Wybór systemu telefonicznego dla wielu lokalizacji biur w 2024 roku

Próba przekazania połączenia pomiędzy wieloma lokalizacjami biurowymi to koszmar. Musisz poinstruować rozmówcę, aby pozostawał zawieszony, ręcznie rozłączył się, a następnie ponownie wybrał numer do innego biura i modlił się, aby ktoś szybko odebrał telefon. Po nawiązaniu połączenia musisz od początku przedstawić rozmówcę.

Jeszcze gorzej jest, gdy trzeba zorganizować ogólnofirmowe spotkanie lub telekonferencję . Ponieważ nie ma łatwego sposobu na połączenie się przez telefon, musisz wysyłać e-maile do wielu linii konferencyjnych i kodów dostępu do różnych zespołów i lokalizacji biur.

Jeśli ten scenariusz chaotycznej komunikacji brzmi znajomo, prawdopodobnie używasz przestarzałych systemów telefonicznych w wielu lokalizacjach i biurach. Na szczęście istnieje znacznie lepszy sposób dzięki ujednoliconej komunikacji (UC).

Przyjrzyjmy się, jak zaspokoić wszystkie potrzeby biznesowe za pomocą jednej, płynnej platformy komunikacyjnej opartej na chmurze, umożliwiającej komunikację głosową, wideo, przesyłanie wiadomości i udostępnianie plików.

Dlaczego potrzebujesz ujednoliconego systemu telefonicznego dla wielu lokalizacji

Posiadanie prawdziwie ujednoliconego rozwiązania dla firm obejmujących wiele lokalizacji oferuje niesamowite korzyści w porównaniu z ograniczeniami tradycyjnych, odłączonych rozwiązań telefonicznych. Oto kilka kluczowych zalet:

Lepsze doświadczenia klientów

Tradycyjne lokalne systemy telefoniczne PBX działają w izolacji od każdej lokalizacji, bez nieodłącznej integracji między nimi. Przechodząc na system telefoniczny oparty na chmurze, przełamujesz te bariery i tworzysz jedną, płynną platformę współpracy dla całej organizacji w każdej lokalizacji.

Oto krótki przykład: załóżmy, że prowadzisz popularną sieć restauracji w dużym mieście. Klienci często wybierają zły numer sugerowany przez Google, aby dokonać rezerwacji. Dzięki ujednoliconemu systemowi telefonicznemu Twoi pracownicy mogą przekierować połączenie w wybrane miejsce, nie zmuszając ich do rozłączania się i wybierania nowego, nieznanego numeru telefonu .

Dzięki dostawcy ujednoliconej komunikacji, takim jak Nextiva, Twój zespół może współpracować przez telefon, wideo, wiadomości i udostępnianie plików w jednej aplikacji. Umożliwia to bezproblemową komunikację i współpracę niezależnie od fizycznej odległości i lokalizacji.

Ulepszona współpraca

Większość systemów telefonicznych obsługujących wiele lokalizacji łączy w jednym intuicyjnym interfejsie podstawowe narzędzia do współpracy w miejscu pracy, takie jak wideokonferencje HD, połączenia głosowe/VoIP, przesyłanie wiadomości zespołowych, udostępnianie ekranu oraz tworzenie kopii zapasowych/udostępnianie plików. Ta konwergencja umożliwia rozproszonym zespołom i pracownikom we wszystkich lokalizacjach biura łączenie się i bezproblemową współpracę przy użyciu dowolnych potrzebnych narzędzi.

Na przykład zdalni członkowie zespołu mogą przejść od połączenia głosowego do spotkania wideo z udostępnianiem ekranu. Mogą także udostępniać pliki, dokumenty lub aktualizacje i współpracować nad nimi za pośrednictwem zintegrowanych kanałów komunikacji zespołowej.

Powiązany artykuł

Systemy telefoniczne do zdalnych biur: funkcje, koszty i korzyści

Lepsze doświadczenie pracowników

Dzięki rozwiązaniu komunikacyjnemu opartemu na chmurze Twoi pracownicy mogą uzyskać dostęp do pełnych możliwości komunikacji i współpracy z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym — w tym ze smartfonów i tabletów podczas pracy zdalnej lub podróży.

Umożliwia to bardziej mobilną i elastyczną pracę personelu niż tradycyjne systemy telefoniczne powiązane z fizycznymi biurkami. Twoi pracownicy mogą wykonywać i odbierać połączenia, dołączać do spotkań wideo, sprawdzać pocztę głosową i rozmawiać ze współpracownikami, niezależnie od tego, czy są w biurze, w domu, czy w podróży.

Uproszczone zarządzanie IT

Jedną z największych zalet ujednoliconego rozwiązania komunikacyjnego są scentralizowane możliwości administracyjne, jakie zapewnia personelowi IT lub administratorom za pośrednictwem jednego internetowego portalu zarządzania.

Zamiast zarządzać oddzielnymi lokalnymi systemami PBX niezależnie w każdej lokalizacji biura, Twój zespół IT może użyć systemu telefonicznego w chmurze do centralnego zarządzania wszystkimi zasobami użytkowników, ustawieniami, routingiem połączeń , zasadami bezpieczeństwa, aktualizacjami systemu i rozwiązywaniem problemów z jednej ujednoliconej konsoli.

Skalowalność umożliwiająca rozwój

Dodawanie lokalizacji do istniejącego wielobiurowego systemu telefonicznego jest proste i łatwe w miarę rozwoju firmy i wchodzenia na nowe lokalizacje budynków lub rynki.

Poważnie, jest to łatwe do kliknięcia. Nie potrzebujesz wielomiesięcznego (ani wieloletniego) planu migracji. Nie ma potrzeby wykonywania skomplikowanych instalacji na miejscu ani rekonfiguracji nowego sprzętu lub systemów PBX.

Ponieważ usługa UC działa w chmurze, administrator musi po prostu zapewnić nową lokalizację i użytkowników za pomocą scentralizowanego portalu zarządzania. Umożliwia to łatwe skalowanie funkcjonalności i dostosowywanie się do rozwoju firmy bez większych zakłóceń systemu lub zasobów technicznych w porównaniu z tradycyjnymi konfiguracjami lokalnymi.

Powiązany artykuł

Kompletny przewodnik po przeniesieniu centrali PBX na VoIP

Opłacalność

Dzięki centrali PBX w chmurze eliminujesz główne początkowe koszty inwestycyjne wymagane do zakupu, wdrożenia i utrzymania złożonego lokalnego sprzętu i infrastruktury PBX w każdej lokalizacji biura, w której działasz.

Zamiast tego płacisz przewidywalną miesięczną opłatę subskrypcyjną za użytkownika za usługi UCaaS we wszystkich swoich lokalizacjach. Ten model cenowy zapewnia lepszą przewidywalność kosztów i może być bardziej opłacalny w dłuższej perspektywie niż łączne koszty lokalnego sprzętu, konserwacji i wsparcia.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania z zakresu ujednoliconej komunikacji

Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na rozwiązania UC w chmurze nie brakuje dostawców VoIP i UCaaS, którzy starają się sprostać potrzebom firm mających wiele lokalizacji, takich jak Twoja.

Jednak nie wszystkie rozwiązania są sobie równe, dlatego warto zwrócić uwagę na kilka czynników:

1) Scentralizowane potrzeby

Podstawową funkcją, której potrzebujesz, jest dostawca usług UC, który może ujednolicić Twoje potrzeby w zakresie komunikacji biznesowej i współpracy w jedno, w pełni zintegrowane rozwiązanie w każdym biurze i lokalizacji. Powinno to obejmować:

• Połączenia VoIP/głosowe w chmurze : łatwe w użyciu funkcje połączeń głosowych/wideo i konferencji dla połączeń przychodzących i obsługi klienta
• Ujednolicone przesyłanie wiadomości: zintegrowana poczta głosowa, czat, SMS-y, faks, a nawet możliwości transkrypcji wiadomości głosowych na wiadomości e-mail
• Spotkania online : wideokonferencje HD z udostępnianiem ekranu
• Narzędzia do współpracy : kanały udostępniania plików, tworzenia kopii zapasowych i przesyłania wiadomości zespołowych
• Aplikacje mobilne : Możliwość dostępu do wszystkich narzędzi z dowolnego urządzenia/lokalizacji

Jeśli Twoja firma inwestuje w aplikacje Microsoft 365 lub Office, idealnym rozwiązaniem będzie znalezienie rozwiązania UC oferującego głęboką integrację z Microsoft Teams. Umożliwia to wykonywanie/odbieranie połączeń, przeglądanie poczty głosowej i udostępnianie plików bezpośrednio w interfejsie aplikacji Teams, z którego korzystają już na co dzień Twoi pracownicy.

2) Wdrożenie i wygoda użytkownika

Będziesz potrzebować systemu telefonicznego VoIP, który można szybko i łatwo wdrożyć w całej organizacji, bez konieczności przeprowadzania większych szkoleń użytkowników lub przeszkód związanych z zarządzaniem zmianami. Rozwiązania do zarządzania połączeniami oparte na chmurze mają nieodłączną przewagę nad sztywnymi systemami lokalnymi pod względem przyjaznej dla użytkownika instalacji i intuicyjnych interfejsów.

Najlepsi dostawcy rozwiązań UC, tacy jak Nextiva, oferują nowoczesne doświadczenia użytkownika dzięki przejrzystemu, prostemu interfejsowi w aplikacjach mobilnych i stacjonarnych. Twoi pracownicy powinni móc intuicyjnie wykonywać połączenia, zarządzać spotkaniami, uzyskiwać dostęp do poczty głosowej, czatować i wykorzystywać inne ujednolicone możliwości systemu bez konieczności intensywnego wdrażania i szkolenia.

W szczególności funkcje połączeń systemu powinny być przyjazne dla konsumenta — na przykład powinna umożliwiać przekazywanie połączeń między lokalizacjami i numerami wewnętrznymi za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

3) Komunikacja w wielu lokalizacjach

Ułatwianie bezproblemowej komunikacji między lokalizacjami jest koniecznością. Poszukaj platformy komunikacji biznesowej z solidnymi funkcjami obsługi połączeń, takimi jak:

• Przekazywanie i przekazywanie połączeń niezależne od lokalizacji : za pomocą zaledwie kilku kliknięć pracownicy mogą bez wysiłku przekazywać połączenia głosowe między różnymi biurami, numerami wewnętrznymi i urządzeniami mobilnymi/użytkownikami zdalnymi.
• Wirtualni recepcjoniści : skutecznie kieruj rozmówców do właściwej osoby/działu, korzystając z zaawansowanej wirtualnej recepcjonistki , która zapewni dzwoniącym menu umożliwiające dotarcie do odpowiedniego zespołu lub biura.
• Ujednolicony katalog firmowy : szybko znajduj i łącz się ze współpracownikami w dowolnej lokalizacji, po prostu przeszukując scentralizowany katalog według nazwy lub działu.

System ujednoliconej komunikacji, który zapewnia niezależność różnym lokalizacjom, sprawia, że ​​komunikacja w organizacji obejmującej wiele lokalizacji jest płynna.

4) Scentralizowana administracja

Scentralizowana administracja i nadzór to kluczowa funkcja, która znacznie upraszcza wdrożenia UC w wielu lokalizacjach i bieżące obowiązki związane z zarządzaniem.

Dzięki wglądowi w dane dotyczące stanu i wydajności systemu w czasie rzeczywistym we wszystkich lokalizacjach Twój zespół IT może szybko rozwiązywać problemy, optymalizować przekierowywanie połączeń i zapewniać stały czas pracy infrastruktury komunikacyjnej. Ujednolicona analityka dostarcza także cennych informacji na temat liczby połączeń, wzorców użytkowania, zachowań związanych ze współpracą w zespole i nie tylko, co pomaga w opracowywaniu lepszych strategii biznesowych.

Powiązany artykuł

5 najlepszych dostawców UCaaS: najważniejsze funkcje, przypadki użycia i ceny

Ujednolić komunikację biznesową dzięki Nextiva

Dzięki systemowi telefonicznemu opartemu na chmurze, zaprojektowanemu dla wielu lokalizacji i biur, zyskujesz znacznie większą funkcjonalność. Oto kilka sposobów na poprawę komunikacji korporacyjnej:

• Bezproblemowa współpraca między lokalizacjami dzięki zintegrowanym narzędziom do przesyłania głosu, wideo, przesyłania wiadomości i udostępniania plików
• Lepsza obsługa telefonii komórkowej dla pracowników z dostępem do komunikacji z dowolnego miejsca
• Uproszczone zarządzanie dzięki scentralizowanej administracji i udostępnianiu
• Solidne funkcje obsługi połączeń w wielu lokalizacjach i na wielu liniach, takie jak transfery, obsługa i integracja z katalogami
• Skalowalność bez skomplikowanych aktualizacji umożliwiająca łatwe dodawanie nowych lokalizacji w miarę rozwoju,
• Opłacalność dzięki przewidywalnym cenom subskrypcji chmury dla każdego użytkownika

Oceniając rozwiązania do komunikacji biznesowej , nadaj priorytet tym, które zapewniają intuicyjną obsługę użytkownika, scentralizowane, ujednolicone możliwości, optymalizację w wielu lokalizacjach, solidne bezpieczeństwo/niezawodność oraz udokumentowane doświadczenie w obsłudze firm takich jak Twoja.

Nextiva jawi się jako preferowany kompleksowy dostawca UCaaS dostosowany do potrzeb firm mających wiele lokalizacji w USA. Platforma komunikacji w chmurze ściśle integruje połączenia VoIP, wideokonferencje, komunikację zespołową, aplikacje mobilne i narzędzia zwiększające produktywność w jedno, łatwe w użyciu rozwiązanie.

Kluczowe funkcje obejmujące wiele lokalizacji obejmują bezproblemowe przekazywanie połączeń między lokalizacjami, scentralizowane zarządzanie wszystkimi biurami, integracje z CRM i ustalanie cen dla poszczególnych użytkowników, co upraszcza skalowanie. Dzięki wbudowanym szkoleniom, wsparciu 24/7 i dostępności na poziomie korporacyjnym, Nextiva zapewnia przyszłościowy system telefoniczny VoIP dla małych, średnich i dużych firm działających w wielu lokalizacjach.

Już dziś przejmij kontrolę nad swoimi potrzebami komunikacyjnymi. Ujednolić całą organizację dzięki Nextiva i odblokuj lepszą współpracę, mobilność i oszczędności we wszystkich swoich lokalizacjach.