Co to jest Microsoft Teams? Jak używać, ceny i więcej

Wiele zespołów pracuje zdalnie z powodu COVID-19; zespoły są zmuszone do korzystania z wirtualnych narzędzi do komunikacji, takich jak Microsoft Teams, aby skutecznie współpracować!

Mimo że Microsoft Teams jest skutecznym narzędziem, nawigacja po nim jest również trudna!

W tym artykule dowiemy się, jak wykorzystać kluczowe funkcje i funkcje Microsoft Teams do profesjonalnego korzystania z programu. Zaczniemy od poznania podstaw korzystania z Microsoft Teams.

Co to jest Microsoft Teams?

Microsoft Teams to oparta na chmurze usługa współpracy zespołowej, która jest częścią platformy Microsoft 365. Podstawowe funkcje Microsoft Teams obejmują wiadomości biznesowe i rozmowy wideo, a także rozmowy telefoniczne i udostępnianie plików. Dzięki temu firmy każdej wielkości mogą korzystać z usługi Teams.

Zespoły to podstawowa oferta ujednoliconej komunikacji (UC) firmy Microsoft oparta na chmurze. Konkuruje z podobnymi produktami, w tym Slack, Cisco Webex i Google Workspace. Jako aplikacja komunikacyjna dla biznesu, usługa Teams umożliwia pracownikom lokalnym i zdalnym współpracę nad zawartością w czasie zbliżonym do rzeczywistego na różnych urządzeniach, takich jak laptopy i urządzenia mobilne. Ponadto Microsoft Teams integruje się z innymi aplikacjami biznesowymi firmy Microsoft, takimi jak Exchange, PowerPoint i SharePoint.

Usługa Microsoft Teams jest szczególnie przydatna w przypadku współpracy zdalnej, ponieważ zapewnia zespołom rozproszonym w kontakcie i komunikowaniu się. Epidemia COVID-19 zmusiła firmy na całym świecie do szerokiego przyjęcia Microsoft Teams — i innego oprogramowania do współpracy jako platformy komunikacyjnej ułatwiającej pracę zdalną.

Microsoft Teams jest zwykle wdrażany we wszystkich organizacjach, nie tylko w określonych działach firmy. W niektórych przypadkach Teams może zastąpić e-mail w komunikacji wewnętrznej w firmie między pracownikami.

Funkcje Microsoft Teams odróżniają go od innych programów do współpracy.

Kanały i zespoły. Zespoły składają się z kanałów. Kanały to tablice dyskusyjne dla członków zespołu.

Rozmowy w zespołach i kanałach. Członkowie zespołu mogą dołączać i przeglądać różne konwersacje na kanale Ogólne. Mogą również korzystać z funkcji @, aby łączyć innych z rozmowami w różnych kanałach, takich jak Slack.

Funkcja czatu. Podstawowa funkcja czatu jest zwykle dostępna w większości aplikacji do współpracy i może być używana między grupami, zespołami, a nawet pojedynczymi osobami.

Przechowywanie dokumentów w SharePoint. Każdy zespół korzystający z Microsoft Teams będzie miał witrynę internetową w SharePoint Online, która zawiera domyślny folder dla bibliotek dokumentów. Pliki udostępnione we wszystkich rozmowach zostaną automatycznie zapisane w folderze. Opcje zabezpieczeń i uprawnień można dostosować do poufnych danych.

Wideorozmowy online, a także udostępnianie ekranu. Ciesz się płynnymi i szybkimi rozmowami wideo z pracownikami pracującymi w Twojej firmie lub klientami spoza Twojej firmy. Funkcje rozmów wideo to świetna funkcja, którą można uwzględnić na platformie do współpracy. Możesz również skorzystać z łatwego i szybkiego udostępniania pulpitu w celu uzyskania pomocy technicznej i współpracy wielu użytkowników w czasie rzeczywistym.

Spotkania online. Ta funkcja może usprawnić komunikację na spotkaniach całej firmy, a nawet trenować poprzez spotkania online, które mogą pomieścić do 10 000 uczestników. Spotkania online mogą pomieścić każdą osobę, która jest poza lub w firmie. Ta funkcja jest również pomocna w oprogramowaniu do planowania i robienia notatek, a także w przesyłaniu plików i wiadomościach na czacie podczas spotkania.

Konferencje audio. Jest to funkcja, której nie można znaleźć na większości platform do współpracy. W przypadku konferencji audio możliwe jest dołączenie do konferencji online przez telefon. Dzięki numerowi dostępu, który obejmuje tysiące lokalizacji, podróżujący użytkownicy mogą dołączyć bez dostępu do Internetu. Należy pamiętać, że będzie to wymagało dodatkowych licencji.

Ceny i plany zespołów Microsoft

Zacznijmy od podstaw. MS Teams to program, który będzie różnił się ceną w zależności od użytkowania. Koszt MS Teams może również zmieniać się z roku na rok i jest regularnie aktualizowany. Koszt MS Teams jest wliczony w cenę Office 365 na wyższych poziomach. Możesz więc pobrać MS Teams za darmo, ale jeśli zdecydujesz się go kupić, zazwyczaj kupujesz opcję Microsoft 365 Business Basic lub Microsoft 365 Business Basic. Istnieje wiele poziomów cen.

• Bezpłatny. W wersji darmowej można zaplanować Spotkania do 100 osób; jednak nie masz dostępu do nagrań ze spotkań. Istnieje wiele funkcji współpracy i czatu, ale nie ma aplikacji, usług, zabezpieczeń ani opcji zgodności. Jest to doskonała opcja, gdy potrzebne są podstawowe funkcje współpracy i komunikacji. Mniejsze firmy zazwyczaj wymagają tylko podstawowej wersji MS Teams, ale jest tak wiele znacznie ulepszonych zalet usługi Office 365, że jej zakup może być bardziej korzystny.
• Microsoft 365 Business Basic: 5,00 USD za użytkownika miesięcznie . Możesz organizować spotkania, które mogą liczyć do 300 osób. Usługa zawiera funkcje czatu i współpracy; nie ma jednak żadnych usług, aplikacji zwiększających produktywność, opcji zabezpieczeń i zgodności ani narzędzi administracyjnych. Dlatego nie ma zaawansowanych funkcji poza pozostałymi funkcjami pakietu Office 365.
• Microsoft 365 Business Standard: w tym możesz korzystać z aplikacji i usług zwiększających produktywność. Obejmuje to hosting poczty Exchange i osobiste przechowywanie plików, wersje komputerowe i Microsoft Bookings. Będzie Cię to kosztować 12,5 $ miesięcznie.
• Office 360 ​​E3: Możesz organizować spotkania nawet z 10 000 osób i mieć do 500 000 użytkowników. Dostępne są zabezpieczenia, zgodność, wsparcie i funkcje administracyjne. Większość firm nie będzie wymagać takiego poziomu wsparcia i funkcjonalności, ale większe firmy często to robią. Będzie cię to kosztować 20 $ miesięcznie.

• Licencje na dodatki: istnieje kilka innych licencji umożliwiających korzystanie z określonych funkcji usługi Microsoft Teams i zapewniających większą elastyczność. Konferencje audio, bezpłatne numery, call roomy i plany zaawansowanej komunikacji są dostępne dla firm dowolnej wielkości. Kliknij tutaj, aby zobaczyć całą listę i inne.

Jak korzystać z Microsoft Teams

Najważniejsze jest to, że ostatecznie w Microsoft Teams chodzi o współpracę.

Scenariusze, w których najprawdopodobniej skorzystasz z usługi Teams, to współpraca w dziale, grupie lub projekcie albo z osobami, które nie są częścią Twojej firmy. Jakie są najlepsze sposoby organizowania zespołów do obsługi tych scenariuszy?

Microsoft Teams używane przez działy

Każdy dział w firmie (np. marketing i HR) może mieć własną przypisaną grupę w ramach Zespołów.

Możesz także tworzyć kanały dla każdego tematu współpracy.

Przykłady: szablony i procedury . Członkowie zespołu współpracują i dzielą się swoją wiedzą na temat dokumentów – wszystko w tym kanale.

Większość naszej współpracy odbywa się za pośrednictwem kanałów dla członków zespołu.

Microsoft Teams do zarządzania projektami

Możesz utworzyć zupełnie nowy zespół dla każdego ze swoich klientów, a każde zadanie lub projekt, nad którym pracujesz, przypisane do klienta, otrzymuje indywidualny kanał.

Kanały są miejscem, w którym kończy się praca i mogą być fantastycznym sposobem na ułatwienie rozmów na temat poszczególnych projektów i przepływów pracy. Możliwe jest utworzenie do 200 kanałów publicznych oraz 30 kanałów prywatnych przez cały okres istnienia zespołu. Liczba kanałów obejmuje kanały, które tworzysz, a następnie usuwasz.

Aby określić, czy kanał jest publiczny, czy prywatny, należy wziąć pod uwagę wrażliwość osoby na temat tego, gdzie jest zorganizowany kanał.

Na przykład możesz chcieć, aby kanał burzy mózgów pozostał otwarty, aby zapewnić, że wszyscy członkowie zespołu mogą wnieść swój wkład, gdy tylko myślą o czymś lub pomyśle. Jednocześnie możesz ograniczyć dostęp do kanału Budżet tylko do wybranych członków zespołu, których należy poinformować.

Jeśli utworzysz kanał, w bibliotece dokumentów programu SharePoint zostanie utworzony dodatkowy folder. Wszystko, co jest związane z projektem, znajduje się teraz centralnie w SharePoint, umożliwiając każdemu pracę z SharePoint i Teams.

Pamiętaj, że wybór jest dobry. Ludzie lubią pracować tak, jak chcieliby pracować. Dlatego staraliśmy się ułatwić im życie, udostępniając opcję Teams w menu Szybkie uruchamianie programu SharePoint. Szybkie uruchamianie umożliwia połączenie z adresem URL; oznacza to, że możesz przejść do aplikacji Teams i znaleźć adres URL kanału ogólnego:

Aby uzyskać szczegółowe instrukcje dotyczące wstawiania łączy pod typowymi nagłówkami szybkiego uruchamiania, zapoznaj się z sekcją dotyczącą dodawania hiperłączy w sekcji Szybkie uruchamianie w Microsoft Docs.

Każdy członek zespołu może szybko przechodzić między pracą zespołową a programem SharePoint. Obecnie istnieje limit 100 kanałów dla każdego zespołu. To powinno wystarczyć na chwilę; jednak zawsze są pewne wyjątki.

Korzystaj z Microsoft Teams podczas spotkań wideo i głosowych

Konferencje audio i wideo to coraz większa część usługi Teams, która zastąpiła popularną aplikację Skype dla firm Online firmy Microsoft.

Miało to miejsce szczególnie w następstwie epidemii, ponieważ firmy pospieszyły z umożliwieniem wirtualnych spotkań między zdalnymi pracownikami. Microsoft zgłosił wzrost o 1000% w spotkaniach z wykorzystaniem wideo, gdy firmy zamknęły swoje drzwi i odesłały pracowników do domu. Zgłosili również dramatyczny wzrost dziennej liczby aktywnych użytkowników Teams, od 32 milionów użytkowników na początku marca do 75 milionów pod koniec kwietnia.

Aby skorzystać z szybkich zmian w środowisku pracy i złagodzić zmęczenie wideokonferencjami, firma Microsoft szybko dodała nowe funkcje zwiększające możliwości pracy zdalnej, w tym rozmowy wideo jako podstawową funkcję.

Jednym z najważniejszych postępów było uruchomienie trybu Razem latem tego roku. Tworzy wirtualną scenerię, taką jak sala konferencyjna lub kawiarnia, zmieniając rozmiar kanałów wideo użytkowników i umieszczając materiał w bardziej autentycznym otoczeniu (przynajmniej w porównaniu z kwadratami w stylu Brady Buncha ), aby stworzyć bardziej wspólną przestrzeń sprzyjającą rozmowom. Firma Microsoft wprowadziła więcej takich scen i układów, które są niestandardowe we wrześniu.

Aby ograniczyć rozpraszanie, dostępne jest teraz tłumienie hałasu w czasie rzeczywistym. Wykorzystuje algorytmy głębokiego uczenia się, aby zablokować hałas w tle i zachować tylko sygnał z mowy.

Zespoły oferują również podstawowe funkcje rozmów wideo, w tym niestandardowe tła, podnoszenie rąk, nagrania do udostępniania ekranu i napisy na żywo. Kolejna bardzo pożądana funkcja - pokoje podgrupy mają być dostępne pod koniec 2020 roku.

Oprócz wideokonferencji dla grup użytkownicy mogą używać usługi Teams do transmitowania wydarzeń w całej firmie i strumieniowego przesyłania wideo na żywo, z których może korzystać do 10 000 pracowników (lub 20 000 przy użyciu dodatku licencji Advanced Communications).

Funkcje połączeń audio obejmują kolejki połączeń poczty głosowej w chmurze, kolejki połączeń, bezpośrednie kierowanie do obecnych dostawców usług telekomunikacyjnych, a także konferencje audio.

Uzyskaj nieograniczone usługi projektowania grafiki i wideo na RemotePik, zarezerwuj bezpłatną wersję próbną

Aby być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami eCommerce i Amazon, zapisz się do naszego newslettera na www.cruxfinder.com