Jak zarządzać ryzykiem: przewodnik dla kierowników projektów

Pięć skutecznych wskazówek dla kierowników projektów, aby zmniejszyć ryzyko i osiągnąć wyższy wskaźnik sukcesu.

Jako kierownik projektu, jaka jest pierwsza rzecz, która przychodzi ci na myśl, kiedy czytasz „ryzyka związane z zarządzaniem projektami”?

Jeśli chcesz, aby Twoje projekty były wolne od błędów, wyrażenie „ryzyko zarządzania projektami” może wydawać się niepokojące. Zagrożenia mają różne kształty i rozmiary, ale to nie znaczy, że nie możesz nic z nimi zrobić. Ryzyko może być okazją do kontynuowania lub zagrożeniem, którego należy unikać – wszystko zależy od tego, jak je podejmiesz.

Zarządzanie ryzykiem ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Ale jak właściwie zarządzać ryzykiem? Od czego zaczynasz? W jaki sposób zapewniasz, że Twoje projekty nie zwariują?

Aby Ci pomóc, na wszystkie te pytania odpowiadamy na tym blogu. Dzielimy się również praktycznymi wskazówkami, jak właściwie i efektywnie zarządzać ryzykiem, aby Twoje projekty nie zniknęły z torów.

Jak ryzyko wpływa na sukces projektu?

Termin „ryzyko” jest powszechnie używany w wielu aspektach życia. W przypadku zarządzania projektami ryzyko definiuje się jako każdą przeszkodę lub niepożądane zdarzenie, które ma wpływ na cel projektu. Może to być wszystko, od opóźnienia w wykonaniu zadania po zwiększone koszty.

Zagrożenia wpływają na ogólny sukces projektu na wiele sposobów:

• Zwiększają szanse, że coś pójdzie nie tak i niekorzystnie wpłynie na wynik projektu.
• Prowadzą do opóźnień w realizacji projektów lub, co gorsza, całkowitego anulowania.
• Powodują wzrost kosztów, co szkodzi wynikom projektu.

Krótko mówiąc, ryzyko może negatywnie wpłynąć na powodzenie projektu; dlatego muszą być traktowane jako takie. Z tego powodu umiejętność zarządzania ryzykiem projektowym jest uważana za niezbędną umiejętność przy zatrudnianiu kierowników projektów.

Zagrożenia mają duży wpływ na następujące aspekty projektu:

• Zakres: Ryzyka prowadzą do zmian w zakresie projektu, wpływając na czas potrzebny do ukończenia projektu.
• Harmonogram: Ryzyka opóźniają harmonogram projektu, wpływając na termin zakończenia i całkowity koszt projektu.
• Koszt: ryzyko zwiększa koszty związane z projektem, utrudniając ogólny budżet projektu.
• Jakość: Zagrożenia wpływają na jakość wyników projektu, pogarszając reputację projektu.

1. Uczyń identyfikację ryzyka działaniem zespołowym

Jeśli chodzi o zarządzanie ryzykiem projektowym, jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić, jest uczynienie identyfikacji ryzyka działaniem zespołowym. Angażując cały zespół, z większym prawdopodobieństwem zidentyfikujesz potencjalne ryzyko związane z Twoim projektem.

Ponadto, angażując swój zespół w proces identyfikacji ryzyka, uzyskasz od nich poparcie dla wdrażania strategii zarządzania ryzykiem. Oto jak możesz sprawić, by identyfikacja ryzyka projektu stała się działaniem zespołowym:

• Niech wszyscy przedstawią swoje pomysły podczas spotkań: pozwoli to Twojemu zespołowi na burzę mózgów na różne scenariusze ryzyka i proponowanie możliwych rozwiązań. Podczas tych burz mózgów poproś członków zespołu, aby zgłaszali również zagrożenia, które napotykają poza spotkaniami zespołu, podczas codziennych operacji biznesowych.
• Upewnij się, że wszyscy rozumieją proces zarządzania ryzykiem: Pomoże to upewnić się, że wszyscy członkowie Twojego zespołu są na tej samej stronie w zakresie zarządzania ryzykiem.

Po zidentyfikowaniu zagrożeń, wspólnie ze swoim zespołem opracuj strategie ich łagodzenia lub unikania. Może to obejmować opracowywanie planów awaryjnych, modyfikację harmonogramu projektu, a nawet wprowadzanie zmian w budżecie projektu.

2. Określ swoją tolerancję na ryzyko

Tolerancja na ryzyko to poziom ryzyka, które kierownicy projektów są gotowi zaakceptować, aby osiągnąć cel projektu. Odnosi się do dopuszczalnego poziomu niepewności i dopuszczalnej wielkości potencjalnej straty.

Jednym ze sposobów określenia tolerancji na ryzyko jest użycie funkcji zarządzania ryzykiem w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Umożliwi to wprowadzenie wszystkich ryzyk związanych z twoim projektem, a następnie określenie prawdopodobieństwa każdego z nich. Możesz wykorzystać wynik do stworzenia planu reakcji na ryzyko.

Na przykład, jeśli ryzyko jest mało prawdopodobne, ale miałoby poważny wpływ na projekt, możesz podjąć działania, aby go uniknąć. Z drugiej strony, jeśli ryzyko jest bardziej prawdopodobne, ale miałoby tylko niewielki wpływ, możesz zdecydować się na jego zaakceptowanie.

Z ankiety przeprowadzonej przez Capterra w 2021 r. wśród użytkowników zarządzania projektami wynika, że ​​43% kierowników projektów posiada funkcje zarządzania ryzykiem w swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami i aktywnie z nich korzysta. (Zobacz metodologię ankiety tutaj.)

3. Zdecyduj, którym ryzykiem zarządzać

Nie wszystkimi ryzykami projektowymi można lub należy zarządzać. Należy porównać potencjalne korzyści i koszty zarządzania ryzykiem z potencjalnymi korzyściami i kosztami nie zarządzania nimi. Po zidentyfikowaniu i ocenie ryzyka, zdecyduj, które z nich podjąć działania w oparciu o swoją tolerancję ryzyka i dostępne zasoby.

Możesz zdecydować się na zarządzanie wszystkimi zidentyfikowanymi zagrożeniami lub tylko kilkoma z nich. Na przykład, jeśli masz niską tolerancję, możesz zdecydować się na zajęcie się tylko najpoważniejszymi zagrożeniami — tj. zagrożeniami, które stanowią poważne zagrożenie dla celu twojego projektu. Bez względu na to, jakim ryzykiem zdecydujesz się zarządzać, upewnij się, że masz odpowiedni plan ograniczania ryzyka.

4. Opracuj plan ograniczenia ryzyka

Po podjęciu decyzji, jakim ryzykiem należy zarządzać, należy opracować plan działania w celu uniknięcia lub wyeliminowania tych zagrożeń, a także ustalić, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie w planie. Plan powinien być dostosowany do konkretnych zagrożeń, przed którymi stoisz, i dostępnych zasobów.

Ponadto Twój plan będzie prawdopodobnie obejmował kombinację strategii — opracowywanie planów awaryjnych, modyfikowanie harmonogramu projektu i wprowadzanie zmian w budżecie projektu. Będziesz także musiał ustanowić proces monitorowania i aktualizowania planu w miarę postępu projektu.

Kluczem do stworzenia solidnego planu zarządzania ryzykiem jest wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami z funkcją planowania projektów. Oprogramowanie pomaga wcześnie identyfikować potencjalne zagrożenia, opracowywać wymagane strategie i łagodzić zagrożenia, aby zapobiegać niepowodzeniom projektów.

5. Śledź ryzyko przez cały cykl życia projektu

Po opracowaniu planu ograniczania ryzyka należy go śledzić przez cały cykl życia projektu. Pomoże to zidentyfikować nowe zagrożenia w miarę ich pojawiania się, a także określić, czy istniejące zagrożenia pogarszają się, czy poprawiają.

Śledzenie zagrożeń obejmuje monitorowanie ich pod kątem zmian wagi lub prawdopodobieństwa, a także śledzenie postępów w działaniach łagodzących i unikających. Możesz to zrobić za pomocą różnych narzędzi i technik, takich jak tworzenie rejestru ryzyka lub przeprowadzanie regularnych spotkań dotyczących ryzyka.

Rozmawialiśmy z Ericiem McGee, starszym inżynierem sieci w TRG Datacenters, który zarządza wszystkimi projektami związanymi z inżynierią sieci i systemów, o tym, jak ważne jest posiadanie rejestru ryzyka i jak go używa do poprawy monitorowania i oceny ryzyka.

Eric powiedział nam, że jego podstawowym podejściem do zarządzania ryzykiem projektu jest utworzenie rejestru ryzyka, w którym wraz z zespołem zapisuje wszystkie potencjalne zagrożenia związane z projektem. Ponieważ rejestr ryzyka jest często prezentowany w formie wykresu, z wyszczególnieniem każdego ryzyka i jasno przedstawionym poziomem priorytetu, potencjalnym wpływem i sugerowanymi działaniami łagodzącymi, zarządzanie ryzykiem staje się proste.

„Włączenie informacji jakościowych i ilościowych do rejestru ryzyka sprawia, że ​​ocena i wizualizacja ryzyka są bardziej kompleksowe.”

Eric McGee

Starszy inżynier sieci w TRG Datacenters

Rozważ te czynniki podczas śledzenia ryzyka w całym cyklu życia projektu:

• Co należy śledzić? Upewnij się, że śledzisz prawidłowe informacje, aby zidentyfikować wszelkie nowe lub potencjalne zagrożenia.
• Kto to wyśledzi? Przypisz kogoś do śledzenia zagrożeń, aby były monitorowane i rozwiązywane na czas.
• Kiedy powinieneś go śledzić? Śledź zagrożenia w całym cyklu życia projektu, aby móc identyfikować nowe lub potencjalne zagrożenia w miarę ich pojawiania się.
• Jak powinieneś to śledzić? Zdefiniuj proces śledzenia, aby wszyscy wiedzieli, co należy zrobić.

Stwórz system raportowania nowych zagrożeń w miarę ich pojawiania się i regularnie informuj o nich wszystkich interesariuszy projektu. Przeprowadzaj regularne przeglądy ryzyka, odpowiednio aktualizuj rejestr ryzyka i ustalaj działania łagodzące tam, gdzie jest to konieczne. Przeprowadź również przegląd po projekcie, aby dowiedzieć się o wszelkich zagrożeniach, które zmaterializowały się podczas projektu.

Dodatkowa wskazówka: wykorzystaj ryzyko

Niektóre zagrożenia, jeśli są odpowiednio zarządzane, mogą faktycznie przynieść korzyści Twojemu projektowi. Są one znane jako „możliwości”. Szansa to pozytywne ryzyko, które, jeśli jest właściwie zarządzane, może prowadzić do lepszego wyniku projektu.

Na przykład wprowadzenie nowego produktu na rynek może wiązać się z wieloma zagrożeniami, ale daje również możliwość zdobycia udziału w rynku. Jeśli dobrze poradzisz sobie z wprowadzeniem na rynek, Twoja firma może wykorzystać szansę i poprawić swoją pozycję na rynku.

Szukasz oprogramowania do zarządzania ryzykiem? Sprawdź listę najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania ryzykiem firmy Capterra. Obejrzyj również ten film, aby zrozumieć zalety i wady korzystania z oprogramowania do zarządzania ryzykiem, aby wybrać właściwe narzędzie.

Metodologia badania

Firma Capterra przeprowadziła ankietę Project Management User Survey w marcu 2021 r. wśród 422 kierowników projektów w Stanach Zjednoczonych, z których 367 to użytkownicy oprogramowania do zarządzania projektami. Wykwalifikowani respondenci są decydentami lub mają znaczący udział w codziennym zarządzaniu projektami w swojej organizacji. Sformułowaliśmy pytania tak, aby każdy respondent w pełni zrozumiał znaczenie i omawiany temat.

Firma Capterra przeprowadziła badanie inteligencji emocjonalnej w miejscu pracy w grudniu 2021 r. wśród 528 profesjonalistów z USA, którzy zarządzają projektami w swoich małych i średnich firmach. Respondenci zostali przebadani pod kątem statusu zatrudnienia (pełny etat), wielkości firmy (od 2 do 500 pracowników) oraz zaangażowania w zarządzanie projektami (bardzo zaangażowane).