Jak dokonać precyzyjnego oszacowania czasu pracy

Precyzyjne szacowanie czasu pomaga planować i analizować pracę — w rezultacie odpowiednio zarządzasz swoim czasem i sprawami.

Ale stosunkowo łatwo jest popełnić błąd w szacowanym czasie, aby ukończyć projekt — głównie dlatego, że ludzie wydają się być bardzo źli w odgadywaniu czasu, jaki zajmuje im ukończenie czegoś.

Ta błędna kalkulacja jest dość powszechna i może wynikać z:

• Optymizm skończą szybciej lub
• Chęć poświęcenia sobie więcej czasu, niż naprawdę potrzebują.

Dlatego najbardziej prawdopodobne są następujące 2 scenariusze:

• Możesz oszacować mniej czasu i w końcu przyspieszyć projekt — zamiast poświęcać kilka dodatkowych godzin na poprawki i niezbędne poprawki, lub
• Możesz oszacować więcej czasu, skończyć wcześniej, a pozostałe godziny przed terminem poświęcić na zwlekanie — zamiast przydzielać ten dodatkowy czas na inny projekt.

Ten wpis na blogu pomoże Ci poprawić precyzję szacowania czasu pracy, a także zapewni darmowy szablon przydatnego kalkulatora szacowania czasu pracy.

Konsekwencje złego oszacowania czasu (i jak ich uniknąć)

Złe szacowanie czasu może i będzie zaburzać Twój harmonogram, a nawet opóźnić Twoje realistyczne terminy.

W związku z tym późne dostarczenie projektu może sprawić, że klient, z którym pracujesz, nie stanie się powracającym klientem.

Niektórzy klienci mogą nawet oznaczyć wynik Twojego projektu jako niepowodzenie, jeśli przekroczysz przewidziany termin.

Wszystko to pokazuje, jak bardzo dokładne szacowanie czasu jest kluczowe w prowadzeniu udanego biznesu.

Dlatego zawsze pamiętaj, że wszystkie projekty opierają się na szacowaniu czasu i wpływają na harmonogramy wszystkich zaangażowanych w nie osób.

Jak więc szacować czas?

Cóż, dokonujesz dokładnych szacunków czasu dla swoich zadań projektowych, ważne jest, aby podzielić te zadania na mniejsze zadania.

Czynność dzielenia zadań na mniejsze przydziały nazywa się dążeniem do „mikroproduktywności”.

Na mikroproduktywność składają się następujące procesy:

• Identyfikacja głównego zadania,
• Podzielenie wspomnianego zadania na podzadania,
• Lista wszystkich podzadań,
• Szacowanie czasu potrzebnego na wykonanie każdego podzadania, a nawet
• Szacowanie czasu, jaki możesz przeznaczyć na przerwy między podzadaniami.

Pomyślnie przyswajając tę ​​umiejętność, nauczysz się, jak sprawić, by wszystkie zadania były wykonalne i wykonalne.

Na przykład „napisanie posta na blogu” po prostu nie może być pojedynczym zadaniem, ponieważ w rzeczywistości wymaga kilku różnych zadań — takich jak:

• Przeprowadzać badanie,
• Poszukuję odpowiednich referencji,
• Szukasz odpowiednich słów kluczowych, aby ulepszyć treść,
• Pisanie zorganizowanego konspektu,
• Pisanie rzeczywistej treści,
• Korekta, sprawdzanie pisowni i gramatyki,
• Pisanie skutecznych nagłówków,
• Pisanie meta opisów,
• Tworzenie wizualizacji i
• Przesyłanie postów do WordPressa.

W powyższym przykładzie dążenie do mikroproduktywności oznacza rozbicie jednego głównego zadania na 10 mniejszych zadań i przydzielenie każdemu z nich osobnego przedziału czasowego.

Efektem psychologicznym takiego podejścia będzie:

• Pomóż nam być bardziej zorientowanym na cel,
• wzmocnić nasz pozytywny wizerunek własny,
• Prowadzić do skrócenia czasu spędzonego na prokrastynacji, a na koniec
• Pomóż nam lepiej szacować czas.

7 ostatecznych wskazówek dotyczących dokładnego oszacowania pracy

Aby pomóc Ci stać się ekspertem w szacowaniu czasu, zebraliśmy najważniejsze skuteczne formuły szacowania, wskazówki i triki.

Przejdźmy od razu do praktycznych wskazówek i wyjaśnijmy bardziej szczegółowo proces dokonywania dokładnych szacunków pracy.

Wskazówka 1: Zrób listę zadań, które musisz wykonać

Nie możesz zajść daleko, nie wiedząc, co musisz zrobić, aby się tam dostać.

Dlatego przed oszacowaniem czasu upewnij się, że zdefiniowałeś listę zadań, które musisz wykonać w danym okresie.

Najlepszą praktyką jest sporządzenie prostej listy rzeczy do zrobienia, na której będziesz układać swoje sprawy i zadania na dany dzień.

☐ Zadzwoń do Henryka B.

☐ Spotkanie z zespołem marketingowym

☐ Napisz propozycję projektu

☐ Wyślij e-mail do Elinor o imprezie Becky

☐ Weź udział w brunchu biznesowym z klientami

☐ Spotkanie z Łukaszem S.

☐ Wypełnij grafik

Gdy już ułożysz swoje sprawy i zadania w ten sposób, łatwiej będzie oszacować czas potrzebny na ich wykonanie.

Będziesz mógł przeznaczyć określoną ilość czasu na każde zadanie – w rezultacie mniej prawdopodobne jest, że wyjdziesz poza te ramy czasowe.

Właśnie dlatego wyznaczanie jasnych celów jest domyślnie najważniejsze — a także dlatego, że osobisty pomiar czasu pomoże ci być na bieżąco.

Podajmy więc przykład takich szacunków, a więc sumę na dzień.

• Zadzwoń do Henryka B. — 10 minut
• Spotkanie z zespołem marketingowym — 25 minut
• Napisz propozycję projektu — 4,5 godziny
• Wyślij e-mail do Elinor o imprezie Becky — 10 minut
• Weź udział w brunchu biznesowym z klientami — 1,5 godziny
• Spotkanie z Łukaszem S. — 25 minut
• Wypełnij grafik — 5 minut

Na koniec możesz łatwo obliczyć całkowity szacowany czas na cały dzień, dodając te szacunkowe godziny (np. 7 godzin i 15 minut).

Wskazówka 2: Włóż dodatkowy wysiłek w szacowanie czasu dla swoich priorytetów

Kolejnym ważnym aspektem prawidłowego szacowania czasu są Twoje priorytety.

Zgodnie z ogólną zasadą, zawsze powinieneś poświęcać większość swojego czasu na priorytetowe sprawy i zadania.

Aby to zrobić dobrze i zminimalizować stratę czasu, będziesz musiał włożyć dodatkowy wysiłek w określenie szacowanego czasu zarówno dla zadań priorytetowych, jak i różnych zadań.

Twoje priorytety są więc Twoimi najważniejszymi i najpilniejszymi zadaniami — są to zadania, które mają określony termin, który musisz wykonać, lub zadania, które są kluczowe dla celu, który chcesz osiągnąć na dany dzień.

Na przykład musisz napisać Propozycję Projektu o długości ~1000 słów na jutro — Twoja umiejętność oszacowania czasu na to zadanie może mieć wpływ na to, czy uda Ci się je ukończyć, czy nie.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to sporządzić zarys swojej propozycji i zdefiniować podtytuły. Mogą służyć jako osobne zadania, dla których należy następnie ustawić osobne szacunki czasu — w następujący sposób:

• Oszacuj liczbę słów, które napiszesz dla każdego podtytułu:
  • (np. „ Przegląd: 100–150 słów ”, „ Cele: 200–300 słów ” itp.)
• Oszacuj czas potrzebny na napisanie i edycję każdego podtytułu w stosunku do liczby słów:
  • (np. „ 100–150 słów — 30 minut ”, „ 200–300 słów — 1 godzina ”, itp.)

Po zakończeniu szacowania czasu dla podtytułów dodaj te liczby — jest to całkowity szacowany czas na zadanie priorytetowe.

Aby uzyskać najlepsze wyniki dla siebie, należy obliczyć swój biologiczny prime time — tj. czas w ciągu dnia, kiedy najprawdopodobniej będziesz produktywny, skoncentrowany i zmotywowany do wykonania swoich zadań. Jest to czas, w którym z największym prawdopodobieństwem szybciej ukończysz swoje zadania — więc zachowaj te przedziały czasowe na zadania priorytetowe.

Na dodatek, jeśli przeznaczysz najwięcej czasu na swoje priorytetowe zadanie — zasadniczo sygnalizujesz sobie, że powinieneś skupić całą swoją energię na tym zadaniu.

Porada 3: Użyj formuły szacowania czasu

Szukając metodycznego podejścia do określenia liczby dni potrzebnych na ukończenie projektu, nie musisz szukać dalej niż formuła szacowania czasu, oparta na technice oceny i przeglądu programu (znanej również jako PERT) .

Jakie są więc rodzaje szacowania czasu w PERT?

PERT to metoda obliczania czasu projektu — obejmuje formułę szacowania czasu, która uwzględnia:

• Optymistyczne oszacowanie czasu (A)
• Najbardziej prawdopodobny szacunkowy czas (B)
• Pesymistyczne oszacowanie czasu (C)

Spójrzmy na przykład, aby lepiej zrozumieć, jak działa PERT.

Optymistyczne oszacowanie czasu (A)

Jest to najkrótszy możliwy czas, jaki Twoim zdaniem zajmie Ci ukończenie danego typu projektu — jest to również znane jako oszacowanie w najlepszym przypadku i oznacza płynne przejście przez cały projekt.

Krótko mówiąc, optymistyczne oszacowanie czasu ma zastosowanie, gdy wszystko idzie idealnie:

• Każdy w Twoim zespole kończy pracę na czas,
• Żadne poprawki nie są konieczne,
• Żadnych problemów z budżetem i
• Żadnych problemów z materiałami i sprzętem.

Na przykład doświadczenia z przeszłości nauczyły Cię, że optymistyczny szacunek czasu dla danego typu projektu w Twoim zespole wynosi 225 dni, co oznacza, że ​​A = 225 .

Najbardziej prawdopodobny szacunkowy czas (B)

Jest to realistyczna ilość czasu, którą Twoim zdaniem zajmie Ci ukończenie projektu.

Jest również znany jako najbardziej prawdopodobny szacunek i oznacza średnią podróż przez cały projekt.

Najbardziej prawdopodobny szacunkowy czas ma zastosowanie, gdy wszystko w postępie projektu jest przeciętne:

• Wszystko idzie generalnie zgodnie z planem,
• Większość ludzi kończy swoje zadania na czas i
• Potrzebna jest średnia liczba poprawek.

Na przykład doświadczenia z przeszłości nauczyły Cię, że najbardziej prawdopodobny szacowany czas realizacji danego typu projektu w Twoim zespole to 360 dni, co oznacza, że ​​B = 360 .

Pesymistyczne oszacowanie czasu (C)

To najdłuższy możliwy czas, jaki Twoim zdaniem zajmie Ci ukończenie projektu.

Jest to również znane jako oszacowanie najgorszego przypadku i sugeruje istnienie gór lodowych w całym projekcie.

Pesymistyczne oszacowanie czasu ma zastosowanie, gdy napotkasz kilka problemów przed ostatecznym ukończeniem projektu:

• Większość członków Twojego zespołu ma problemy kończące się przed terminem,
• Przed przekazaniem projektu do ostatecznego przeglądu potrzebnych jest wiele poprawek,
• Poważne problemy z materiałami i sprzętem oraz
• Poważne problemy z budżetem.

Na przykład doświadczenia z przeszłości nauczyły Cię, że pesymistyczny szacunek czasu dla danego typu projektu w Twoim zespole wynosi 375 dni, co oznacza, że ​​C = 375 .

Rzeczywista kalkulacja — formuła szacowania czasu

Formuła szacowania czasu uwzględnia, że ​​wszystkie te typy estymacji są jednakowo możliwe, a sama formuła (E) wygląda następująco:

E = (A+4B+C)/6

Jeśli weźmiemy pod uwagę wymienione optymistyczne (A = 225), najprawdopodobniej (B = 360) i pesymistyczne oszacowanie czasu (C = 375), oto jak układają się liczby:

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

Tak więc najprawdopodobniej ukończysz wspomniany projekt w ciągu 340 dni.

Ale gdy pojawiają się komplikacje, będziesz musiał rozszerzyć swoje obliczenia i ramy czasowe — w tym momencie wkracza odchylenie standardowe.

Wzór wygląda następująco:

SD = (CA)/6

Formuła odchylenia standardowego uwzględnia tylko optymistyczne i pesymistyczne szacunki czasu i mówi, jak dokładne jest Twoje całkowite oszacowanie czasu:

SD = (375-225)/6

SD = (150)/6

SD = 25

Jeśli odchylenie standardowe wynosi 25 dni, oznacza to, że projekt może zająć od 25 dni więcej niż mówi formuła szacowania czasu, a 25 dni mniej. Ostatecznie tego typu projekt może zająć od 315 do 365 dni .

Wskazówka 4: Użyj kalkulatora czasu trwania projektu

Kalkulator czasu trwania projektu opiera się na wcześniej omówionych:

• Oszacowanie czasu i
• Formuły odchylenia standardowego.

Nadal otrzymasz przybliżoną liczbę dni potrzebnych na ukończenie projektu — ale uzyskasz to szybciej, ponieważ obliczenia będą obsługiwane automatycznie.

Oto jak utworzyć prosty kalkulator czasu trwania projektu w programie Excel, używając:

• Wzór na szacowanie czasu (E = (A+4B+C)/6), oraz
• Wzór na odchylenie standardowe (SD = (CA)/6).

W komórce „Formuła oszacowania czasu” wpisz: =ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

W komórce „Odchylenie standardowe” wpisz: =ROUNDUP((C6-C4)/6)

W komórce „Najkrótszy szacowany czas trwania projektu” wpisz: = ZAOKR.GÓRA(C8-C9)

W komórce „Najdłuższy szacowany czas trwania projektu” wpisz: = ZAOKR.GÓRA(C8+C9)

Teraz musisz wprowadzić swoje dane do następujących komórek:

• Optymistyczne oszacowanie czasu,
• Najprawdopodobniej oszacowanie czasu i
• Pesymistyczne oszacowanie czasu.

Gdy to zrobisz, dane wskażą szacowany czas i odchylenie standardowe.

Dodatkowo najkrótszy i najdłuższy szacowany czas trwania zostanie obliczony automatycznie.

Pobierz bezpłatnie kalkulator czasu trwania projektu

Korzystanie z funkcji ZAOKR.GÓRA jest opcjonalne — ale wysoce zalecane, ponieważ szacowana liczba dni zostanie zaokrąglona do liczby całkowitej.

Aby użyć tych samych formuł dla dodatkowych projektów, po prostu przytrzymaj i przeciągnij kursor na krawędzi komórek zawierających formuły, jak pokazano poniżej.

Tak więc, jeśli wpiszesz „145”, „234”, „345”, otrzymasz, że szacowany czas na ukończenie projektu wynosi 238 dni, z odchyleniem standardowym wynoszącym 34 dni — co oznacza, że ​​prawdopodobnie zajmie to od 204 do 272 dni na ukończenie tego typu projektu.

Porada 5: Śledź swój czas

Kalkulator czasu trwania projektu informuje, ile dni prawdopodobnie będziesz potrzebować do ukończenia projektu, co jest przydatne do przybliżonego oszacowania klientowi.

Ale będziesz także potrzebować bardziej precyzyjnego oszacowania, aby szczegółowo zaplanować i przeanalizować swoją pracę, a także stworzyć funkcjonalny harmonogram do naśladowania podczas pracy nad wspomnianym projektem — w tym przypadku kluczowy staje się śledzenie czasu.

Śledzenie czasu sprawia, że ​​szacowanie czasu jest nauką ścisłą. Informuje, ile łącznie czasu poświęciłeś na poprzednie projekty — w godzinach, minutach i sekundach — oraz pozwala zidentyfikować zadania, które zajęły Ci większość czasu.

Informuje również, nad jakim rodzajem pracy poświęcasz większość czasu — na przykład zadania „front-end” lub „back-end”.

Dlaczego śledzenie czasu ma znaczenie w zarządzaniu projektami?

Cóż, na początek, prowadząc zapisy śledzenia czasu, będziesz w stanie oszacować czas dla określonego typu projektu, który w rzeczywistości opiera się na twoich całkowicie weryfikowalnych doświadczeniach z przeszłości.

Aby zebrać dane dotyczące śledzenia czasu, możesz łatwo uruchomić stoper za każdym razem, gdy zaczynasz pracę nad zadaniem i powiązać je z odpowiednim projektem.

Po zakończeniu pracy nad tym zadaniem zatrzymaj stoper. W ten sposób dodasz ten czas do całkowitego czasu na ten projekt.

Istnieje również alternatywa dla tego procesu — możesz ręcznie wprowadzić czas w swoim grafiku po zakończeniu określonego zadania.

Pod koniec projektu będziesz mieć dokładny czas, który spędziłeś nad nim teraz i prawdopodobnie spędzisz ten sam typ projektu w przyszłości — dzięki czemu będziesz w stanie podać dokładne oszacowanie Twoich klientów.

Ponadto będziesz w stanie odróżnić godziny podlegające rozliczeniu i nierozliczane, a także zrozumieć, ile pieniędzy zarobiłeś pracując nad projektem – pomagając w ten sposób ulepszyć zarządzanie kosztami projektu w przyszłości.

Jak możesz śledzić czas, aby określić szacowany czas: przykład #1

Możesz nawet zamienić godziny w dni i zobaczyć, jak dokładny jest kalkulator czasu trwania projektu.

Weźmy przykład — spędziłeś nad projektem 283 godziny i 39 minut.

Cóż, to łatwo przekłada się na 35,5 dnia pracy nad tym projektem przez 8 godzin dziennie.

Ale to nie jedyny sposób na zarządzanie i definiowanie szacowanych czasów w trackerze czasu.

Jak śledzić czas, aby określić szacowany czas: przykład #2

Clockify oferuje również system szacowania, w którym będziesz mógł określić szacunkowe dane dotyczące zadań i całego projektu, zanim porównasz wyniki śledzenia w czasie rzeczywistym z tymi szacunkowymi danymi.

Tak więc, gdy zaczniesz śledzić czas, będziesz mógł porównać swoje postępy w czasie rzeczywistym z szacunkami podczas pracy.

Będziesz także mógł przez cały czas zobaczyć procent wykonanej pracy w porównaniu z Twoimi szacunkami.

W ten sposób nie tylko będziesz mógł zobaczyć, że pierwotne szacunki czasu były nieprawidłowe, ale także będziesz mógł zobaczyć, o ile.

Dzięki temu będziesz pracować nad umiejętnością szacowania i wyznaczania właściwego harmonogramu projektu, jednocześnie unikając presji spowodowanej nierealistycznymi terminami.

Wskazówka #6: Oblicz czas, który zmarnujesz

Szacując czas dla projektu, łatwo przeoczyć czas, który z pewnością zmarnujesz — nie zapomnij więc wziąć pod uwagę następujących rzeczy:

• Przerwy,
• Odwracanie uwagi i
• Bezczynne zwlekanie.

Najpierw wypisz czynności, na które prawdopodobnie „marnujesz czas” każdego dnia w pracy.

Następnie przypisz im szacunkowy czas:

• Wychodzenie na papierosa co 2 godziny — 25 minut
• Wyjście do pobliskiej piekarni po bułeczki na popołudniową przekąskę — 15 minut
• Zamierzam nastawić filiżankę kawy co 3 godziny — 15 minut
• Rozmowa z kolegami — 45 minut

Do tego zmarnowanego czasu możesz nawet dodać czas spędzony na spotkaniach i porządkowaniu skrzynki e-mail — w końcu te czynności nie przyczyniają się do zakończenia projektu i tylko oddalają Cię od rzeczywistych priorytetów:

• Spotkania — 1 godzina i 20 minut
• Zarządzanie skrzynką odbiorczą — 1 godzina

Możesz oszacować czas wykonywania tych czynności na czubku głowy lub możesz przeprowadzić cotygodniowy eksperyment i śledzić dokładny czas potrzebny na ukończenie tych czynności dziennie.

Śledzenie straconego czasu w celu dokładnego oszacowania czasu

Na przykład, jeśli śledzisz następujące wyniki codziennych spotkań:

• 40 minut w poniedziałek
• 45 minut we wtorek
• 30 minut w środę
• 45 minut w czwartek
• 40 minut w piątek

Następnie możesz przyjąć 40 minut jako średni czas spotkania w przyszłych szacunkach:

(40+45+30+45+40)/5=40

Śledzenie straconego czasu, aby oszacować, ile wydajesz skupiony na projekcie

Na koniec, aby uzyskać całkowity stracony czas w ciągu dnia, po prostu zsumuj liczby — powiedzmy, że wszyscy wymienieni marnotrawcy czasu, od przerw na kawę po spotkania, sumują się do 4 godzin.

Tak więc, jeśli pracujesz 8 godzin dziennie i marnujesz 4 godziny, w zasadzie spędzasz tylko około 4 godzin skupionych na projekcie.

Właściwe obliczenie całkowitej ilości straconego czasu w ciągu dnia poprawi twoją precyzję w szacowaniu pracy. Ten krok ułatwi Ci zarządzanie czasem.

W końcu, jeśli masz świadomość, że w rzeczywistości masz tylko połowę czasu, który myślałeś, że musisz wykonać swoje zadania, jest bardziej prawdopodobne, że ustalisz inne i bardziej realistyczne terminy. Albo jeszcze lepiej, spróbujesz ograniczyć marnowanie czasu, a tym samym poprawić poziom produktywności.

Wskazówka 7: Zaplanuj dodatkowy czas, na wszelki wypadek

Dane, które otrzymujesz z narzędzia do śledzenia czasu, pokazują dokładny czas, jaki spędziłeś wcześniej nad podobnymi projektami i ile prawdopodobnie wydasz na to następnym razem.

Tak więc w 9 na 10 przypadków, jeśli spędziłeś nad projektem 71 dni (lub 283 godziny i 39 minut przez 4 godziny dziennie), prawdopodobnie następnym razem spędzisz nad nim prawie podobną ilość czasu.

Ale na wszelki wypadek przeznacz trochę dodatkowego czasu na ten projekt, na nieoczekiwane problemy i niedociągnięcia, które zwykle towarzyszą 10% takich projektów.

Prawdopodobnie znasz powiedzenie: „Lepiej bezpiecznie, niż żałować”.

Nigdy nie wiadomo, kiedy ten odsetek może wzrosnąć, a kiedy będziesz potrzebować dodatkowych dni i godzin, aby zaokrąglić projekt ku pełnej satysfakcji klienta.

Wniosek: Precyzyjne oszacowanie pracy ma znaczenie (i z czasem uzyskasz lepsze wyniki)

W końcu dokładne oszacowanie czasu nie jest takie trudne.

Musisz tylko:

• Podziel swoją pracę na codzienne zadania i oszacuj te oddzielne zadania,
• Włóż dodatkową energię w prawidłowe oszacowanie czasu na zadania priorytetowe,
• Podejmij wysiłek śledzenia czasu spędzonego na projektach i zadaniach,
• Uwzględnij czas, który marnujesz każdego dnia, i
• Uwzględnij dodatkowy czas potrzebny na ukończenie projektu.

Aby uzyskać dodatkowy talent, możesz użyć formuły szacowania czasu PERT i polegać na prostym kalkulatorze czasu trwania projektu, aby obliczyć swoje dzienne szacunki.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, Twoje prognozy czasu będą precyzyjne i dokładne, a planowanie harmonogramów stanie się łatwiejsze. Zarządzanie projektami dotyczy zależności, a te wskazówki pomogą Ci lepiej zrozumieć przepływ pracy, co znajdzie odzwierciedlenie w nadchodzących projektach. Wszystko to sprawi, że Twoi klienci będą postrzegać Cię jako rzetelnego profesjonalistę, który dotrzymuje słowa.

️ Czy kiedykolwiek próbowałeś techniki dokładniejszego szacowania czasu? Czy masz jakieś zalecenia dotyczące przydatnych kalkulatorów, o których jeszcze nie wspomnieliśmy? Zapraszam do podzielenia się swoimi 2 centami. Napisz do nas na [email protected], a rozważymy umieszczenie Twojej opinii w tym lub jednym z naszych przyszłych artykułów. A jeśli spodobał Ci się ten artykuł, udostępnij go komuś, kogo znasz, że będzie przydatny.