Przewodnik dla początkujących po wieloliniowych systemach telefonicznych i najlepszych telefonach

Jeśli Twoja firma szybko się rozwija, prawdopodobnie przerosłeś system telefoniczny swojej firmy.
Niemożność obsługi wielu połączeń naraz kosztuje Cię sprzedaż i szkodzi obsłudze klienta. Wieloliniowy system telefoniczny zapewnia podstawowe funkcje, takie jak wstrzymywanie połączeń i wiele innych.
Najlepsze jest to, że nie będziesz potrzebować więcej gniazd telefonicznych ani zmian numerów telefonów. Istnieje kilka sposobów na skonfigurowanie biznesowego systemu telefonicznego do obsługi wielu linii.
Ten przewodnik pomoże Ci znaleźć odpowiedni system telefonii wieloliniowej, który odpowiada Twoim potrzebom.

• Co to jest wieloliniowy system telefoniczny?
• Jak działają wieloliniowe systemy telefoniczne?
• Rodzaje telefonów wieloliniowych
• Jak skonfigurować wieloliniowy system telefoniczny
• Zaawansowane funkcje systemu telefonicznego
• Zalety wieloliniowego systemu telefonicznego

Co to jest wieloliniowy system telefoniczny?

Wieloliniowy system telefoniczny umożliwia obsługę dwóch lub więcej połączeń jednocześnie. Umożliwia pracownikom zawieszanie połączeń, wybieranie numerów wewnętrznych i zewnętrznych oraz powrót do linii.
Telefony wieloliniowe różnią się od telefonów z jedną linią, które mogą obsługiwać tylko jedno połączenie telefoniczne na raz. Podobnie mają przypisany jeden numer telefonu. Gdy linia jest w użyciu, dzwoniący będą kierowani na pocztę głosową lub sygnał zajętości.

Kiedy zatrudniasz nowych pracowników i skalujesz bazę klientów, podejście jednoliniowe hamuje Twój rozwój.
Firmy mogą skonfigurować wieloliniowy system telefoniczny na jeden z dwóch głównych sposobów:

• Lokalny wieloliniowy system telefoniczny — ten starzejący się lokalny system telefoniczny wymaga sprzętu telekomunikacyjnego. Przykładami są Private Branch Exchange (PBX) lub Key System Unit (KSU). Oba wymagają wielu umiejętności technicznych do zarządzania.
• Wieloliniowy system telefoniczny oparty na chmurze — Ten nowoczesny system telefoniczny istnieje w chmurze, aby zapewnić nieograniczoną liczbę linii telefonicznych do użytku przez telefony. Systemy telefoniczne w chmurze nie wymagają, aby użytkownicy byli na miejscu, aby uzyskać sygnał wybierania. Przykładami mogą być nowsze usługi telefoniczne VoIP i niektóre centrale IP PBX.

Właściciele firm rzadko dotykali tradycyjnych systemów telefonicznych po ich zainstalowaniu. W większości przypadków jedno urządzenie z wieloma liniami i numerami telefonów spełniało ich potrzeby biznesowe.
Kiedyś systemy PBX były przystępne w konfiguracji i utrzymaniu. Wraz z rozwojem technologii brakowało wykwalifikowanych techników. Sprzęt i talent sprawiają, że ich utrzymanie jest dość drogie. Brakuje im również funkcji niezbędnych do pracy zdalnej.
Wieloliniowy system telefoniczny oparty na chmurze wykorzystuje technologię Voice over Internet Protocol ( VoIP ). Ten nowszy system telefoniczny działa przy użyciu połączenia internetowego, a nie oddzielnych linii. Te systemy telefoniczne są bardziej wydajne i opłacalne dla firm każdej wielkości.

Jak działa wieloliniowy system telefoniczny?

Wieloliniowy system telefoniczny tworzy wewnętrzną sieć telefoniczną z oddzielnymi numerami wewnętrznymi. Ta funkcja pozwala operatorom wstrzymywać połączenia przychodzące i sprawdzać obecność innych rozszerzeń w czasie rzeczywistym.
Tradycyjne i oparte na chmurze to dwa rodzaje systemów telefonicznych, które obsługują wiele linii telefonicznych. Powinieneś znać różnice między każdym typem systemu telefonicznego.

Tradycyjne wieloliniowe systemy telefoniczne

Analogowe systemy telefoniczne wieloliniowe występują w dwóch wersjach.
Pierwsza dotyczy sytuacji, w której pojedyncza linia naziemna zapewnia funkcjonalność dwóch linii przy użyciu istniejących przewodów. Można je podłączyć do gniazd telefonicznych za pomocą żółtych i czarnych przewodów. Aby z niej skorzystać, musisz zapłacić za dodatkową linię od operatora telefonicznego. Słuchawki analogowe mogą przełączać linie i wstrzymywać połączenia za pomocą przycisku flash.
Drugi typ to Private Branch Exchange — w skrócie PBX . Akceptuje wiele linii telefonicznych za pośrednictwem podstawowych linii stacjonarnych lub miejskich. Zapewniają one funkcje telefonu, takie jak poczta głosowa, przekazywanie połączeń i zestaw głośnomówiący. Jeśli musisz wybrać numer 9, aby połączyć się z linią zewnętrzną, masz centralę PBX.
Rozmówcy otrzymają sygnał zajętości, gdy linie przychodzące są w użyciu. To ograniczenie jest istotnym problemem dla firmy, która musi się rozwijać.
Tradycyjne systemy telefoniczne wymagają telefonów stacjonarnych, które obsługują wiele linii. Telefony te oferują funkcje takie jak zestawy słuchawkowe lub telefony bezprzewodowe (DECT). Jednak jego popularność nadal spada na rzecz jego alternatywy: VoIP.
Wieloliniowe systemy telefoniczne działające w chmurze oferują to, co najlepsze zarówno w systemach VoIP, jak i PBX. Zajrzyjmy pod maskę, aby zobaczyć, jak działają.

Wieloliniowe systemy telefoniczne w chmurze

Następcą tradycyjnego systemu telefonicznego jest system telefoniczny w chmurze. Oferują funkcje wieloliniowe z nieograniczoną skalowalnością. Ponadto oferują wiele funkcji biznesowych na żądanie.

Jak to jest możliwe?
Ten typ wieloliniowego systemu telefonicznego wykorzystuje protokół Voice over Internet Protocol. Całkowicie omiń lokalną firmę telefoniczną dzięki VoIP. Jako niezawodny dostawca usług VoIP dla biznesu , Nextiva zapewnia kompletny system telefoniczny w chmurze z imponującym czasem pracy bez przestojów.
System telefoniczny w chmurze przekształca połączenia w pakiety danych. Przesyła je do pobliskiego centrum danych. W ciągu milisekund telefon IP konwertuje dźwięk na dźwięk, który możesz usłyszeć. Operator VoIP zapewnia wirtualną centralę PBX dedykowaną użytkownikom klasy biznesowej.
„Wirtualny” to ważne rozróżnienie, jeśli chodzi o wieloliniowe systemy telefoniczne.
Rozszerzenia telefoniczne nie są fizycznymi liniami telefonicznymi. Nie ma też gniazdek telefonicznych. Są one logiczną reprezentacją centrali PBX w chmurze, która służy do kolejkowania połączeń lub zapewniania parkowania połączeń. Możesz ustawić w kolejce do 525 połączeń na linię. To dużo telefonów!
Dopóki masz niezawodne połączenie internetowe, możesz mieć tyle linii, ile chcesz.

Rodzaje telefonów wieloliniowych (i przypadki użycia)

Wybór telefonów dla Twojej firmy nie musi być grą losową. Istnieje kilka typów telefonów, których można używać z wieloliniowym systemem telefonicznym. Posiadanie większej liczby linii nie zawsze oznacza lepsze.
Podzieliliśmy telefony na podstawie liczby linii wraz z przykładami.

Telefony 2-liniowe

Dwuliniowy system telefoniczny jest idealny dla małych firm, które mają przewidywalną liczbę połączeń.
Przykłady firmowych przypadków użycia, w których można użyć dwóch wierszy, obejmują:

• Solopreneurs z jedną linią do sprzedaży i drugą do obsługi.
• Małe biura z dwoma pracownikami, więc każde z nich ma jedną linię.
• Mali sprzedawcy do przyjmowania połączeń przychodzących i jedna linia do zarządzania.

Można znaleźć dwuliniowe telefony stacjonarne VoIP za około 80 USD. Poly VVX 150 to doskonały wybór dla osób z ograniczonym budżetem.

Telefony 4-liniowe

Jeśli okaże się, że pracownicy muszą zawiesić połączenia, ciepły transfer, czteroliniowy telefon jest świetnym rozwiązaniem.
Sprawdź te przykłady używanego telefonu czteroliniowego:

• Małe agencje z przedstawicielami handlowymi i menedżerami konta do odbierania połączeń przychodzących od klientów.
• Zespoły obsługi klienta z przedstawicielami pomocy technicznej oddzwaniają do klientów, dostawców i pracowników.
• Recepcjonistki z potrzebą odbierania i przekazywania wielu połączeń przychodzących.

Ceny telefonów czteroliniowych zaczynają się od około 160 USD za słuchawkę. Poly VVX 250 lub telefon Cisco IP Phone 6851 to świetny wybór dla wytrzymałego telefonu VoIP .

Telefony 6-12-liniowe

Kolejny poziom telefonów wieloliniowych zapewnia lepszą wydajność niż słabsze telefony VoIP. Mają szybsze chipsety, więcej pamięci i jeszcze więcej możliwości dostosowania niż standardowe telefony. Na tym poziomie oferują zaawansowane funkcje, takie jak obecność linii i klawisze programowe.
Będą to najlepsze rozwiązanie dla tych potrzeb biznesowych:

• Asystenci wykonawczy , którzy monitorują i muszą znać status linii swojego dyrektora.
• Przełożeni zespołów , którzy muszą monitorować wiele połączeń jednocześnie.
• Starsi menedżerowie ds . klientów, którzy muszą sprawdzać zapasy i ceny z kierownictwem.

Telefony stacjonarne powyżej pięciu linii kosztują zazwyczaj powyżej 250 USD. Niedrogi telefon VoIP Nextiva X-885 obsługuje 12 linii za jedyne 190 USD.
Aby uzyskać najwyższą elastyczność, wypróbuj telefon VoIP Nextiva X-835. Oto opinia entuzjasty biznesowych systemów telefonicznych, księcia Richa:

Film: Recenzja urządzenia Nextiva X-835 przez Rich Technology Group

Elastyczna liczba linii telefonicznych

Wyzwanie wyboru telefonu z predefiniowaną liczbą dostępnych linii telefonicznych? Musisz zrozumieć swoje potrzeby w zakresie komunikacji biznesowej i przewidywać przyszłe wymagania.
Bez względu na liczbę linii, z których korzysta Twoja firma, zawsze lepiej mieć telefony, które mogą obsłużyć więcej. Ważne jest, aby pamiętać, że te telefony wymagają tylko jednego przewodu, co sprawia, że ​​instalacja jest dziecinnie prosta.
A jeśli potrzebujesz czterech linii telefonicznych przez większość roku, ale nawet dziesięciu w bardziej ruchliwych porach roku?
W przypadku tradycyjnych systemów telefonicznych nie można szybko skalować głośności połączeń. A jeśli zatrudniasz agresywnie, będziesz musiał dodać więcej linii i kupić nowe telefony.
W tym miejscu pojawia się hostowana usługa VoIP . Gdy zmienią się Twoje potrzeby, możesz dodać więcej linii telefonicznych, gdy ich potrzebujesz, bezpośrednio z pulpitu administracyjnego.
Zamiast kupować nowe telefony, mogą skorzystać z biznesowej aplikacji telefonicznej na swoim smartfonie. Bum, gotowe!

Jak skonfigurować wieloliniowy system telefoniczny

Jeśli pójdziesz drogą tradycyjnego systemu telefonicznego, będziesz potrzebować firmy telefonicznej do zainstalowania każdej linii. Będziesz także musiał odłożyć spory budżet na lokalną centralę PBX i technika, który wszystko skonfiguruje. Musisz skonfigurować telefony stacjonarne do współpracy z centralą PBX.
Prostszą alternatywą jest wieloliniowy system telefoniczny w chmurze. Wszystko czego potrzebujesz to połączenie z Internetem, a zajmuje to tylko około 20 minut.

Oto cztery kroki, aby skonfigurować wirtualny system telefoniczny z wieloma liniami:

1. Wybierz służbową usługę telefoniczną. Wybierz plan na podstawie swoich potrzeb biznesowych. Nextiva ma szereg planów telefonicznych wyposażonych w zaawansowane funkcje. Możesz go również wypróbować za darmo.
2. Przypisz rozszerzenia numerów telefonów. W swoim portalu administracyjnym możesz rozpocząć dodawanie wewnętrznych rozszerzeń każdego członka zespołu. Ułatwia to wybieranie wewnętrzne i przekazywanie połączeń.
3. Nagraj pozdrowienia z telefonu. Prześlij własne powitanie lub nagraj je z telefonu (lub komputera). Pozostaw trwałe pierwsze wrażenie, gdy ludzie dzwonią do Twojej firmy.
4. Rozpocznij wykonywanie i odbieranie połączeń: Jeśli nie masz jeszcze telefonu VoIP, nie musisz czekać na jego przybycie. Zacznij od smartfona z systemem iOS lub Android dzięki aplikacji na telefon komórkowy.

Będziesz mieć wieloliniowy system telefoniczny w mniej niż godzinę. Telefony VoIP firmy Nextiva są wyposażone we wszystkie Twoje ustawienia, więc musisz je podłączyć.

Zaawansowane funkcje w wieloliniowym systemie telefonicznym

Co można zrobić z wieloliniowym systemem telefonicznym? Oferują znacznie więcej niż wiele numerów wewnętrznych. Niektóre funkcje różnią się między lokalnymi centralami PBX i systemami telefonicznymi w chmurze.
Przyjrzyjmy się najważniejszym funkcjom VoIP , które chcesz mieć w swoim wieloliniowym systemie telefonicznym.

1) Automatyczna sekretarka

Automatyczna sekretarka kieruje połączenia przychodzące do właściwej osoby lub zespołu na podstawie danych wprowadzonych na klawiaturze rozmówcy.
Korzystanie z automatycznej sekretarki poprawia wrażenia klientów, skracając czas oczekiwania. Przekażesz również wizerunek profesjonalnego biznesu niezależnie od wielkości Twojej firmy.
Oszczędź czas dzięki tym gotowym skryptom automatycznej sekretarki .

2) Zawieszanie połączeń i parkowanie połączeń

Wstrzymanie połączenia umożliwia wstrzymanie połączenia, dzięki czemu możesz porozmawiać ze współpracownikiem lub odebrać inne połączenie. Parkowanie połączeń jest podobne, ale z dodatkową korzyścią polegającą na umożliwieniu innym odzyskania zawieszonego połączenia.
Wstrzymywanie i parkowanie połączeń daje możliwość obsługi każdego połączenia od klienta. Ponadto muzyka w stanie oczekiwania angażuje dzwoniących i ogłasza niestandardowe komunikaty, takie jak opcje płatności.

3) Analiza połączeń

Mierzenie liczby połączeń i kojarzenie osób z działalnością biznesową pomaga skalować organizację. Usługa telefonii internetowej klasy biznesowej Nextiva wyświetla dane połączeń w czasie rzeczywistym i analizy biznesowe.
Na pierwszy rzut oka przełożeni mogą przeglądać raporty i tworzyć niestandardowe pulpity nawigacyjne, dzięki którym kierownictwo i pracownicy mogą osiągać najlepsze wyniki.

4) Przekierowanie połączeń

Funkcja przekazywania połączeń umożliwia przekazywanie połączeń na dowolny numer telefonu lub urządzenie. W zależności od operatora możesz również kierować połączenia na pocztę głosową, telefon stacjonarny lub telefon komórkowy.
Przekazywanie połączeń pomaga zachować sprawność, także wtedy, gdy jesteś poza biurem. Możesz wyeliminować nieodebrane połączenia i nieodebrane okazje biznesowe.

5) Przekierowywanie połączeń

Routing połączeń to funkcja VoIP, która kieruje połączenia przychodzące do dowolnej osoby na podstawie zdefiniowanych przez Ciebie kryteriów. Ta logika obejmuje wybór godziny, identyfikatora dzwoniącego i automatycznej sekretarki.
Możesz przekierować połączenia do swojego zespołu, korzystając z dowolnej z tych zasad:

• Round-robin: rozmowy są rozprowadzane w całym zespole w jednakowy sposób
• Regularne: połączenia są odbierane w porządku chronologicznym
• Mundur: telefony trafiają do najdłużej dostępnego agenta
• Jednocześnie: dzwonią wszystkie telefony, a agent, który odbiera je jako pierwszy, odbiera połączenie
• Ważony: ustawiasz stosunek połączeń, które mają być kierowane do każdego agenta

6) Biznesowa poczta głosowa

Jeśli nie odbierzesz połączenia na czas, zezwól dzwoniącym na pozostawienie poczty głosowej. Oznacza to, że nie stracisz potencjalnego leadu ani szansy na zachwyt klienta. W przeciwnym razie mogą zwrócić się do twojego konkurenta.
Firmowa poczta głosowa może również wysyłać transkrypcje poczty głosowej do e-maila lub SMS-a. Utrzymuj na bieżąco wiadomości głosowe, aby móc szybko nawiązać kontakt.

7) Wyskakujący ekran

Wyskakujący ekran pokazuje informacje o dzwoniących w czasie rzeczywistym w momencie, gdy telefon dzwoni. Call Pop Nextiva ujawnia dane, takie jak nastroje klientów i wcześniejsze interakcje. To integruje się z Twoim CRM, przenosi Twoje doświadczenie klienta na wyższy poziom.

8) Numery bezpłatne

Bezpłatne numery firmowe pomogą Ci zdobyć obecność w kraju. Numery bezpłatne mają numer kierunkowy 800/888/866, który nie pobiera opłat za połączenia z telefonami stacjonarnymi.
Zdobądź zaufanie odbiorców i śledź połączenia przychodzące w kampaniach marketingowych. Możesz także uzyskać bezpłatny numer, taki jak 1-800-CONTACTS i zbudować jeszcze silniejszą markę.

9) Konferencje audio

Użyj połączenia konferencyjnego, aby organizować spotkania za pomocą telefonu lub połączenia internetowego. Połączenia konferencyjne to podstawa każdego nowoczesnego systemu telefonicznego, ale zwykle jest to dodatek do konfiguracji telefonii stacjonarnej.
Połączenia konferencyjne łączą uczestników bez drogiej centrali PBX lub usług stron trzecich. Możesz cieszyć się produktywnymi spotkaniami ze współpracownikami, partnerami lub klientami. Oparte na chmurze rozwiązanie VoIP oznacza, że ​​uczestnicy również doświadczają jakości połączeń HD.

10) Nagrywanie rozmów

Nagrywanie rozmów telefonicznych zwiększa odpowiedzialność i możliwości szkolenia w zespole. Odkrywa potężne informacje na temat potencjalnych klientów i obsługi klienta.
Zaadaptowane z centrów telefonicznych o dużej objętości, nagrywanie rozmów VoIP nie wymaga żadnych kaset ani sprzętu. Dostosuj tę funkcję, aby nagrywać wszystkie połączenia, wybierać użytkowników lub na żądanie.

Zalety wieloliniowego systemu telefonicznego

Potrzebujesz jeszcze przekonywać o zaletach wieloliniowego systemu telefonicznego? Oto kilka korzyści do rozważenia.

Niższe koszty

Skorzystanie z trasy systemu telefonicznego w chmurze to najlepszy sposób na zapewnienie zespołowi wielu linii telefonicznych.
System telefonii stacjonarnej oparty na zwykłym starym systemie telefonicznym (POTS) kosztuje średnio 50 USD za linię. Ten plan taryfowy zwykle dotyczy tylko połączeń lokalnych. Brakuje również funkcji telefonu biznesowego, z których korzystają dziś firmy.
Nie jest tajemnicą, że firmy takie jak AT&T, Verizon, CenturyLink i Frontier przeniosły się do chmury. Oszczędzają do 65% na kosztach komunikacji.
Systemy telefoniczne oparte na technologii VoIP kosztują mniej niż 20 USD za linię każdego miesiąca. Nie zapłacisz również za instalację, serwer PBX czy opłaty za przejazd dzięki nielimitowanym połączeniom .

Niezawodność

Twój system telefoniczny musi być niezawodny i bezpieczny. Lokalne systemy telefoniczne narażają Cię na awarie zasilania lub sieci.
Systemy telefoniczne VoIP polegają na nadmiarowości wielu centrów danych. Twoja firma działa nieprzerwanie, bez względu na to, co stanie się z infrastrukturą telefoniczną.
Ponadto najlepsi dostawcy usług przestrzegają standardów, w tym PCI, SOC 2 i HIPAA . Skoncentruj się na swoich klientach zamiast martwić się audytami bezpieczeństwa. Hurra!

Elastyczność

Załóżmy, że zatrudniasz zdalnie, otwierasz nowe biura lub przechodzisz na hybrydową siłę roboczą. W takim przypadku potrzebny jest system telefoniczny, który umożliwia pracownikom pracę z dowolnego miejsca.
Tradycyjny wieloliniowy system telefoniczny ogranicza ich do biura. To sprawia, że ​​komunikacja jest trudna, gdy pracują zdalnie .
System telefoniczny oparty na chmurze zapewnia elastyczność w wyposażeniu zespołu w potrzebne narzędzia. Mogą wykonywać swoją pracę, korzystając z telefonu komórkowego i połączenia internetowego.

Skalowalność

Jeśli Twoja firma się rozwija i nie chcesz, aby technologia przeszkadzała Ci w pracy, najlepszym rozwiązaniem jest chmurowy system VoIP . Pozwala z łatwością dodawać linie telefoniczne. Nawet dodanie większej liczby lokalizacji do tego samego systemu telefonicznego można wykonać bez żadnych umiejętności technicznych.
W przypadku gwałtownego wzrostu popytu lub zwiększenia liczby pracowników usługa telefoniczna nie będzie Cię ograniczać. Poszukaj w kolejce połączeń, aby uzyskać inny sposób skalowania zespołu obsługi klienta.
Dostawcy telefonów w chmurze, tacy jak Nextiva, mogą pochwalić się imponującą dostępnością i dostępnością na poziomie 99,999%.

Wygoda

Wieloliniowy system telefoniczny ułatwia życie Tobie i Twoim pracownikom. Stają się bardziej wydajni i mogą napędzać firmę do przodu.
Dzięki takim funkcjom, jak automatyczna sekretarka i bezpłatne numery telefonów, zdobędziesz zaufanie wśród swoich klientów. Jeśli potrzebujesz skonfigurować call center przychodzące , możesz to zrobić w mniej niż jeden dzień.
Dawno minęły czasy, kiedy firma telekomunikacyjna pozostawiała cię unieruchomioną. Jeśli kiedykolwiek będziesz potrzebować pomocy, skontaktuj się z nami 24/7.

Poznaj najlepszy biznesowy system telefoniczny

Wybierając firmowy system telefoniczny, pomyśl o swoich potrzebach dzisiaj i za kilka lat. Jaki jest idealny sposób interakcji z klientami? Twoja platforma komunikacyjna może przyczynić się do sukcesu lub złamać go.
Lokalny wieloliniowy system telefoniczny może ograniczyć Twój potencjał. Powstrzymuje Cię, zwiększając koszty i odmawiając Twojemu zespołowi zaawansowanych funkcji, których potrzebuje.
Systemy telefoniczne oparte na chmurze są złotym standardem dla start-upów, średnich i przedsiębiorstw. US News uznał Nextiva za najlepszą usługę telefonii biznesowej w całym kraju w 2020 i 2021 roku.
Nextiva zapewnia kompletny system telefonii wieloliniowej za mniej niż połowę kosztów telefonii stacjonarnej. Zdobądź to wszystko już od 18,95 USD miesięcznie i nie będziesz się cofać.