Skuteczne zarządzanie stylami komunikacji w miejscu pracy

Zarządzanie zespołem może być trudne. Nie tylko musisz śledzić pracę wszystkich członków swojego zespołu, ale także regularnie komunikować się z nimi, aby ocenić ich obciążenie pracą, szczęście i inne potrzeby.

Ale co, jeśli Twoi pracownicy po prostu nie komunikują się w taki sam sposób, jak Twoi menedżerowie? Słaba komunikacja i nieporozumienia w równym stopniu przyczyniają się do większości problemów w miejscu pracy. Zachęć swoich menedżerów do zwracania uwagi na style komunikacji swojego zespołu, aby mogli stać się skuteczniejszymi przełożonymi. Zrozumienie, w jaki sposób komunikuje się każdy członek zespołu, otwiera nowe ścieżki komunikacji, aby zapobiegać potknięciom, napięciom i błędom.

To może wydawać się poważnym przedsięwzięciem, ale istnieje wiele zasobów, które pomogą Ci zrozumieć styl komunikacji Twojego zespołu — i dostosować się do niego.

Różne style komunikacji w miejscu pracy

Badania nad komunikacją sugerują, że istnieją cztery główne style komunikacji:

• Analityczny
• Intuicyjny
• Funkcjonalny
• Osobisty

Te cztery style mogą być sprzeczne, ale jeśli podejdzie się do nich ostrożnie, zespół złożony z tych różnych stylów może działać spójnie. Ponadto różne kanały komunikacji służą różnym celom , które również powinny być dostosowane do stylów komunikacji. Naucz swój zespół kierowniczy, w jaki sposób te style współdziałają ze sobą, aby umożliwić swoim zespołom lepsze wyniki.

Komunikacja analityczna

Zarządzanie kimś z analitycznym stylem komunikacji wiąże się dokładnie z tym, czego można oczekiwać: ta osoba dba przede wszystkim o dostępne fakty. Osoby zajmujące się komunikatami analitycznymi wolą, aby dyskusja była jak najbardziej bezpośrednia, z twardymi liczbami na poparcie dowolnej teorii lub podsumowania.

Każdy zespół potrzebuje członka, który potrafi analitycznie podejść do rozwiązywania problemów. Pomaga to zminimalizować podejmowanie decyzji emocjonalnych i koncentruje się na wyniku końcowym. Oznacza to jednak, że członkowie zespołu mogą być zmuszeni do rezygnacji z niektórych swoich potrzeb społecznych, aby pracować z analityczną jednostką — nie są tymi, którzy chcą rozmawiać.

Komunikując się z typem analitycznym, zachęcaj swój zespół do przygotowania się z danymi, aż do najdrobniejszych szczegółów. Zachęć ich, aby pozostali na temacie, jasno określili oczekiwania i szukali perspektywy opartej na danych. Upewnij się, że przestrzegają szczegółowego programu, a następnie sporządzają notatki ze spotkań, działania i oczekiwania.

Intuicyjna komunikacja

Intuicyjni komunikatorzy dbają o dane, ale wiedzą, że dane to nie wszystko. Jeśli masz intuicyjny typ w swoim zespole, prawdopodobnie opierasz się na nim, aby uzyskać wielkie pomysły na księżyc. Widzą szerszy obraz i są gotowi zagłębić się w pracę.

Komunikacja z intuicyjną osobą może być za każdym razem wyjątkowym przeżyciem. Ponieważ cenią sobie krótką, rzeczową komunikację, mogą być skłonni nie zwracać uwagi na drobne szczegóły. Przygotuj się na wyłapanie niuansów, aby nie zostały pominięte przez intuicyjny typ.

Zarządzając intuicyjnym komunikatorem, przygotuj się na dosadną i szybką rozmowę oraz wielokrotne działania następcze. Zapewnij pomoce wizualne, aby skierować ich uwagę na szczegóły. Przejdź od razu do sedna i posłuchaj ich wielkich pomysłów — pozwól na nieszablonowe rozumowanie — ponieważ okażą się bezcenne.

Komunikacja funkcjonalna

Pomyśl o swoim najbardziej zorientowanym na proces pracowniku. Są prawdopodobnie funkcjonalnymi komunikatorami, którzy przyjmują holistyczne podejście do rozwiązywania problemów, a następnie kopią krok po kroku, aby upewnić się, że żaden szczegół nie zostanie pominięty. Typy funkcjonalne najlepiej sprawdzają się w procesie i wdrażaniu ze względu na ich dbałość o szczegóły.

Funkcjonalne typy komunikacji patrzą na problem z wielu perspektyw. Oznacza to, że są skłonni do rozważania pomysłów, aby mieć pewność, że każdy szczegół jest uwzględniony. Ich pytający charakter może doprowadzić ich do „odepchnięcia się” lub odegrania roli adwokata diabła w wielkiej idei – być może przedstawionej przez typ intuicyjny. Zbuduj ścieżki komunikacyjne między tymi dwoma typami, aby wypełnić luki w szczegółach, których może oczekiwać typ funkcjonalny za pomocą intuicyjnego komunikatora.

Zarządzanie typem funkcjonalnym wymaga silnych umiejętności aktywnego słuchania. Ci ludzie chcą mieć pewność, że dbasz o szczegóły tak samo jak oni — powtarzaj swoje rozmowy i potwierdzaj, że ich plany są jasne. Zachęcaj do informacji zwrotnej od nich i dużo oczekuj w zamian. Ustal terminy, oczekiwania i procesy, aby zachować swobodę działania.

Komunikacja personalna

Osobisty komunikator to prawdopodobnie najbardziej towarzyska osoba w Twoim zespole. Osobiste typy przychodzą na spotkania gotowe omówić swój weekend i zapytać, co twoje dzieci myślą o najnowszym filmie Disneya, zanim zabiorą się do pracy. Dla nich emocjonalny związek z zespołem jest tym, co napędza ich sukces.

Komunikatory osobiste koncentrują się na budowaniu relacji — zarówno w zespole, jak i z klientami. Często są spoiwem, które spaja Twój zespół. Być może ułatwiają przyjacielskie dyskusje między intuicyjnymi i funkcjonalnymi komunikatorami, działając jako dyplomata całego zespołu. Ale czasami może się to wydawać zbyt nieformalne w przypadku członków zespołu. Tego typu komunikatory wymagają również nieco więcej wyjaśnień dotyczących decyzji podejmowanych przez innych członków zespołu, więc zachęcaj członków zespołu do wyjaśniania swojego procesu myślowego również podczas prezentowania nowych pomysłów.

Zarządzając kimś, kto komunikuje się na poziomie osobistym, zachowaj swobodę. Doceniają osobistą rozmowę twarzą w twarz, bez poczucia, że ​​cały czas to tylko biznes. Twoje rozmowy mogą być bardziej nieformalne, ponieważ są to ludzie, którzy cenią sobie spacerowe spotkanie lub 1:1 w kawiarni. Z tego powodu powinieneś spodziewać się dalszych informacji po spotkaniu z wszelkimi ważnymi szczegółami lub kontaktami. Są szanse, że ten pracownik nie robił szczegółowych notatek.

Określanie indywidualnych osobowości Twojego zespołu

Więc jak to wszystko rozgryźć? Często najlepszym sposobem na poznanie stylu komunikacji zespołu jest po prostu zapytać!

Niektóre proste typy, takie jak komunikatorzy osobiści lub analityczni, sprawiają, że ich osobowość i style komunikacji są znane od samego początku. Inni nie są aż tak świadomi swoich tendencji komunikacyjnych i mogą nie być od razu widoczne dla Ciebie jako menedżera.

Istnieją różne metody określania tożsamości komunikacyjnej zespołu, ale trzy główne podejścia mogą zmienić sposób zarządzania zespołem.

Testy osobowości w miejscu pracy

Testy osobowości nie są przelotnym szaleństwem — jest powód, dla którego wielu czołowych liderów biznesu podkreśla typy Myers-Briggs w swoich życiorysach i profilach LinkedIn. Testy takie jak profil Myers-Briggs lub DiSC mogą uwolnić subtelności w stylach pracy twoich kolegów z zespołu , których nawet nie są świadomi.

Ocena CliftonStrengths zyskuje na popularności ze względu na obszerną serię 177 pytań, które identyfikują wzorce oceny osobowości, mocne i słabe strony oraz metody komunikacji.

Działania związane z budowaniem zespołu

Wszyscy mamy dość tego, że zaufanie spada i „Cześć, mam na imię Anna i przynoszę jabłka na piknik!” Gry. Ale poza grami w lodołamacze , Twój zespół potrzebuje możliwości nieformalnej współpracy, aby mogli zrozumieć, w jaki sposób się komunikują. Włącz do swojego zespołu zwykłe zajęcia z budowania zespołu, aby mogli nauczyć się, jak lepiej współpracować. Może to być coś tak prostego, jak spotkanie zespołu wirtualnego, ciekawostki lub kreatywny projekt, taki jak konkurs na plakat. Gdy Twój zespół będzie wiedział, jak dobrze ze sobą współpracować — zwłaszcza gdy pracujesz w domu — komunikacja stanie się łatwiejsza na całym świecie.

Posłuchaj swojego zespołu

Najlepsza informacja zwrotna jest często przekazywana bezpośrednio, twarzą w twarz. Tak więc bez względu na to, ile testów lub seminariów szkoleniowych zlecisz swojemu zespołowi, często będą chcieli, abyś był z nimi szczery — i na odwrót. Daj swojemu zespołowi możliwość inicjowania regularnych pętli informacji zwrotnych, takich jak zadawanie pytań podczas cotygodniowych 1:1. Zachęć ich do rozmowy o momencie, w którym czuli, że komunikują się skutecznie, a może o chwili, gdy mieli problemy z komunikacją z kimś innym. Przeprowadzaj regularne sondaże „pulsowe” i opinie, w których Twój zespół może anonimowo wyrażać swoje obawy dotyczące komunikacji. Ta informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie dla dobrego zarządzania zespołem, gdy wszyscy komunikują się inaczej.

Zarządzanie indywidualnymi stylami komunikacji podczas pracy zdalnej

Jako menedżer zdalnego zespołu, jak możesz zebrać wszystkie te informacje i sprawić, by działały w sferze cyfrowej? Na szczęście istnieje mnóstwo narzędzi, które ułatwiają pracę zdalną zarówno zespołom, jak i menedżerom. Przyjmij to jako zasadę dla swoich menedżerów, aby wdrożyć ją lub uwzględnić w procesie wdrażania.

Wiadomości

Twój pracownik analityczny lubi, aby informacje były krótkie i rzeczowe. Twój osobisty pracownik lubi witać Cię dobrym porankiem. A Twój pracownik funkcjonalny lubi zaczynać dzień od przeglądania z Tobą listy rzeczy do zrobienia. Mogą to wszystko zrobić bez wzajemnego przerywania pracy w narzędziu do przesyłania wiadomości, takim jak Flock.

Flock może służyć zarówno do zarządzania projektami, jak i ludźmi , co czyni go poręcznym narzędziem dla menedżerów. Skonfiguruj kanał dla każdego projektu, którym zarządza Twój zespół, aby mogli śledzić poszczególne inicjatywy i przeprowadzać tam burze mózgów. Twórz kanały społecznościowe dla zainteresowań, takich jak muzyka i gry wideo. Może członek zespołu analitycznego nie lubi pogawędek tak bardzo, jak członek zespołu osobistego, ale może godzinami rozmawiać o PUBG — widzimy to bardzo często z analitycznymi członkami zespołu Flocka. Utrzymywanie mówienia w zespole jest priorytetem numer jeden, jeśli chodzi o utrzymanie komunikacji i dobrą współpracę.

Zarządzanie projektami

Jeśli czat staje się zbyt rozpraszający dla typu analitycznego lub intuicyjnego, daj im możliwość jednostronnej i nieprzerwanej pracy, integrując swoje zadania z narzędziem do zarządzania projektami , takim jak Asana lub Trello. Narzędzia te mają charakter dydaktyczny w komunikowaniu procesu, co oznacza, że ​​analityczna Allie może poinformować osobistą Polly, że nadeszła jej kolej na podjęcie projektu, nie czując się przytłoczona rozmową. Chodzi o to, aby procesy przebiegały naturalnie.

Narzędzia HR

Jako menedżer ważne jest, aby zbierać informacje zwrotne na temat swoich wyników, aby upewnić się, że zespół czuje się komfortowo i jest dobrze zarządzany. Kiedy uczysz się stylu komunikacji swojego zespołu, podejmij aktywny wysiłek, aby używać wewnętrznych narzędzi HR do śledzenia swoich postępów. Narzędzia impulsowe, takie jak 15Five, umożliwiają członkom zespołu dostarczanie z góry szczegółowych informacji na temat ich codziennych doświadczeń i mogą stanowić źródło tematów do dyskusji na następnym spotkaniu 1:1 lub zespołowym.