Czy istnieje sposób na maksymalizację (czasu) wydajności?

Czy kiedykolwiek myślałeś, że w ciągu dnia nie ma wystarczająco dużo godzin, aby osiągnąć wszystko?

Z drugiej strony jest mało prawdopodobne, że w najbliższym czasie będziemy mieli więcej niż 24 godziny.

Z drugiej strony nie potrzebujesz więcej niż 24 godziny — istnieje wiele sposobów na maksymalne wykorzystanie czasu, który już masz.

W tym artykule omówimy sposoby maksymalizacji wydajności i najlepszego wykorzystania naszego czasu.

Mity o wydajności pracy

Zanim zagłębimy się w tajemnicę (czasu) wydajności, musimy obalić popularne mity.

Bycie wydajnym oznacza jak najcięższą pracę

Czy zdarza Ci się spędzać cały dzień na wykonywaniu mniej ważnych zadań z listy rzeczy do zrobienia, nie zajmując się tymi o wysokim priorytecie? Albo spędzasz cały swój czas na pisaniu list rzeczy do zrobienia, badaniu i myśleniu o każdym możliwym wyniku… bez wykonywania żadnej pracy?

Jeśli rzadko masz czas dla rodziny i przyjaciół, jeśli zawsze coś robisz, ale nie zbliżasz się do swoich celów i jeśli czujesz się winny, gdy nie pracujesz — zdecydowanie jesteś zajęty, ale czy jesteś produktywny?

Zajęcie niekoniecznie oznacza produktywność. Wykonywanie zadań jest lepszym wskaźnikiem produktywności niż ilość czasu spędzonego na pracy.

Praca w domu jest mniej wydajna

Czasami pojawia się błędne przekonanie, że praca w domu zasadniczo oznacza oglądanie Netflixa w piżamie i zabawę ze zwierzętami, gdy laptop do pracy jest otwarty obok Ciebie.

Ostatnie badania błagają o rozbieżności — praca w domu wydaje się być bardziej produktywna niż praca w biurze. Badanie przeprowadzone przez Uniwersytet Stanforda przeprowadzone przez 9 miesięcy, które objęło 16 000 pracowników, wykazało, że praca w domu zwiększyła produktywność o 13%. Wzrost wydajności przyczynił się do wygodniejszego środowiska pracy, a także mniejszej liczby przerw i zwolnień lekarskich.

Według ankiety przeprowadzonej przez ConnectSolutions, 77% osób, które pracują zdalnie co najmniej kilka razy w miesiącu, wykazuje zwiększoną produktywność — 30% wykonuje więcej pracy w krótszym czasie, a 24% więcej w tym samym czasie.

Aby odnieść sukces, musisz skopiować nawyki ludzi sukcesu

Wydaje się, że poranna rutyna każdego udanego człowieka obejmuje wstawanie bardzo wcześnie, rygorystyczny trening, branie prysznica z zimną wodą, medytację, czytanie, prowadzenie dziennika wdzięczności, wyjątkowo zdrowe śniadanie… Lista jest długa. A wszystko to przed 9 rano.

Chociaż cieszę się, że taka rutyna im się sprawdza i im to sprawia przyjemność, jest kilka problemów z kopiowaniem ich nawyków:

1. Nie są dla wszystkich i nie pasują do każdego stylu życia. Powinieneś dostosować swoje codzienne nawyki do siebie, swoich celów i stylu życia. Wszyscy jesteśmy różni, więc fakt, że coś działa na innych ludzi, nie daje żadnej gwarancji, że zadziała dla Ciebie.
2. Może to być kontrowersyjne, ale chyba że 1) jesteś rannym ptaszkiem i wtedy Twoja produktywność osiąga szczyt lub 2) masz ważne rzeczy do zrobienia wczesnym rankiem — nie ma prawdziwego powodu, aby wstawać o 5 rano.
3. Nie pozwól, aby nawyki i codzienne czynności innych ludzi powodowały, że czujesz się źle z powodu swojej produktywności lub poczucia winy, ponieważ nie liczysz się każda minuta. To prowadzi nas do naszego kolejnego mitu…

Musisz być produktywny w każdej sekundzie dnia

Odpoczynek jest tak samo produktywny jak praca. Zmuszanie się do nieustannej pracy doprowadzi do wypalenia, wyczerpania i obniżenia wydajności, ponieważ będziesz zbyt zmęczony, aby odpowiednio się skoncentrować.

Eksperci zalecają co najmniej 7 godzin snu na noc, a także robienie regularnych przerw podczas pracy, aby Twój umysł pozostał świeży i skoncentrowany. Interwały pracy mogą wynosić od 25 minut (z przerwami 5-minutowymi, jak w technice Pomodoro) do 90 minut (z przerwami 20-minutowymi).

Pobranie wszystkich dostępnych aplikacji zwiększających produktywność pomoże Ci

Chociaż jesteśmy fanami aplikacji zwiększających produktywność, pobieranie i próba użycia każdego z nich zwykle przynosi więcej szkody niż pożytku. Aby uniknąć przytłoczenia, zacznij od pobrania tylko tych, które Twoim zdaniem pomogą Ci najbardziej, i przetestuj je, aby sprawdzić, czy działają dla Ciebie.

Jeśli tak — świetnie.

A jeśli nie, zawsze możesz pobrać alternatywę lub spróbować czegoś innego.

Sposoby maksymalizacji wydajności

Teraz, gdy obaliliśmy kilka mitów, oto kilka najskuteczniejszych sposobów maksymalizacji wydajności — od jak najlepszego wykorzystania czasu po pokonanie prokrastynacji.

Śledź swój czas

Bycie wydajnym oznacza maksymalne wykorzystanie czasu i jego mądre wykorzystanie.

Ale najpierw musisz zadać sobie pytanie — na co spędzasz czas?

Jeśli nie wiesz, powinieneś zacząć śledzić swój czas. Ta praktyka pomoże ci przeanalizować sposób spędzania czasu i udzieli odpowiedzi na pytania takie jak:

• Czy jest coś, na co powinieneś poświęcać mniej lub więcej czasu?
• Jakie zmiany możesz wprowadzić w swoim harmonogramie, aby lepiej odpowiadał on Twoim potrzebom?
• Jakie obszary Twojego zarządzania czasem wymagają poprawy?

Co więcej, śledzenie czasu ułatwia dokładne oszacowanie czasu potrzebnego na ukończenie określonego projektu. Zawiera również dane, które pomogą ocenić Twoje wyniki.

Zjedz żabę

Nie musisz być fanem kuchni francuskiej — metoda Zjedz żabę polega na wykonaniu zadania, którego najbardziej się boisz na samym początku dnia pracy.
„Żaba” może być zadaniem niezwykle trudnym, niezwykle ważnym lub niezwykle trudnym i ważnym. Dopiero gdy skończysz z „żabą”, przejdź do następnego zadania o mniejszym znaczeniu.

Pamiętaj, że zrobione jest lepsze niż idealne

Zawsze powinieneś starać się jak najlepiej. Ale kiedy stajesz się zbyt krytyczny i ustalasz nierealistycznie wysokie standardy dla siebie i innych, może to stać się problemem.

Staraj się pamiętać, że zrobienie jest lepsze niż idealne i dokończ zadanie, nawet jeśli nie jest w 100% idealne. Ten sposób myślenia:

• Pomóż uzyskać wyniki;
• Unikaj przepracowania i wypalenia;
• Spraw, abyś był bardziej produktywny;
• Pomóż zaoszczędzić czas;
• Łatwiej dbaj o swoje zdrowie psychiczne.

Bądź proaktywny

Efektywni ludzie to proaktywni ludzie. Skupiają się na tym, co kontrolują i wytyczają własną ścieżkę, podejmując decyzje, zamiast pozwolić, by obecne okoliczności wybrały ich ścieżkę. Jak być bardziej proaktywnym?

• Planować naprzód;
• Dostarczaj aktualne informacje członkom zespołu i menedżerom;
• Bądź aktywny w dyskusjach zespołowych;
• Problem rozwiązany;
• Poproś o informację zwrotną;
• Nie rozpamiętuj błędów, ale ucz się na nich.

Miej plan B, jeśli coś pójdzie nie tak

Mówiąc o proaktywności i planowaniu z wyprzedzeniem, weź pod uwagę, że istnieje możliwość, że Twój plan może się nie powieść. Chociaż jest to dobrze przemyślane, zawsze może się zdarzyć coś nieoczekiwanego. Aby zminimalizować czynnik zaskoczenia, przejrzyj rzeczy, które mogą pójść nie tak i na wszelki wypadek przygotuj plan B.

Zminimalizuj rozproszenie

Zastanów się, co najbardziej Cię rozprasza.

Czy to twój telefon? Wyłącz powiadomienia i/lub umieść telefon w innym pokoju.

Czy rozmawia z twoimi współpracownikami? Poinformuj ich, że pracujesz nad ważnym zadaniem i porozmawiasz w przerwie.
Czy to wścibskie miejsce pracy? Zainwestuj w słuchawki z redukcją szumów.

Przygotowanie jest kluczem do sukcesu — im lepiej znasz swój przepływ pracy, co może go zakłócić i jakie są niezbędne kroki, aby uniknąć przerw, tym bardziej będziesz wydajny.

Deleguj mniej ważne zadania

Zadaj sobie pytanie — jakie zadania są zgodne z Twoim dokładnym zestawem umiejętności i muszą być wykonane przez Ciebie konkretnie? To są Twoje najważniejsze zadania — nadaj im priorytet na swojej liście rzeczy do zrobienia. Postaraj się delegować osoby o najniższym priorytecie, aby mieć wystarczająco dużo czasu i energii, aby zająć się głównymi zadaniami.

Komunikować się efektywnie

Skuteczna komunikacja w miejscu pracy jest jasna, zwięzła, pełna szacunku, a także otwarta i częsta. Każdy powinien mieć swoją kolej na rozmowę i głos podczas dyskusji zespołowych, podczas gdy inni aktywnie słuchają. Zawsze miej na uwadze punkt dyskusji i problem, który próbujesz rozwiązać. Dobra komunikacja minimalizuje błędy i nieporozumienia i sprawia, że ​​wszystko idzie gładko.

Jest to szczególnie ważne, jeśli Twój zespół pracuje zdalnie lub przyjął hybrydowy model pracy. W takim przypadku równie ważne jest znalezienie odpowiednich narzędzi do komunikacji, od e-maili po aplikacje do czatu zespołowego. Mój zespół używa Pumble jako naszej ulubionej aplikacji do czatu zespołowego i współpracy — jest to świetne rozwiązanie dla zespołów szukających niedrogiego rozwiązania, ponieważ jest bezpłatne dla nieograniczonej liczby użytkowników i oferuje dostęp do nieograniczonej historii czatów.

Naucz się mówić „Nie”

Czas jest cenny — każdego dnia masz tylko 1440 minut na wykonanie wszystkiego, łącznie z pracą i życiem prywatnym. Bądź wybredny w kwestii tego, jak je wydajesz.

Inni jednak prawdopodobnie nie mają tego samego sentymentu, jeśli chodzi o twój czas, więc musisz nauczyć się mówić „nie”. Bądź asertywny, ale uprzejmy; daj ludziom powód swojej odmowy, ale nie wyjaśniaj zbyt wiele i nie wchodź w zbyt wiele szczegółów.

Użyj „Zasady 2 minut” dla odwlekania

Ta wskazówka jest moją ulubioną; jeśli cokolwiek pomaga mi być produktywnym, to właśnie to.

Pierwszy krok jest najtrudniejszy — dlatego nigdy nie powinien zająć więcej niż 2 minuty. Ułatw sobie rozpoczęcie pracy.

„Zapis” zmienia się w „otwórz nowy dokument”, „ćwiczenie” zmienia się w „załóż ubranie treningowe”, „przeglądaj swoje e-maile” staje się „otwórz aplikację e-mail”.

To nie brzmi źle, prawda?

Kiedy uda ci się zacząć, nagle staje się znacznie łatwiej kontynuować robienie tego, co musisz zrobić, a ostatecznie skończyć.

Zapytaj o pomoc

Jeśli utkniesz, nie ma wstydu prosić o pomoc. Rozumiem, że może to być denerwujące, zwłaszcza jeśli jesteś nowym pracownikiem, ale najszybszym sposobem na naukę jest zapytanie. Poza tym lepiej zapytać i zrobić to poprawnie, niż popełniać błędy, których można łatwo uniknąć.

Pierwszą opcją powinno być sprawdzenie, czy odpowiedź nie została już Ci udostępniona, czy też znajduje się w zasięgu wyszukiwarki Google. Jeśli tak nie jest, znajdź odpowiednią osobę dla swojego problemu i zapytaj.

Jeśli spotkanie może być e-mailem, zrób z niego e-mail

Według Atlassian przeciętny pracownik biurowy spędza 31 godzin miesięcznie na bezproduktywnych spotkaniach. 91% przeciętnych uczestników spotkania twierdziło, że marzy podczas spotkania, 73% wykonywało inną pracę, 39% nawet spało, a 45% czuło się przytłoczonych liczbą spotkań, w których uczestniczyli.

Niektóre rzeczy wymagają omówienia i burzy mózgów na spotkaniu; inni mogą być tylko e-mailem. Jeśli tak jest w pierwszym przypadku, utrzymuj spotkania na miejscu i produktywne.

Dodatkowe sposoby maksymalizacji wydajności, o których być może nie pomyślałeś

Poza zwykłymi sposobami walki z prokrastynacją, dezorganizacją i innymi negatywnymi cechami produktywności, istnieją również zabawne i/lub interesujące rzeczy, których możesz spróbować, aby zmaksymalizować wydajność.

Znajdź odpowiednią listę odtwarzania

Jeśli jesteś jedną z tych osób, które nie mogą funkcjonować bez muzyki, znalezienie idealnej muzyki do pracy jest ważnym czynnikiem Twojego sukcesu. Niektórzy wolą aplikacje z dźwiękami w tle, inni słuchają radia lo-fi lub jazzowego, a jeszcze inni mają playlistę na YouTube specjalnie do pośpiechu. A może słuchawki z redukcją szumów sprawdzą się za Ciebie? Muzyka może wpływać na produktywność zarówno pozytywnie, jak i negatywnie, więc upewnij się, że znalazłeś odpowiednią playlistę.

Nie lekceważ znaczenia odpowiedniego podkładu muzycznego!

Organizuj spotkania na stojąco

Spróbuj zorganizować spotkanie na stojąco — jest to, jak sama nazwa wskazuje, spotkanie, na którym wszyscy stoją. To może wydawać się niezwykłe, jednak ma wiele zalet, ponieważ:

• Zajmuje mniej czasu;
• Utrzymuje zaangażowanie zespołu, poprawiając w ten sposób wydajność;
• jest bardziej na miejscu;
• Mniej obciąża ciało – w szczególności szyję, plecy i ramiona, które mogą zacząć boleć po dłuższym siedzeniu.

Daj sobie małe nagrody

Niektóre zadania są niezwykle nudne i/lub trudne, ale muszą być wykonane — a co gorsza, muszą być wykonane specjalnie przez Ciebie.

Po wielu badaniach empirycznych doszedłem do wniosku, że najlepszym sposobem na zmuszenie się do wykonywania takich zadań jest obiecanie sobie małej nagrody. Rozmawiałem z osobami, które stosują odwrotną metodę: wybierają dla siebie karę za niewykonanie zadania, ale bardziej podoba mi się metoda nagrody. Sprawia, że ​​tworzysz pozytywne skojarzenie z twoim zadaniem, a nie negatywne.

I, zgodnie z mądrymi słowami Toma i Donny z Parks and Recreation, powinieneś „traktować siebie”.

Znajdź powtarzalne skróty

Jeśli zauważysz, że robisz coś w kółko, nie trać czasu na powtarzanie tego samego procesu — zamiast tego zautomatyzuj go.

Na przykład, jeśli otrzymujesz wiele e-maili, które wymagają tej samej lub bardzo podobnej odpowiedzi, utwórz szablon zamiast wielokrotnie wpisywać to samo.

Spraw, aby Twoje miejsce pracy było przyjemne i inspirujące

Jeśli spędzisz 8 lub więcej godzin w tym samym miejscu, spraw, aby to miejsce było przyjemne. Możesz to zrobić:

• Uporządkuj biurko, laptop i telefon. Spraw, by Marie Kondo była z Ciebie dumna, wyrzucając i usuwając wszystko, czego nie używasz. Trzymaj na biurku tylko te rzeczy, które są albo ważne, albo, jak powiedziałaby, „rozpalają radość”, takie jak roślinka lub zdjęcie w ramce;
• Dodanie kilku osobistych akcentów, aby uczynić przestrzeń przyjemniejszą do pracy;
• Wybór odpowiedniego oświetlenia, które nie jest zbyt jasne, ale nie pozwala zasnąć i skupić się.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, poszukaj inspiracji w Internecie. Moimi osobistymi faworytami są estetyczne zestawy biurek i kolekcje papeterii na YouTube — oglądam je, jakbym była oczarowana. Poza tym, że przynoszą mi niewytłumaczalną dawkę radości, sprawiają, że impulsywnie kupuję mnóstwo niepotrzebnych rzeczy, więc obserwuj je z ostrożnością.

Jeśli zwlekasz, znajdź partnera odpowiedzialnego za odpowiedzialność

Ludzie zwykle tak robią, jeśli chodzi o chodzenie na siłownię lub zdrowe odżywianie, ale hej, dlaczego nie zastosować tego również w pracy? Jeśli zmagasz się z prokrastynacją, znajdź kogoś, kto jedzie na tym samym wózku co ty i dbaj o siebie nawzajem.

Bądź ostrożny przy wyborze kumpla do odpowiedzialności, ponieważ jest to miecz obosieczny. Może to przynieść odwrotny skutek, gdy w końcu pozwolicie sobie nawzajem więcej odkładać na później, razem — co jest dokładnym przeciwieństwem tego, co zamierzamy osiągnąć.

Wniosek

Wydajność oznacza osiągnięcie maksymalnej wydajności przy minimalnym wysiłku. W naszym przypadku oznacza to również mądrą pracę i celowe poświęcanie czasu. Istnieje wiele sposobów, aby to osiągnąć, od minimalizowania rozpraszania i „zjedzenia żaby” po znalezienie odpowiedniej listy odtwarzania i przyznanie sobie niewielkich nagród za wykonanie zadań. Musisz tylko znaleźć sposoby, które będą dla Ciebie najlepsze, a będziesz na dobrej drodze do maksymalizacji wydajności.