Jak zarządzamy globalnie rozproszonym zespołem — wskazówki od menedżerów Flocka

Jak zarządzasz zespołem, gdy zmienia się cała Twoja firma?

Rok 2020 przyniósł szereg ogromnych zmian organizacyjnych w firmach na całym świecie. Wiele osób po raz pierwszy uczy się dostosowywać do zespołów rozproszonych. Aby być uczciwym, krzywa uczenia się jest dość stroma, więc w większości przypadków firmy sprawdzały, co działa, a co nie działa metodą prób i błędów.

Na szczęście od kilku lat Flock jest firmą rozproszoną, której pracownicy są rozsiani między innymi w Bombaju, Bangalore i Bostonie. Ponieważ liderzy biznesowi na całym świecie nadal tworzą najlepsze praktyki i podejścia do zarządzania swoimi nowymi zdalnymi zespołami, skontaktowaliśmy się ze starszymi liderami w firmie Flock, aby uzyskać wskazówki i porady dotyczące zarządzania globalnie rozproszonym zespołem.

Poznaj naszych menedżerów

Shourya Saha jest kierownikiem działu obsługi klienta w firmie Flock. Jako doświadczony strateg, Saha z powodzeniem zdefiniowała i wdrożyła strategiczne rozwiązania we współpracy z zespołami kierowniczymi w międzynarodowych firmach, zanim trafiła do Flocka.

Ninad Raval jest kierownikiem ds. produktów i projektowania w firmie Flock. Raval zarządzał i kierował zespołami projektowymi i produktowymi od prawie dwóch dekad, koncentrując się przede wszystkim na przestrzeniach SaaS i e-commerce.

Jakich narzędzi używasz do śledzenia zadań swojego zespołu i ich postępów?

W całej firmie Flock używa narzędzi takich jak Jira, Asana, North, Dokumenty Google i Arkusze do zarządzania zadaniami, organizowania plików i współpracy. Wszystkie te narzędzia łączymy za pomocą integracji w Flocku, dzięki czemu wszystko jest w jednym miejscu.

Nasz zespół ds. produktów używa kombinacji arkuszy Północ i Arkuszy Google do śledzenia zarówno terminów projektów, jak i wskaźników wydajności, OKR i inicjatyw. W przypadku zadań, które wymagają wielofunkcyjnego wsparcia na etapie programowania lub projektowania, do współpracy używają Jira i Dokumentów Google.

W przypadku zespołów takich jak Obsługa klienta, która jest bardzo oparta na danych, narzędzia CRM, takie jak Zendesk i wizualizacja danych w Metabase, pomagają śledzić wydajność i usprawnić komunikację. Shourya śledzi ilościowo postępy w obsłudze klienta, mierząc wskaźniki, w tym, ale nie ograniczając się do, produktywności, zadowolenia klienta, rozwiązania pierwszego połączenia i innych. W przypadku analizy jakościowej zachęca zespół do przeprowadzania losowych przeglądów przypadków. Zespół wsparcia (i wszystkie wewnętrzne zespoły w Flock) również używają narzędzi do wideokonferencji, takich jak Flock i Zoom, aby łączyć się twarzą w twarz, nawet gdy są od siebie oddalone o wiele kilometrów.

Jak często spotykasz się ze swoim rozproszonym zespołem?

„Jako zespół wsparcia spotykamy się raz w tygodniu”, mówi Saha. „Zazwyczaj rozmawiamy o wynikach z zeszłego tygodnia, analizujemy wszelkie aktualizacje procesów, zasad lub technologii, które są istotne dla zespołu, dzielimy się najlepszymi praktykami i zwracamy uwagę na tych, którzy mogli wykonać wyjątkową pracę”.

Nasz zespół ds. produktów dba o to, aby sprawy były bardziej swobodne niż wsparcie, spotykając się w każdy piątek na „Team TGIF”, aby omówić nowe nauki i ciekawe tematy, a także zrelaksować się podczas szybkiego czatu lub gry.

Jak często spotykasz się z pracownikami 1:1?

Zarówno Saha, jak i Raval mówią, że raz w miesiącu spotykają się z przewagą swojego zespołu 1:1.

„Rozmowa między liderami a inżynierami jest bardziej taktyczna” – mówi nam Saha. „U mnie chodzi bardziej o kulturowe, ogólne planowanie kariery i postępy. W ten sposób zapewniamy, że zespół jest skoncentrowany zarówno na celach długo-, jak i krótkoterminowych.”

Raval również koncentruje się na rozwoju osobistym i coachingu 1:1, a także na rozwiązywaniu przeszkód i problemów związanych z procesami, które dotyczą OKR. Używa przypomnień Flock, aby organizować spotkania cykliczne, a także udostępniać pracownikowi dokument, aby zarówno zebrać punkty do rozmów przed spotkaniem, jak i później śledzić notatki. Zaleca ograniczenie dyskusji do 30-55 minut, aby spotkania 1:1 były produktywne.

Jak zapewnić efektywność spotkań zespołu?

Raval radzi, aby spotkania były efektywne, aby każde spotkanie miało inny, działający format. Jego cotygodniowym spotkaniom zarządzania projektami (PM) przewodniczą pracownicy na zasadzie rotacji, dzięki czemu wszyscy są zaangażowani, a dyskusje są bardziej owocne. Oto zarys programu tych cotygodniowych spotkań PM:

Program spotkania zespołu zarządzającego projektem

• Dowiedz się, nad czym wszyscy pracują i jak mogą uzyskać czyjąkolwiek pomoc
• Zadawaj pytania i myśl o celach krótko- i długoterminowych
• Coś nowego lub ekscytującego, czym ktoś chciałby się podzielić z zespołem?
• Blokery lub aktualizacje od zespołu
• Procesy, sugestie i informacje zwrotne na temat PM, projektowania i rozwoju

Co tydzień obecny gospodarz spotkania przekazuje pałeczkę, wyznaczając nowego gospodarza, który jest odpowiedzialny za kolejne spotkanie PM. Gospodarz zbiera elementy dyskusji od wszystkich członków zespołu, aby zbudować program i zapewnić, że spotkanie jest zaplanowane i uczestniczy w nim. Odpowiadają również za prowadzenie spotkania, upewnianie się, że wszystkie punkty porządku obrad są uwzględnione, a dyskusje są istotne i wartościowe dla wszystkich uczestników. Na koniec, jeśli gospodarz nie zdąży nadrobić zaległości, musi kupić wszystkim przekąski podczas spotkania! :)

Jakieś rady dla menedżerów prowadzących po raz pierwszy rozproszony zespół?

Raval zapewnia prostotę:

• Mieć regularne 1:1
• Spotykaj się z zespołami od niechcenia
• Jasno określ cele i wyniki
• Opinie i wyróżnienia dotyczące dokumentów

Saha oferuje dwie dodatkowe rady:

• Poznaj swój zespół. Każda osoba ma inne aspiracje i talenty. Śledź je.
• Poznaj swoją firmę. Możesz nie mieć możliwości zaspokojenia każdej indywidualnej aspiracji, ale może to pomóc w tworzeniu nowych ścieżek dla twoich bezpośrednich podwładnych.

Na przykład Saha mówi: „Zatrudniłem ludzi z doświadczeniem w tworzeniu oprogramowania i bardzo trudno było utrzymać ich na pracy pomocniczej. Z czasem stworzyłem możliwości, w których mogliby tworzyć aplikacje, które pomogą poprawić wydajność naszego zespołu. To korzystne dla wszystkich!”

Obaj menedżerowie zgadzają się, że kierowanie zespołem, który jest zarówno kulturowo, jak i geograficznie zróżnicowany, wymaga przerwy od bycia „całym biznesem”. Pracownicy kierują się wrażliwością kulturową i pochodzeniem społecznym, które kierują ich motywacją i służą jako okazja do nawiązania kontaktu.

Ale często prawdziwym kluczem do zarządzania rozproszonym zespołem jest zarządzanie sobą.

„Wykorzystaj każdy kanał informacji zwrotnej, aby poprawić się” — radzi Saha. „Twój zespół i firma nie mogą za każdym razem postępować właściwie. Nie zdasz. Zachęcaj ludzi do przekazywania informacji zwrotnych na temat ulepszeń. Powtarzaj, że jesteś mile widziany. Przeprowadzaj anonimowe ankiety. Podziel się wynikiem z zespołem”.

Chcesz więcej wskazówek? Pobierz nasz przewodnik po zaangażowaniu pracowników już dziś.