Prosty przewodnik po umowach online [+3 szablony]

Co to jest umowa online?

Umowy online to umowy między co najmniej dwiema stronami dotyczące profesjonalnej usługi, takiej jak księgowość lub catering na imprezy, albo ważnego zakupu, takiego jak dom lub sprzęt produkcyjny. Umowy online wykorzystują cyfrowe przepływy pracy, podpisy elektroniczne i zautomatyzowane wiadomości e-mail z przypomnieniem zamiast podpisów mokrych i starych procesów, takich jak drukowanie i faksowanie, aby proces podpisywania był wygodniejszy i wydajniejszy.

Podobnie jak umowy pisemne, umowy online określają szczegóły umowy, niezależnie od tego, czy jest to przeniesienie tytułu własności, plan spłaty kredytu, propozycja wdrożenia oprogramowania czy partnerstwo biznesowe.

Czy umowy online są prawnie wiążące?

W Stanach Zjednoczonych ustawa o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym, znana również jako ustawa o podpisach elektronicznych, została podpisana 30 czerwca 2000 r. Nie podano żadnych konkretnych wymagań dotyczących oprogramowania, ale ustawa stanowi, że konsumenci muszą mieć możliwość łatwego dostępu do informacji w postaci elektronicznej będących przedmiotem zgody. Innymi słowy, podpisy elektroniczne i dokumentacja kontraktowa muszą być prezentowane razem, a nie osobno, aby ludzie wiedzieli, co zatwierdzają.

Każdy kraj ma własne przepisy dotyczące podpisów elektronicznych, ale ogólnie są one legalne na całym świecie. Oprogramowanie do podpisu elektronicznego oferuje szereg funkcji służących do weryfikowania i potwierdzania tożsamości osoby podpisującej, oferując identyfikowalne zapisy.

Jeśli masz dalsze wątpliwości, koniecznie zapoznaj się z naszym postem na blogu z popularnymi mitami dotyczącymi podpisów elektronicznych (i dlaczego nie musisz się nimi martwić).

Jaka jest różnica między umową online a umową pisemną?

Największą różnicą jest szybkość. Podpisanie papierowych umów podpisanych atramentem może zająć od 2 do 5 dni. Musisz wydrukować dokument, umówić się na spotkanie, pojechać do biura klienta, wręczyć mu długopis i poprosić o podpisanie. (Lub użyj faksu, którego prawie nikt już nie ma).

Dzięki umowom online możesz znacznie szybciej zbierać podpisy. Kiedy przeanalizowaliśmy wszystkie oferty wysłane za pomocą naszego oprogramowania do składania ofert w zeszłym roku, stwierdziliśmy, że 50% ofert jest tworzonych i wysyłanych w mniej niż 17 minut, a 45% jest podpisywanych w ciągu 24 godzin lub krócej.

Nie tylko zbieranie podpisów jest szybsze, ale także szybsza jest weryfikacja podpisów. W przypadku jakichkolwiek sporów prawnych dotyczących podpisu odręcznego, należy zatrudnić specjalistę od podpisów kryminalistycznych, który porówna podpisy tej osoby z innymi dokumentami i zaprzeczy prawdopodobieństwu fałszerstwa. Ale dzięki podpisom online możesz skorzystać z certyfikacji oprogramowania w zakresie adresów IP i tożsamości osoby podpisującej, aby uzyskać natychmiastowy dowód.

I wreszcie, umowy online są mniej podatne na zgubienie lub zagubienie niż umowy papierowe, ponieważ można je bezpiecznie przechowywać w oprogramowaniu kontraktowym.

Jakie są różne rodzaje umów online?

Na świecie jest tak wiele rodzajów umów, ale są to najczęstsze typy:

• Umowa o pracę

• Umowa sprzedaży

• Oświadczenie o umowie o pracę

• Umowa najmu

• Umowa pożyczki

• Umowa najmu

• Umowa partnerska

• Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

• Umowa kupna

• Umowa licencyjna

• Umowa franczyzowa

• Porozumienie o wspólnym przedsięwzięciu

• Umowa o odszkodowanie

Każdy rodzaj umowy ma swój własny zestaw najlepszych praktyk zapewniających ochronę prawną w przypadku braku porozumienia.

Jak zbierać podpisy elektroniczne

Dawno minęły czasy drukowania, podpisywania i faksowania umów. Podpisy elektroniczne to nowa norma.

Oto pięć prostych kroków do zbierania podpisów elektronicznych.

Krok 1. Utwórz umowę online

Pierwszym krokiem do zbierania podpisów elektronicznych jest utworzenie umowy online. Aby to ułatwić, rozpocznij swoją umowę od gotowego szablonu. Szablony pomagają przyspieszyć wyszukiwanie i pisanie, pokazując, co należy uwzględnić. Zawsze możesz dodać dodatkowe klauzule prawne, aby dopasować je do swoich potrzeb. (Skonsultuj się z prawnikiem biznesowym w celu uzyskania porady.)

Pamiętaj, że możesz również stworzyć niestandardową umowę dla swojej firmy, a następnie zapisać ją w oprogramowaniu do składania ofert, aby była łatwo dostępna. Dodaj niestandardowe pola do swojego szablonu, takie jak nazwa klienta, nazwa firmy i branża, aby szybko i łatwo wygenerować umowę dla każdego nowego klienta.

Krok 2. Dodaj e-podpisy i podpisz własne pola

Po utworzeniu umowy następnym krokiem jest dodanie podpisów elektronicznych. W tym celu utwórz pola podpisu, w których ty i twoi sygnatariusze będziecie mogli podpisać dokument. Możesz także dodać pola tekstowe, aby zbierać informacje, takie jak numery telefonów, adresy itp.

Upewnij się, że podpisałeś własne pola, aby zaznaczyć, że zgadzasz się z warunkami umowy. Wzbudza to zaufanie pozostałych sygnatariuszy. W rzeczywistości odkryliśmy, że umowy, które są podpisywane jako pierwsze przez nadawcę, mają 5 razy większe prawdopodobieństwo zamknięcia.

Krok 3. Skonfiguruj automatyczne przypomnienia

Dobrym pomysłem jest również skonfigurowanie automatycznych przypomnień przed wysłaniem umowy online, aby proces podpisywania przebiegał zgodnie z planem i aby zapobiec opóźnieniom w projekcie. Automatyczne przypomnienia zwiększają współczynnik zamknięcia o 50%.

Skonfiguruj te przypomnienia w swoim oprogramowaniu do podpisu elektronicznego. Większość platform oferuje krótkie i atrakcyjne szablony wiadomości e-mail, które można dostosować do potrzeb swojej firmy. Ustaw nie więcej niż 3 automatyczne przypomnienia (ponieważ po tym czasie powinieneś zadzwonić do sygnatariusza i dowiedzieć się, czy coś nie powstrzymuje go przed podpisaniem).

Krok 4. Wyślij umowę

Po samodzielnym podpisaniu umowy i skonfigurowaniu przypomnień nadszedł czas, aby wysłać umowę do sygnatariuszy. Możesz wygenerować powiadomienie e-mail, aby podpisać umowę, lub udostępnić bezpieczne łącze.

Krok 5. Bezpiecznie przechowuj podpisaną umowę

Po podpisaniu umowy pamiętaj o jej zapisaniu. Większość platform podpisu elektronicznego automatycznie zapisuje kopię podpisanego dokumentu, a także szczegóły techniczne podpisu (adres e-mail, który otworzył wiadomość e-mail z powiadomieniem, czas podpisania, adres IP itp.). Im bardziej zaawansowana i bezpieczna jest Twoja platforma, tym więcej zakulisowych danych będzie gromadzić.

Twoja platforma do podpisów powinna również automatycznie wysłać e-mailem kopię podpisanego dokumentu do wszystkich sygnatariuszy, aby mogli się do niego odwołać w razie potrzeby. Dokładnie sprawdź ustawienia swojej platformy, aby upewnić się, że poradzi sobie z tym za Ciebie.

3 szablony umów online do wypróbowania

Te szablony umów online wykonają za Ciebie ciężką pracę. Skorzystaj z nich, aby przyspieszyć proces pisania umowy.

1. Wzór NDA

NDA są często stosowane na początku współpracy biznesowej, aby zapewnić, że żadna ze stron nie będzie współdzielić własności intelektualnej drugiej strony. Na przykład agencja marketingowa może być zobowiązana do podpisania umowy o zachowaniu poufności, zanim będzie mogła usłyszeć o nowym produkcie danej marki, aby zaprezentować swoje usługi związane z wprowadzeniem produktu na rynek.

Nasz szablon NDA jest gotowy do użycia w obecnej postaci lub można go łatwo modyfikować. Szablon zawiera niezbędne klauzule prawne NDA i prawnie wiążące podpisy elektroniczne.

2. Wzór umowy spółki

Rozpoczęcie współpracy biznesowej? Będziesz potrzebować umowy partnerskiej, aby wyjaśnić własność zysków i strat, role wszystkich partnerów zarządzających, co stanie się ze spółką biznesową w przypadku śmierci wspólnika oraz jakiemu organowi prawnemu spółka przekaże wszelkie nieporozumienia.

Możesz skorzystać z naszego szablonu umowy partnerskiej, który ułatwi Ci sporządzenie własnej umowy. Szablon zawiera klauzule dotyczące warunków umowy, wkładów kapitałowych, podziału zysków i strat, wynagrodzeń właścicieli, obowiązków zarządczych, procesów bankowych, arbitrażu i nie tylko.

3. Wzór oświadczenia o pracy

Zestawienie prac można przesyłać jako samodzielne umowy lub jako część propozycji projektu. Zestawienie prac ma na celu wyjaśnienie usługi, która będzie świadczona przez zewnętrznego wykonawcę, takiego jak fotograf, konsultant biznesowy lub architekt.

Z naszym szablonem zestawienia prac z łatwością zmodyfikujesz wszystkie istotne elementy, w tym cele, zakres prac, wymagania i zadania, okres realizacji, miejsce realizacji oraz harmonogram projektu.

Szukasz więcej szablonów, które pomogą Ci błyskawicznie wysłać umowy? Zobacz wszystkie nasze szablony umów , szablony ofert i szablony ofert .

Wypróbuj bezpłatnie nasze oprogramowanie i szablony umów online

Aby wysyłać umowy online, potrzebujesz bezpiecznej platformy do e-podpisów i przechowywania dokumentów. Powinieneś również upewnić się, że wybrane oprogramowanie oferuje funkcje, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas, takie jak biblioteka szablonów i przypomnienia e-mail.

Proposify to internetowe narzędzie do tworzenia umów i ofert, które pozwala generować piękne oferty i proste umowy w ciągu kilku minut. Skorzystaj z naszych szablonów lub stwórz własny. Śledź otwarcia, wyświetlenia i współczynniki akceptacji dla poszczególnych umów, kategorii i całego konta.

Zacznij od bezpłatnej wersji próbnej Proposify.