Jak i dlaczego śledzić codzienne czynności i nawyki
Opublikowany: 2022-05-07Nie mam czasu. To zdanie słyszymy prawie codziennie od naszych współpracowników, rodziny i przyjaciół. Jednak w większości przypadków ludzie nie mają jasnego zrozumienia, w jaki sposób faktycznie spędzają czas pracy i czas wolny.
Teraz klucz do zostania mistrzem swojego czasu jest dość prosty. Musisz śledzić swoje codzienne czynności, aby lepiej zrozumieć codzienne zadania i nawyki. Dzięki temu będziesz wiedzieć, jakie działania musisz poprawić, aby uzyskać dodatkowe godziny.
W tym poście na blogu omówimy:
- korzyści ze śledzenia działań,
- dwie metody śledzenia codziennych zadań oraz
- jak śledzić nawyki.

Korzyści ze śledzenia działań
Jeśli często czujesz, że nie masz wystarczająco dużo czasu na wszystkie codzienne zadania, rozważ śledzenie tego, co robisz w godzinach pracy. Przygotowaliśmy listę głównych korzyści płynących ze śledzenia działań:
- Zyskasz kontrolę nad swoim czasem,
- będziesz bardziej realistyczny i zorganizowany,
- lepiej oszacujesz czas,
- będziesz bardziej odpowiedzialny i produktywny, oraz
- dowiesz się, jak wykonywać jednozadaniowość zamiast wielozadaniowości.
Przyjrzyjmy się każdej korzyści bardziej szczegółowo.
Zyskasz kontrolę nad swoim czasem
Laura Vanderkam jest autorką kilku książek o zarządzaniu czasem i produktywności. W swoim wystąpieniu na TEDWomen 2016 mówiła o naszym postrzeganiu czasu. Vanderkam chciał udowodnić, że możesz kontrolować swój czas i spędzać go tak, jak lubisz.
Dlatego przeprowadziła ankietę wśród zapracowanych kobiet. Uczestnicy musieli przez tydzień śledzić swoje działania, zarówno godziny pracy, jak i czas wolny.
Patrząc na dane, Vanderkam zauważył, że jeden z uczestników miał nagły wypadek w domu. Ta uczestniczka rejestrowała każdą godzinę, którą spędziła na naprawieniu tego problemu, co w sumie wyniosło siedem godzin (w ciągu tygodnia).
Teraz, chociaż była to sytuacja awaryjna, ta sytuacja pokazuje nam, że zawsze jest wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia lub tygodnia. Co więcej, te badania dowodzą, że MOŻESZ znaleźć czas na wszystko, co chcesz zrobić, ale możesz nie być tego świadomy.
Jak zyskujesz kontrolę nad swoim czasem?
- Zacznij od zapisania wszystkich czynności, które wykonujesz w ciągu dnia. Prawdopodobnie zdasz sobie sprawę, że być może spędzasz zbyt dużo czasu na wykonywaniu określonych czynności, takich jak oglądanie telewizji przez dwie godziny dziennie. Lub przewijanie kont w mediach społecznościowych. Jednocześnie wydaje Ci się, że nie masz czasu na kawę z przyjaciółmi lub pójście do kina.
- Następnym krokiem jest ponowne przemyślenie swojego harmonogramu. Postaraj się ograniczyć czas spędzany na wykonywaniu niektórych czynności, które nie są tak ważne, aby mieć dodatkowe godziny na kawę z przyjaciółmi.
Prowadząc codzienny dziennik aktywności, znacznie lepiej zarządzasz swoim czasem. W ten sposób będziesz robić to, co lubisz robić.
Innym interesującym punktem, o którym wspomniała Vanderkam w swoim przemówieniu, jest to, że czas jest bardzo elastyczny.
„Nie możemy wygospodarować więcej czasu, ale czas się rozciągnie, aby dostosować się do tego, co postanowimy w to włożyć” – dodała.
Od nas zależy, co włożymy w to, i to są priorytety.
Ponadto Vanderkam sugeruje sporządzenie listy priorytetów w piątek po południu. Ta lista powinna zawierać działania, które planujesz na następny tydzień, w trzech kategoriach:
- Kariera,
- Relacje i
- Samego siebie.
Pamiętaj, aby dodać 2-3 priorytety dla każdej kategorii.
Będziesz bardziej realistyczny i zorganizowany
W swojej książce The Productivity Project Chris Bailey mówi, że bycie realistą w kwestii tego, ile możesz osiągnąć, jest kluczowe.
„Bez świadomości tego, jak obecnie spędzasz czas, trudno jest zastanowić się, czy zachowujesz się w sposób, który odpowiada Twoim wartościom i zadaniom, które mają największy wpływ. Prowadzenie dziennika czasu to świetny sposób na znalezienie punktu wyjścia, podstawowego poziomu”.
Jak widać, śledzenie czasu i zadań pomoże ci zrozumieć, jaki jest twój punkt odniesienia. W ten sposób będziesz w stanie tworzyć racjonalne cele i plany na przyszłość. Na przykład, jeśli zauważysz, że w środy i czwartki są przerwy czasowe, wykorzystaj te okresy do burzy mózgów pomysłów na następny projekt.
Poza tym posiadanie dokładnych danych o tym, ile czasu potrzebujesz na każde zadanie, oznacza lepszą organizację dni roboczych. Kolejnym praktycznym krokiem, który możesz zrobić, jest stworzenie listy zadań na jutro, na noc przed. Pamiętaj o spisaniu ram czasowych dla każdego z nich.
Poza tym, gdy zaczniesz rejestrować każdą drobną aktywność w ciągu dnia, zobaczysz również, jak spędzasz swój wolny czas. Tak więc te wcześniej wspomniane dwie godziny telewizji można zastąpić inną czynnością, na przykład jazdą na rowerze przez godzinę, a następną godziną kąpielą.
Lepiej oszacujesz czas
Spójrzmy prawdzie w oczy, nie zawsze można przewidzieć, ile czasu zajmie zakup artykułów spożywczych, odwiezienie dzieci do szkoły czy wykonanie ważnego zadania w pracy. W rzeczywistości wiele badań pokazuje, że zwykle nie doceniamy czasu potrzebnego na załatwienie sprawy.
Według badania „Odkrywanie błędu planowania” mniej niż połowie uczestników udało się ukończyć swoje działania w czasie, który sami przewidzieli. Wyniki pokazały również, że kiedy ludzie sporządzają prognozy dotyczące swoich działań, skupiają się na konkretnym przypadku z przeszłości i jego szczegółach. Jednak ludzie powinni zobaczyć szerszy obraz – przejrzyj wszystkie wcześniejsze przypadki ze szczegółami. W ten sposób zapamiętaliby problemy, jakie mieli z wcześniejszymi sprawami; w ten sposób dokonaliby bardziej realistycznych prognoz.
Na przykład w ostatni piątek miałeś szczęście skończyć zakupy spożywcze i wrócić do domu w mniej niż godzinę. Ale zazwyczaj potrzeba prawie dwóch godzin na tę pracę, z powodu korka. Dlatego powinieneś poświęcić na tę czynność więcej czasu, gdzieś od półtorej do dwóch godzin.
Ogólnie rzecz biorąc, aby dokładnie oszacować czas, musisz śledzić swoje działania. Oznacza to zapisywanie każdego zadania w ciągu dnia. Po kilku tygodniach będziesz w stanie dokładniej przewidywać swoje codzienne obowiązki.
Będziesz bardziej odpowiedzialny i produktywny
W niektóre dni będziesz bardziej produktywny niż w inne. Jak już wiesz, kiedy nie możesz skupić się na pracy, możesz zwrócić się do mediów społecznościowych lub zacząć czytać najnowsze wiadomości. Lub, gdy musisz uczyć się do ważnego egzaminu, ale zamiast tego oglądasz swój ulubiony serial. To właśnie nazywamy zmarnowanym czasem .
Ale co się dzieje, gdy cały twój tydzień jest bezproduktywny? Prawdopodobnie nie będziesz w stanie osiągnąć swoich tygodniowych celów.
Oto, co sugerujemy: śledź zmarnowany czas w ten sam sposób, w jaki rejestrujesz wykonane czynności. W ten sposób, gdy zobaczysz wpisy takie jak „przeglądanie internetu” lub „oglądanie seriali”, będzie to Twoja pobudka. A jutro zrobisz wszystko, aby nie powtarzać tych czynności, co zaowocuje lepszą wydajnością i zwiększoną motywacją.
Ponadto śledzenie działań może również pomóc w podniesieniu poziomu produktywności. Pamela Ayuso jest przedsiębiorcą i deweloperem nieruchomości, która prowadzi bloga o rozwoju biznesu. Wierzy, że skoro wszyscy mamy te same 24 godziny na dobę, najlepiej jest wykorzystać to w najbardziej produktywny sposób.
„Śledząc codzienne czynności, jesteśmy w stanie określić, jakie zadania pochłaniają większość naszego czasu. Mając dane pod ręką, możemy następnie wprowadzić niezbędne zmiany, abyśmy mogli spędzać czas w najlepszy możliwy sposób.”
Dlatego, jeśli chcesz skupić się na swoich zadaniach i być bardziej produktywnym, pamiętaj, aby rejestrować swoje działania przez cały dzień.
Dowiesz się, jak wykonywać jednozadaniowość zamiast wielozadaniowości
„Wielozadaniowość powstaje z samego rozproszenia. ” – Marylin vos Savant
Chociaż tak naprawdę nie jest to rozproszenie, wielozadaniowość jest złudzeniem. Earl Miller, profesor neuronauki na MIT, uważa, że nasz mózg może niezwykle szybko przestawić się z jednej rzeczy na drugą. Ale mózg nie może skupić się na obu rzeczach jednocześnie.
Możesz więc pomyśleć, że możesz jednocześnie ugotować obiad i zmywać naczynia. Ale są szanse, że albo zapomnisz dodać tę ważną przyprawę, albo przypadkowo stłuczesz szklankę.
Jeśli chodzi o śledzenie i rejestrowanie działań w czasie, będziesz chciał mieć jasne i precyzyjne informacje o tym, co robisz. Oznacza to wykonywanie każdego zadania osobno, aby można było je poprawnie zarejestrować. Dzięki temu poprawisz swoje umiejętności jednozadaniowości i unikniesz wielozadaniowości. Co więcej, jeśli zwrócisz uwagę tylko na jedną czynność, Twoje wyniki będą lepsze, nie mówiąc już o smaczniejszych.
Jak śledzisz swoje codzienne zadania?

Teraz, gdy znasz już główne zalety śledzenia codziennych czynności, przyjrzyjmy się dwóm sposobom rejestrowania swoich zadań:

- metoda pióra i papieru oraz
- Śledzenie twoich działań z Clockify.
Metoda pióra i papieru
Stworzona przez Neville Medhora metoda jest idealnym rozwiązaniem, jeśli wolisz używać tradycyjnych narzędzi do pisania, takich jak długopis i papier.
Tak więc na początku dnia weź kawałek papieru i zacznij pisać:
- Data : trzymaj datę na górze listy. Ten mały szczegół będzie ważny dla przyszłych referencji.
- Wszystkie zadania na dany dzień : pamiętaj, aby uwzględnić najważniejsze zadania na dany dzień i podejdź do nich realistycznie. Jeśli uważasz, że jesteś w stanie wykonać sześć skomplikowanych zadań, zapisz tylko te. Jeśli chcesz, możesz dodać czynności niezwiązane z pracą, które planujesz wykonywać po pracy. Trzymaj je na dole swojej listy.
- Godziny spotkań : jest to niezwykle przydatna informacja, jeśli zazwyczaj masz kilka spotkań w ciągu dnia. Po prostu dodaj je po prawej stronie swojej kartki, jako przypomnienie.
- Monitorowane godziny: miej oko na czas rozpoczęcia pracy nad zadaniem i po jej zakończeniu. Następnie zapisz ramy czasowe dla tego działania po prawej stronie kartki, pod przypomnieniem o spotkaniu. Zrób to samo dla wszystkich innych zadań. Zapisanie tych bloków czasu da ci lepsze wyobrażenie o tym, jak spędzasz godziny pracy, jakie zadania wymagają więcej czasu, a zobaczysz, jak produktywny byłeś tego dnia.
- Podsumowanie dnia : na koniec dnia pracy napisz podsumowanie dnia – swoje codzienne osiągnięcia.
Oto kilka innych praktycznych wskazówek, które sugeruje Medhora:
️ Sporządź swoją listę rzeczy do zrobienia poprzedniego wieczoru . Tak więc, rozpoczynając dzień pracy rano, wystarczy postępować zgodnie z listą.
️ Podziel swoje zadania na mniejsze, łatwe do opanowania porcje. Tak więc zamiast jednego większego zadania, będziesz mieć kilka zadań do wykonania. Dodatkowo poczujesz się usatysfakcjonowany za każdym razem, gdy wykreślisz właśnie ukończone zadanie.
️ Prosta sztuczka, której możesz użyć, gdy masz ochotę zwlekać – użyj innego papieru z kawałkiem taśmy na górze. Następnie przyklej ten papier do swojej listy i dostosuj go tak, abyś mógł zobaczyć tylko swoje pierwsze zadanie. Nawet jeśli w tej chwili nie masz ochoty pracować, widzenie tylko jednego zadania w danym momencie oznacza, że nie będziesz zawracać sobie głowy innymi z listy.
Aby dowiedzieć się więcej o tej prostej technice, obejrzyj film wyjaśniający tę metodę.
Śledzenie aktywności za pomocą Clockify
Alternatywnie, jeśli wolisz używać oprogramowania do śledzenia codziennych czynności, wypróbuj Clockify jako własną aplikację do dziennika aktywności.
Oto jak możesz rejestrować swoje zadania za pomocą tego narzędzia:
- Utwórz konto Clockify .
- Pobierz narzędzie do śledzenia czasu . Upewnij się, że możesz używać Clockify na telefonie, komputerze lub jako rozszerzenia przeglądarki.
- Śledź swoje działania . Możesz to zrobić przez:
- Korzystanie z minutnika: uruchom minutnik po rozpoczęciu pracy i zatrzymaj go po zakończeniu. Pamiętaj, aby zapisać opis swojej aktywności.

- Ręczne wprowadzanie aktywności poprzez pisanie opisu aktywności i dodawanie czasu.

Załóżmy, że przed wyjściem do pracy były to twoje poranne czynności:
- Poszedłeś dziś rano pobiegać od 8 rano do 9 rano.
- Potem wziąłeś prysznic i zjadłeś śniadanie, które w sumie trwało 30 minut.
- Ponieważ Twoje godziny pracy to od 10 do 18, kolejne 30 minut spędzasz na dojazdach do pracy.
Jak widać poniżej, tak będą wyglądać Twoje wpisy.

Po prześledzeniu wszystkiego, co robiłeś w ciągu dnia, otrzymasz taką listę.

Dzięki temu w razie potrzeby będziesz mógł zmienić czas trwania poszczególnych czynności.
Oprócz tego istnieją inne praktyczne cechy Clockify.
️ Kategoryzuj swoje wpisy . Do każdego wpisu możesz dodać nazwę projektu lub tag. W naszym przykładzie nazwy projektów to Czas wolny i Projekt A.
️ Analizuj działania . W sekcji Pulpit możesz przeglądać wszystkie swoje działania i filtrować je według stanu projektu lub rozliczenia. Poza tym w prawym rogu możesz zobaczyć, ile czasu spędziłeś na każdej czynności.

Jak śledzisz swoje nawyki?
Oprócz ogólnych zadań i czynności możesz również śledzić swoje nawyki. Budowanie nawyków polega na przestrzeganiu określonej rutyny lub zachowania, ale od czasu do czasu musisz przeanalizować swoje postępy. Dzięki temu będziesz wiedział, czy ta rutyna daje oczekiwane rezultaty i czy musisz zmodyfikować niektóre działania.
Załóżmy na przykład, że uczysz się języka fińskiego. Minęło sześć miesięcy i nie opuściłeś żadnych zajęć. Ale z jakiegoś powodu nie jesteś zadowolony ze swojej obecnej znajomości języka fińskiego. Ta informacja zwrotna mówi ci, że musisz coś zmienić. Może potrzebujesz pilniej odrabiać lekcje lub popracować nad umiejętnościami konwersacji.
Oto haczyk, kiedy ustalisz pewne podstawowe zasady dotyczące nawyku, musisz ich przestrzegać. Co więcej, musisz prowadzić dziennik tych codziennych/tygodniowych działań. Jeśli chodzi o nasz przykład z językiem fińskim, będziesz musiał zanotować czas poświęcony na naukę języka.
Narzędzie do śledzenia nawyków i jak to działa
Jednym z najbardziej praktycznych sposobów analizy swoich nawyków jest użycie narzędzia do śledzenia nawyków. W swojej książce „ Atomic Habits ” James Clear wyjaśnia główny cel tej metody.
„Monitorowanie nawyków to prosty sposób na zmierzenie, czy masz nawyk”.
Oto jak korzystać z narzędzia do śledzenia nawyków:
- Weź notatnik z kalendarzem lub użyj arkusza Google/Excela .
- Następnie zapisz wszystkie swoje miesięczne nawyki . Na przykład w listopadzie Twoimi nawykami mogą być: czytanie, trening, nauka fińskiego i joga.
- Za każdym razem, gdy skończysz jakiś nawyk, dodaj znacznik wyboru, symbol X lub jakikolwiek inny znak obok nawyku.
Możesz wybrać dni dla każdego nawyku, na przykład:
- poniedziałek, środa i piątek – trening,
- wtorek i czwartek – nauka fińskiego,
- sobota i niedziela – joga
- Codziennie – czytanie.
Oto przykład uzupełnienia wszystkich nawyków w pierwszym tygodniu listopada.

Jak widać, Twoje miesięczne nawyki można podzielić na identyczne harmonogramy na każdy tydzień miesiąca. W rzeczywistości ta metoda jest zgodna z rutyną i nawykami wysoce produktywnych ludzi. Na przykład Jack Dorsey, dyrektor generalny Twittera i Square, ma inną rutynę na każdy dzień tygodnia. Tak więc poniedziałki służą do zarządzania jego firmami, wtorki służą do skupienia się na produktach i tak dalej.
Jeśli będziesz trzymać się tego standardu, cały miesiąc będzie wypełniony zaznaczonymi polami. To z pewnością będzie Twoim motywatorem. Poza tym po pierwszym miesiącu będziesz mógł w razie potrzeby zmienić częstotliwość niektórych nawyków. Na przykład, jeśli lubisz ćwiczyć jogę i pomaga ci to pozostać zrelaksowanym, możesz to robić trzy razy w tygodniu zamiast dwóch.
Jakie nawyki możesz zmierzyć?
We wspomnianej książce Clear zaleca zasadę dwóch minut. Oznacza to rozpoczęcie od małych nawyków. Małe nawyki to wszystkie te czynności, które możesz wykonać w dwie minuty lub mniej.
Oto kilka małych nawyków, które możesz wykonywać codziennie:
- Przeczytaj jedną stronę swojej ulubionej książki.
- Medytuj przez minutę rano.
- Wykonaj jedną pompkę lub rozciągaj się przez minutę.
- Obudź się i idź spać o wyznaczonej godzinie.
- Podlewaj rośliny po południu.
Poza tym możesz mierzyć nawyki, które wpływają na Twoje zdrowie, takie jak:
- Ile kawy pijesz dziennie.
- Ile wody pijesz dziennie.
- Czy jesz wystarczającą ilość warzyw i owoców.
- Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat odżywiania, możesz nawet śledzić spożycie białka, węglowodanów i tłuszczów.
A co z tymi czynnościami, których chciałbyś unikać lub wykonywać je rzadziej? Clear nazywa je nawykami unikania. Ogólnie rzecz biorąc, te działania mają negatywny wpływ na Twoje zdrowie, finanse lub produktywność. Oto kilka przykładów:
- Wyeliminowanie spożycia alkoholu, kofeiny lub cukru.
- Rzucanie palenia.
- Spędzanie mniej czasu przed ekranem (poza godzinami pracy).
- Wydawanie mniej pieniędzy na zakupy online.
Dlatego tak samo, jak śledzisz nawyki, które chcesz zbudować, możesz również monitorować te nawyki, których chcesz uniknąć.
Jak przyzwyczaić się do śledzenia nawyków?
Nawet prowadzenie rejestru swoich nawyków jest nawykiem, który musisz wyrobić. Jeśli nigdy nie śledziłeś swojej rutyny, mamy kilka prostych wskazówek, które pomogą Ci zacząć:
️ Wypełnij narzędzie do śledzenia nawyków, gdy tylko ukończysz nawyk. Dzięki temu nie zapomnisz zaznaczyć swoich codziennych osiągnięć.
️ Niech to będzie proste . Kiedy skończysz pożądany nawyk, po prostu zaznacz pole z nazwą nawyku. Nie musisz dodawać żadnych dalszych szczegółów. Ponadto miej pod ręką narzędzie do śledzenia nawyków, aby łatwo je znaleźć i wypełnić.
Wreszcie, jeśli złamiesz nawyk, postaraj się nie powtarzać tego błędu następnego dnia. Pewnie miałeś logiczne powody, aby raz pominąć rutynę, ale upewnij się, że następnego dnia wrócisz na właściwe tory.
Wniosek
Prowadząc rejestr codziennych czynności, uzyskasz kontrolę nad swoim czasem, poprawisz swoje umiejętności organizacyjne i produktywność. Ponadto będziesz w stanie dokładniej oszacować czas i nauczyć się, jak wykonywać jednozadaniowość zamiast wielozadaniowości. Jeśli nie masz pewności, jak rozpocząć śledzenie swoich działań, wybierz jedną z dwóch metod, które omówiliśmy w tym artykule.
Ponadto sugerujemy również rejestrowanie swoich nawyków. Wyrobienie nawyku nie zawsze jest łatwe. Ale za każdym razem, gdy wypełnisz swój codzienny nawyk i zapiszesz go, poczujesz się dobrze ze swoim osiągnięciem. Poza tym narzędzie do śledzenia nawyków pomoże ci pozostać na kursie z rutyną, co czasami może być prawdziwą walką.