Wyjście poza Excel i notatki: niezbędne wskazówki dotyczące usprawnienia operacji w małych i średnich przedsiębiorstwach

Kiedy zaczynałeś swoją działalność, miałeś tylko garstkę klientów. Sensowne było przechowywanie ich danych w arkuszu kalkulacyjnym Excel i zarządzanie nimi .

Ale wraz z rozwojem Twojej firmy rosła także baza klientów. Dzisiaj Ty lub Twoi przedstawiciele handlowi musicie przewijać setki (jeśli nie tysiące) wierszy w arkuszu kalkulacyjnym , aby znaleźć niezbędne dane klienta.

Jeśli Twoje małe i średnie przedsiębiorstwo boryka się z tymi wyzwaniami, nie jesteś sam. Najnowsza ustawa! Raport z ankiety CRM ujawnił, że 39 procent właścicieli małych i średnich firm korzysta z arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania informacjami o klientach.

Jednak w miarę jak transformacja cyfrowa staje się normą w firmach ze wszystkich branż, notatki i arkusze kalkulacyjne nie są już odpowiednim rozwiązaniem do zarządzania relacjami z klientami i zaspokajania potrzeb biznesowych . Oto dlaczego musisz zastąpić je skalowalnym rozwiązaniem CRM i co wziąć pod uwagę, gdy przestajesz używać Excela jako CRM.

Powody, dla których warto zaprzestać używania notatek i Excela do zarządzania danymi klientów

Po pierwsze — arkusze kalkulacyjne Excel doskonale nadają się do przechowywania zbiorów danych z różnych źródeł, takich jak Quickbooks i LinkedIn , wykonywania szybkich obliczeń oraz tworzenia wykresów i wykresów. Podobnie aplikacje do robienia notatek mogą pomóc Ci szybko zanotować najważniejsze wnioski z interakcji z klientem .

Jednak w przypadku skutecznego zarządzania relacjami z klientami (CRM) te możliwości nie wystarczą. Oto kilka typowych wad używania programu Excel jako systemu CRM:

Problemy z kontrolą wersji

Wyobraź sobie taką sytuację: udostępniasz arkusz kalkulacyjny z danymi klientów swojemu zespołowi sprzedaży. Każdy członek zespołu pobiera plik na swój komputer i po rozmowie z klientem aktualizuje odpowiednie szczegóły. Już niedługo będziesz musiał uporać się ze zduplikowanymi lub niedokładnymi danymi, prowadzącymi do niespójnej komunikacji.

Brak dostępności

Arkusze kalkulacyjne nie są szczególnie przyjazne dla urządzeń mobilnych. Utrudnia to przedstawicielom handlowym dostęp do danych klientów i ich aktualizację , gdy są poza domem, i może mieć wpływ na wyniki osobistych spotkań z klientami.

Obawy dotyczące bezpieczeństwa

Oprócz ochrony arkusza kalkulacyjnego danych klientów za pomocą hasła, Microsoft Excel nie oferuje solidnych funkcji bezpieczeństwa. Niewiele możesz zrobić, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do wrażliwych danych . Co gorsza, jeśli pracownik pobierze plik na swój komputer i opuści Twoją firmę, może nadal korzystać z danych Twoich klientów .

Ograniczone możliwości analityczne

Notatki i arkusze kalkulacyjne mogą zawierać mnóstwo przydatnych danych na temat zachowań klientów, historii zakupów, zgłoszeń serwisowych i nie tylko. Brakuje im jednak zaawansowanych funkcji analitycznych, które pozwoliłyby przekształcić dostępne dane w przydatne spostrzeżenia.

Wyzwania związane ze skalowalnością

W miarę powiększania się bazy klientów zarządzanie danymi klientów w arkuszach kalkulacyjnych stanie się koszmarem. Wyobraź sobie, że przewijasz niekończące się wiersze, aby dowiedzieć się, kiedy ostatni raz kontaktowano się z potencjalnym klientem. Lub wysłanie kolejnego SMS-a na niewłaściwy numer telefonu, ponieważ przedstawiciel handlowy zapomniał zaktualizować dane. Tego rodzaju nieefektywność może skutkować wypadaniem leadów z lejka.

Dlaczego oprogramowanie CRM jest lepsze od arkuszy kalkulacyjnych

Czy wiesz, że ponad jedna czwarta małych i średnich firm , które zaczęły korzystać z oprogramowania CRM, odnotowała znaczny wzrost przychodów i rozwój firmy? Ale większe przychody to nie jedyny powód, dla którego powinieneś używać oprogramowania CRM zamiast Excela . Jest wiele powodów, dla których warto używać CRM zamiast Excela .

Ulepszone zarządzanie danymi klientów

Platforma CRM taka jak Act! CRM oferuje scentralizowany pulpit nawigacyjny do gromadzenia, przechowywania i zarządzania informacjami o klientach. Tworzy jedno źródło prawdy, a pracownicy różnych działów mogą korzystać z udostępniania plików i odnosić się do nich przed interakcją z klientami. Jeśli edytują jakiekolwiek informacje, zmiany zostaną odzwierciedlone w czasie rzeczywistym . Zapewnia to każdemu ujednolicony i aktualny widok każdego klienta, podnosząc komfort użytkownika . Przyspiesza także podejmowanie decyzji i upraszcza procesy biznesowe .

Działać! udostępnia nawet zaawansowane filtry wyszukiwania, które pomagają pracownikom szybko znaleźć potrzebne informacje. Ułatwia to płynną interakcję z klientem i ostatecznie poprawia doświadczenie zakupowe.

Dodatkowo rozwiązania CRM z usługami w chmurze umożliwiają wielu członkom zespołu jednoczesny dostęp do danych klientów i pracę z nimi, niezależnie od ich lokalizacji. Dzięki temu są szczególnie odpowiednie dla zespołów hybrydowych lub zdalnych w porównaniu do zespołów lokalnych .

Głębszy wgląd w cykl życia klienta

Dzięki rozwiązaniu CRM Twoja wiedza o klientach nie ogranicza się do kilku pól, takich jak imię i nazwisko, numer telefonu i data ostatniego zakupu. Zamiast tego platforma taka jak Act! pozwala zaplanować całą podróż potencjalnego klienta i pomaga zrozumieć, gdzie się znajduje na ścieżce sprzedaży.

Dzięki tym spostrzeżeniom możesz dostosować swoje działania marketingowe i sprzedażowe do każdego potencjalnego klienta, zamiast stosować sztampowe podejście. Możesz także monitorować, jak różni potencjalni klienci przechodzą przez lejek sprzedaży i identyfikować punkty tarcia, które odpychają potencjalnych klientów.

Większa wydajność dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy

Nowoczesne systemy CRM oferują szerokie spektrum możliwości automatyzacji . Na przykład: Działaj! umożliwia skonfigurowanie automatycznych przypomnień i alertów. Możesz nawet przypisać określone zadania przedstawicielom handlowym i pozwolić, aby oprogramowanie powiadamiało ich automatycznie. Funkcje te są przydatne, jeśli chcesz zapewnić terminowe monitorowanie i maksymalizować liczbę konwersji .

Dodatkowo Działaj! umożliwia skonfigurowanie zautomatyzowanych przepływów pracy uruchamianych na podstawie określonych działań klienta. Możesz na przykład skonfigurować wiadomość powitalną, która będzie wysyłana automatycznie, gdy nowy potencjalny klient wejdzie na Twoją ścieżkę. Podobnie, gdy klient dokona pierwszego zakupu, możesz wysłać ankietę e-mailem.

Takie zautomatyzowane przepływy pracy eliminują potrzebę ręcznych działań następczych i pomagają usprawnić operacje . Zespoły obsługi klienta i sprzedaży mogą zamiast tego skoncentrować się na ważniejszych zadaniach, takich jak zwiększanie współczynnika utrzymania klienta i konwersji.

Zaawansowana analityka i raportowanie

Najnowocześniejsze rozwiązanie CRM nie tylko przechowuje informacje o klientach. Pomaga analizować dostępne dane i śledzić kluczowe wskaźniki, takie jak koszt pozyskania klienta (CAC), wartość życiowa klienta (CLV) i wynik zadowolenia klienta (CSAT).

Mając te wskaźniki na wyciągnięcie ręki, zespoły ds. marketingu i sprzedaży mogą podejmować bardziej świadome decyzje. Ponadto możesz przekształcić te spostrzeżenia w przydatne raporty, które przydadzą się do generowania prognoz przychodów.

Dostęp na bieżąco

Wiele platform CRM, w tym Act!, oferuje aplikacje mobilne, które ułatwiają pracownikom dostęp do danych i spostrzeżeń o klientach, gdziekolwiek się znajdują.

Aplikacja mobilna Act! (Android i iOS ) zapewnia przedstawicielom handlowym szczegółowe informacje dotyczące dojazdu i miejsca docelowego. Mogą także aktualizować informacje o kliencie w aplikacji, dzięki czemu inni członkowie zespołu będą na bieżąco. Możliwe jest również dostosowywanie powiadomień w celu poprawy produktywności przedstawicieli handlowych i budowania zespołów o wysokiej wydajności .

Dodatkowe korzyści

Platformy CRM oferują kilka innych korzyści, często obejmujących zintegrowaną automatyzację i personalizację marketingu wraz z biblioteką szablonów e-maili , a także liczne integracje z narzędziami firm trzecich. Działać! stosuje nawet solidne środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie i uwierzytelnianie wieloskładnikowe , w celu ochrony danych klientów .

Przejście z arkuszy kalkulacyjnych do CRM: kluczowe kwestie

Chociaż oprogramowanie CRM oferuje wiele korzyści, niezwykle ważne jest, aby znaleźć rozwiązanie odpowiednie dla Twojej małej firmy . Nie wszystkie platformy CRM są sobie równe, a niewłaściwe rozwiązanie może spowodować więcej wąskich gardeł niż rozwiązać.

Oto kilka wskazówek, jak wybrać odpowiednią platformę CRM do optymalizacji procesów i nieskrępowanego rozwoju Twojej firmy.

Przedstaw swoje potrzeby i budżet

Platformy CRM oferują szeroką gamę funkcji, od zautomatyzowanych przepływów pracy i skrótów po dane, zarządzanie potokami i raportowanie. Jednak Twoja firma może nie potrzebować wszystkich oferowanych funkcji. Oceń swoje unikalne wymagania i utwórz listę rzeczy, które musisz mieć. Następnie zdefiniuj realistyczny budżet na podstawie swoich potrzeb i poszukaj CRM-ów z cenami w tym przedziale.

Sprawdź kompatybilność

Niezależnie od wybranej platformy CRM upewnij się, że jest ona kompatybilna z istniejącym stosem technologii. Poszukaj integracji z powszechnie używanymi narzędziami, takimi jak Google Workspace , Microsoft 365, Shopify, aplikacje kalendarza i nie tylko. Sprawdź także, czy może działać na Twoim systemie operacyjnym, takim jak Windows lub macOS .

Rozważ krzywą uczenia się

Znalezienie bogatego w funkcje rozwiązania CRM to tylko połowa pracy. Musisz także zadbać o to, aby Twoi pracownicy w pełni z niego korzystali. Dlatego kluczowa jest ocena ich obecnych umiejętności technicznych i określenie, czy potrafią korzystać z nowego oprogramowania CRM. Być może będziesz musiał wdrożyć program szkoleniowy, aby zapewnić płynne przejście z arkuszy kalkulacyjnych do CRM.

Ulepsz swoją grę CRM dzięki Act!

Przechowywanie danych klientów w arkuszach kalkulacyjnych przyniesie na razie korzyści tylko Twojej małej firmie . Jeśli chcesz budować trwałe relacje z klientami i gwałtownie rozwijać firmę, korzystając z potężnego rozwiązania, takiego jak Act! nie podlega negocjacjom. Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak zautomatyzowane przepływy pracy i raportowanie, możesz skuteczniej pozyskiwać potencjalnych klientów i zwiększać sprzedaż.

Rozpocznij 14-dniowy bezpłatny okres próbny i poznaj Act! i zrozum, jak może to wpłynąć na Twoje działania marketingowe i sprzedażowe.