Jak uzasadnić swoje faktury klientom jako freelancer?

Wszyscy wiemy, że komunikacja z klientami jest jednym z najważniejszych czynników decydujących o tym, czy kiedykolwiek będziemy z nimi współpracować, czy nie. Buduje zaufanie, maluje Cię jako profesjonalistę i chcesz, aby wiedzieli, że ich projekt jest w dobrych rękach, prawda? Cóż, uzasadnienie faktur może odegrać ogromną rolę w sukcesie relacji klient-freelancer. Reprezentuje elementy składowe udanego, długoterminowego partnerstwa – klienci chętniej wrócą, będą polecać Twoje usługi, zostawiać pozytywne opinie i bez wątpienia ufać Twojej ocenie.

Dlaczego powinienem uzasadnić swoje faktury?

Poruszyliśmy tę kwestię we wstępie, a ponadto uzasadnienie faktur może ochronić Cię przed klientami, którzy unikają płatności poprzez składanie nieuzasadnionych roszczeń. Albo nie są zadowoleni z wyniku w tej cenie, albo „nie rozumieją”, dlaczego płacisz więcej za korektę, albo nie zgadzają się z decyzją, aby zająć więcej czasu na określonym zadaniu.

A jeśli nadal nie jesteś przekonany, oto jak raporty z prac/projektów dołączone do faktur wpływają na Twoją karierę.

Raporty pozwalają uniknąć nieporozumień

Klienci są różnego rodzaju – niektórzy są bardzo zadowoleni z tego, że wysyłasz fakturę i trzymasz się z dala od swoich włosów. Inni chcą więcej opracowań, bo przecież to ich pieniądze i chcą wiedzieć, dokąd to idzie.

Dobrze skonstruowany raport ułatwia pokazanie klientom dokładnie, ile płaciłeś i dlaczego. Nie możemy zakładać, że wszyscy wiedzą, na czym polega nasza praca. Dlatego proste wyjaśnienia mają długą drogę.

Jeśli Twój raport pokazuje, na przykład, dlaczego naliczyłeś tak wiele godzin spędzonych na badaniu, możesz uwzględnić kilka możliwych przypadków nieporozumień:

1. Klient nie pomyśli, że próbujesz go oszukać;
2. Nie wyjdziesz jako prokrastynator lub niewykwalifikowany;
3. Zbudujesz szacunek dzięki przejrzystości;
4. Będzie pisemny ślad na wypadek, gdyby klient później próbował zmienić transakcję lub stawki.

Być może to konkretne zadanie było trochę bardziej złożone, niż pozwalał na to klient, miałeś problemy techniczne lub po prostu chciałeś wykonać najlepszą możliwą pracę, a wynik końcowy to odzwierciedla. Nie bój się otwarcie komunikować powodów, dla których wykonujesz zadania w określony sposób i trzymaj się swoich metod.

Faktury uzasadnione dbają o przejrzystość

Kiedy klienci zobaczą, że chcesz swobodnie omówić swój przepływ pracy i pokazać im, jak pracujesz, nabiorą pewności, że nie masz nic do ukrycia. Zwykle ludzie, którzy nadmiernie dbają o swoje harmonogramy pracy, albo ich nie mają, albo są w kompletnym bałaganie, albo nie spełniają standardów klienta.

Prowadzi to tylko do nieufności i pokazuje klientom, że nie chcesz odpowiadać na ich potencjalne pytania lub zasięgać porady lub sugestii. Jeśli nie chcesz, aby twoje faktury były kwestionowane i przesłuchiwane, spotkaj się z nimi w połowie drogi. Pokaż, że jesteś godną zaufania, profesjonalną osobą.

Raporty pomagają budować pozytywną reputację

Jak już wspomnieliśmy, wprowadzenie praktyki uzasadniania faktur za pomocą raportów pomaga w utrzymaniu reputacji w branży.

Zadowoleni klienci chętniej polecają Cię swoim partnerom biznesowym, znajomym itp. Dobra poczta pantoflowa jest często warta więcej niż cały networking, który możesz zrobić.

Jak uzasadnić swoją fakturę

Uzasadnianie faktur najlepiej przeprowadzać za pomocą raportów z postępów projektu. Kroki prowadzące do zbudowania solidnego raportu, który przyniesie korzyści zarówno Tobie, jak i Twojemu klientowi, są dość proste. Wymaga to jednak pewnych przygotowań i zmian nawyków, takich jak wypełnianie grafików i śledzenie czasu w przypadku prawie wszystkich zadań.

Jeśli to nie stanowi dla Ciebie problemu, poniższy proces będzie bardzo prosty. Przyjrzyj się elementom, które powinien zawierać Twój raport i dyskusja.

Przedstaw klientom stawki branżowe

Przede wszystkim – Twoi klienci muszą znać średnią stawkę godzinową (lub na projekt) dla Twojej branży i branży.

Możesz im również wyjaśnić, w jaki sposób stawki różnią się w zależności od

Upewnij się tylko, że znajdziesz wiarygodne źródło informacji, poparte danymi globalnymi. Oto kilka stawek za usługi freelancerskie i konsultingowe na 2021 r., które przeanalizowaliśmy i opracowaliśmy.

Śledź swój czas

Podstawą każdego dobrego raportu jest jego grafik.

W tym miejscu przechowujesz wszystkie zaplanowane zadania, rozliczasz je i śledzisz, ile czasu zajmuje ukończenie każdego aspektu projektu, nad którym pracujesz. Jeśli nie jesteś przyzwyczajony do tej praktyki, rozważ skorzystanie z funkcji śledzenia czasu i znajdź najlepszą dla siebie metodę śledzenia czasu.

Teraz śledzenie czasu jest oczywiście najbardziej przydatne do obliczania godzin rozliczanych i nierozliczanych. Ale nie jesteśmy tutaj po instrukcje dotyczące fakturowania. Jesteśmy tutaj, aby zobaczyć, jak śledzenie czasu pomaga to uzasadnić. Na przykład tak wygląda cyfrowy grafik:

Źródło: Clockify.me

Przyjrzyjmy się teraz jednemu z tych wpisów i temu, jak ta forma śledzenia czasu pomaga uzasadniać faktury.

To jest szczegółowe spojrzenie na jeden konkretny wpis czasowy w Clockify. Oprócz pokazania, kiedy pracowałeś nad zadaniem i jak długo, masz również możliwość opisania procesu tak szczegółowo, jak chcesz. Jest to idealne rozwiązanie do przygotowywania raportów. Po prostu zapisz, jak poszło zadanie, czy trwało dłużej, czy krócej i dlaczego. W ten sposób, kiedy musisz wygenerować raport, będziesz mieć wszystkie niezbędne informacje gotowe dla klienta.

Śledź swoje postępy

Cyfrowy rejestrator czasu może również śledzić postęp projektu.

Rozpoczynając projekt, szacujesz , jak długo potrwają niektóre aspekty projektu i same zadania. Dzięki szacunkom możesz z grubsza powiedzieć swojemu klientowi, ile czasu zajmie ukończenie wszystkiego.

W cyfrowym urządzeniu do śledzenia czasu możesz wprowadzić te szacunki, a pracując codziennie i śledząc swój czas, sprawdzić, jak wypada on w porównaniu z rzeczywistym czasem pracy. Na przykład:

Źródło: Clockify.me

Niektóre z szacunków w powyższych wpisach zakładały, że opracowanie zajmie 20 godzin, ale zamiast tego zajęło to 10 godzin, podczas gdy marketing został prawidłowo oceniony. Może to być również bezcenna informacja przy uzasadnianiu stawek.

Wymień wszelkie problemy, które miałeś lub „wypadki na drodze”

Omów przyczynę problemu i podjęte kroki.

Czasami zadanie potrwa dłużej, przez co klient będzie kosztował więcej. Możesz oszczędzić sobie stresu przed potencjalnymi oskarżeniami lub krytyką, zauważając i notując przyczynę problemu, zanim się nim zajmiesz. W ten sposób informacje pozostaną świeże, gdy będziesz musiał je później przedstawić klientowi.

Możesz uspokoić ich o swoich decyzjach, zanim będą mieli okazję wyrobić sobie negatywną opinię, gdy zobaczą liczby.

Nie wchodź w zbyt wiele szczegółów

Znajdź idealną długość i idealny język.

Większość klientów nie chce czytać stron raportów, bez względu na to, jak bardzo są one wymagające. Po prostu zignorują raport i prawdopodobnie zadzwonią do Ciebie, aby uzyskać jego skróconą wersję. W końcu nie zrobiłeś nic poza marnowaniem czasu na raport, którego nikt nie przeczyta.

Najlepszym sposobem działania byłoby usiąść i omówić swoje raporty z klientem. Poinformuj ich, co zwykle śledzisz, i zobacz, jakich informacji potrzebują, a jakich nie. Nie musisz zgadywać, a klient wie, czego się spodziewać.

Na koniec możesz przyjrzeć się, w jaki sposób w Clockify używaliśmy narzędzia do śledzenia czasu do rozliczania klientów. Przedstawia proces krok po kroku w jasnych wyjaśnieniach.

Zwroty do wykorzystania przy uzasadnianiu faktur

Nie możemy stworzyć kompletnego szablonu, w jaki sposób podejść do klienta podczas wyjaśniania decyzji dotyczących fakturowania. Nie każda branża jest taka sama, ani nawet dwóch freelancerów w tej samej branży! To, co możemy zrobić, to dać ci listę dobrych otwierających i zamykających na twoje spotkania, rozmowy i e-maile.

Najpierw zaproś klienta na spotkanie

Chcesz nawiązać kontakt z klientem, abyś mógł wyjaśnić swoje stawki i jak odnoszą się do Twojego przepływu pracy. Zaczniemy od szablonu e-maila zapraszającego klienta na to konkretne spotkanie:

Witaj, XY

Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie.

Miło cię poznać i nie mogę się doczekać współpracy przy tym projekcie. Zrobię co w mojej mocy, aby zapewnić Ci wyniki, z których będziesz zadowolony.

Wysyłam Ci tego e-maila, aby zasugerować, abyśmy umówili się na spotkanie lub telefon, gdzie mógłbym trochę lepiej wyjaśnić, jak będę pracował nad tym projektem. Uważam, że jest to doskonały sposób, aby podzielić się swoimi oczekiwaniami, a ja wyjaśnić, dlaczego naliczam te stawki. Otrzymasz szybki i prosty podział mojej pracy, dzięki czemu będziesz wiedział, na co trafiają Twoje pieniądze, i możesz mieć pewność, że nie ma żadnych ukrytych kosztów.

Moje relacje zawodowe opierają się na przejrzystości i myślę, że przebiegają znacznie płynniej, gdy wszystko jest otwarte.

Jestem wolny dnia (DATA I GODZINY). Daj mi znać, co myślisz i czy któraś z tych godzin pracuje dla Ciebie.

Czekamy na kontakt z Państwem.

Z poważaniem,

ZY

Oczywiście możesz dowolnie zmienić dowolną frazę, aby była bardziej osobista.

Zwroty, których należy użyć przy uzasadnianiu faktury

Aby ta sekcja była krótka i przyjemna, oto kilka otwieraczy (i zamykających), z których możesz korzystać, zarówno w e-mailach, jak i osobiście.

• „Na podstawie doświadczeń z projektami podobnymi do tego stwierdziłem, że najczęstsze problemy to (XY), a ich ukończenie zajmuje więcej czasu. Możesz więc spodziewać się potencjalnie dłuższych czasów pracy w tym obszarze.”
• „To są średnie stawki branżowe…”
• „Jak ustaliliśmy wcześniej…”
• „Daj mi znać, jeśli jakakolwiek część mojego procesu rozliczeniowego jest niejasna”.
• „Dziękuję za poświęcenie czasu, aby przejść przez to ze mną.”
• „Na jakich aspektach rozwoju projektu chciałbyś się skupić w naszych raportach z postępów?”

Jak radzić sobie ze sporami

Są chwile, w których prawdopodobnie się pomylisz i przegapisz niektóre z tych kroków. Może nie przygotujesz tego, co było potrzebne do solidnego raportu, albo Twój klient odwróci się od jednej z jego decyzji. Jeśli nie udało Ci się uniknąć nieporozumień (które często się zdarzają), możesz zrobić kilka rzeczy.

Obecnie powodów do sporów może być wiele, a te związane z fakturowaniem to:

• Projekt trwał zbyt długo
• Stawka rozliczanych godzin nie była jasna od samego początku
• Była dodatkowa praca, na którą klient się nie zgodził

Jak podchodzisz do sporu o fakturę? Jak profesjonalnie radzisz sobie z uzasadnieniem faktury?

1. Przeanalizuj sytuację

Twoim pierwszym odruchem powinno być zidentyfikowanie, kto dokonał przeoczenia – ty lub klient.

Jeśli to Ty spowodowałeś nieporozumienie, wyślij im e-mail z przeprosinami, zapewniając, że dopilnujesz rozwiązania problemu. Działa to, gdy problem tkwi w produkcie końcowym:

• Nie są zadowoleni z jakości produktu

Wracasz do deski kreślarskiej z nowymi wskazówkami, ale także daj im znać, że ponownie wystawisz fakturę i obciążysz dodatkowy czas. Postaw na to bardzo jasno, ponieważ niektórzy będą starali się unikać płacenia, ponieważ po prostu „nie lubią” twojej pracy, pomimo poprawek.

Poniżej przykład świetnego, spokojnego radzenia sobie z jedną z takich sytuacji.

Źródło: Clientsfromhell.net

• Nie rozumieją, dlaczego niektóre rzeczy trwały zbyt długo lub za mało

Aby temu zaradzić, powinieneś wyciągnąć swoje raporty, karty czasu pracy i wszystkie notatki, które, miejmy nadzieję, napisałeś podczas pracy nad projektem. Umów się na spotkanie lub telefon, wykazując chęć uzasadnienia faktury i dokonanych wyborów.

Jeśli to klient jest tym, który stoi za nieporozumieniem, znowu istnieją dwa sposoby rozwiązania tego problemu:

• Przypadkowe spowodowanie problemu

Zwykle z powodu zapomnienia o wcześniejszym zadaniu ważnych pytań lub niepamiętania rzeczy, na które się zgodziłeś. Prosty e-mail przypominający im o twoich umowach, częściach umowy i wszelkich wymianach e-maili, które miałeś, pobudzi ich pamięć.

• Celowe powodowanie problemu

Są to zazwyczaj klienci, którzy skąpo zarabiają na swoich pieniądzach. Wnoszenie skarg po fakcie to tylko wymyślony handel wymienny na pchlim targu. Chociaż tacy klienci mogą być rzadcy, każdy freelancer spotkał ich co najmniej raz lub dwa razy w życiu.

Uporządkowanie dokumentacji uratowało wielu freelancerów, zanim klienci zdążyli się wykręcić. Nawet rozważenie zaangażowania prawnika powinno być Twoim celem w skrajnych przypadkach. Zasługujesz na zapłatę.

2. Przygotuj dowód

Przez cały czas podkreślaliśmy, jak ważne jest dokumentowanie wszystkiego. To jedyny sposób, aby zapewnić ochronę Twojej pracy, reputacji i płatności.

Nie usuwaj e-maili, nie rób zrzutów ekranu tekstów i dzienników czatów oraz podsumowań spotkań i połączeń.

️ Ważna uwaga:

Powstrzymaj się od nagrywania spotkań i rozmów bez wiedzy klienta, ponieważ jest to nielegalne! Powinieneś najpierw poprosić o zgodę na nagranie czegokolwiek. Jeśli odmówią, po prostu wpisz podsumowanie uzgodnionych podczas spotkania/rozmowy i prześlij im e-mail. Poproś ich, aby sprawdzili, czy twoje podsumowanie jest poprawne, a jeśli potwierdzą, właśnie zrobiłeś jeszcze jeden „papierowy ślad”, który może potencjalnie działać na twoją korzyść.

3. Pozostań cywilny

Bez względu na to, jak klient zareaguje, nic nie przebije uprzejmości i dobrych manier.

Choć może to być trudne, zachowaj spokój, nawet gdy dana osoba jest uparta lub po prostu nie rozumie, co próbujesz przekazać. Opierając się na osobistym doświadczeniu, skomponowaliśmy listę szablonów prosząc klienta o płatność, nie będąc niegrzecznym.

Wniosek

Faktury uzasadniające nie powinny pojawiać się po namyśle, gdy klient zaczyna podejrzewać Twoją etykę pracy. Aby temu zapobiec, powinieneś właściwie uzasadnić swoje faktury na samym początku, prawie na samym początku współpracy. Kiedy klienci wiedzą, dlaczego pobierasz taką samą opłatę, jak od samego początku, jest mniej prawdopodobne, że wprowadzą później jakiekolwiek zmiany lub skargi.

Prowadzenie ścisłej i szczegółowej dokumentacji (karty czasu pracy, e-maile i raporty) zapewnia również przewagę w przypadku pojawienia się sporu. Ostatecznie krótkie zestawienia procesu wyceny pomagają budować zaufanie poprzez przejrzystość. Klienci chętniej ponownie z Tobą współpracują, a nawet polecają Cię swoim rówieśnikom.

Czy masz własne praktyki? Podziel się z nami swoimi doświadczeniami pod adresem [email protected], a możemy przedstawić Cię w jednym z naszych kolejnych artykułów.