Dlaczego bazy wiedzy Notion to za mało + 5 alternatyw

Niedawno natknąłem się na kogoś, kto wyjaśniał, jak wykorzystanie Notion do osobistego planowania zmieniło ich życie.

To było wtedy, gdy używaliśmy Notion jako zespołu w pracy. Nigdy nie używałem Notion w pełnym zakresie i byłem zaintrygowany tym postem o Notionie do użytku osobistego. Więc spróbowałem swoich sił w Notion.

Nie byłem pod wrażeniem.

To było świetne do użytku osobistego, ale zdałem sobie sprawę, że nie jest tak dobry do pracy zespołowej. Po prostu nie miał niektórych zaawansowanych funkcji, których potrzebowała baza wiedzy.

Przeprowadziłem więc osobiste badania nad alternatywami

Ale hej, zanim zacznę od moich ustaleń, spójrzmy na:

• Czym jest pojęcie,
• Dlaczego może nie być najlepsza dla bazy wiedzy, a następnie
• Kilka świetnych narzędzi, które mogą zastąpić Notion jako bazę wiedzy

Przejdźmy do tego.

Co to jest pojęcie?

Notion to kompleksowa przestrzeń robocza, która łączy w sobie fajne funkcje, takie jak robienie notatek, śledzenie projektów, baza wiedzy i nie tylko. Nadający się do użytku osobistego i korporacyjnego Notion jest również doskonałym miejscem do pracy grupowej i może być używany w trybie offline. Dzięki minimalistycznemu wzornictwu i dużej łatwości użytkowania, z biegiem lat stał się coraz bardziej popularny, odkąd został wydany w 2016 roku.

Czy Notion to system zarządzania wiedzą?

Tak.

Dzięki kompaktowemu, ale rozbudowanemu projektowi produktu i minimalistycznemu interfejsowi, Notion może być używany jako osobisty system zarządzania zadaniami, system zarządzania projektami, a także system zarządzania wiedzą.

Więc w zasadzie Notion jest osobistą lub firmową wiki, za pomocą której możesz robić notatki, przechowywać zasoby firmy lub umieszczać w niej dowolną kolekcję wiedzy.

Ale to nie znaczy, że jest doskonały.

Ponieważ Notion jest tak wszechstronny i elastyczny, jeśli chodzi o przypadki użycia, sam jego charakter utrudnia bycie pełnoprawną bazą wiedzy.

Porozmawiajmy o tym, dlaczego Notion może nie być dla Ciebie najlepszą opcją, jeśli szukasz narzędzia do zarządzania wiedzą dla swojego zespołu/firmy.

4 powody, dla których Notion może nie być najlepszym rozwiązaniem dla baz wiedzy

Istnieją 4 powody, dla których prawdopodobnie możesz wybrać lepsze narzędzie niż Notion dla swoich baz wiedzy, niezależnie od tego, czy jesteś małą firmą, czy przedsiębiorstwem.

To są:

1- Nie można korzystać z pełnoprawnych narzędzi bazy wiedzy

Notion to uniwersalne narzędzie.

W tym się wyróżnia. I właśnie w tym problem.

Chodzi o to, że jeden przyjaciel, którego miałeś w liceum, po prostu nie może zdecydować, co chce robić. Próbują swoich sił we wszystkim i są we wszystkim przeciętne.

Potem odkrywają, że pracują od 9 do 5, których nigdy nawet nie chcieli robić, mając zbyt dużo informacji na temat wszystkiego innego.

Co więcej, ponieważ Notion staje się coraz lepszy we wszystkim, w czym stara się osiągnąć cel, będą musieli pobierać więcej. W przypadku funkcji, których prawdopodobnie nie będziesz używać, jeśli korzystasz z bazy wiedzy.

Pomyśl dwa razy.

2-Zaprojektowany do użytku osobistego

Pojęcie nie jest takie złe, jeśli tworzysz osobistą bazę wiedzy.

Nie za współpracę.

Powodem, dla którego Notion jest tak bardzo polecany przez osoby prywatne, jest to, że został zaprojektowany do użytku osobistego. Jest niechlujny i bardzo niezorganizowany, gdy jest używany przez dwie lub więcej osób, nie mówiąc już o dużych zespołach.

3-Nie jest kompatybilny z użytkowaniem wielokanałowym

Jednym z największych problemów z wykorzystaniem Notion jako bazy wiedzy jest fakt, że nie można go używać w innym środowisku.

Aby dostać się do Notion, musisz otworzyć nową kartę. Za każdym razem.

Oczywiście nie jest to zbyt pożądane, gdy chcesz stworzyć bazę wiedzy, która ma być łatwa w użyciu i dostępna dla wszystkich.

4-Drogi zbyt skomplikowany

Notion jest dumny ze swojego wysoce konfigurowalnego interfejsu użytkownika z tablicami kanban, opcjami wyświetlania i fajnymi szablonami.

Musimy im to dać, są całkiem dobrzy.

Ale są również powodem, dla którego Notion może czasami stać się zbyt skomplikowany. McDonald's stał się sławny, gdy ujednolicił swoje menu i utrzymywał go na znacznie mniej opcji niż wcześniej.

Sukces wynika z prostoty dla obu końców produktu.

Podsumowując, Notion jest świetny, gdy używasz go jako osobistej bazy wiedzy lub narzędzia do zarządzania projektami. Ale hej, dość gadania o Notion.

Rzućmy okiem na kilka narzędzi cyfrowych, które są świetną alternatywą dla Notion.

Najlepsze alternatywy dla zarządzania wiedzą pojęcia

1- Guru

Uporządkuj informacje o firmie. Uzyskaj do niego dostęp w dowolnym miejscu.

Robią to, aby było to możliwe poprzez usprawnienie komunikacji wewnętrznej, pomoc we wdrażaniu nowych pracowników i udostępnianie informacji w dowolnym miejscu i czasie.

Jego przydatne integracje są dużym plusem.

Kluczowe cechy guru

Oferując funkcje dotyczące różnych skoncentrowanych przypadków użycia, Guru ma zestaw funkcji, które naprawdę podkreślają twoją pracę.

• Tworzenie i przechowywanie treści
• Zarządzanie użytkownikami, rolami i dostępem
• Narzędzia współpracy
• Analityka
• Inteligentne wyszukiwanie
• Dzielenie się wiedzą
• Katalogowanie/kategoryzacja

Guru kontra pojęcie

Pod względem funkcji Notion i Guru są bardzo podobne. Zwłaszcza jako dedykowane narzędzie.

Jednak też bardzo się różnią.

Jedną z funkcji Guru, której nie posiada Notion, są fora, które ułatwiają współpracę. Guru udostępnia również bazy wiedzy na różnych kanałach, podczas gdy Notion tego nie robi.

Ogólnie rzecz biorąc, Notion jest nadal bardzo popularnym narzędziem, ale Guru wydaje się być prawie tak popularny, że zdarzyło się, że przykuł mniej uwagi.

Ceny guru

Guru ma 3 różne plany i bezpłatną wersję, a także bezpłatną wersję próbną. Te plany to:

Starter – bezpłatny dla 3 użytkowników, 5 USD za każdego użytkownika po 3 /miesiąc

Konstruktor – 10 USD za użytkownika/miesiąc

Ekspert – 20 USD za użytkownika/miesiąc

Czy wiesz, że możesz używać Guru z funkcją centrum zasobów UserGuiding? Spróbuj!

2- Zbieg

Confluence firmy Atlassian to „ przyjazna zdalną przestrzeń do pracy, w której spotykają się wiedza i współpraca”, jak piszą na swojej pierwszej stronie.

I to bardzo przekonująco patrząc na pozytywne recenzje.

Podobnie jak Notion, Confluence jest narzędziem, które pomaga firmom budować wiki, tworzyć listy kontrolne onboardingu i dzielić się wewnętrzną wiedzą. Jednak chociaż Confluence jest bardzo podobny do Notion, istnieją pewne fundamentalne różnice, które sprawiają, że Confluence jest bardziej skoncentrowanym i doświadczonym narzędziem.

Kluczowe cechy zbiegu

• Zarządzanie treścią i przestrzenią
• Opinia w treści
• Zarządzanie witryną
• Dostosowywanie
• Wersjonowanie i historia wersji
• Szablony

Zbieżność a pojęcie

Chociaż powiedzieliśmy już, że Notion i Confluence są dość podobne, różnią się również tam, gdzie ma to znaczenie.

Na przykład Confluence jest produktem Atlassian, doskonale integruje się z Jira i innymi narzędziami Atlassian i ogólnie ma więcej opcji integracji niż Notion.

Podczas gdy Notion pozwala tylko na komentowanie, Confluence pozwala poszczególnym użytkownikom na komunikowanie się ze sobą w ramach narzędzia. niezależnie od poziomu ich firmy.

Confluence jest znacznie mniej elastyczny i konfigurowalny niż Notion, jednak może to być profesjonalista, biorąc pod uwagę, jak łatwo jest skonfigurować i używać tego narzędzia po raz pierwszy.

Można śmiało powiedzieć, że Confluence jest świetną alternatywą dla Notion, jeśli chodzi o więcej opcji współpracy i integracji.

Ceny zbiegu

Confluence oferuje darmową wersję i trzy inne plany. Darmowa wersja może być używana z maksymalnie 10 indywidualnymi użytkownikami, podczas gdy pozostałe plany są rozliczane zgodnie z liczbą użytkowników.

Standard – 5,50 USD za użytkownika/miesiąc

Premium – 10,50 USD za użytkownika miesięcznie

Enterprise – Niestandardowe, rozliczane corocznie

Czy wiesz, że możesz używać Confluence z funkcją centrum zasobów UserGuiding?

3-Dokument360

Document360 jest również jednym z najpopularniejszych narzędzi, zwłaszcza wśród rozwijających się firm. Daje twórcom treści moc, a konsumentom treści zapewnia prostotę.

Siła Document360 wynika z eleganckiego projektu bazy wiedzy oraz wewnętrznych i zewnętrznych baz wiedzy.

Jeśli więc szukasz narzędzia, które zdejmie ciężar z barków zespołu obsługi klienta, jednocześnie utrzymując wewnętrzną wiedzę w jednym źródle, to Document360 jest tym jedynym.

Najważniejsze funkcje Document360

• Portal samoobsługowy
• Katalogowanie/kategoryzacja
• Dyskusje / Fora
• Zarządzanie zawartością
• Wyszukiwanie pełnotekstowe
• Portal samoobsługowy

Dokument360 a pojęcie

Prawdopodobnie największą zaletą preferowania Document360 nad Notion jest możliwość tworzenia zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych baz wiedzy.

Chociaż oba narzędzia umożliwiają zapraszanie poszczególnych użytkowników do określonych dokumentów, wiki i tabel, Document360 pozwala również użytkownikom przypisywać role do poszczególnych zaproszonych użytkowników.

Document360 ma wiele integracji z popularnymi narzędziami, takimi jak Google Analytics, Olark, Hotjar i Intercom, podczas gdy Notion nie ma ich prawie tak wielu.

Cennik Document360

Document360 oferuje bezpłatny okres próbny z pełnym dostępem i ma 4 różne plany.

Startup – 79 USD za projekt/miesięcznie

Biznes – 239 USD za projekt/miesiąc

Przedsiębiorstwo – 399 USD za projekt/miesiąc

Enterprise Plus – Niestandardowe

Czy wiesz, że możesz używać Document360 z funkcją centrum zasobów UserGuiding?

4- Baza wiedzy ProProfs

Oceniony jako jeden z najlepszych programów bazy wiedzy, ProProfs Kowledge Base jest naprawdę dedykowanym narzędziem bazy wiedzy. To właśnie mam na myśli, kiedy mówię, że Notion nie może się równać z pełnoprawnym oprogramowaniem bazy wiedzy.

Co robi różnicę?

Sposób, w jaki ProProfs dokładnie wie, co chcą robić i co robią. Skupienie robi ogromną różnicę.

Kluczowe cechy ProProfs

• Katalogowanie/kategoryzacja
• Narzędzia współpracy
• Zarządzanie zawartością
• Dyskusje / Fora

• Zarządzanie bazą wiedzy
• Portal samoobsługowy

Profesjonaliści a pojęcie

Jedna z najważniejszych różnic między Notion i ProProfs, ponieważ ProProfs pozwala użytkownikom tworzyć również zewnętrzne bazy wiedzy, niezależnie od tego, czy chodzi o typowe pytania dotyczące pomocy technicznej, czy o samodzielne centrum pomocy.

Ponieważ ProProfs zajmuje się również sprawami zewnętrznymi Twoich baz wiedzy, pomaga również w rankingach Google i SEO. W ten sposób umożliwia użytkownikom odnalezienie Twojej bazy wiedzy i łatwą interakcję z nią.

Baza wiedzy ProProfs zawiera niezwykły zestaw integracji z Google Apps, Jira i Salesforce do Zendesk i Freshdesk.

Cennik ProProfess

ProProfs ma 15-dniowy bezpłatny okres próbny i ma trzy różne plany zarówno dla Kreatora Bazy wiedzy, jak i Kreatora Centrum pomocy.

Plany Publicznego Centrum Pomocy

Essentials – 30 USD autor/miesiąc

Premium – 40 USD autor/miesiąc

Przedsiębiorstwo – niestandardowe

Prywatna baza wiedzy

Essentials – 2 USD użytkownika/miesiąc

Premium – 3 USD za użytkownika/miesiąc

Przedsiębiorstwo – niestandardowe

Czy wiesz, że możesz korzystać z bazy wiedzy ProProfs z funkcją centrum zasobów UserGuiding?

5- Kliknij w górę

Pod względem popularności ClickUp należy do narzędzi z tej samej ligi co Notion.

I mógł nawet z łatwością go przyjąć.

Rzecz w ClickUp polega na tym, że zasadniczo jest to narzędzie do zarządzania projektami, które próbuje również swoich sił jako narzędzie bazy wiedzy. Tak jest zasadniczo w przypadku Notion, narzędzia do robienia notatek, które próbuje stać się narzędziem bazy wiedzy.

Więc który z głównych celów tych narzędzi jest bardziej pomocny podczas tworzenia bazy wiedzy?

To nie jest coś, o czym można decydować bez przyjrzenia się niektórym funkcjom.

Kluczowe funkcje ClickUp

• Kontrola dostępu/uprawnienia
• Alerty/powiadomienia
• Zarządzanie zadaniami

• Zarządzanie przepływem pracy
• Czat w czasie rzeczywistym
• Zarządzanie zawartością

ClickUp a pojęcie

Największą przewagą ClickUp nad Notion są możliwości zarządzania zadaniami. Możesz tworzyć zadania, nadawać im terminy, przypisywać je użytkownikom w określonych rolach, a nawet tworzyć podzadania w ramach tych zadań. Tymczasem w Notion możesz wykonywać podstawowe zadania bez śledzenia postępów.

Różne typy widoków ClickUp, takie jak widoki kalendarza i obciążenia, informują użytkowników, kiedy każdy użytkownik ma do wykonania zadanie lub co każdy użytkownik ma na swoim talerzu. W ten sposób użytkownikom łatwiej jest współpracować i prosić o zebranie określonych fragmentów wiedzy w bazie wiedzy.

Ponieważ ClickUp jest zasadniczo narzędziem do zarządzania projektami, naturalnie łatwiej jest łączyć dokumenty, wiki i wszelkiego rodzaju notatki z zadaniami i uzyskiwać do nich dostęp za pośrednictwem danego zadania. Można więc śmiało powiedzieć, że ClickUp ma więcej integracji w sobie i poza narzędziem w porównaniu z Notion.

Ceny ClickUp

ClickUp ma darmową wersję i 4 inne plany:

Nieograniczony – 5 USD za członka/miesięcznie

Biznes – 9 USD za członka/miesięcznie

Business Plus – 19 USD za członka/miesięcznie

Przedsiębiorstwo – niestandardowe

Czy wiesz, że możesz używać ClickUp z funkcją centrum zasobów UserGuiding?

Wniosek

Jedno jest pewne: Notion to kompetentne narzędzie.

Bez wątpienia należy do najlepszych na rynku. To, co sprawia, że ​​szukamy alternatyw, to fakt, że może to nie być właściwy wybór dla wszystkich, zwłaszcza dla tych, którzy nie potrzebują wszystkich transakcji, które są mistrzami wszystkich transakcji.

Miejmy więc nadzieję, że ta lista alternatyw będzie przydatna dla tych z was, którzy uważają, że Notion może być dla was przesadą.

Powodzenia w Twojej bazie wiedzy!

Często Zadawane Pytania

Czy pojęcie jest systemem zarządzania wiedzą?

Tak to jest. Ale Notion to także narzędzie do robienia notatek, a także oprogramowanie do zarządzania projektami.

Jak używać pojęcia zarządzania wiedzą?

Aby używać Notion jako systemu zarządzania wiedzą, użytkownicy mogą tworzyć własne wiki, bazy wiedzy i dokumenty.

Czym jest dobra baza wiedzy?

Dobra wewnętrzna lub zewnętrzna baza wiedzy to taka, która jest dostępna, łatwa w użyciu i przejrzysta zarówno pod względem kategoryzacji, jak i definicji.

Do czego służy baza wiedzy?

Baza wiedzy może być wewnętrzna i zewnętrzna, pierwsza dla pracowników i dokumentacji firmowej, a druga dla samoobsługowego wsparcia użytkowników.

Jak stworzyć osobistą bazę wiedzy?

Notion to świetne narzędzie do tworzenia osobistej bazy wiedzy, a także innych narzędzi, takich jak Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 i Confluence.

Jak skonfigurować system zarządzania wiedzą?

Aby skonfigurować wewnętrzną lub zewnętrzną bazę wiedzy, użytkownicy mogą użyć narzędzia niewymagającego kodu, takiego jak Notion, Guru lub Confluence.

Czy Obsidian jest lepszy niż pojęcie?

Narzędzia takie jak Obsidian i Notion mają swoje mocne strony, więc zależy to od funkcji, których użytkownicy szukają, aby zdecydować, która z nich jest lepsza.

Jak organizujesz system zarządzania wiedzą?

Dzięki narzędziom takim jak Notion, Guru i Confluence użytkownicy mogą łatwo kategoryzować i katalogować bazy wiedzy.