Jak zminimalizować opóźnienia operacji we franczyzie usług domowych

Ten artykuł o codziennych działaniach indywidualnych właścicieli franczyz usług domowych został napisany przez konsultanta z Baltimore, Joe Petersa.

Opóźnienia są uciążliwe dla franczyzy usług domowych, ponieważ zakłócają procesy biznesowe i mogą niekorzystnie wpływać na rentowność.

Bardzo ważne jest, aby praca została wykonana na czas, zgodnie z ustaleniami z klientami. Jeśli ci się to nie uda, ryzykujesz utratę klientów i złą reputację, co może negatywnie wpłynąć na cały twój biznes na dłuższą metę.

Dajemy Ci pięć łatwych do zastosowania wskazówek, które pomogą Ci pracować nad zmniejszeniem opóźnień i optymalizacją Twojej firmy.

Uczyń harmonogram pracy dostępnym

Unikaj nieporozumień i opóźnień, udostępniając cały harmonogram pracy całemu zespołowi. Twój zespół może pamiętać o tygodniowym nakładzie pracy, planując swoje zadania .

Jeśli masz narzędzie do zarządzania franczyzą, do którego każdy członek zespołu może się po prostu zalogować, dajesz im pełny przegląd tego, co ich czeka.

Mogą codziennie sprawdzać, co muszą zrobić tego dnia i upewnić się, że są na dobrej drodze. Ten rodzaj systemu praktycznie eliminuje zmiany harmonogramu . Jeśli załoga nie może umówić się na spotkanie, będzie bardziej prawdopodobne, że zauważy to na czas, gdy będzie miał jasny obraz swoich tygodniowych lub miesięcznych zadań.

Dzięki temu dowiesz się o tym wcześniej. Dzięki temu będziesz w stanie zaplanować i znaleźć zastępstwo bez utraty działalności lub zmiany harmonogramu. Ta opcja nie tylko zwiększa odpowiedzialność, ponieważ każdy pracownik jest odpowiedzialny za zarządzanie swoim czasem i zobowiązaniami, ale także prowadzi do zadowolenia pracowników — niesamowite 75% pracowników jest szczęśliwszych, gdy czują, że mają poczucie odpowiedzialności za tworzenie własnego harmonogramu.

Zainwestuj w system planowania oparty na chmurze, jeśli chcesz mieć dostępne oprogramowanie, które jest łatwe w użyciu i zapewnia wszystkie wymienione powyżej korzyści. Członkowie Twojego zespołu będą po prostu musieli się zalogować, aby mieć dostęp do swoich harmonogramów, co sprawi, że poczują się bardziej związani i na szczycie swojej pracy.

Poznaj swoje granice

Świadomość tego, co możesz realistycznie osiągnąć, pomoże Ci zaakceptować zadania, które możesz wykonać zgodnie z harmonogramem. Podejmowanie prac, do których nie masz ludzi lub umiejętności, spowoduje opóźnienia . Firmy często przesadzają, ponieważ nie chcą odmówić klientowi.

Chociaż taka postawa jest zrozumiała, może prowadzić do więcej problemów niż tylko utraty dochodów. Dokonując transakcji, oferujesz klientowi określone warunki, które obiecujesz spełnić. Jeśli jednak nie masz wystarczającej liczby ludzi, wiedzy lub doświadczenia, aby zakończyć pracę, napotkasz niepowodzenia i skończysz późno. W rezultacie złe recenzje mogą kosztować potencjalnych klientów.

Pamiętaj, że poznanie swoich granic prowadzi do większej satysfakcji klienta . Kiedy będziesz świadomy swoich umiejętności, a także ograniczeń, podejmiesz się tylko tych zadań, które masz pewność, że Twój zespół może wykonać szybko i poprawnie. W przeciwnym razie zawiedziesz swoich klientów, nie spełniając standardów – i zdobędziesz złe recenzje z powodu słabej wydajności. Zapoznaj się z mocnymi i słabymi stronami swojego zespołu oraz jego harmonogramem, co pomoże Ci zrozumieć, ile pracy może wykonać w ciągu dnia lub tygodnia. Zrozumienie możliwości zespołu może pomóc w podjęciu decyzji, które zadania należy podjąć, a które odrzucić, zapobiegając w ten sposób opóźnieniom i poprawiając ogólny przepływ pracy.

Popraw komunikację

Dobra komunikacja nie tylko z zespołem, ale także z klientem pomaga powstrzymać opóźnienia.

Utrzymywanie kontaktu z zespołem zwiększa jego produktywność i pomaga wykonać pracę, przynosząc korzyści zarówno firmie, jak i klientowi.

Członkowie Twojego zespołu pracują w terenie i mają doświadczenie z pierwszej ręki z zadaniem i wszelkimi problemami, które mogą się pojawić. Poproś o informację zwrotną, aby zrozumieć, w jaki sposób możesz im pomóc, czy to w formie szkolenia, dodatkowego wsparcia, zapewnienia większej ilości czasu na konkretne zadania, czy zatrudnienia większej liczby osób.

Będą również mogli powiadomić Cię, jeśli spodziewają się opóźnienia. Zrozumienie potrzeb i warunków klienta pozwala uniknąć marnowania czasu na nieistotne aspekty zadania , przyspieszając tym samym proces. Kiedy wiesz, czego chce klient, możesz to dostarczyć.

Czasami klienci nie są zadowoleni z konkretnego aspektu pracy i chcą, abyś powtórzył kilka rzeczy lub zaczął od nowa. Aby upewnić się, że jesteś na tej samej stronie, pozostań w kontakcie z klientem przez cały proces i często proś go o opinię. Gdy Twój zespół poinformuje Cię o problemie lub opóźnieniu, poinformuj klienta, aby był na bieżąco.

Aby poprawić komunikację, przeprowadzaj check-iny ze swoim zespołem, zwłaszcza po zakończonych pracach, aby uzyskać ich przemyślenia na temat całego procesu.

Pozostań w kontakcie z klientami za pośrednictwem poczty e-mail i mediów społecznościowych , gdzie możesz przekazać swój punkt widzenia i otrzymać informacje zwrotne na temat swojej pracy. Promowanie komunikacji i informacji zwrotnych może pomóc w wykrywaniu i rozwiązywaniu problemów w miejscu pracy oraz informowaniu wszystkich.

Szkol swoich pracowników

Wysokiej jakości szkolenia wyposaża Twój zespół w umiejętności i wiedzę niezbędną do dotrzymywania terminów. Kiedy zespół otrzyma odpowiednie szkolenie, może się lepiej zorganizować , ponieważ rozumie, ile czasu zajmie ukończenie pracy. Ta wiedza pozwoli im rozpocząć każde zadanie dokładnie wtedy, kiedy powinno i pozostawi wystarczająco dużo miejsca na ewentualne błędy lub niepowodzenia, eliminując w ten sposób rzeczywiste opóźnienia. Co więcej, zespół, który jest pewny swojej wiedzy na temat swojej pracy, również jest w tym lepszy .

Kiedy poświęcisz czas na szkolenie pracowników i szczegółowe wyjaśnienie każdego aspektu pracy, jest bardziej prawdopodobne, że będą w tym dobrzy, co zwiększa wydajność . Trening może zająć trochę czasu, ale się opłaci. Pracownicy będą pewni siebie i autonomiczni podczas wykonywania swoich zadań, co prowadzi do lepszej wydajności .

• Zapewnij swoim pracownikom możliwość zdobycia praktycznego doświadczenia podczas szkolenia, ponieważ pozwoli im to lepiej zachować informacje
• Możesz połączyć nowych pracowników z doświadczonymi pracownikami, aby mieli szansę uczyć się od najlepszych.
• Upewnij się, że Twój zespół ma dostęp do materiałów szkoleniowych, prezentacji i instrukcji, które pomogą mu na miejscu

Pracownicy mogą marnować mnóstwo czasu na pobieranie takich danych, dlatego powinieneś znaleźć sposób, aby mieć pewność, że wszystkie informacje są łatwo dostępne w ujednoliconej bazie wiedzy.

Zainwestuj czas i energię w szkolenia, ponieważ wykwalifikowani pracownicy zmniejszają ryzyko opóźnień i błędów.

Upewnij się, że Twoje zespoły mają odpowiedni zapas

Wiedza o tym, jaki sprzęt posiadasz i gdzie się on znajduje, gwarantuje, że wykonasz pracę na czas. Posiadanie odpowiedniego sprzętu ma kluczowe znaczenie dla dotrzymywania terminów . Są szanse, że istnieją pewne narzędzia lub sprzęt, które Twój zespół uzna za niezbędne w terenie. W rzeczywistości wyszkoliłeś ich, jak korzystać z tych narzędzi w ich codziennych operacjach.

Gdy narzędzie zostanie zgubione, pracownik musi przerwać pracę i znaleźć je, zanim będzie mógł kontynuować, co powoduje opóźnienia. Powinieneś zapewnić swojemu zespołowi odpowiednie narzędzia, aby mogli dokończyć swoją pracę. Jeśli wszyscy członkowie zespołu mają wszystkie niezbędne narzędzia do wykonywania swoich obowiązków, powinni je zorganizować i przechowywać w bezpiecznym miejscu.

Gdy praca jest skutecznie zorganizowana, pracownicy będą mogli zauważyć, kiedy coś się zgubi lub ulegnie uszkodzeniu, co oznacza, że ​​mogą niezwłocznie poinformować Cię i poprosić o wymianę.

Niestety 43% małych firm nie śledzi prawidłowo swoich zapasów lub stosuje nieefektywne metody. Nie stań się częścią tej statystyki. Gdy Twoja firma się rozrasta i zaczynasz mieć zbyt wiele narzędzi do liczenia, nie mówiąc już o skutecznym śledzeniu, rozważ użycie systemów śledzenia, które umożliwiają oznaczanie każdego elementu sprzętu i śledzenie go za pomocą GPS.

Śledź swój sprzęt, aby upewnić się, że Twoi pracownicy mają wszystko, czego potrzebują, aby działać zgodnie z oczekiwaniami.

Na wynos dla właścicieli franczyzy usług domowych

Jak już zauważono, opóźnienia mogą kosztować Twoje przychody i klientów, dlatego ważne jest, aby je wyeliminować, gdy tylko jest to możliwe. Zacznij to robić, dzieląc się harmonogramem pracy ze wszystkimi pracownikami, aby mogli na bieżąco wypełniać swoje obowiązki. Podobnie pracuj nad rozpoznaniem, kiedy odrzucić ofertę, zwłaszcza gdy nie masz 100% kwalifikacji do wykonywania pracy lub masz za mało personelu.

Jeśli dobrze przeszkolisz swoich pracowników i pozwolisz im przekazywać informacje zwrotne, pomoże to w doskonaleniu się i skutecznym radzeniu sobie z błędami. Poza tym upewnij się, że Twój zespół ma cały sprzęt niezbędny do wykonywania swojej pracy.

Kiedy podejmiesz wszystkie te kroki, nie doświadczysz żadnych opóźnień, co zaowocuje zarówno zadowolonymi klientami, jak i pracownikami.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak oprogramowanie do zarządzania franczyzą może pomóc Ci zwiększyć wydajność operacyjną? Zarezerwuj darmowe, prywatne demo Vonigo.