Czy zatrudnienie tymczasowe jest odpowiednie dla Twojej organizacji?

Podejmij świadomą decyzję o tym, czy warunkowy personel jest odpowiedni dla Twojej organizacji, zagłębiając się w dwie podstawowe kwestie poniżej.

W ankiecie Capterra przeprowadzonej w zeszłym roku, przebadaliśmy ponad 300 pracowników z obowiązkami rekrutacyjnymi i stwierdziliśmy, że 56% obawia się, że istnieją oferty pracy, których ich pracodawca nigdy nie będzie w stanie obsadzić.

Mając to na uwadze, nic dziwnego, że menedżerowie zatrudniający i właściciele firm szukają sposobów na szybkie zapełnienie wolnych miejsc. A jeden z najlepszych sposobów na to? Zatrudnienie warunkowe.

Obsadzanie warunkowe to strategia zatrudniania, która jest często wykorzystywana do uzupełniania braków w umiejętnościach lub przetrwania okresu zwiększonego zapotrzebowania na siłę roboczą. Przy odpowiednim użytkowaniu Twoja firma może odnieść korzyści dzięki oszczędnościom i sprawnej sile roboczej, ale nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie problemów związanych z niedoborem personelu.

Jeśli jesteś kierownikiem ds. rekrutacji lub właścicielem firmy, którego zadaniem jest określenie, czy zatrudnienie warunkowe jest dobrym rozwiązaniem dla Twojej organizacji, ten przewodnik jest dla Ciebie. Pomożemy Ci w podjęciu tej decyzji, podając przykłady branż, które często wykorzystują pracowników tymczasowych, do formuły porównywania kosztów zatrudnienia pracownika pełnoetatowego z kosztem pracownika tymczasowego.

Co to jest personel warunkowy?

Praca warunkowa to strategia zatrudniania, w której pracownicy tymczasowi (zwani również pracownikami kontraktowymi lub konsultantami) są zatrudniani w celu uzupełnienia stałej siły roboczej firmy. Zazwyczaj pracownik tymczasowy jest zatrudniany, aby pomóc w konkretnym projekcie lub sezonie pracy, chociaż nierzadko zdarza się, że pracownicy warunkowi zobowiązują się do umów na 12, 18 lub 24 miesiące.

Posiadanie dorywczej siły roboczej jest bardziej powszechne w niektórych branżach niż w innych i jest ku temu dobry powód: Branże, w których zapotrzebowanie na usługi spada i przepływa lub które realizują projekty (zamiast stałego strumienia pracy) odnoszą większe korzyści z pomocy pracowników tymczasowych .

Oto kilka przykładów branż, które powszechnie wykorzystują prace warunkowe:

• Opieka zdrowotna: firmy takie jak szpitale, kliniki, centra odnowy biologicznej, ośrodki opieki i świadczeniodawcy domowej opieki zdrowotnej polegają na pracownikach tymczasowych, aby szybko uzupełnić braki w umiejętnościach. Praktyka ta stała się bardziej powszechna niż kiedykolwiek z powodu niedoborów personelu medycznego zaostrzonych przez pandemię COVID-19.
• Produkcja: Producenci żywności i napojów, a także producenci odzieży, elektroniki, węgla, tworzyw sztucznych i samochodów korzystają z pracowników warunkowych, ponieważ podaż i popyt na produkcję często się zmieniają, a pozyskanie siły roboczej można dostosować.
• IT: Firmy wszelkiego rodzaju mogą zatrudniać pracowników tymczasowych z doświadczeniem IT do pracy jako specjaliści ds. wsparcia sieci komputerowej, instalowania nowego sprzętu lub oprogramowania, rozwiązywania problemów i przeprowadzania rutynowych czynności konserwacyjnych (takich jak wykonywanie kopii zapasowych plików w sieci).
• Budownictwo: Firmy budowlane mogą licytować projekt, który wymaga więcej pracy, niż mają łatwo dostępne, lub w niektórych przypadkach wyspecjalizowany zestaw umiejętności. Na przykład firma generalnego wykonawstwa, która składa ofertę na projekt renowacji, może w trakcie swojej pracy wykryć uszkodzenia spowodowane pleśnią lub pożarem, w takim przypadku będzie potrzebować tymczasowej pomocy eksperta ds. renowacji.

Jakie są różnice między pracownikiem warunkowym a pracownikiem etatowym?

W świetle prawa istnieje wyraźna różnica między pracownikami etatowymi, etatowymi a pracownikami kontraktowymi. Poniżej omówimy trzy najważniejsze różnice.

• Wynagrodzenie: Pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy otrzymują roczne wynagrodzenie, podczas gdy pracownicy warunkowi otrzymują wynagrodzenie godzinowe za pracę, którą wykonują. Oznacza to, że pracownicy są na twojej liście płac, podczas gdy pracownicy warunkowi nie. Ponadto pracownicy warunkowi nie otrzymują świadczeń zapewnianych pracownikom etatowym (takich jak ubezpieczenie czy PTO), chociaż przysługuje im płaca minimalna i wynagrodzenie za nadgodziny.
• Godziny pracy: Podczas gdy pracodawcy mogą zażądać pracy w pełnym wymiarze godzin w określonych godzinach, to samo nie zawsze można powiedzieć o pracownikach warunkowych. W większości przypadków pracownicy warunkowi ustalają własne godziny i harmonogram, chociaż zdarzają się wyjątki, na przykład gdy pracownik warunkowy został zatrudniony w celu zastąpienia pracownika pełnoetatowego, gdy jest on na urlopie rodzicielskim.
• Nadzór: Pracownicy zatrudnieni na czas określony mają większą elastyczność niż pracownicy pełnoetatowi, jeśli chodzi o zakończenie pracy. Błędna klasyfikacja pracowników stanowi ryzyko przy zatrudnianiu pracowników warunkowych, a jednym z czynników, które pracodawca musi być w stanie udowodnić, aby sklasyfikować pracownika jako pracownika warunkowego, jest to, że pracownik jest wolny od kontroli i kierowania w zakresie wykonywania usług. Oznacza to, że pracodawcy mogą sprawować większą kontrolę nad pracownikami etatowymi niż pracownicy kontraktowi.

Korzyści z zatrudnienia warunkowego dla pracodawców

Istnieją dwa główne czynniki, które motywują firmy do wyboru pracy warunkowej: po pierwsze, możliwość obniżenia kosztów stałych, a po drugie, elastyczność zatrudnienia zapewniana przez pracowników warunkowych.

Oszczędność kosztów

W niedawnej ankiecie przeprowadzonej przez firmę Gartner 32% respondentów stwierdziło, że ich pracodawca zastępował pracowników pełnoetatowych (FTE) pracownikami dorywczymi jako środek oszczędności (pełna treść dostępna dla klientów).

W wielu przypadkach zatrudnienie pracownika warunkowego stanowi ułamek kosztów zatrudnienia nowego pracownika na pełen etat. Dzieje się tak, ponieważ pracownicy pełnoetatowi oprócz wynagrodzenia otrzymują kosztowne świadczenia, takie jak ubezpieczenie, wyrównanie składek w wysokości 401 tys. Pracodawcy są również zobowiązani do płacenia podatków na ubezpieczenie społeczne i wynagrodzeń w USA dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, podczas gdy nie dotyczy to pracowników warunkowych (chyba że lokalne przepisy stanowią inaczej).

Większa elastyczność kadrowa

Wykorzystanie pracowników warunkowych daje pracodawcom możliwość dostosowania siły roboczej do potrzeb biznesowych. Na przykład zatrudnienie warunkowe jest bardzo powszechne w branży budowlanej, gdzie zapotrzebowanie na pracowników zależy od liczby bieżących projektów, w które firma jest zaangażowana i zakresu tych projektów.

Ponadto znacznie szybciej jest wypełniać wolne stanowiska lub braki w umiejętnościach pracownikami warunkowymi niż pracownikami pełnoetatowymi, ponieważ pracownicy warunkowi przybywają z niezbędnymi zestawami umiejętności, co eliminuje potrzebę długiego szkolenia lub procesu wdrażania. W większości przypadków pracodawcy korzystają z usług agencji pracy tymczasowej, aby pomóc im znaleźć pracowników tymczasowych. Ponieważ firmy te mają dostęp do puli talentów do wyboru, proces rekrutacji będzie ograniczony do sprawdzania kandydatów wysłanych od partnera personalnego.

Oczywiście istnieją inne korzyści, a co ważniejsze, wady pracowników warunkowych, które należy wziąć pod uwagę. Aby zapoznać się z omówieniem zalet i wad pracowników tymczasowych, obejrzyj ten krótki film:

Jak ustalić, czy pracownicy warunkowi są odpowiedni dla Twojej firmy?

Jeśli chodzi o to, należy pamiętać o dwóch podstawowych kwestiach, gdy próbujesz zdecydować, czy powinieneś zatrudnić pracownika warunkowego, czy nowego pracownika:

1. Rodzaj pracy, przy której potrzebujesz dodatkowej pomocy.
2. Czy rzeczywiście zaoszczędzisz pieniądze, zatrudniając dorywczą siłę roboczą.

Udzielenie odpowiedzi na te pytania będzie wymagało pewnego strategicznego myślenia, ale nie martw się — dodamy kontekst, który pomoże Ci zrozumieć, dlaczego te kwestie są tak ważne, i przedstawimy zalecenia, które pomogą Ci w podjęciu tej decyzji. Zacznijmy od pierwszej kwestii: rodzaju pracy, przy której potrzebujesz pomocy.

Najpierw określ zakres prac, w których potrzebujesz pomocy

Wcześniej podaliśmy przykłady branż, które powszechnie wykorzystują pracę warunkową. Każdy z tych przykładów potwierdza coś innego, o czym wspomnieliśmy: firmy korzystają z pracowników warunkowych ze względu na elastyczność, jaką zapewniają.

Mając to na uwadze, następnym krokiem jest określenie zakresu prac, w których potrzebujesz pomocy. Określ, czy jest to rutynowe zadanie lub proces będący częścią działalności Twojej firmy, czy jednorazowe zadanie. Jeśli jest to pierwsze, lepiej będzie, jeśli zdecydujesz się na pracownika na pełen etat, a nie na tymczasowego, chociaż są od tego wyjątki. Na przykład sprzedawcy detaliczni mogą potrzebować pomocy w rutynowym zadaniu (takim jak pakowanie zamówień online), w przypadku którego nastąpił gwałtowny wzrost popytu z powodu świątecznego sezonu zakupów.

Następnie zastanów się, jaki poziom zaangażowania będziesz musiał mieć w pracy

Pracownikami dorywczymi nie można zarządzać w taki sam sposób, jak pracownicy pełnoetatowi. A jeśli pracodawca sprawuje zbyt dużą kontrolę nad tym, jak pracownik warunkowy wykonuje swoje obowiązki, ryzykuje błędną klasyfikację – konsekwencje prawne i biznesowe mogą być kosztowne.

Oznacza to, że jeśli charakter pracy, której potrzebujesz, jest ściśle związany z Twoją firmą, prawdopodobnie najlepiej będzie zatrudnić pracownika na pełen etat, który może zostać przeszkolony w zakresie niuansów pracy. Z drugiej strony, jeśli praca jest prosta i można ją wykonać bez większego nadzoru lub ingerencji ze strony Twojego zespołu, pracownik tymczasowy może być świetnym rozwiązaniem.

Na koniec porównaj koszt pracownika warunkowego z kosztem pracownika pełnoetatowego

Najważniejszą kwestią dotyczącą tego, czy powinieneś przyjąć warunkowy personel, czy nie, jest to, jak wpłynie to na wyniki finansowe. W artykule „Zwiększenie tymczasowej siły roboczej wymaga planowania kosztów i działań” Gartner przedstawia przegląd wszystkich kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników tymczasowych (pełna treść dostępna dla klientów).

Tej samej formuły można użyć do określenia kosztu zatrudnienia pracownika warunkowego, ale w większości przypadków nie przyczynisz się do jego korzyści, a koszty rekrutacji będą ograniczone do opłat pobieranych przez firmę zajmującą się rozwiązaniami kadrowymi. Ponadto koszty szkoleń będą niższe, ponieważ pracownicy warunkowi są zwykle zatrudniani z know-how niezbędnym do wykonania ich pracy.

Być może myślisz, że zatrudnienie pracownika warunkowego będzie znacznie bardziej przystępne niż zatrudnienie pracownika na pełen etat, ale pracownicy warunkowi są odpowiedzialni za pokrycie własnych świadczeń i płacenie własnych podatków, co oznacza, że ​​zwykle mają stawkę płacy, która jest 20% wyższa niż w przypadku stałego pracownika.

Mając to wszystko na uwadze, powinieneś obliczyć potencjalne koszty zatrudnienia pracownika etatowego i pracownika tymczasowego i porównać je, aby określić, która opcja jest najbardziej sensowna dla Twojej firmy.

Opracuj plan gry dotyczący zatrudniania personelu tymczasowego

Badanie Gartnera z 2020 r. wykazało, że 83% organizacji spodziewa się zwiększenia wykorzystania pracowników warunkowych (pełna treść dostępna dla klientów). Od czasu opublikowania tego badania niedobór talentów tylko się nasilił. Dodatkowi pracownicy mogą być rozwiązaniem, ponieważ szybko się zatrudniają i mogą zacząć wykonywać pracę, która nie jest wykonywana z powodu wolnych stanowisk, które rekruterzy mają trudności z obsadzeniem.

Jeśli po przeczytaniu tego przewodnika uważasz, że pracownicy warunkowi mogą być dobrym rozwiązaniem dla Twojej organizacji, możesz zacząć od wykonania czterech kroków przedstawionych na poniższej grafice:

Badanie strategii rekrutacyjnej Capterra

Badanie Capterra Recruiting Strategy Survey zostało przeprowadzone w lipcu 2021 r. Zebraliśmy 300 odpowiedzi od pracowników zajmujących się rekrutacją u pracodawców w USA. Celem tej ankiety było dowiedzenie się, jak bardzo firmy zmagają się z rekrutacją i zatrudnianiem oraz jakie rozwiązania, które wzięły pod uwagę, aby poprawić wyniki rekrutacji i zatrudniania.