10 powodów, dla których warto zlecać pisanie tekstów technicznych na zewnątrz

Autorzy tekstów technicznych są niezbędnymi członkami Twojego zespołu. Opowiadają światu o Twoich produktach, przekazując funkcje i możliwości wszystkim, od zespołu marketingowego po użytkownika końcowego. Są niezbędni, ale zatrudnienie ich na pełny etat może być kosztowne i czasochłonne. Ponadto Twój zespół pisarski nie zawsze potrzebuje stałego poziomu personelu.

Rozwiązaniem jest outsourcing projektów technicznych. Outsourcing to opłacalne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do najwyższej klasy autorów bez konieczności zatrudniania ich na pełny etat. Rozważ te 10 korzyści dla Twojej firmy, klientów i wyników finansowych.

1. Opłacalność outsourcingu

Zatrudnienie profesjonalnego pisarza technicznego na pełny etat może być kosztowne. Zarobki zależą w dużej mierze od lokalizacji, ale mediana wynagrodzenia pisarza technicznego w 2024 r. wynosi ponad 80 000 dolarów.

W niektórych stanach zatrudnienie pełnoetatowego specjalisty ds. technologii będzie kosztować ponad 100 000 dolarów, co nie obejmuje wysokich kosztów zatrudnienia. Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) cena ta może wynosić trzy do czterech razy wynagrodzenie na danym stanowisku.

Outsourcing obniża te koszty i inne „koszty dodane” związane z zatrudnieniem na pełny etat. Zewnętrzni autorzy są kontrahentami, a nie pracownikami, więc nie płacisz za świadczenia. Płacisz za czas i wysiłek, jaki wnoszą.

2. Dostęp do specjalistycznej wiedzy

Treści techniczne wymagają od autora znajomości branży i technologii, o których pisze. Znalezienie kandydata o odpowiedniej specjalizacji może być niezwykle czasochłonne, szczególnie dla firm z niszowych branż.

Dopasowanie umiejętności staje się coraz trudniejsze w miarę dywersyfikacji wymagań projektu. Jeśli zatrudniasz na pełny etat, stajesz przed koniecznością rozwiązywania wszystkich tych problemów przy pomocy garstki członków zespołu. Członkowie tego zespołu musieliby także być w stanie poradzić sobie ze wszystkimi nadchodzącymi projektami.

Dzięki outsourcingowi możesz znaleźć wyspecjalizowanego pisarza do każdego projektu. Możesz zatrudnić kogoś, kto specjalizuje się w pisaniu oficjalnych dokumentów technicznych i nie musisz się martwić, czy potrafi pisać dokumentację interfejsu programowania aplikacji (API). Jeśli potrzebujesz dokumentu API, możesz zatrudnić pisarza do tego projektu. Płacisz według projektu, więc nie wszystko musi robić jedna osoba.

3. Poprawiona jakość i spójność

Zatrudnianie w ramach projektu nie wymaga nowej osoby do każdego zadania. Outsourcing pozwala budować relacje z pisarzami kontraktowymi i poznać, co robią dobrze. Możesz wielokrotnie zatrudniać tę samą osobę do wielu projektów lub przenieść się do kogoś innego, jeśli Twój scenarzysta nie jest najlepszym kandydatem.

Ten elastyczny model zatrudnienia pozwala ustawić wyższy standard jakości projektu. Nie zobowiązałeś się do zatrudnienia na pełny etat, którego słabe wyniki musiałbyś udokumentować, zanim go zwolnisz. Zakontraktowany pisarz dostarcza swoje najlepsze prace, a Ty decydujesz, czy skorzystać z nich ponownie na podstawie tej pracy.

Wykonawcy rozumieją, że ich praca mówi sama za siebie, więc ci mądrzy i odnoszący sukcesy dają z siebie wszystko. Usługi działają w ten sam sposób. W Compose.ly odnosimy sukcesy, gdy Tobie się to udaje, dlatego współpracujemy tylko z najwyższej klasy pisarzami, którzy naszym zdaniem będą świetnie pasować.

4. Większy nacisk na podstawową działalność

Zastanów się, ile czasu i pieniędzy Twoja firma zaoszczędziłaby, zlecając outsourcing tekstów technicznych. Jakie działy i podstawowe funkcje przyniosłyby korzyści?

Większość autorów tekstów technicznych współpracuje z wieloma osobami z różnych działów, w tym ze specjalistami ds. rozwoju produktu, projektantami doświadczeń użytkownika (UX), menedżerami ds. sukcesu klienta oraz zespołami ds. marketingu i sprzedaży. Dzięki niezawodnemu systemowi outsourcingu autorów ci cenni specjaliści mogą spędzać mniej czasu na zarządzaniu wynikami mniej wykwalifikowanych autorów. Zespoły mogą poświęcać więcej czasu i energii na podstawowe zadania o wartości dodanej, które wpływają na zyski.

5. Skalowalność dla zmiennych potrzeb projektu

Potrzeby w zakresie dokumentacji technicznej zmieniają się w zależności od projektów w przygotowaniu. W pierwszym kwartale możesz mieć stosy dokumentacji, w drugim kilka raportów, a w trzecim zalew przewodników i podręczników. Jeśli polegasz wyłącznie na wewnętrznych autorach, musisz starać się uniknąć nadmiernego lub niedostatecznego wykorzystania tych pracowników.

Zewnętrzne pisanie tekstów technicznych dostosowuje się do tych zmieniających się potrzeb. Jeśli masz wiele projektów w ciągu miesiąca lub kwartału, możesz zawrzeć umowę z większą liczbą autorów, aby zaspokoić te potrzeby. Jeśli w następnym okresie będzie mniej projektów, nie ma problemu – nie wystawiasz żadnych umów.

Ten system jest znacznie lepszy dla Twoich finansów. Zamiast płacić pensje, aby ludzie byli dostępni na żądanie, płacisz za pracę, gdy się pojawi. Jeśli nie ma pracy, możesz odłożyć te pieniądze na następny wzrost popytu.

6. Szybsze czasy realizacji

Skalowalność zlecanych na zewnątrz tekstów technicznych oznacza, że ​​możesz zrobić więcej w krótszym czasie. Własny personel ze stałą liczbą autorów ma stałą zdolność produkcyjną. Zlecając na zewnątrz, możesz wykonać więcej technicznych zadań pisarskich w tym samym czasie, po prostu zatrudniając więcej pisarzy.

Załóżmy na przykład, że masz sześć podręczników użytkownika dla sześciu nowych produktów. Chcesz uzyskać dokumentację tak szybko, jak to możliwe, aby nie musieć przesuwać dat wydania.

Jeśli polegasz na wewnętrznych talentach, masz dwie mniej pożądane opcje: potencjalnie przeciążyć swój zespół lub spróbować zatrudnić na czas, aby dotrzymać terminu. Możesz też zlecić napisanie tych sześciu przewodników podmiotowi zewnętrznemu, wybierając ilu autorów zatrudnić na podstawie terminu.

Jeśli napisanie sześciu przewodników na czas zajmie trzech autorów, zatrudniasz trzech. Jeśli zajmie to sześciu, zatrudnisz sześciu. Zwykle zapłacisz tę samą kwotę, ponieważ zlecasz tę samą ilość pracy – chociaż prawdopodobnie będziesz mieć możliwość wydania nieco więcej, aby przyspieszyć proces. Wydatek może się opłacać, szczególnie jako koszt jednorazowy.

7. Rozszerzone standardy dokumentacji

Może się wydawać, że pisanie we własnym zakresie zapewnia większą kontrolę, ale weź pod uwagę wszystko inne, na czym muszą się skupić Twoje zespoły. Nawet jeśli mogą poświęcić całą uwagę przeglądowi dokumentów, mają inne obszary specjalizacji.

Dostawcy tekstów technicznych są ekspertami w zakresie dokumentacji technicznej. Rozumieją przyjęte standardy dla każdego rodzaju dokumentu technicznego, od formatowania po akceptowane praktyki podawania źródła. Co najważniejsze, inwestują czas i zasoby, aby być na bieżąco ze zmieniającymi się standardami.

Outsourcing pozwala korzystać z tej wiedzy specjalistycznej bez inwestowania czasu i pieniędzy w szkolenie zespołu. Dzięki temu Twoja dokumentacja jest zgodna z najwyższymi standardami, dzięki czemu możesz skupić się na swojej firmie.

8. Elastyczność w alokacji zasobów

Projekty pisania tekstów technicznych to tylko niektóre z zadań, które masz na głowie. Outsourcing pozwala w razie potrzeby przenosić zasoby do dokumentacji lub od niej odchodzić, dzięki czemu nie wydasz za dużo lub za mało. Ta elastyczność zapewnia większą kontrolę nad budżetem.

9. Świeże perspektywy i pomysły

Outsourcing usług pisania tekstów technicznych otwiera drogę komunikacji z wykwalifikowanymi, wnikliwymi profesjonalistami. Ci specjaliści pracowali nad wieloma projektami takimi jak Twój i widzieli, jak wiele różnych firm działa. W przeciwieństwie do wewnętrznego pisarza, który wie tylko, jak to robisz, wykonawca może zaoferować nowe, cenne spostrzeżenia.

Załóżmy na przykład, że musisz utworzyć dokumentację dla nowego produktu. Korzystałeś z dobrze ugruntowanego przepływu dokumentacji i przewodnika po stylu, ale elementy wydają się nie pasować. Ale wtedy Twój zewnętrzny autor tekstów technicznych oferuje pomysł.

Pracowali nad podobnym przewodnikiem z konkurentem i odkryli, że inny typ diagramu skuteczniej przekazuje te funkcje. Wypróbowanie ich pomysłu wymaga odstępstw od normy, ale eksperci merytoryczni i użytkownicy końcowi zachwycają się przejrzystością nowego przewodnika.

Być może nie wpadłbyś na to nowe podejście bez zewnętrznego oka.

10. Ograniczanie ryzyka w dokumentacji

Dokumentacja techniczna wpływa na sposób, w jaki ludzie wchodzą w interakcję z Twoimi produktami i z nich korzystają. Wiąże się to z wieloma zagrożeniami, ale doświadczony zespół pisarski może sobie z nimi poradzić.

Na przykład, co by się stało, gdyby ktoś nieprawidłowo użył Twojego produktu ze względu na niejasne instrukcje? Błędne interpretacje mogą być frustrujące dla użytkowników i potencjalnie niebezpieczne, w zależności od rodzaju zastosowanej technologii.

W przypadku niektórych dokumentów istnieje ryzyko ujawnienia zastrzeżonej wiedzy, zwłaszcza jeśli technologia stanowi chronioną własność intelektualną. Przekazywanie niezbędnych informacji przy jednoczesnej ochronie informacji wrażliwych wymaga wysokiego poziomu umiejętności.

Wreszcie, jeśli działasz w branży regulowanej, możesz potrzebować dokumentacji dotyczącej zgodności z przepisami, aby przestrzegać prawa. Relacja outsourcingowa może pomóc w tym procesie, uwalniając Cię od konieczności alokowania zasobów.

Typowe problemy związane z zatrudnianiem autorów tekstów technicznych i wskazówki, jak je pokonać

Kwalifikacje specjalistyczne

Zadania związane z komunikacją techniczną często wymagają dogłębnej wiedzy na temat konkretnej branży lub niszy. Znalezienie kandydatów, którzy w pełni rozumieją Twoją dziedzinę, może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli potrzebujesz, aby osoba ta posiadała także doskonałe umiejętności pisania tekstów technicznych. Im bardziej złożone są Twoje potrzeby, tym trudniejszy staje się proces rekrutacji.

Rozwiązanie: skorzystaj z usługi pisania ze wstępnie sprawdzonym zespołem piszącym pod kątem technicznym. Usługi takie jak Compose.ly mają zasoby i zasięg, aby znaleźć autorów o różnorodnych umiejętnościach. Wykonaliśmy pracę, więc wystarczy, że zadzwonisz.

Rozszerzone procesy rozmów kwalifikacyjnych

Zatrudnienie pisarza technicznego wiąże się z wieloma rundami rozmów kwalifikacyjnych, często obejmującymi zadania do domu. Dla firmy zatrudniającej oznacza to wiele godzin spędzonych przez personel na rozmowach z kandydatami, przeglądaniu zadań i uczestniczeniu w rozmowach grupowych. To godziny, których Twój zespół nie spędzi pracując nad projektami klientów.

Rozwiązanie: zlecić wspólne zatrudnianie i pisanie tekstów na zewnątrz. Zamiast zamieszczać posty na portalach z ofertami pracy dla niezależnych strzelców i przeglądać kandydatów, jak w przypadku zatrudnienia wewnętrznego, zawrzyj umowę z firmą, która wykonała już całą pracę.

Konkurs na Największy Talent

Jeśli chcesz uzyskać najlepsze rezultaty, potrzebujesz najlepszych ludzi. Jednak rywalizacja o najlepsze talenty jest ostrzejsza niż kiedykolwiek. Możesz łatwo złamać swój budżet, zabiegając o względy supergwiazd zajmujących się pisaniem technologii za pomocą marketingu marki, konkurencyjnych wynagrodzeń i dodatków na najwyższym poziomie.

Rozwiązanie: Outsourcing usług rozwiązuje również ten problem. Zamiast zabiegać o względy poszczególnych pisarzy, których twórczości nie znasz, poproś pisarza z firmy, która zna swój zespół. Otrzymasz lepszy mecz i unikniesz rozczarowania.

Jak Compose.ly może pomóc Ci znaleźć najlepszych autorów tekstów technicznych

W Compose.ly rozumiemy potrzebę pisarza technicznego, który rozumie Twoją branżę. Rekrutujemy i weryfikujemy najwyższej klasy pisarzy technicznych z doświadczeniem w różnych dziedzinach technologii, dzięki czemu otrzymasz idealnego pisarza dla swojej niszy.

Nasi autorzy to wykwalifikowani gawędziarze, którzy skupiają się na potrzebach odbiorców. Tłumaczą żargon na angażujący ludzki język, poprawiając doświadczenie użytkownika i wzmacniając cenne połączenia.

Już dziś dowiedz się więcej o zewnętrznych usługach pisania tekstów technicznych Compose.ly. Nasi autorzy są gotowi pomóc Ci dotrzeć do odbiorców, gdziekolwiek się znajdują.