Jak zorganizować siebie i swój czas jako freelancer

Freelancing to coś więcej niż uporządkowanie codziennego harmonogramu, kontrolowanie kontaktów i zasobów, bycie super produktywnym i rozpoczynanie dnia o 8 rano. Wiedza o tym, jak zorganizować się jako freelancer, to także nauka ujmowania swojego czasu i zasobów jako narzędzi, aby stać się płodnym i zadowolonym z tego stylu życia.

W tym artykule omówimy, jak zająć się trzema ważnymi czynnikami w życiu każdego freelancera: czas, zasoby i umysł. Gdy już zapoznasz się ze wszystkimi trzema, łatwiej będzie ci tworzyć własny harmonogram. Możesz nawet znaleźć nowe rzeczy, o których nie wiedziałeś, że wymagają rozwiązania w swoim codziennym przepływie pracy.

Zorganizuj swój czas, aby być na bieżąco

Oczywiście najpierw będziemy chcieli dowiedzieć się, jak zorganizować sobie czas.

Ponieważ czas jest zawsze najważniejszy i potrzebujemy go więcej, prawda? Oto kilka wskazówek, jak lepiej zorganizować swój dzień.

Śledź swój czas, aby znaleźć upływ czasu

U podstaw organizacji czasu leży dyscyplina.

Trzymanie się harmonogramu to jeden z najtrudniejszych nawyków do wyrobienia, ponieważ zwykle schodzimy na boczny tor. Niezależnie od tego, czy jest to zwlekanie z powodu naszego małpiego mózgu, czy też czynniki zewnętrzne, takie jak dzieci, opieka nad bliskimi, sprawunki i tak dalej.

Dlatego, choć może się to wydawać nudne, musimy zacząć śledzić nasz czas. Nawet przed stworzeniem harmonogramu poświęć tydzień na notowanie każdej czynności, której poświęcasz czas. Śledź nawet najczęstsze elementy rozpraszające uwagę, takie jak Facebook czy Instagram, rozmawiając ze znajomymi i współpracownikami lub po prostu odwracając uwagę.

Gdy pod koniec dnia będziesz w stanie zsumować ten czas, będziesz miał jaśniejszy pomysł, jak uniknąć popełniania tych błędów. Dzięki temu Twój harmonogram będzie bardziej zorganizowany i celowy.

Ważne jest, aby trzymać się harmonogramu

Wszyscy pracujemy na różne sposoby. Niektórzy ludzie lepiej funkcjonują rano, podczas gdy inni osiągają szczyt dopiero wieczorem.

Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, kiedy jesteś najbardziej produktywny, aby ułożyć dla siebie najlepszy harmonogram.

W przeciwnym razie ślepo organizujesz swój czas. Ważne zadania mogą przypadać w przedziałach czasowych, gdy Twoja energia jest niższa, podczas gdy trywialne dostają godziny szczytu. Wkrótce zostajesz w tyle i wpatrujesz się w beczkę długich godzin pracy i nadgodzin.

Ważne jest, aby wiedzieć, że nie oznacza to, że musisz zaczynać dzień pracy o 8 rano. Równie ważne jest rozpoczęcie o godzinie 11:00. To nie działa tak samo dla wszystkich.

Liczy się struktura.

Uporządkuj swoje długoterminowe cele, a następnie pracuj nad mniejszymi

Twoje umiejętności organizacyjne drastycznie się poprawią, jeśli spróbujesz zaplanować nadchodzące miesiące, potem tygodnie, a następnie przełączyć się na codzienne zadania.

A oto dlaczego.

Wyznacz sobie długoterminowe cele

Znajomy freelancer dał mi kiedyś do myślenia: odłóż czas na zaplanowanie swoich długoterminowych celów. Zwłaszcza jeśli freelancer to Twoja praca na pełen etat.

I przez to nie miał na myśli „zakończyć projekt A w dwa tygodnie”. Chodziło bardziej o zadawanie pytań:

Gdzie chcę być za dwa miesiące?

Ilu nowych klientów chcę pozyskać w ciągu najbliższych sześciu miesięcy?

Jak mogę dostać się do społeczności freelancerów?

Twoja mapa drogowa może wyglądać tak:

Wyobrażenie sobie miesięcy, a nawet lat swojej kariery jako freelancer, da ci solidne ramy. Wytyczasz sobie ścieżkę, a wiedza, w jakim kierunku się wybierasz, sprawia, że ​​wszystkie twoje harmonogramy i wybory zasobów są bardziej celowe.

Wyznacz sobie cele krótkoterminowe

Patrząc na powyższą tabelę, staje się jaśniejsze, jak zaplanować swoje tygodnie i dni. Nie będziesz po prostu pracować na co dzień nad krótkoterminowymi celami, ale będziesz mieć coś konkretnego, nad czym będziesz pracować.

Terminy stają się coraz krótsze i bardziej sensowne. Poza tym możesz mniej stresować się małymi rzeczami, ponieważ zawsze będziesz mieć na uwadze większy obraz.

Zaplanuj swoje godziny pracy

Istnieje kilka sposobów podejścia do godzin pracy. Jak już wspomnieliśmy, będą się różnić w zależności od osoby.
Oto jak freelancerzy zwykle organizują swoje godziny pracy:

1. Praca w dwóch-trzech kawałkach w ciągu dnia, z dłuższymi przerwami na załatwienie spraw lub spędzanie wolnego czasu pomiędzy nimi.
2. Praca w wielu krótszych fragmentach, które rozwijają się w ciągu dnia (czy to z powodu konfliktów w życiu osobistym, czy stref czasowych klienta i współpracownika)
3. Praca w jednym, 8-godzinnym kawałku, jakby to była praca biurowa od 9 do 5 godzin.

Wszystkie trzy metody są ważne i najlepiej dać tydzień na każdą z nich, aby zobaczyć, która najbardziej Ci odpowiada.

Zorganizuj swoją przestrzeń i zasoby, aby uzyskać maksymalną produktywność

W następnej sekcji omówimy, dlaczego musisz zorganizować nie tylko swoje miejsce pracy, ale także inne aspekty swojego życia osobistego.

Dobre zrozumienie harmonogramów innych niż praca może dać ci niezbędną praktykę, aby poradzić sobie z większą liczbą obowiązków lub skutecznie żonglować tymi, które już masz.

Dowiedz się, jak zautomatyzować niektóre ze swoich zadań

Szukając porady od samych freelancerów, zagłębiłem się w społeczność freelancerów Reddit. A wśród wielu przydatnych wskazówek dotyczących motywacji, zarządzania klientami i projektami, znalazłam jedną, która naprawdę się wyróżniała.

Wspomniany freelancer wspomniał, jak przewlekła choroba zmusiła ich do zorganizowania zasobów tak, aby przepływ pracy nigdy nie został zakłócony. Pracują w bardzo ograniczonych godzinach w tygodniu, więc harmonogram musi być napięty. I szczerze mówiąc, jest to harmonogram, z którego wszyscy możemy się uczyć:Zautomatyzowałem serię pouczających i przydatnych wiadomości powitalnych dla nowych klientów oraz zautomatyzowałem mój główny lejek sprzedaży

Jest to szczególnie przydatna rzecz do zautomatyzowania, ponieważ zwalnia Cię z konieczności wymyślania za każdym razem nowego e-maila powitalnego. Możesz także ustawić swoją skrzynkę odbiorczą, aby sortować wiadomości e-mail po przybyciu do odpowiednich kategorii.Stworzyłem powtarzalne procesy pracy, skoroszyty, arkusze i warsztaty, aby ułatwić mojemu klientowi dostarczanie treści i informacji, których od nich potrzebuję. Z tego arsenału muszę tylko wziąć to, czego potrzebuję.

Zamiast długiej korespondencji e-mailowej z klientem, po prostu umożliwienie mu wypełnienia formularza pozwala obu stronom zaoszczędzić sporo czasu.Mam trenera, kiedy czuję, że utknąłem i nie wiem dlaczego

Popularność trenerów produktywności wzrosła. Powoli zaczynamy akceptować fakt, że nie wszyscy z nas mają świetną dyscyplinę, potrafimy się jej uczyć i stosować, czy też sami wyjść z zawodowych kolein. Tak więc posiadanie trenera, który poprowadzi Cię z problemu organizacyjnego po wyczerpaniu wszystkich zasobów, to świetny wybór.Mam małą sieć innych właścicieli małych firm, którzy pracują w sąsiedztwie mojej. Klientom radzę również współpracować z tymi wspaniałymi współtwórcami. Z innymi mam partnerstwa, w których zapewniamy pełne usługi i zasadniczo „dzielimy rachunek”.

Naprawdę dobry sposób na nawiązanie znaczących kontaktów i odciążenie pracy, która może wyrządzić więcej szkody niż pożytku Twojej produktywności. Dodatkowo możesz sobie pozwolić na usługi, które w innym przypadku byłyby poza twoim przedziałem cenowym.

Przećwicz organizację poprzez inne obszary swojego życia

Trudno jest utrzymać dobrze zorganizowaną karierę, jeśli inne aspekty twojego życia przemykają ci przez palce.

To nie znaczy, że powinieneś być potęgą organizacyjną. Chodzi bardziej o uważne organizowanie innych rzeczy w swoim życiu, aby uzyskać wystarczającą ilość „praktyki”.

1. Na przykład zacznij sortować i przechowywać ważne dokumenty (jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś), takie jak raporty medyczne i finansowe, ważna poczta, umowy itp. Pomoże ci to przyzwyczaić się do segregowania.
2. Przeznacz jeden dzień w tygodniu na planowanie posiłków – w jakie dni będziesz gotować, kiedy zamawiasz, a kiedy robisz zakupy spożywcze. Pomyśl tylko o zaoszczędzonym czasie i stresie, ponieważ będziesz miał zaplanowane posiłki. Jedną z najgorszych rzeczy jest uświadomienie sobie, że masz zadanie do dokończenia, ale jesteś głodny, jest pora lunchu i albo musisz zarezerwować sobie czas na gotowanie, marnować czas na przeglądanie restauracji, albo jeść cokolwiek przekąskę, aby zażegnać głód .
3. Zaplanuj regularne godziny sprzątania domu. Nawet jeśli w zlewie są trzy naczynia – umyj je. Posortuj rzeczy na półkach, posprzątaj biurko, wyrzuć wszystko, czego już nie używasz.

Im więcej przechodzisz przez fizyczne ruchy sortowania i organizowania, tym łatwiej będzie zrobić to samo z plikami i procesami związanymi z pracą (dokumentacja projektu, raporty wydatków, faktury, zarządzanie zadaniami, terminami itp.).

Osiągnij równowagę psychiczną poprzez organizowanie umysłu

Chociaż dyskutowaliśmy, w jaki sposób organizacja polega na tworzeniu „pamięci mięśniowej” poprzez praktykę, wszystko to jest bezcelowe, jeśli nie jesteśmy o tym świadomi. Żadna ilość zaplanowanych zadań w ciągu dnia lub tygodnia nie wystarczy, jeśli nie zorganizujemy naszych myśli.

Tutaj porozmawiamy o osiągnięciu szczytowego skupienia i o tym, jak odbija się to na naszym harmonogramie, o tym, jak być zadowolonym z zadań wykonanych, a nie doskonałych, oraz o świadomych praktykach, które szkolą nasz mózg w zakresie organizowania się.

Dzięki tym wskazówkom będziesz w stanie przezwyciężyć stres psychiczny związany z pozostawaniem na szczycie. Dodatkowo pomoże w przygotowaniach i reorganizacji, gdy napotkasz przeszkody.

Dowiedz się o stanie przepływu i przećwicz go

Mihaly Csikszentmihalyi, renomowany węgierski psycholog, jako pierwszy ukuł termin „stan przepływu” i rozpoznał go w ludzkim umyśle. Zauważył, że jest to moment, w którym jednostka jest tak pochłonięta swoją pracą, że wszelkie zewnętrzne rozproszenia i sprawy stają się nieważne.

Jak wygląda stan przepływu?

1. Całkowicie i całkowicie skoncentruj się na zadaniu;
2. Cele i nagrody są jasne, natychmiastowa informacja zwrotna;
3. Zmienia się postrzeganie czasu (przestajesz o tym myśleć – godzina może wydawać się dziesięcioma minutami, a dziesięć minut wydaje się godziną);
4. Praca jest łatwa;
5. Zyskujesz poczucie pełnej kontroli nad pracą;
6. Zadania są wystarczająco trudne, aby wysiłek był zabawny;
7. Proces daje satysfakcję;
8. Całe poczucie siebie zniknęło (brak stresu, zmartwień, rozproszenia itp.).

Jak wejść w stan przepływu?

Dr Travis Bradberry, autor książki Emotional Intelligence 2.0 , przytoczył liczne badania, które pokazują, jak nasze mózgi potrzebują czasu, aby w pełni zanurzyć się w zadaniu. Tak więc nie ma sensu stresować się, że nie od razu wpadniesz w rytm.

Zwłaszcza jeśli zadanie jest dla nas nudne lub po prostu go nie lubimy.

Aby wejść w potencjalny stan Flow, Bradberry zaleca trzymanie się go przez dwadzieścia minut. Utrzymywanie się przez ten czas zwiększa Twoje szanse na dotarcie do niego. To sprowadza nas z powrotem do tego, że nie zadowalamy się naszym małpim mózgiem, który chce, abyśmy uciekali, ponieważ nie lubimy tej pracy.

Czasami musimy wychowywać nasze umysły i być wobec tego surowymi.

Pracuj nad wykonaniem rzeczy, a nie nad ich perfekcją

Ukończenie zadania jest o wiele bardziej przydatne niż dręczenie go, dopóki nie będzie idealne.

Jeśli zmagasz się z rozpoczęciem czegoś, ponieważ boisz się popełniać błędy lub mieć bardzo słabe pierwsze próby, spróbuj mimo wszystko skupić się na rozpoczęciu pracy .

Erik Fisher ma świetny odcinek podcastu na ten temat z Jonem Acuffem. Dyskutują o tym, jak po prostu zacząć działać, bez względu na to, jak zły myślimy, że początek będzie. Przenieś złe pomysły na papier, zrób burzę mózgów i wypuść jak najwięcej szkiców na wpół. To jedyny sposób na szybsze zakończenie zadań ORAZ osiągnięcie idealnego wyniku.

Urozmaicaj swoje codzienne zadania

To jest osobista walka, z którą od czasu do czasu się spotykam.

W moich poprzednich pracach nauczyłem się, że rozwijam się, im więcej mam zadań w ciągu dnia.

Zwłaszcza im bardziej są zróżnicowane. Kiedyś pracowałem przy projektowaniu gier, więc mój dzień składałby się z:

• meldowanie się z innymi członkami zespołu, ponieważ nasze zadania były współzależne;
• przeprowadzanie kontroli jakości kompilacji gier;
• pisanie dokumentu projektowego gry;
• omówić z producentem zmiany, terminy i ewentualne wstrzymania;
• robienie notatek podczas spotkań i rozpisywanie po nich zadań zespołowych;

I wiele więcej, w zależności od tego, jak daleko byliśmy z produkcją.

Jednak teraz jako pisarz mój dzień sprowadza się do zadań związanych z napisaniem jednego lub dwóch artykułów.

A jeśli wszystko, co muszę zrobić, to napisać artykuł, szybko zacznę zwlekać, ponieważ mój mózg ciągle wykonuje te same zadania. I tak nauczyłem się dawać sobie różne rodzaje zadań, aby utrzymać dynamikę dnia.

• Badam potencjalne nowe tematy i spisuję zasoby;
• Rozmawiam z innymi pisarzami, aby wymienić się pomysłami i uzyskać informacje zwrotne;
• Przeprowadzam burzę mózgów z moim współpracownikiem SEO na temat nowego podejścia do treści;
• Proponuję nowe pomysły kierownikowi naszego zespołu i proszę o różnorodne zadania;
• Pytam ze współpracownikami o ich pracę i próbuję się uczyć tu i tam;

Zaspokaja swędzenie różnych zadań i utrzymuje mój harmonogram wystarczająco dynamiczny, aby utrzymać produktywność.

Jeśli masz problemy z koncentracją, tak jak ja, poszukaj alternatywnych zajęć, aby wypełnić swój czas – bezpłatne zajęcia online, słuchanie podcastów i robienie notatek, zapisywanie się na warsztaty itp.

W miarę możliwości powstrzymaj się od wielozadaniowości

Wielozadaniowość omówiliśmy już w kilku artykułach, więc nie będę się o tym tutaj rozwodził.

Główną ideą jest skupienie się na jednym zadaniu na raz. Badania wykazały, że nasza koncentracja spada w momencie, gdy przechodzimy z jednego zadania do drugiego. Zjawisko to nazywa się przełączaniem kontekstu .

Co ciekawe, pamiętając o Flow io tym, że pełna koncentracja zajmuje 20 minut, łatwiej jest zrozumieć, dlaczego wielozadaniowość jest dla Ciebie szkodliwa. Cały twój harmonogram może zostać odrzucony, powodując opóźnienia, stres i poczucie winy.

Ćwicz porządkowanie myśli

Nathanial Drew nakręcił ciekawy film o tym, jak lepiej uporządkować myśli.

Chociaż skupia się głównie na wpływie, jaki ma to na proces twórczy, pomysły działają równie dobrze bez względu na dziedzinę, w której się znajdujesz.

• Uwalniaj miejsce w swojej głowie

Jak mówi Drew: „jest tam tona gówna”. Cały czas jesteśmy nadmiernie pobudzeni. Czasami nie możemy nawet skupić się na 10-minutowym filmie. Aby więc móc uporządkować nasze myśli, musimy jak najczęściej usuwać pamięć krótkotrwałą.

Najlepiej to zrobić, spisując rzeczy, zamiast zapamiętywać „na później”. Na przykład e-maile, nazwy miejsc, osoby, z którymi można się skontaktować, umawianie spotkań i tak dalej. Dzięki temu Twój mózg może ponownie skupić się na pamięci długoterminowej i prawidłowym przetwarzaniu informacji.

• Traktuj swoje pomysły jak winiarz

Drew używa tej metafory, aby zilustrować, w jaki sposób, aby zrealizować pomysł, musisz przetestować i poświęcić każdy, który przychodzi ci do głowy. Tak jak testujesz winogrona w winnicy. Niektóre pomysły będą wydawać się świetne, ale nie dadzą najlepszego efektu końcowego.

Kiedy chcesz być bardziej zorganizowany, jest tak wiele zasobów. Aby poradzić sobie z codziennymi zadaniami, możesz wybierać między macierzą Eisenhowera, „jedzeniem żaby”, blokowaniem czasu i zasadą Pareto, żeby wymienić tylko kilka. Ale żeby wiedzieć, który z nich działa najlepiej, musisz je wypróbować. Być może najlepszą metodą dla Ciebie okaże się ta, której nawet nie brałeś pod uwagę!

• Omów swoje metody z innymi

Wymieniaj się pomysłami, proś o opinie i doświadczenia innych. Chociaż próba i błędy są nieuniknione, czasami możesz uniknąć błędów, ucząc się od innych. Rozmawiaj ze znajomymi, rodziną, innymi specjalistami, których znasz, lub publikuj w Internecie. Zdobądź tam swoje pomysły i doświadczenia.

Rozkoszuj się popełnianiem błędów

Jedną z rzeczy, za którą zdecydowanie opowiadam się podczas pisania takich artykułów, jest akceptowanie porażek. To jest coś, z czym też się zmagam iw pewnym sensie powtarzam tę radę, aby utrzymać się w ryzach.

Jak powiedzieliśmy wcześniej, nie będziesz doskonały od samego początku. Będą błędy w harmonogramie, rozproszysz się, w Twoich zasobach i dokumentach będzie bałagan, zgubisz rzeczy/kontakty, zdezorganizujesz biurko lub będziesz pracować dłużej przez kilka dni. Zarządzanie czasem będzie raz na jakiś czas bałaganem.

Media głównego nurtu wymuszają przekonanie, że zorganizowanie się i zdobycie szczytu kariery jest tak proste, jak zapoznanie się z niektórymi samouczkami YouTube. Więc ciśnienie jest natychmiast. Ale im szybciej zdasz sobie sprawę, że zostaną popełnione błędy i nauczysz się sobie wybaczać, tym szybciej osiągniesz najlepszą wersję siebie.

Pamiętaj tylko, że musisz uczyć się na swoich błędach , bo inaczej nie będzie postępu. Utkniesz w rutynie kariery z pętlą porażki i nienawiści do siebie.

Zawijanie

Jest tak wiele sposobów na zorganizowanie się jako freelancer. Jak widzieliśmy, być może najważniejsza organizacja znajduje się w naszej perspektywie przyszłej pracy, naszej kariery iw naszych umysłach. Aby naprawdę ogarnąć nasz czas i harmonogram, po drodze jest dużo przygotowań i poprawek.

Po prostu traktuj swoje umiejętności organizacyjne jako stałą możliwość uczenia się. Zmień to według własnego uznania i ucz się od swojego poprzedniego ja.