Zwiększ efektywność swojego marketingu dzięki powtarzalnym procesom

Jestem jedną z tych osób, które dużo robią. Lubię robić listy i lubię to robić . Ludzie zawsze myślą, że to dlatego, że piję dużo kawy, co jest prawdą. Ale to tylko część tego, co czyni mnie płodnym.

Znalazłem sposób, aby być wydajnym – aby dużo zrobić – usprawniając pracę, którą wykonuję raz za razem. Poświęcenie czasu na skonfigurowanie szablonów i powtarzalnych procesów z wyprzedzeniem sprawia, że ​​jestem szybszy. To moja sekretna sztuczka. Zajrzyjmy za kurtynę, aby zobaczyć, jak wykorzystuję te procesy, aby zaoszczędzić czas.

Co to jest proces powtarzalny?

Powtarzalny proces to zasadniczo wszystko, co robisz w kółko i potrzebujesz podobnego wyniku. Kiedy regularnie piszesz biuletyny, publikujesz codziennie w swoim CMS lub co miesiąc pobierasz dane, powtarzasz elementy pracy. Dlaczego nie sformalizować procesu? Oczywiście nie wszystko da się powtórzyć dosłownie – ale jeśli ogólne instrukcje są za każdym razem takie same, jesteś na dobrej drodze do tego, o czym mówię.

Dlaczego potrzebujesz powtarzalnego procesu

Naturalnym powodem, dla którego warto rozważyć powtarzalne procesy, jest oszczędność czasu i pieniędzy. I to właśnie każdy – Ty, Twój szef, Twój klient – ​​zawsze chce usłyszeć. Tak, konfiguracja zajmie trochę czasu, jak wyjaśnię. Ale wynik może faktycznie zaoszczędzić czas na dłuższą metę.

Jak wykorzystuję powtarzalne procesy

Kiedyś tworzyłem newsletter dla mojego zespołu klienta. Było to narzędzie do komunikacji wewnętrznej, które przechwytywało dane i rezultaty w danym miesiącu.

Ale – szczerze mówiąc – nie chciałem poświęcać temu zbyt wiele czasu. Miałem dużo innych zajęć na głowie. Na szczęście mój klient się zgodził. „Nie poświęcaj na to więcej niż godzinę miesięcznie” — radziła. Ona też chciała, żebym pracował mądrzej – w końcu płaciła za mój czas i wolała, aby był wykorzystywany do projektów o wysokim zwrocie z inwestycji.

A jednak zadanie biuletynu wciąż musiało zostać wykonane. Chcieliśmy podzielić się naszą pracą z naszym zespołem.

Stworzyłem więc szablon. Najpierw przeprowadziłem burzę mózgów z klientem na temat tego, jakiego rodzaju treści chcemy umieszczać w każdym miesiącu. Następnie ustaliłem strukturę newslettera, w tym kubełki treści. W końcu pracowałem z projektantem, aby go wypolerować.

Czy ten początkowy wysiłek wymagał czasu? Absolutnie. Prawdopodobnie spędziłem 10 lub więcej godzin nad tą pierwszą edycją. Ale od tego momentu było to naprawdę znacznie łatwiejsze zadanie plug-and-play.

Idąc dalej, ustalam czas w moim kalendarzu każdego miesiąca na wykonanie pracy. Zablokowałem kilka godzin ( shh , nie mów mojemu klientowi, że zajęło mi to dwie godziny, nie jedną). Następnie po prostu wykorzystałem ten poświęcony czas na zebranie danych, wyszczególnienie zwycięstw, pisanie, edytowanie i publikowanie. Zrobione.

Czego się nauczyłem i dlaczego to była wygrana

Ten szablon i proces okazały się ogromną oszczędnością czasu. Wiedziałem, co muszę osiągnąć i dokładnie wiedziałem, w jakim oknie czasowym będę pracował nad tym biuletynem. Uratowałem swój mózg przed niekończącym się kręceniem i zamartwianiem się, co zawrzeć w każdym wydaniu. Wiedziałem już, jakie dane wydobywam, jakie wygrane powinienem wyróżnić, jak będzie wyglądał biuletyn i ile mam miejsca na opisanie moich historii. Co najważniejsze, wiedziałem, że mam czas przeznaczony na pracę nad tym. Kiedy przypomnienie w moim kalendarzu zadzwoniło, ostrzegając mnie o zadaniu, mogłem od razu zabrać się do pracy zamiast wiercić się i zawracać sobie głowę projektami i zawartością.

Moi koledzy z zespołu i klienci również zauważyli, że wysiłek przed rozpoczęciem pracy przynosi korzyści. Zwrócili uwagę na spójny wygląd i styl biuletynu. Postrzegali ten wysiłek nie jako pojedynczą wysyłkę – jednorazowy e-mail do zignorowania – ale raczej jako prawdziwy „newsletter”. Właściwie nie mogli się doczekać jej otrzymania – iw końcu ten komunikat stał się cennym narzędziem marketingu wewnętrznego. Ludzie nawet pytali, jak przesyłać do niego treści. Premia!

Dlaczego więc poświęcam tyle czasu na opowiadanie o newsletterze, skoro jest to blog o powtarzalnych procesach? Ponieważ, mówiąc najprościej, szablon newslettera to proces powtarzalny. To coś, co musiałem robić co miesiąc – powtarzało się.

Rodzaje procesów powtarzalnych

Metryki to kolejny powtarzalny proces, na którym można zaoszczędzić czas. Jeśli mam być szczery, walczę z eksploracją danych. Nie mam doświadczenia w Excelu i bazach danych – chociaż wiem, że są one istotną częścią mojej pracy jako marketera. Prawda jest taka, że ​​przede wszystkim jestem osobą treściwą i słowną. To samo dotyczyło wielu członków mojego byłego zespołu marketingowego, którzy zostali zatrudnieni jako kowale. Kiedy przyszedł czas na udowodnienie, jak te słowa na nas zadziałały, no cóż… było to trochę katastrofalne. Zdecydowanie stworzyliśmy mieszankę wyników. Każdy z nas miał inny sposób wyświetlania danych i udostępniania ich liderowi zespołu oraz klientom.

Na szczęście mieliśmy w naszym zespole eksperta od baz danych, który przyszedł nam z pomocą. (Nawiasem mówiąc, jest to jedna z najwspanialszych rzeczy w byciu częścią zespołu. Możesz przyznać, że nie pracujesz w ramach swoich podstawowych kompetencji i poprosić o pomoc, kiedy jej potrzebujesz. Możesz delegować.) Na początek: jako zespół ustaliliśmy dokładnie, jakie dane wszyscy potrzebujemy sprawdzać codziennie, co tydzień i co miesiąc. Następnie nasz guru baz danych udał się do miasta, aby skonfigurować zapytania programu Excel — rodzaj powtarzalnego procesu — który pomógł w pobieraniu danych. Wystarczyło nacisnąć w arkuszu Excela funkcję „odśwież dane” i – voila – pojawiły się nowe dane. Oszczędziło to ogromny czas i wiele bólów głowy.

Fakturowanie może być procesem powtarzalnym, podobnie jak śledzenie przesyłania treści do firm PR, sprawdzanie faktów, a nawet tworzenie harmonogramów spotkań zespołu.

Ponowne wykorzystanie treści w różnych kanałach marketingowych również może być pretendentem do powtarzalnego procesu. To nie tyle proces, ile ponowne użycie i recykling tego, co już zrobiłeś – ponowne wykorzystanie tego do innych zastosowań – jest rodzajem powtarzalnej pracy. I może całkowicie zaoszczędzić czas i pieniądze.

Wykorzystanie powtarzalnych procesów do szkoleń wewnętrznych

Czy stale szkolisz nowych pracowników, jak działają rzeczy w Twoim biurze, na przykład pokazując im, jak zbudować stronę internetową lub opublikować ją w systemie CMS? Jeśli te procesy są używane regularnie, dlaczego ich nie udokumentować i stworzyć wewnętrzne instrukcje? To rodzaj powtarzalnego procesu, który może pomóc zaoszczędzić czas na szkoleniach wewnętrznych.

Wewnętrzna dokumentacja pomaga w planowaniu awaryjnym podczas przestojów (lub gdy Twój zespół nagle się zmniejsza, a pozostali ludzie muszą przejąć pracę, którą wcześniej wykonywali inni). I oczywiście te zapisy pomagają również, gdy ktoś po prostu odchodzi – a ty wprowadzasz nową twarz.

Gdy Twoje procesy są udokumentowane, nie musisz spędzać mnóstwa czasu na jednorazowych sesjach szkoleniowych i poradnikach. Zamiast tego możesz udostępnić dokumentację procesu, a następnie usiąść z pracownikami, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania.

Nie zapomnij przetestować swoich procesów

Ostatnia rzecz, zanim zamkniemy. Jeśli i kiedy zdecydujesz się utworzyć szablony lub udokumentować instrukcje, nie zapomnij przetestować. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to stworzyć dokument procesu pełen błędów, który ostatecznie powoduje większy stres – i pracę – dla Ciebie i Twojego zespołu. Przetestuj krok po kroku, aby upewnić się, że instrukcje są jasne, a proces prawidłowy.

Co możesz zrobić?

Co więc możesz osobiście zmienić w powtarzalny proces? Prawdopodobnie masz co najmniej jedno zadanie, które możesz ustawić jako autopilota. Może to sposób, w jaki sprawdzasz swoje dane. Lub sposób, w jaki motywujesz swój zespół do wkładu treści do biuletynu. Lub sposób, w jaki projektujesz talię. Kalendarzowanie może być również procesem powtarzalnym, tak jak moja coroczna tradycja planowania styczniowego.

Proszę, abyś poświęcił trochę czasu na zastanowienie się nad zadaniami, które wykonujesz w kółko – każdego dnia, każdego tygodnia, każdego miesiąca, każdego roku. Pierwszym krokiem jest ich wyszczególnienie. Następnie przyjrzyj się uważnie. Który z nich mógłby zostać kandydatem do procesu? Czy możesz napisać krótki zarys krok po kroku, który dokumentuje, co należy zrobić, aby następnym razem, gdy do niego wrócisz, możesz od razu wskoczyć? Zapytaj też swoich kolegów z drużyny. Czy jest coś, co robią regularnie, ale wydaje się, że mają z tym problem – lub nawet coś, co po prostu zajmuje dużo czasu? Te obowiązki również są kandydatami do rozważenia w powtarzalnych dokumentach procesowych.

Następnie, po skonfigurowaniu procesu, jego wykonanie jest stosunkowo proste – płukanie i powtarzanie w kółko, aby uzyskać maksymalną wydajność.

Act-On przywiązuje dużą wagę do „czasu uzyskania wartości”. Szybkość — szybkie wstawanie i uruchamianie — to jedna z kluczowych rzeczy, która nas wyróżnia. Podobnie, powtarzalne procesy w tylnej kieszeni mogą przyspieszyć pracę z listą rzeczy do zrobienia. Nawet bez wypicia litrów kawy.

Wrócić do Ciebie

W jaki sposób zoptymalizowałeś wydajność poprzez powtarzalne procesy w swojej pracy? Podziel się swoimi wskazówkami tutaj.