„Spotkania są objawem złej organizacji. Im mniej spotkań, tym lepiej”. – Peter Drucker

Kochaj ich lub nienawidź, spotkania stanowią dużą część tego, co nazywamy pracą. W ten sposób omawiamy pomysły, dzielimy się aktualizacjami, przeprowadzamy burze mózgów nad projektami i realizujemy zadania. Jednak wielu liderów biznesu uważa spotkania za zło konieczne i łatwo zrozumieć, dlaczego — spotykamy się zbyt często.

Niestety, przezwyciężenie instynktu „zbierzmy wszystkich razem w pokoju” może być trudne zarówno dla doświadczonych liderów, jak i nowych menedżerów. Wynik? Pracownicy mają mało czasu na przepływ lub wcale , projekty zawsze wydają się odkładać na później, a na tym cierpi produktywność zespołu.

Liczby nie kłamią!

Przeciętny pracownik uczestniczy w 62 spotkaniach każdego miesiąca , spędzając pełną piątą swojego czasu pracy na spotkaniach, które są w najlepszym razie bezproduktywne. Im wyżej na drabinie korporacyjnej jest coraz gorzej — menedżerowie średniego szczebla i kierownictwo wyższego szczebla spędzają na spotkaniach 35-50% swojego czasu. Jedno na dwa spotkania biznesowe, zamiast być motorem produktywności, uważane jest za stratę czasu. W 2019 roku źle zorganizowane spotkania kosztowały amerykańskie firmy 399 miliardów dolarów.

Żeby było jasne, nie możemy pozbyć się wszystkich spotkań biznesowych — często pomagają nam one współpracować, podejmować wspólne działania i załatwiać sprawy — ale możemy (i powinniśmy) być wybredni w kwestii tych, które organizujemy, abyśmy mogli biegać lepsze spotkania i więcej osiągnięć. Co więcej, wdrożenie środków, takich jak dni bez spotkań w firmach tak różnych, jak Facebook, Asana i Okta, może pomóc ograniczyć bezproduktywne spotkania i dać pracownikom czas na skupienie się na rzeczywistej pracy, która musi być wykonana.

Czym jest dzień bez spotkań?

Dzień bez spotkań to dzień pracy w skupieniu. Zasadniczo jest to dzień w tygodniu bez spotkań, więc Ty (i Twój zespół) możecie skupić się na wykonywaniu zadań. Może to być dowolny dzień tygodnia — niektóre firmy wybierają środy, podczas gdy inne wolą czwartki na dni bez spotkań. Niezależnie od tego, każdy pracownik wie, że nie należy planować spotkań w dzień wolny od spotkań, chyba że jest to absolutnie konieczne — aby każdy miał nieprzerwany czas na wykonanie swojej najlepszej pracy.

Zalety dni bez spotkań

• Pomaga pracownikom skupić się bez zakłóceń
• Osiągnięcie „stanu przepływu” jest łatwiejsze, więc produktywność rośnie
• Pozwala wszystkim, w tym menedżerom, być „wykonawcami”
• Zwiększa zaangażowanie pracowników w spotkania

Pomaga pracownikom skupić się bez zakłóceń

Bezproduktywne spotkania to oczywiście strata czasu, ale każde spotkanie przerywa także „flow” Twoich pracowników w pracy i pochłania dodatkowe godziny pracy. Nawet jeśli jest to niesamowicie produktywne 30-minutowe spotkanie, powrót do rytmu zajmuje ludziom kolejne 23 minuty (średnio). Kilka takich spotkań każdego dnia i zanim się zorientujesz, połowa dnia pracy minęła! Bez spotkań Twój zespół cieszy się strefą nieprzerwanej pracy, która jest idealna do głębokiej pracy i większych projektów, które są odsuwane na bok.

Osiągnięcie „stanu przepływu” jest łatwiejsze, więc produktywność rośnie

Kiedy ludzie robią to, co kochają, bez rozpraszania się, wchodzą w „stan przepływu”, który prowadzi do gwiazdozbioru. Bez spotkań przerywających dzień pracy, pracownicy mogą odhaczyć więcej zadań na swoich listach zadań i być bardziej produktywni. Mogą też pracować nad bardziej złożonymi, czasochłonnymi zadaniami w dni bez spotkań i zająć się mniejszymi, łatwiejszymi do wykonania zadaniami przez resztę tygodnia.

Pozwala wszystkim, w tym menedżerom, być „wykonawcami”

Większość menedżerów jest przyzwyczajona do planowanych dni, spędzając około 35% swoich godzin pracy po kolana na spotkaniach. Wdrożenie dnia bez spotkań w całej firmie daje wszystkim, w tym menedżerom, więcej możliwości skoncentrowanej pracy, aby mogli być „wykonawcami”.

Zwiększa zaangażowanie pracowników w spotkania

Zbyt wiele spotkań zabija nie tylko produktywność, ale także zaangażowanie. Prawie 73% pracowników przyznaje się do wykonywania innej pracy na spotkaniu , a 39% twierdzi, że zasnęło podczas jednego. Usunięcie spotkań z równania na jeden dzień w rzeczywistości ułatwia planowanie spotkań w pozostałej części tygodnia, ponieważ wszystkie harmonogramy pracowników są zsynchronizowane. Dodatkowo zwiększa zaangażowanie pracowników, ponieważ Twoi ludzie są mniej zestresowani i lepiej przygotowani do tych spotkań. Jak mówi Jonathan Rosenberg, partner w Jackrabbit Mobile — agencji zajmującej się projektowaniem i rozwojem urządzeń mobilnych z Austin w Teksasie, która przyjęła nie jeden, ale dwa dni bez spotkań w tygodniu — mówi: „wszyscy są dość skupieni na współpracy podczas dni spotkań”.

Jak wdrożyć dni bez spotkań

• Uzyskaj wpisowe od swojego zespołu
• Umów się na dzień tygodnia
• Uporządkuj swój kalendarz
• Komunikuj się i zachęcaj
  

Kiedy już jesteś przekonany, że mniej znaczy więcej, przynajmniej jeśli chodzi o spotkania, oto jak możesz zacząć od dni bez spotkań i wpleść je w kulturę zespołu.

Uzyskaj wpisowe od swojego zespołu

Przedstaw swoją propozycję dnia bez spotkań i poproś o informację zwrotną. Indywidualni współpracownicy będą łatwo sprzedawać, pokochają więcej czasu na skoncentrowaną pracę. Menedżerom — wyjaśnij, jak dzień bez spotkań daje im czas na zagłębienie się w ich niekończące się listy rzeczy do zrobienia i wykonanie większej ilości pracy.

Umów się na dzień tygodnia

Sprawienie, by wszyscy zgodzili się na dzień bez spotkania, może być trudne. Przeprowadź ankietę w całej firmie ( może przeprowadzić ankietę w kanale Flock?), aby określić, co działa dla wszystkich (lub większości ludzi). Zespoły rozproszone lub zdalne mogą łatwiej nawiązać połączenie w oparciu o nakładanie się stref czasowych.

Uporządkuj swój kalendarz

Anuluj spotkania, które nie dodają wartości. Pozbądź się spotkań statusowych; zamiast tego użyj systemu zarządzania projektami, aby śledzić postępy. Przenieś ratusz, zameldowanie zespołu i 1:1 na inne dni tygodnia. Współpracuj z menedżerami, aby upewnić się, że to działanie jest powtarzane w całej firmie w kalendarzu każdego pracownika.

Komunikuj się i zachęcaj

Bardzo ważne jest, aby każdy pracownik wiedział, czego się spodziewać po dniach bez spotkań i jakie korzyści ma nadzieję osiągnąć. Upewnij się, że ustaliłeś właściwe oczekiwania, nie tylko w zakresie spotkań, ale także tego, jak pracownicy mogą w pełni wykorzystać dni bez spotkań.

Pamiętaj, że czasami może być konieczne zaplanowanie spotkania w dniu, w którym nie ma spotkania, więc jasno określ to oczekiwanie z góry. Jeśli zauważysz spotkania zaplanowane na wyznaczony dzień bez spotkań, zachęć swój zespół do przeniesienia ich i powtórz, jak dni bez spotkań przynoszą korzyści całej firmie.

ooo

Co najważniejsze, bądź elastyczny i otwarty na wypróbowywanie nowych sposobów na dopasowanie dni bez spotkań do harmonogramu Twojego zespołu. Pamiętaj, że dni bez spotkań są dla wszystkich członków Twojego zespołu — nie tylko dla poszczególnych współpracowników czy menedżerów. Dawaj przykład i zachęcaj wszystkich — w tym menedżerów i przywódców — do korzystania z dni bez spotkań. I co jakiś czas pytaj swój zespół o opinie, jak sprawić, by Twoje spotkania były bardziej wydajne i efektywne.

Co myślisz o wprowadzeniu dnia bez spotkań w swojej firmie? Masz pytania dotyczące sposobu wdrożenia go w całej organizacji? Mów do nas. :)