5 wskazówek, jak skutecznie zarządzać komunikacją międzynarodową

Coraz więcej firm, zwłaszcza w Europie, wybiera przekrojowe struktury organizacyjne, które umożliwią im prowadzenie działalności na całym świecie. Komunikacja międzynarodowa jest istotna ze względu na konieczność prowadzenia równoległych strategii, przekazywania tych samych komunikatów i budowania jednorodnej marki na wielu różnych rynkach.

Kiedy zarządzamy globalną strategią komunikacyjną i staramy się utrzymać wspólny kierunek działania, proces staje się bardziej złożony z udziałem różnych graczy (agencje komunikacji zewnętrznej, menedżerowie obszarów lokalnych itp.) Kalendarze PR nie są takie same jak wszystkie działania mają charakter „lokalny”, co wielokrotnie oznacza oddzielne wprowadzenie produktów, wydarzenia krajowe i różne wyniki w raportach na podstawie danych specyficznych dla rynku.

Dlatego dziś chcę opowiedzieć o 5 wskazówkach, które pomogły mi zarządzać naszym międzynarodowym PR.

Postępuj zgodnie z 3-fazowym planem: globalny – lokalny – globalny

Pierwszym i najbardziej czasochłonnym krokiem przed rozpoczęciem naszej międzynarodowej działalności komunikacyjnej jest skoncentrowanie się na zaplanowaniu naszego planu działania na następny rok lub sześć miesięcy. Naszym punktem wyjścia zawsze będą cele PR lub komunikacji, które wyznaczyliśmy na początku roku, zarówno globalnie, jak i na rynkach lokalnych. Niektóre z tych wskaźników KPI to: liczba wystąpień lub wzmianek online, odsetek wpływów w porównaniu do spontanicznych wzmianek, liczba współpracy z influencerami, wzrost społeczności internetowej…

A teraz zaczynamy od części globalnej. Oznacz swój kalendarz rocznymi datami lub wydarzeniami, które mają być uwzględnione w ustalonym kalendarzu wydarzeń międzynarodowych . Podziel się nimi z resztą swojego zespołu na każdym rynku, aby mogli dodać je do swoich planów i potencjalnych pomysłów na lokalne premiery lub komunikację.

Następnym krokiem jest ustalenie lokalnego harmonogramu planowania rynków z agencjami komunikacyjnymi lub szefami każdego rynku. Będzie to prawdopodobnie wolniejszy proces, ponieważ każdy kraj ma swoje własne dziwactwa, kluczowe wydarzenia i pożądane formaty. Jak więc mogę to zorganizować? Oto moje zalecenia dotyczące różnych elementów składających się na plan, który powinieneś ustalić ze swoim zespołem.

• Zbiór wydarzeń, które mają się odbyć w ciągu najbliższych 6 miesięcy do roku, które zaprezentują naszą markę publicznie (czy to jako prelegenci, tworzenie wspólnych treści, stoiska na konferencjach itp.)
• Tworzenie listy dat z lokalnego kalendarza: momentów, które mogą generować wyjątkowe okazje do komunikacji. Wszystkie kraje mają szereg kluczowych dat, które mogą być dobre dla działań komunikacyjnych (Międzynarodowy Dzień Kobiet, wybory powszechne itp.)
• Propozycje działań związanych z tymi wydarzeniami, datami lub początkowymi celami . Pozwól swoim agencjom komunikacyjnym wykorzystać swoją kreatywność do nowych propozycji.

Po zdefiniowaniu działań, które mają zostać uwzględnione w ostatecznych planach komunikacji z lokalnymi zespołami i agencjami , nadszedł czas, aby rozpocząć koordynację — i co najważniejsze dla każdego menedżera ds. komunikacji: nadszedł czas na delegowanie . Po zdefiniowaniu działań, dat, szczegółów i tak dalej, pozwól swoim lokalnym zespołom przejąć kontrolę. Teraz powinieneś zacząć przyjmować podejście globalne, śledzić postępy i mierzyć wyniki.

Segmentuj swoją bazę kontaktów według kryteriów geograficznych i językowych

Przed rozpoczęciem kampanii PR lub akcji w środowisku międzynarodowym, niezbędne jest posiadanie zaktualizowanej i podzielonej na segmenty bazy kontaktów. Zwłaszcza jeśli pracujesz z oprogramowaniem CRM lub do zarządzania komunikacją — co jest najlepsze, gdy masz wiele różnych zespołów na całym świecie. W takim przypadku konieczne jest zastosowanie filtrów ze względu na lokalizację geograficzną i język, zarówno dla wpisów w mediach komunikacyjnych, jak i dla Twoich dziennikarzy i influencerów. Kontekst jest zawsze kluczem do uzyskania dokładnych wyników.

Stosowanie kryteriów geograficznych i językowych do wpisów dla mediów

Szukaj dziennikarzy i influencerów według kryteriów geograficznych i językowych

W ten sposób lokalne zespoły mogą łatwo filtrować kontakty według rynku lub kraju. Czasami komunikaty są uwalniane z określonego kraju lub rynku, na przykład rynków „angielskojęzycznych” lub „hiszpańskich”. Dlatego prawidłowo posegmentowana baza danych pozwala na usprawnienie procesu identyfikacji influencerów, którzy mogą być zainteresowani współpracą z czymś, co uruchamiamy w danym regionie.

Uporządkuj działalność swojego zespołu PR w globalnym kalendarzu

Zarządzając międzynarodowym planem komunikacji, w którym globalne daty pokrywają się z lokalnymi — działania PR, wywiady z dziennikarzami, wydarzenia, premiery produktów itp. — może być bardzo trudno być na bieżąco i właściwie śledzić każdą akcję.

Kilka miesięcy temu rozmawialiśmy na naszym blogu o tym, jak zorganizować kalendarz dla treści PR. Jednak oprócz samego planowania treści, kalendarz zarządzania zespołem komunikacyjnym jest również niezbędny, aby powiązać wszystkie te działania ze sobą i umożliwić wyszukiwanie konkretnych dat według rynków. Dzięki temu dowiesz się, kto jest odpowiedzialny za określone działania w danym dniu i znacznie ułatwi Ci globalną koordynację.

Miej znormalizowany system kwalifikacji dla wszystkich swoich wpływów

Zarządzając działaniami komunikacyjnymi między firmami, często przedstawia się różne wyniki na koniec każdego kwartału, sześciu miesięcy lub roku, aby pokazać zwrot z pracy zarówno w skali globalnej, jak i lokalnej.

Dlatego tak ważne jest ustalenie wskaźników KPI na wszystkich rynkach na etapie planowania i rozpoczęcia. Jeśli tego nie zrobimy, nie będziemy w stanie porównywać ani mierzyć globalnych kampanii i właściwie analizować wyników.

Jednocześnie, jeśli chodzi o kwalifikację wpływu dla każdego kraju — od mediów komunikacyjnych, blogów lub na portalach społecznościowych — podstawowe znaczenie ma wcześniejsze ustalenie standardowych kryteriów. Zapewni to, że każdy menedżer PR lub agencja zakwalifikuje każdą wzmiankę w ten sam sposób, stosując identyczne kryteria. Zapewni to dokładne wyniki we wszystkich raportach.

Arkusz kwalifikacji Launchmetrics

Twórz globalne wytyczne, aby wyjaśnić wszystko swoim zespołom, aby ujednolicić metody raportowania. Menedżerowie i agencje PR powinni znać znaczenie każdego parametru i wiedzieć, jak przeprowadzić każdy proces kwalifikacyjny. W ten sam sposób spotkania powinny odbywać się co sześć miesięcy, aby sprawdzić, odświeżyć stare koncepcje, zastosować nowe kryteria i upewnić się, że wszystkie zespoły są aktualne.

Przygotuj raporty globalne i raporty z poszczególnych kampanii, aby śledzić komunikację międzynarodową

Jak wspomnieliśmy wcześniej, jest bardzo prawdopodobne, że jako dyrektor ds. komunikacji będziesz musiał raportować wyniki za określone okresy czasu, które zawierają szczegółowe informacje z poszczególnych rynków, a także globalne wyniki. Tylko w ten sposób możesz śledzić swoje postępy i pracować nad obszarami, które wymagają poprawy.

Jednak wyniki nie są uzyskiwane natychmiast w komunikacji, dlatego najlepiej jest włożyć w to pracę i upewnić się, że codziennie rejestrujesz wszystkie swoje wpływy. Wszystko to będzie pochodzić z doniesień w mediach społecznościowych. W ten sposób, gdy nadejdzie czas na przedstawienie kwartalnych raportów dotyczących PR i zaangażowania influencerów, analizy reputacji i rozgłosu marki, będziesz miał wzbogacające szczegóły do ​​podzielenia się, ponieważ spędziłeś czas uważnie monitorując i zbierając swoje wyniki.

Wreszcie — gdy nadejdzie czas, aby podzielić się tymi wynikami ze swoim zespołem i kierownictwem firmy — zawsze najlepiej jest przedstawić wpływy z mediów i blogów w atrakcyjny wizualnie sposób. Musi być również łatwo zrozumiały dla kadry kierowniczej. Pamiętaj, że chodzi o pokazanie całego swojego wysiłku i ciężkiej pracy. Lubię używać webzinów i magazynów w mediach społecznościowych jako narzędzi do tworzenia tego efektu, ponieważ pozwalają mi organizować pracę i reagują na każde urządzenie.

Przykład lub webzine lub magazyny społecznościowe

A co z tobą? Czy masz jakieś wskazówki, jak zarządzać komunikacją międzynarodową? Zostaw komentarz i porozmawiajmy!