Outlook dla firmowej poczty e-mail | Konfiguracja, alternatywy i porównanie

W dobie informacji, pomimo wzrostu liczby aplikacji do przesyłania wiadomości, dla wielu osób nadal preferowanym wyborem jest poczta elektroniczna. Poczta elektroniczna pozostaje niezwykle skutecznym narzędziem dla firm do komunikacji ze współpracownikami i klientami, niezależnie od ich wielkości. E-mail to najpopularniejsza forma profesjonalnej komunikacji. Przy 4 miliardach użytkowników poczty e-mail na całym świecie, e-maile biznesowe są niezbędne do budowania świadomości marki.

Na rynku dostępnych jest wiele systemów poczty elektronicznej, a jednym z nich jest Microsoft Outlook. Biznesowa poczta e-mail w programie Outlook ma wiele zalet. W tym blogu omówiono funkcje programu Outlook dla małych firm , sposób jego konfiguracji oraz niektóre jego alternatywy.

Co to jest firmowa poczta e-mail w programie Outlook?

Outlook to potężne oprogramowanie do zarządzania informacjami osobistymi firmy Microsoft. Nie ma potrzeby korzystania z wielu platform w swoich operacjach, ponieważ oferuje wszechstronne możliwości poczty e-mail, zintegrowane kalendarze, listy zadań i wiele więcej. Dzięki temu jest to wszechstronne rozwiązanie do komunikacji i organizacji w biznesie.

Zapewnia opcję integracji z wieloma platformami, przemyślane funkcje, takie jak ochrona przed oprogramowaniem ransomware, oraz narzędzie do sugestii dotyczących pisania. Co więcej, w programie Outlook możesz także korzystać z usług e-mail innych firm, takich jak Gmail.

Ile kosztuje firmowa poczta e-mail w programie Outlook?

Aby używać Outlooka do biznesowej poczty e-mail, potrzebujesz subskrypcji Microsoft 365. Koszt różni się w zależności od wybranego planu. Nawet podstawowy plan Microsoft 365 Business Basic zapewnia dostęp do programu Outlook i innych niezbędnych aplikacji, takich jak Word, Excel i PowerPoint.

Plan Mircosoft 365 Family Home (99,99 USD rocznie lub 9,99 USD miesięcznie) może wystarczyć osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Jednak biznesplan jest zalecany, jeśli chcesz go używać do planowania biznesowego, korzystania z programu Outlook w całej organizacji lub współpracy z zespołami.

Plan subskrypcji Microsoft 365 i funkcje dla programu Outlook

Wszystkie plany biznesowe Microsoft 365 obejmują internetowe i mobilne wersje programu Outlook. Jednak w przypadku aplikacji komputerowych potrzebny jest plan Standard lub Premium. Oto krótki przegląd:

Jak skonfigurować pocztę firmową Outlook z subskrypcją Microsoft 365?

Możesz zarejestrować się w planie Microsoft 365 lub Outlook. Omówimy obie metody. Konfigurowanie programu Outlook dla firmowej poczty e-mail jest łatwe. Możesz wykonać następujące kroki:

Krok 1. Wybierz plan Microsoft 365.

Przejdź do oficjalnej witryny Microsoft 365, aby wybrać niedrogi plan dla swojej firmy.

• Poszukaj planów z firmową pocztą e-mail w programie Outlook, klikając „Microsoft 365” u góry strony.
• Następnie wybierz przycisk „Biznes”.
• Kiedy już będziesz mieć narzędzia, których potrzebuje Twoja firma, naciśnij przycisk „Kup teraz”.
• Zostaniesz poproszony o podanie niezbędnych informacji, w tym szczegółów płatności.

Krok 2. Podłącz swoją domenę (lub kup nową).

W następnym kroku wybierz, czy chcesz używać już własnej nazwy domeny firmowej, czy kupić nową do konfiguracji biznesowej poczty e-mail w programie Outlook.

• Jeśli masz własną domenę, wybierz opcję „Użyj nazwy domeny, którą już posiadasz”.

Źródło

• Następnie wpisz nazwę swojej domeny w pasku poniżej i naciśnij „zweryfikuj własność”, aby rozpocząć proces weryfikacji domeny. Weryfikacja następuje po dodaniu ustawień DNS Twojej domeny.

Źródło

• Jeśli nie masz własnej domeny, możesz ją kupić w firmie Microsoft.

Krok 3. Utwórz swój adres e-mail.

• Następnie musisz dodać swój identyfikator użytkownika poczty e-mail i utworzyć potwierdzone hasło, aby zakończyć proces konfiguracji biznesowej poczty e-mail w programie Outlook.
• Twój identyfikator użytkownika to nazwa użytkownika, którą chcesz umieścić na swoim adresie e-mail (np. Twoje imię i [email protected]).
• Po uzupełnieniu żądanego adresu e-mail i hasła kliknij przycisk „Zarejestruj się”.

Krok 4. Dokończ zakup.

Ostatnim krokiem jest dodanie szczegółów płatności i rozliczeń do firmowej poczty e-mail w programie Outlook.

• Przed rozliczeniem zostaniesz poproszony o wybranie liczby kont, które chcesz kupić. Tutaj możesz dodać więcej użytkowników dla swojej firmy w ramach tego samego planu.
• Po wprowadzeniu liczby kont do kupienia naciśnij przycisk „Dalej” i wprowadź dane rozliczeniowe.
• Teraz kliknij ponownie „Dalej” i wprowadź informacje dotyczące płatności.
• Po dokonaniu płatności możesz uzyskać dostęp do nowo utworzonego konta za pomocą firmowego adresu e-mail w programie Outlook.

Jak skonfigurować konto firmowe Outlook bez zakupu Microsoft 365?

Ponieważ Outlook jest indywidualną platformą e-mail w pakiecie Microsoft 365, można go kupić i używać jako samodzielnej aplikacji. Oto kroki, które należy wykonać, aby skonfigurować konto Outlook:

Krok 1. Wybierz swój plan.

• Wybierz dowolny z dostępnych biznesplanów.
• Dodaj odpowiednie szczegóły, aby kupić subskrypcję.

Źródło

Krok 2: Dodaj swoją domenę.

• Podobnie jak przy zakupie Microsoft 365, możesz dodać istniejącą domenę lub kupić nową.
• Sprawdź swój system nazw domen (DNS).

Krok 3: Skonfiguruj swój adres e-mail i hasło

• Możesz także dodać innych użytkowników i aliasy, aby ułatwić zarządzanie.

Korzystanie z firmowej poczty e-mail programu Outlook

Po skonfigurowaniu poczty e-mail w programie Outlook dla firm korzystanie z niej jest łatwe:

• Otwórz program Outlook i dodaj dane logowania do konta e-mail.
• Twórz nowe e-maile, organizuj swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą folderów i reguł oraz zarządzaj wieloma kontami e-mail.
• Dostosuj swój widok, oznaczaj ważne e-maile i trzymaj się harmonogramu dzięki zintegrowanym kalendarzom i zadaniom.

6 sposobów korzystania z poczty e-mail programu Microsoft Outlook jak profesjonalista

Oto 6 sprawdzonych sposobów, którymi powinna podążać każda branża, aby stworzyć skuteczną pocztę Outlook dla firm:

1. Efektywnie uporządkuj swoją skrzynkę odbiorczą.

Nie pozwól, aby Twoja skrzynka odbiorcza stała się bałaganem! Wykorzystaj system folderów programu Outlook do kategoryzowania wiadomości e-mail na podstawie ważności, projektów lub nadawców. Twórz reguły sortowania przychodzących wiadomości w odpowiednich folderach, dzięki czemu Twoja skrzynka odbiorcza będzie uporządkowana i automatycznie uporządkowana.

2. Opanuj sztukę zapamiętywania e-maili.

Outlook pozwala na przywołanie lub wycofanie wysłanej wiadomości e-mail, pod warunkiem, że odbiorca również korzysta z Outlooka. Otwórz wysłaną wiadomość e-mail, przeszukaj menu rozwijane „Działania” i wybierz „Przypomnij tę wiadomość”.

3. Wprowadź lekkie opóźnienie.

Rozważ ustawienie krótkiego opóźnienia dla wychodzących wiadomości e-mail, aby uniknąć przypadkowych wysłań. W ten sposób możesz wychwycić błędy lub wprowadzić zmiany w ostatniej chwili, zanim e-mail opuści Twoją skrzynkę odbiorczą. Opcja „Opóźnij dostawę” programu Outlook ułatwia osiągnięcie tego celu.

4. Ustaw automatyczne odpowiedzi o nieobecności.

Wyjeżdżasz na wakacje lub planujesz dłuższą przerwę w pracy przy biurku? Poinformuj swoje kontakty, konfigurując automatyczną odpowiedź o nieobecności. Ten prosty krok sprawi, że ludzie dowiedzą się o Twojej niedostępności i będą mogli przekierować pilne sprawy do kogoś innego.

5. Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą jednym kliknięciem.

Jeśli nie chcesz widzieć wielu e-maili z tej samej rozmowy, przydatna będzie funkcja „Oczyszczanie” w Outlooku! Usuwa zbędne wiadomości, pozostawiając czysty wątek e-mailowy dla każdej rozmowy.

6. Twórz szablony e-maili wielokrotnego użytku

Jeśli wielokrotnie wpisujesz tę samą treść wiadomości e-mail, zaoszczędź czas, tworząc szablony wielokrotnego użytku. Funkcje „Ouick Parts” programu Outlook umożliwiają zapisywanie często używanych fragmentów tekstu, które można wstawiać do nowych wiadomości e-mail za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

2 najlepsze alternatywy poczty e-mail dla programu Outlook do użytku biznesowego

Microsoft Outlook ma najwyższej klasy funkcje, ale może nie pasować do wszystkich. Jeśli nadal nie masz pewności, przedstawiliśmy cztery najlepsze alternatywy dla firmowej poczty e-mail w programie Outlook: Neo i Google Workspace. Każde z nich ma swoje zalety i wady, które pomogą Ci dokonać lepszego wyboru.

1. Neo

Neo to doskonała platforma hostingowa poczty e-mail przeznaczona dla firm i przedsiębiorców. Ma na celu połączenie tych profesjonalistów biznesowych z ich docelowymi odbiorcami poprzez skuteczne kampanie e-mailowe i usprawnione funkcje zarządzania. Ponadto oferuje bezpłatny okres próbny przez ograniczony okres, niedrogie płatne plany i kilka ulepszonych funkcji.

Kluczowe cechy Neo

• Inteligentny zapis do tworzenia wiadomości e-mail wspomaganych przez sztuczną inteligencję
• Uzupełniające tworzenie jednostronicowej witryny internetowej z adresem e-mail Neo jako domeną witryny
• Przeczytaj potwierdzenia, aby uzyskać wgląd w wskaźniki otwierania e-maili
• Wstępnie zaprojektowane szablony wiadomości e-mail ułatwiające tworzenie kampanii
• Funkcje projektanta podpisów, rezerwacji spotkań i reguł e-maili

Plusy Neo

• Profesjonalne adresy e-mail z bezpłatnymi domenami niestandardowymi
• Bezpłatna jednostronicowa witryna internetowa, która poprawi Twoją obecność w Internecie
• Niezawodna wydajność i całodobowa obsługa klienta
• Najnowocześniejsza ochrona antyspamowa i antywirusowa
• Szablony e-maili do skutecznych kampanii e-mail marketingu

Wady Neo

• Ograniczony bezpłatny okres próbny
• Bezpłatna domena ma tylko rozszerzenie .co.site
• Miejsce na najwyższym poziomie to tylko 100 GB na konto

2. Google Workspace

Bogata w funkcje firmowa poczta e-mail programu Outlook może być przytłaczająca dla początkujących. Jeśli Twój zespół jest już przyzwyczajony do Google Suite, korzystanie z Gmaila dla firm (części Google Workspace) może być opcją bardziej przyjazną dla początkujących. Google Workspace, dawniej G Suite, to platforma e-mail zintegrowana z Google Apps, która pomaga w płynnym prowadzeniu operacji.

Kluczowe funkcje Google Workspace

• 15 GB bezpłatnego miejsca na pocztę e-mail
• Prawie 99% ochrony przed spamem
• Sugestie tekstowe umożliwiające szybszą kompozycję wiadomości e-mail
• Możliwość wycofania wysłania wiadomości e-mail
• Dostępność na różnych urządzeniach i przeglądarkach

Zalety Google Workspace

• Rozbudowane opcje integracji aplikacji innych firm
• Przyjazny dla użytkownika interfejs i funkcje współpracy
• Darmowa wersja z dużą ilością miejsca na dane i funkcjami
• Działa na wszystkich systemach operacyjnych
• Bezproblemowa integracja z aplikacjami Google

Wady Google Workspace

• Ograniczone opcje obsługi klienta
• W porównaniu z programem Outlook dostępnych jest mniej wbudowanych opcji dostosowywania

Szybkie porównanie i nasze oceny

Porównamy różne funkcje Outlooka z jego alternatywami. Ocenę wybierzemy na podstawie kilku czynników dotyczących tych platform, w tym ich łatwości obsługi, unikalnych funkcji i możliwości spełnienia powszechnych wymagań.

Podsumowanie

W dzisiejszym świecie, w którym miliardy ludzi korzystają z poczty elektronicznej, unikalna strategia marketingowa stała się niezbędna, aby przyciągnąć uwagę ludzi. Każda organizacja prowadzi obecnie profesjonalne rozmowy i oficjalną wymianę informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Microsoft Outlook może być idealnym partnerem w Twoich wysiłkach na rzecz zwiększenia skali. Może zrobić znacznie więcej niż tylko przechowywanie informacji kontaktowych, wysyłanie przypomnień i porządkowanie kalendarza za pomocą list zadań. Chociaż program Microsoft Outlook dla firm jest popularnym wyborem, może nie odpowiadać każdemu.

Platformy takie jak Neo są warte rozważenia dla osób poszukujących rozwiązania bardziej przyjaznego dla początkujących i opłacalnego. Jeśli chcesz zwiększyć obecność swojej marki poprzez skuteczne kampanie e-mail marketingu, korzystając jednocześnie z profesjonalnych możliwości poczty e-mail, Neo jawi się jako najlepszy konkurent.

Nie zapominaj, że przetestowanie wielu opcji to najlepszy sposób na określenie, który dostawca usług e-mail jest najlepszą alternatywą dla biznesowej poczty e-mail programu Outlook dla Twoich potrzeb biznesowych. Zatem wybierz swój plan i zarejestruj się już dziś, aby rozwijać swój biznes i ugruntować swoją markę!

Często Zadawane Pytania

1. Jak utworzyć e-mail Outlook Business, kupując plan Microsoft 365?

Konfigurowanie firmowej poczty e-mail w programie Outlook jest proste. Oto kroki, które możesz wykonać:

• Odwiedź witrynę Microsoft 365.
• Wybierz plan.
• Podłącz swoją domenę (lub kup nową).
• Utwórz swój adres e-mail.
• Dokończ zakup.

2. Jakie są najważniejsze funkcje programu Outlook dla firm?

Poniżej przedstawiono najważniejsze funkcje programu Outlook dla firm:

• Intuicyjne wyszukiwanie,
• Planowanie i dostosowywanie poczty e-mail,
• Zaawansowana ochrona,
• Efektywne zarządzanie pocztą e-mail i
• Możliwości automatyzacji zadań/przepływu pracy.

3. Czy mogę odwołać lub cofnąć wysłanie wiadomości e-mail w programie Outlook?

Outlook pozwala na przywołanie lub wycofanie wysłanej wiadomości e-mail, pod warunkiem, że odbiorca również korzysta z Outlooka. Otwórz opcję wysłania, przejdź do menu „Działania” i wybierz „Przypomnij tę wiadomość”.

4. Czy Outlook oferuje szablony e-maili?

Funkcje „Szybkich części” programu Outlook umożliwiają zapisywanie często używanych fragmentów tekstu i wstawianie ich do nowych wiadomości e-mail jako szablonów do ponownego wykorzystania. Pomaga to zaoszczędzić czas poprzez automatyzację zadań.