System zarządzania zamówieniami: definicja, korzyści i jak wybrać?

W ogólnej działalności biznesowej, aw szczególności w e-commerce, handlowcy i klienci uzgodnili wspólny cel, którym jest jak najszybsze i jak najdokładniejsze dostarczanie klientom produktów od momentu wejścia zamówień klientów. Aby to osiągnąć, firma musi dysponować wydajnym i elastycznym systemem zarządzania zamówieniami, który nadąża za potrzebami Twojej firmy, aby sprostać oczekiwaniom i konkurencji współczesnych nabywców.

Poza tym, aby Twoja firma mogła działać efektywnie, ważny jest nie tylko marketing, znajdowanie klientów itp., ale także zarządzanie zamówieniami klientów. W działalności dystrybucyjnej kluczowe znaczenie ma zarządzanie zamówieniami; efektywne zarządzanie zamówieniami, musi zapewniać pełne, terminowe, szybkie i dokładne informacje wśród członków systemu dystrybucji. Jednak ręczne zarządzanie zamówieniami sprawi firmom wiele problemów. System zarządzania zamówieniami (OMS) powstał, aby pomóc przedsiębiorstwom zmniejszyć obciążenie związane z zarządzaniem zamówieniami.

Czym więc jest system zarządzania zamówieniami i jak wybrać dobry system, który pasuje do Twojego modelu biznesowego? W dzisiejszym artykule przedstawię Wam wszystkie informacje dotyczące Systemu Zarządzania Zamówieniami .

Czym jest system zarządzania zamówieniami?

Zarządzanie zamówieniami to proces sprzedaży oparty na zamówieniach, będący podstawą każdej firmy towarowej B2C i B2B. Mówiąc prościej; jest to kompletny, kompleksowy cykl przyjmowania i przetwarzania zamówień klientów. Zarządzanie zamówieniami nie może odbywać się samodzielnie, ale wymaga połączenia prawie każdej części firmy: od obsługi klienta po magazyn, księgowość po dostawę do partnera. Dobre postępowanie w zarządzaniu zamówieniami zapewnia sprawne działanie procesów biznesowych, utrzymanie zadowolenia klientów i ochronę reputacji firmy.

Zarządzanie zamówieniami składa się z szeregu połączonych punktów kontaktowych i interesariuszy, aby umożliwić klientom zamawianie właściwych produktów we właściwej cenie i dostarczanie ich we właściwym czasie. System realizacji zamówień zapewnia płynność procesu zamawiania i umożliwia firmom budowanie ewidencji klientów oraz śledzenie ewidencji zapasów i sprzedaży.

Jednak im więcej kontaktów i interesariuszy zaangażowanych w proces zarządzania zamówieniami, tym więcej przeszkód napotykają firmy. Niektóre z głównych wyzwań dla firm obejmują błędy ludzkie i zaległości, widoczność zapasów, błędy w wysyłce itp. Wszystko to może spowodować, że firmy stracą satysfakcję klientów i ostatecznie zaszkodzą ich lojalności. Optymalnym rozwiązaniem tego problemu jest właśnie system zarządzania zamówieniami. Aby ustanowić szybki, wydajny i opłacalny cykl zarządzania zamówieniami, zarówno firmy B2C, jak i B2B decydują się na korzystanie ze zintegrowanego i responsywnego systemu zarządzania zamówieniami (OMS).

System zarządzania zamówieniami to narzędzie lub platforma, która pomaga firmom śledzić sprzedaż, zamówienia, zapasy i wypełnianie. Oblicza również ludzi, procesy i partnerstwa potrzebne, aby produkty znalazły drogę do klientów. Zarządzanie zamówieniami wymaga wielowymiarowego systemu, który obejmuje prawie każdy aspekt funkcjonowania firmy, w tym:

• Klient
• Kanał sprzedaży
• Informacje o produkcie
• Poziom zapasów i lokalizacja
• Dostawca do kupowania i odbierania
• Obsługa klienta; mianowicie zwrot i zwrot pieniędzy!
• Zamów nadruki, kompletację, pakowanie, przetwarzanie i wysyłkę

Nowoczesne systemy zarządzania zamówieniami traktują cały łańcuch dostaw jako połączony ekosystem. Pozwalają sprzedawcom zautomatyzować swoje wewnętrzne procesy od zamówienia do realizacji.

Jakie są funkcje systemu zarządzania zamówieniami?

System zarządzania zamówieniami jest uważany za doskonały, gdy posiada funkcje, które w pełni spełniają następujące wymagania:

1. Śledź zamówienia

Istotną rzeczą w systemie zarządzania zamówieniami jest to, że musi on zarządzać wszystkimi elementami Twojego zamówienia, niezależnie od kanału. Jest to szczególnie ważne, jeśli działasz w obszarze e-commerce na platformach takich jak Amazon czy eBay. Zamówienia przez telefon, w sklepie, a co najważniejsze na Twojej stronie internetowej muszą być łatwo śledzone i rejestrowane. Zamówienia te powinny być dostępne wszędzie, a korzyści płynące z systemu zarządzania zamówieniami skupiają się na tym procesie.

2. Zlokalizuj inwentarz

Badania pokazują, że 43% detalistów uważa, że ​​zarządzanie zapasami jest wyzwaniem numer jeden. Problem ten wynika z braku odpowiednich struktur na miejscu, czasu i zysku brutto. Śledzenie okresów inwentaryzacji w wielu magazynach może być trudne. System zarządzania zamówieniami może uprościć ten proces, wykorzystując takie praktyki, jak znakowanie na poziomie artykułów, technologia RFID i zautomatyzowana kontrola zapasów.

3. Realizuj zamówienia

W ciągu ostatnich pięciu lat różnorodność magazynów wzrosła o około 7%. Dzięki temu sklepy mogą skorzystać z 3PL lub nawet po prostu korzystać z powierzchni magazynowej w okolicy o wiele prostszej. Niezbędna jest również szybkość. Posiadanie zapasów blisko klientów to najlepszy sposób na zapewnienie szybkiej i spójnej dostawy. Twoje narzędzie do zarządzania zamówieniami umożliwia wysyłanie zamówień, które mają być zapakowane i wysłane z odpowiednią etykietą wysyłkową.

4. Zarządzaj zwrotami

W branży biznesowej, aw szczególności w handlu elektronicznym, zysk jest najwyższym priorytetem. W przypadku śledzenia nieprawidłowo zwróconych towarów trudno jest znacznie zrównoważyć rzeczywistą liczbę zamówień, co powoduje problemy w wielu innych aspektach działalności. System zarządzania zamówieniami, który może pomóc sklepom e-commerce w znacznym stopniu pomóc w przetwarzaniu zwrotów i zwrotów klientom.

5. Inne funkcje

Poza głównymi czynnikami wymienionymi powyżej, dobry system zarządzania zamówieniami może pomóc ludziom biznesu w wielu innych aspektach, m.in. w obsłudze, przyjmowaniu zamówień i płatności niezależnie od kanału czy waluty, kontrolowaniu procesu wysyłki zamówień, aktualizowaniu stanów magazynowych w systemach i kanałach sprzedaży , podaj pozycje magazynowe lub 3PL do wypełnienia. Pomaga również śledzić zamówienia zarówno dla klientów, jak i zespołów obsługi klienta. Możesz w pełni obserwować i prognozować poziom towarów, aby uniknąć zapasów. Niektóre systemy integrują się teraz również z funkcjami biurowymi obsługującymi, takimi jak należności, zobowiązania i księgi rachunkowe w celu tworzenia faktur i przyjmowania płatności.

Główne zalety systemu zarządzania zamówieniami

Wiele systemów zarządzania zamówieniami zapewnia rozwiązania transakcyjne w czasie rzeczywistym. Pozwala to użytkownikom na natychmiastowe ujawnianie kosztów rynkowych i wykonywanie zleceń na kilku giełdach za pomocą strumieniowego przesyłania cen w czasie rzeczywistym. Niektóre z korzyści, jakie firmy mogą uzyskać dzięki urządzeniu do zarządzania zamówieniami, obejmują zarządzanie zamówieniami i alokację aktywów portfela.

Doskonały system zarządzania zamówieniami, który może wspierać zgodność z przepisami, obejmuje ocenę transakcji w czasie rzeczywistym zarówno przed, jak i po wejściu. System zarządzania zamówieniami pomaga pracownikom w przestrzeganiu cyklu życia transakcji w celu ustalenia, czy istnieje jakiekolwiek oszustwo rozrywkowe lub finansowe, jako naruszenie przepisów poprzez korzystanie z Członka firmy, czy nie. System zarządzania zamówieniami może usprawnić przepływ pracy i komunikować się ustnie między menedżerami portfela, handlowcami i pracownikami ds. zgodności.

Struktura zarządzania zamówieniami jest niezbędnym usprawnieniem w branży podaży pieniądza, ponieważ monitoruje lokalizacje w czasie rzeczywistym, zapobiega naruszeniom przepisów oraz monitoruje szybkość i dokładność realizacji. Wielką wartość mają zmiany finansowe i oszczędności.

Jak wybrać odpowiedni system OMS?

1. Określ cele i priorytety swojego systemu

Identyfikując cele i priorytety oraz rozmawiając z interesariuszami wewnętrznymi, naprawdę zidentyfikujesz, które funkcje pasują do wymagań Twojej firmy. Należy również wziąć pod uwagę aspekty przyszłego rozwoju biznesu, aby wybrać odpowiedni system bez konieczności wydawania zbyt dużych nakładów na każdą zmianę skali biznesowej.

2. Przygotuj zapytanie ofertowe (RFP)

Pomoże to w łatwiejszym rozpoczęciu działalności. Zarówno Ty, jak i Twój dostawca rozumiecie potrzeby techniczne i bariery narzędzia, które macie nadzieję wdrożyć. Nie zapomnij podać liczby zamówień, liczby jednostek SKU, aktualnego kontekstu dostawcy, istniejącego oprogramowania, sprzętu i sieci, harmonogramu procesu pozyskiwania systemu oraz szczegółów instrukcji i wsparcia.

3. Opcje struktur badawczych

Zbadaj strukturę systemu, zanim zdecydujesz się na korzystanie z systemu zarządzania zamówieniami. Korzystanie z zawsze wprowadzanych systemów lub systemów, które znasz, spowoduje utratę doskonałych funkcji lub struktur systemowych, które są lepiej dopasowane do Twojej firmy. Zbierz więc listę dostawców, aby ocenić i zdobyć dema lub szlak.

4. Poczekaj i rozważ wszystkie odpowiedzi

Powinieneś mieć plik zawierający wszystkie zalety i wady wszystkich informacji i odpowiedzi dostawcy. Oceny te opierają się głównie na celach, które wyznaczyłeś w kroku 1, aby wybrać od 2 do 3 najbardziej odpowiednich systemów i dokonać ostatecznego wyboru.

5. Przejrzyj kompromisy

To nie pomoże ci znaleźć stuprocentowego agenta dopasowującego dla twoich wymagań. Jednak ostateczny wybór będzie opierał się głównie na kryteriach kompromisu. Cecha szczególna każdego systemu nie powinna być jedynym kryterium wyboru systemu do zarządzania zamówieniami. Powinieneś zdecydować się na uwzględnienie całej handlowej relacji biznesowej, w którą jesteś zaangażowany. Czynniki, które powinieneś wziąć pod uwagę to: Czy ich firma jest przydatna? Czy są ekspertami w swojej dziedzinie? Czy stale rozwijają platformę, aby zapewnić swoim klientom opcje rozbudowy i rozwoju?

Dlatego wybierając najlepszy system zarządzania zamówieniami dla Twojej firmy, powinieneś ustawić sobie listę kontrolną. Na tej liście kontrolnej należy wymienić pytania, które system może spełnić, i rozpocząć ocenę, czy spełnia określone kryteria. Oto kilka pytań, które moim zdaniem powinny znaleźć się na liście kontrolnej:

• Czy ten system pozwala pozbyć się ręcznych procedur poprzez automatyzację?
• Czy system pozwala kontrolować dochody w kilku kanałach, walutach i lokalizacjach geograficznych?
• Czy system prowadzi więcej niż jedną lokalizację magazynu?
• Czy system dostarcza raporty i prognozy, aby wykryć problemy, wykresy i zmiany?
• Czy system zapewnia dostęp do API i umożliwia aktualizację we własnym tempie?
• Czy ten system pomaga zintegrować strony trzecie i strony trzecie z szerszym ekosystemem łańcucha dostaw (tj. księgowość, gospodarka magazynowa, wdrażanie, 3PL itp.)?
• Czy system jest platformą, która jest opóźniona lub konsekwentnie zawiera nowe funkcje?

Streszczenie

Obecnie platformy e-commerce wciąż się rozwijają i przełamują bariery na arenie międzynarodowej, więc systemy zarządzania zamówieniami są jeszcze bardziej krytyczne niż kiedykolwiek. Jeśli nadal znajdujesz odpowiedni produkt dla swojej firmy, upewnij się, że jasno zdefiniowałeś swoje procesy biznesowe, cele i zadania. Nie zapomnij ocenić korzyści, kosztów i funkcji, które pasują do Twojego planu; zbadaj OMS, aby znaleźć ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Zarządzanie zamówieniami to z natury złożony proces. Wybór odpowiedniego systemu zarządzania zamówieniami ma kluczowe znaczenie dla długowieczności i jakości biznesowej, ale jest to również często pomijana dziedzina, dzięki czemu można łatwo wygrywać.

Mamy nadzieję, że dzięki powyższym informacjom o systemie zarządzania zamówieniami , z łatwością wybierzesz dla siebie odpowiedni system zarządzania zamówieniami i wesprze Cię w realizacji najważniejszego celu w biznesie: rozwoju.