Dowiedz się, które części projektu kwalifikują się do oszacowania

Zanim nawet zaczniesz przeglądać dane z wcześniejszych projektów, musisz dokładnie określić, gdzie powinieneś użyć estymacji parametrycznej.

Innymi słowy, najpierw musisz przyjrzeć się swojemu projektowi i podzielić go na różne etapy. W tym celu możesz użyć struktury podziału pracy (WBS) i podzielić cały projekt na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części.

Następnie, po podjęciu decyzji, czy chcesz przewidzieć budżet, czas trwania, zasoby lub wszystkie powyższe fazy projektu, pojawia się kwestia dokładności i danych.

Ponieważ dokładność twojego oszacowania idzie w parze z ilością poprzednich dostępnych danych, zanim nawet rozważysz zagłębienie się w obliczenia, zadaj sobie trzy ważne pytania:

1. Jak dokładny powinien być mój kosztorys?
2. Ile danych mam pod ręką?
3. Czy mój parametr jest powiązany z wartościami historycznymi?

Załóżmy więc, że nadal szukasz sposobu na dokładne oszacowanie, jak długo Twój projektant będzie pracował nad tymi 20 ilustracjami. Oznaczałoby to, że chciałbyś mierzyć czas. Ponieważ masz wystarczająco dużo danych z podobnego projektu z poprzedniego okresu, porównasz ten parametr z czasem potrzebnym na ukończenie 15 ilustracji.

Ale jeśli nie jesteś całkiem zadowolony z odpowiedzi udzielonych na powyższe pytania, możesz ponownie rozważyć użycie tej metody, ponieważ może ona nie prowadzić do najdokładniejszych przewidywań.

Krok 2: Uzyskaj dane historyczne

Po wybraniu dokładnych faz projektu, do których należy zastosować oszacowanie parametryczne, i podjęciu decyzji, czy ta metoda jest odpowiednia dla Ciebie, nadszedł czas, aby faktycznie przejść do danych historycznych.

Jeśli Twój zespół śledzi wszystkie swoje działania związane z projektami, prawdopodobnie będziesz w stanie szybko uzyskać najbardziej szczegółowe informacje o swoich wcześniejszych projektach.

Na przykład aplikacja do śledzenia czasu i wydatków może przechowywać dane o wydatkach z poprzednich projektów i służyć pomocną dłonią, gdy trzeba oszacować budżet przyszłego projektu.

Mimo to, jeśli nie przykładałeś tak dużej wagi do przechowywania informacji o projekcie lub po prostu nie pracowałeś wcześniej nad podobnym projektem, nadal istnieją sposoby na wykorzystanie metody szacowania parametrycznego.

Możesz przejrzeć ogólnodostępne bazy danych dla swojej branży i zobaczyć, jak dane, które z nich uzyskujesz, odpowiadają parametrom Twojego obecnego projektu.

Krok #3: Sprawdź, czy twoje parametry są prawidłowe

Gdy wszystkie dane historyczne są już na swoim miejscu, pojawia się znaczenie pytania nr 3 — czy parametr jest powiązany z wartościami historycznymi.

Teraz musisz ocenić swoje parametry i zobaczyć, jak odnoszą się one do uzyskanych danych historycznych.

Na przykład możesz zauważyć, że liczba ilustracji jest w jakiś sposób skorelowana z czasem potrzebnym projektantowi na ich ukończenie. Oznacza to, że będziesz mógł uwzględnić w obliczeniach zarówno jednostkę miary (15 ilustracji), jak i czas (70 godzin), pomnożyć je przez parametr (20 ilustracji) i uzyskać prawidłowe oszacowanie parametryczne.

Należy jednak pamiętać, że powyższy przykład jest uproszczoną ilustracją tego, jak testowanie parametrów wygląda w praktyce. Jeśli masz do czynienia z bardziej złożonym projektem, być może będziesz musiał zwrócić się o pomoc do analityków danych i/lub narzędzi statystycznych.

Krok 4: Oblicz oszacowanie parametryczne

Teraz, gdy oceniłeś ważność swojego parametru, uzyskanie oszacowania parametrycznego staje się kwestią sekund.

Po prostu zastosuj formułę, mnożąc jednostki uzyskane z danych historycznych i dzieląc iloczyn przez bieżący parametr.

Aby pomóc Ci uniknąć niepotrzebnego przewijania, zostawimy tutaj również formułę oszacowania parametrycznego:

E_parametryczny = (A_stary / P_stary) x P_bieżący

Podsumowanie: miej oko na swoje projekty i wypróbuj szacowanie parametryczne

Nie jest tajemnicą, że szacowanie projektu wymaga czasu.

Jednak właściwa metoda szacowania projektu może na dłuższą metę zaoszczędzić kilka tygodni.

Szacowanie parametryczne w rzeczywistości umożliwia właśnie to.

Skłaniając Cię do ponownego przemyślenia celów projektu i prowadząc do automatyzacji powtarzalnych zadań, ta metoda szacowania projektu pomaga maksymalnie wykorzystać każdą minutę później w fazie realizacji projektu.

Mimo to, aby pomyślnie wprowadzić szacowanie parametryczne w życie, należy zwracać baczną uwagę na każdy ze swoich projektów i dokładnie dokumentować każdy proces.

Wtedy, mając pod ręką dużą bazę danych i formułę szacowania parametrycznego, nic nie stanie na przeszkodzie w uzyskaniu najdokładniejszych szacunków projektu.

(Z wyjątkiem tego, że twoje zmienne nie są skorelowane z twoimi parametrami, ale to nic, czego nie można rozwiązać odrobiną statystyki).

️ Czy kiedykolwiek korzystałeś z estymacji parametrycznej na etapie planowania projektu? Jak blisko było oszacowanie ostatecznego wyniku projektu? Daj nam znać, pisząc na adres [email protected], aby mieć szansę na pojawienie się w tym lub jednym z naszych przyszłych artykułów. Ponadto, jeśli podobał Ci się ten artykuł, podziel się nim z kimś innym, kto Twoim zdaniem może się przydać.