Jak zminimalizować błędy w grafiku

Jak często zapominasz o wejściu lub wyjściu podczas pracy? Nawet jeśli jesteś dobrze zorganizowanym pracownikiem, założymy się, że w szczególnie pracowite dni wypełnianie grafiku zwykle wymyka Ci się z głowy. A ten drobny błąd może wpłynąć na ogólną dokładność twoich grafików.

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć temat błędów w grafiku, przedstawimy najczęstsze przypadki, które mogą mieć miejsce w miejscu pracy. Co ważniejsze, pokażemy Ci, jak zminimalizować błędy w grafikach.

Papierowe a cyfrowe ewidencje czasu pracy

Zanim zagłębimy się w podstawy błędów w grafiku, najpierw wyjaśnijmy różnicę między papierowymi i cyfrowymi grafikami.

Korzystając z papierowych grafików , pracownicy muszą ręcznie wprowadzać swoje godziny pracy. Następnie przekazują kartę czasu pracy przełożonemu lub kierownikowi codziennie, co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc. Arkusze czasu pracy na papierze zazwyczaj zawierają takie informacje, jak:

• czas rozpoczęcia,
• Koniec czasu,
• przerwy obiadowe,
• nadgodziny.

Gdy pracownicy zakończą wypełnianie grafików, ich menedżerowie muszą obliczyć łączną liczbę przepracowanych godzin. Ponadto niektóre karty czasu pracy zawierają kategorie, takie jak czas urlopu, zwolnienia lekarskie i inne.

Z drugiej strony, cyfrowe ewidencje czasu pracy znacznie ułatwiają proces śledzenia czasu pracy. Pracownicy mogą albo ręcznie wprowadzać godziny na koniec dnia, albo śledzić czas za pomocą timera podczas pracy. Następnie cyfrowy grafik automatycznie obliczy całkowitą liczbę godzin pracy w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca lub roku. Następnie menedżerowie lub przełożeni mogą analizować czas, w którym zarejestrowali się pracownicy. Inną wygodną funkcją jest to, że pracownicy mogą prowadzić rejestr rozliczanych i nierozliczanych godzin projektu.

Jakie są więc główne zalety korzystania z jakiegokolwiek grafiku? Oprócz czasu nagrywania karty czasu pracy pomagają:

• Śledź frekwencję i nadgodziny, ale także daj lepszą wskazówkę, ile pracownicy powinni być opłacani.
• Miej oko na swoje projekty, aby mieć pewność, ile godzin przepracowałeś nad poszczególnymi projektami. Dzięki temu będziesz wiedział, ile musisz obciążyć swoich klientów. Poza tym karty czasu pracy pozwolą Ci na lepsze budżety projektów.
• Przestrzegaj branżowych standardów i zgodności, takich jak The Fair Labor Standards Act (FLSA) i The Defense Contract Audit Agency (DCAA).

Jakie są najczęstsze błędy grafiku?

Nawet jeśli znasz karty czasu pracy i sposoby ich wypełniania, popełnianie błędów nadal może być możliwe. I to jest w porządku. Ale o to, gdy będziesz w stanie rozpoznać najczęstsze błędy grafiku, będziesz mniej skłonny do bałaganu w swoich grafikach.

Błędy w pisowni

Jeśli chodzi o papierowe karty czasu pracy, pracownicy muszą je wypełniać ręcznie. Później menedżerowie przeglądają te karty czasu pracy i analizują dane. Tak więc, jak można się domyślić, jeśli pracownik ma nieczytelne pismo odręczne, kierownicy lub przełożeni mogą błędnie zinterpretować niektóre liczby. Na przykład liczba 1 może wyglądać jak liczba 4 itd. To prowadzi nas do następnego błędu.

Błędy obliczeniowe

Jeśli menedżerowie błędnie odczytają poszczególne części grafiku, nie będą w stanie poprawnie obliczyć całkowitej liczby przepracowanych godzin. Oprócz popełniania błędów z powodu nieczytelnego pisma ręcznego, inne rodzaje błędów obliczeniowych to odwracanie liczb i dodawanie błędnych.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli menedżerowie przeliczą się, pracownicy nie dostaną odpowiedniej kwoty za przepracowane godziny. W związku z tym pracownicy będą niedopłacani lub nadpłacani.

Co więcej, błędy obliczeniowe mogą również wpływać na klientów. Oto dlaczego: posiadanie dokładnych grafików oznacza, że ​​Twoja firma może tworzyć precyzyjne faktury również dla klientów. Wręcz przeciwnie, niedokładne arkusze czasu pracy spowodują tylko niedokładne faktury.

Kradzież czasu

Kradzież czasu ma miejsce, gdy pracownicy otrzymują wynagrodzenie za godziny, które nie przepracowali. Ten błąd w grafiku może objawiać się na kilka sposobów:

• pracownicy robią dłuższe przerwy
• pracownicy wchodzą lub wychodzą w imieniu swoich kolegów (kumpel kumpel)
• pracownicy spędzają czas na czynnościach osobistych (przeglądaniu mediów społecznościowych, stron internetowych itp.)
• pracownicy zapominają o zarejestrowaniu się lub wyrejestrowaniu podczas pracy.

Mówiąc o kumpla, ten rodzaj kradzieży czasu kosztuje firmy 50 miliardów dolarów rocznie, wynika z badania mózgu Statistic.

Jeśli chodzi o zapominalskich pracowników, warto wspomnieć, że są tacy, którzy nie rejestrują swoich godzin pracy nieumyślnie . Na przykład, gdy pracownicy mają dużo na głowie przez cały dzień, wypełnianie grafiku zwyczajnie umyka im w pamięci. Z drugiej strony niektórzy pracownicy celowo kontynuują śledzenie czasu nawet po zakończeniu pracy. Tak więc, gdy pracownicy celowo zapominają się wylogować, robią to, aby zyskać więcej przepracowanych godzin (nawet jeśli w rzeczywistości nie przepracowali tylu godzin). Takie podejrzane zachowanie, prawda?

Kradzież zarobków

Podczas gdy kradzież czasu jest porażką pracownika, kradzież wynagrodzenia jest zawsze błędem pracodawcy. Ten błąd w grafiku ma miejsce, gdy pracodawcy zaniżają płace swoim pracownikom. Dlatego pracodawcy naruszają przepisy ustawy o uczciwych standardach pracy (FLSA).

Istnieje kilka rodzajów kradzieży wynagrodzenia, na przykład gdy pracodawca:

• nie daje pracownikom wypłat
• płaci swoim pracownikom mniej niż płaca minimalna
• nie płaci pracownikowi za nadgodziny lub pracę po godzinach.

Uszkodzone karty czasu pracy

Ten rodzaj błędu może wystąpić tylko w przypadku korzystania z papierowego grafiku. Jak możesz sobie wyobrazić, jeśli trzymasz swoje karty czasu pracy na całym biurku, prawdopodobnie przypadkowo rozlejesz wodę lub kawę. W ten sposób takie karty czasu pracy ulegną uszkodzeniu, więc będziesz musiał ponownie przepisać swoje godziny pracy. Ponadto Twój menedżer będzie musiał ponownie przeliczyć wszystkie dane.

Oprócz tych uszkodzeń fizyczne karty czasu pracy mogą łatwo znaleźć się w innych dokumentach roboczych.

Jak zminimalizować błędy w grafiku?

Bez względu na to, czy korzystasz z papierowych, czy cyfrowych grafików, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz miał do czynienia z błędami, o których wspomnieliśmy wcześniej. Aby pomóc Ci zminimalizować te błędy, przedstawiamy kilka praktycznych wskazówek.

Ustaw przejrzysty system śledzenia czasu

Pracodawcy i menedżerowie powinni ustalić jasny system śledzenia czasu pracy i upewnić się, że wszyscy pracownicy rozumieją te zasady. Dzięki temu pracownicy będą dokładnie wiedzieć, jak rejestrować swoje godziny, co zmniejszy liczbę błędów w grafiku.

Wytyczne dotyczące śledzenia czasu powinny obejmować następujące kategorie:

• Metody rejestracji czasu . Jak chcesz, aby Twoi pracownicy rejestrowali swoje godziny pracy? Na przykład, ręcznie dodając swój czas w papierowym grafiku raz dziennie lub raz w tygodniu. Lub za pomocą cyfrowego grafiku. Jeśli pracownicy mają jakiekolwiek problemy lub wątpliwości dotyczące systemu śledzenia czasu, należy je rozwiązać. Podaj pracownikom wszystkie szczegóły dotyczące prawidłowego korzystania z ewidencji czasu pracy i bezpiecznego ich przechowywania, jeśli zdecydujesz się na papierowe ewidencje czasu pracy.
• Śledzenie przerw . W niektórych firmach śledzenie przerw w ciągu dnia jest obowiązkowe, podczas gdy inne firmy pomijają tę część. Jeśli Twoja firma wymaga, aby pracownicy mierzyli zaplanowane przerwy, poinformuj ich, jak wejść do tego segmentu. Dodatkowo, jeśli jako pracodawca tolerujesz wczesne lub późne zgłaszanie się, powiadom swoich pracowników również o tej regule.
• Śledzenie nadgodzin. Jeśli Twoja firma zezwala pracownikom na pracę w godzinach nadliczbowych, poinformuj o tym pracowników. Zdefiniuj również sytuacje, w których przyznawane są nadgodziny i powiedz swoim pracownikom, jak rejestrować te dodatkowe godziny. W ten sposób unikniesz ryzyka kradzieży wynagrodzenia.

Kolejną cenną wskazówką jest stworzenie dokumentu, który zawiera wszystkie niezbędne informacje o systemie śledzenia czasu. Następnie udostępnij ten dokument wszystkim pracownikom lub zachowaj go na stronie wiki swojej firmy.

Miej przejrzystą politykę dotyczącą kradzieży czasu

Najwygodniejszym sposobem zapobiegania kradzieży czasu w Twojej firmie jest ustalenie oficjalnej polityki firmy dotyczącej kradzieży czasu. Pamiętaj, aby uwzględnić:

• przykłady zachowań zaliczanych do kradzieży czasu,
• konsekwencje, których pracownicy mogą doświadczyć, jeśli złamią te przepisy.

Menedżerowie powinni również wyjaśnić, co nie jest kradzieżą czasu. Na przykład przypomnij pracownikom, że mają prawo do robienia przerw w ciągu dnia. Oczywiście pracownicy powinni przestrzegać obowiązujących w firmie zasad dotyczących przerw i czasu ich trwania.

W przypadku kradzieży czasu chodzi o zachęcanie do uczciwości wśród pracowników i personelu. Jeśli pracownicy czują się zaufani i docenieni, jest bardziej prawdopodobne, że wykonają swoją pracę najlepiej, jak potrafią. W ten sposób nie będą próbowali oszukać zegara.

Użyj szablonów grafiku

Zamiast martwić się o codzienne porządkowanie i wypełnianie ważnych kategorii grafików, możesz wypróbować szablony grafików. Istnieją różne rodzaje szablonów, takie jak:

• miesięczne i półmiesięczne
• co tydzień i co dwa tygodnie
• dzienny grafik godzinowy i dzienny nadzorcy
• grafik projektu.

Na przykład, jeśli jesteś pracodawcą i płacisz swoim pracownikom raz w tygodniu, możesz użyć grafiku tygodniowego. W takim przypadku pracownicy muszą zanotować godziny rozpoczęcia i zakończenia, a także porę lunchu. Są też kolumny do dodawania urlopu i zwolnienia lekarskiego. Ponadto przełożeni mogą obliczyć zwykłe i nadgodziny pracownika, aby uzyskać całkowitą liczbę przepracowanych godzin.

Źródło: Darmowe szablony grafików do druku autorstwa Clockify

Jeśli wolisz papierowe arkusze czasu pracy, po prostu wydrukuj te szablony w formacie PDF i zapisz dane. Alternatywnie, jeśli jesteś menedżerem i chcesz przejrzeć pracę swoich pracowników, poinformuj ich, aby zapisali swoje godziny w Arkuszach Google lub formularzach Dokumentów Google tych szablonów, a następnie udostępnili je Tobie.

Szablony grafików pracy są szczególnie przydatne, jeśli często popełniasz błędy w obliczeniach. Aby rozwiązać ten problem, użyj wersji szablonów Arkuszy Google. W ten sposób będziesz mógł poprawić swoje umiejętności obliczeniowe.

Przejrzyj karty czasu pracy przed ich przesłaniem

Pracodawcy i menedżerowie powinni dać swoim pracownikom możliwość przejrzenia grafików pracy przed wysłaniem ich do przełożonych. To najlepszy sposób, aby pracownicy wcześnie zauważyli błędy i naprawili je, zanim spowodują dalsze problemy. Jak już wyjaśniliśmy, przesyłanie prawidłowych grafików pracy zapewnia odpowiednią płatność i zmniejsza ryzyko kradzieży czasu i wynagrodzenia.

Codziennie wypełniaj karty czasu pracy

Może masz zwyczaj logowania się w godzinach pracy przez cały tydzień w piątek. Ale czy jesteś pewien, że zapamiętasz każde zadanie, nad którym pracowałeś w ciągu tygodnia? Jeśli nie, będziesz mieć pewne luki w swoim tygodniowym harmonogramie.

Aby uniknąć takich błędów, rozważ codzienne wypełnianie grafiku. Dlaczego to takie ważne? Cóż, według badań AffinityLive pracownicy, którzy raz dziennie zajmują się swoimi rozliczeniami, są bardziej dokładni w prowadzeniu dokumentacji w porównaniu z pracownikami, którzy wypełniają rozliczenia raz w tygodniu.

Teraz, jeśli martwisz się, że zapomnisz codziennie rejestrować swoje godziny pracy, mamy dla Ciebie dwa świetne rozwiązania:

• Zaproszenie z kalendarza. Dodaj zaproszenie z kalendarza na tę samą porę każdego dnia, powiedzmy, ostatnie 30 minut Twojego dnia pracy. Następnie poświęć kilka minut na wprowadzenie danych do grafiku. Ponadto menedżerowie mogą wysyłać cotygodniowe zaproszenia dla wszystkich członków zespołu. Co więcej, liderzy mogą nazwać te zaproszenia „Przeglądem grafiku”, co będzie doskonałym przypomnieniem, aby raz w tygodniu dwukrotnie sprawdzać swoje grafiku.
• Przypomnienie zegarowe. Jeśli zdecydujesz się na cyfrowy grafik, taki jak Clockify, wypróbuj przypomnienie grafiku. Najpierw musisz ustawić docelową liczbę godzin (dziennie, tydzień lub miesiąc), które zespół powinien śledzić. Następnie wybierz, czy przypomnienie zostanie wysłane, jeśli ktoś zarejestruje więcej lub mniej niż docelowe godziny. Osoba, która nie prześledziła docelowej liczby godzin, otrzyma wiadomość e-mail od Clockify, wyglądającą tak.

Źródło: Cele i przypomnienia w Clockify

Zdasz sobie sprawę, że codzienne wypełnianie grafików wkrótce stanie się twoją nową rutyną.

Wniosek

Popełnianie błędów podczas wypełniania grafików może się zdarzać dość często. Aby zapobiec błędom w rozkładzie czasu pracy, takim jak kradzież czasu i płac, pracodawcy lub menedżerowie powinni ustalić oficjalny system śledzenia czasu pracy firmy i politykę kradzieży czasu pracy. Jeśli chodzi o pracowników, muszą dokładnie przejrzeć swoje ewidencje czasu pracy przed przekazaniem ich przełożonym. To najlepszy sposób na wczesne wykrywanie błędów. Wreszcie, korzystanie z szablonów grafiku pracy może być pomocne dla każdego, ponieważ szablony te zmniejszają ryzyko błędów obliczeniowych.