Co to jest system telefonii IP i czy moja firma go potrzebuje?

A co, jeśli możesz zaoszczędzić nawet 60% na obecnej konfiguracji telefonu stacjonarnego? W zamian za oszczędności będziesz mieć bardziej niezawodny system telefoniczny dla firm , do którego zdalne zespoły będą miały dostęp z dowolnego miejsca.
Uzyskanie tych korzyści jest więcej niż możliwe poprzez przejście z konfiguracji publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN) na nowoczesny system telefonii IP.

Co to jest telefon IP?

Kiedy myślimy o tradycyjnym systemie telefonicznym, myślimy o telefonach stacjonarnych i serwerowni, w których można przyjmować połączenia przychodzące. Aby połączyć serwery z każdym telefonem analogowym, potrzeba kilku linii telefonicznych, co powoduje powstanie labiryntu kabli w całym biurze.
System telefonii IP (lub IP PBX ) rozwiązuje ten problem. Serwer jest oparty na chmurze; nie potrzebujesz serwerowni w swoim biurze. Oznacza to, że nie musisz cierpieć z powodu labiryntów z miedzianego drutu i możesz odbierać połączenia przychodzące za pomocą połączenia internetowego.

Cały system telefonii IP działa w oparciu o technologię VoIP (ang. Voice over Internet Protocol) . Oznacza to po prostu, że możesz wykonywać i odbierać połączenia telefoniczne przy użyciu dowolnego rodzaju połączenia internetowego.
Jak więc wygląda telefon IP?
Rozwiązania VoIP umożliwiają odbieranie połączeń za pomocą dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu, zwanego telefonem IP lub SIP. To obejmuje:

• Telefony komórkowe (takie jak Apple lub Android)
• Laptop
• Twój komputer

Konkluzja: telefonem VoIP może być każdy telefon, pod warunkiem, że ma dostęp do Internetu i kompatybilną aplikację telefonii IP .

Jak działa system telefonii IP?

Mówiąc najprościej: wszelkie połączenia przychodzące są kierowane na serwer wirtualny hostowany przez Twojego dostawcę. Następnie Twój dostawca VoIP konwertuje połączenie na plik audio i przesyła dane do telefonu IP.
Następnie zostaniesz połączony z rozmówcą w zwykły sposób — tylko że faktyczna transmisja odbywa się przez Internet, a nie przez stację komórkową.
Oto podstawowe elementy systemu telefonii IP:

1) Wirtualna centrala PBX

Znany również jako chmura PBX , jest to serwer, który zarządza połączeniami przychodzącymi i konwertuje je na plik audio. Aby wykonywać i odbierać połączenia przez Internet, będziesz potrzebować serwera w chmurze.

2) Strażnik głosowy

Tradycyjny system telefoniczny w biurze wykorzystuje sieć PSTN do wykonywania połączeń za pośrednictwem połączeń komórkowych. Jednakże nowy system telefonii IP wykorzystuje bramki głosowe do kontrolowania dostępu do systemu.
Za pomocą tego komponentu określisz, kto, kiedy i jakie urządzenia mogą korzystać z Twojego systemu VoIP.

3) Bramy

Ten komponent zarządza sposobem nawiązywania połączeń telefonicznych. Dzięki niemu możesz dzwonić z telefonu IP na numer inny niż VoIP.
Bramki mogą działać w oparciu o regułę routingu najmniejszej liczby połączeń, co oznacza, że ​​automatycznie znajdą najszybszą metodę połączenia Twoich połączeń wychodzących z wybieranym numerem, niezależnie od tego, czy jest to VoIP, czy telefon stacjonarny.

4) Telefon stacjonarny IP

Możesz zamienić posiadany sprzęt w telefon IP za pomocą adaptera telefonu analogowego (ATA).
Podłącza się je do tradycyjnego telefonu stacjonarnego i łączy z Internetem. Konwertują Twój głos na plik audio i znajdują adres IP numeru, na który dzwonisz. Oznacza to, że możesz wykonywać połączenia VoIP za pośrednictwem sprzętu niepodłączonego do Internetu.

Przełączanie obwodów a przełączanie pakietów

Zastanawiasz się, czym różni się to od tradycyjnej konfiguracji telefonu stacjonarnego (z przełączaniem obwodów)? System telefonii IP wykorzystuje przełączanie pakietów.
VoIP dzieli rozmowy na małe pakiety danych przesyłane przez Internet.
Adapter telefonu analogowego (ATA) następnie konwertuje te dane do postaci analogowej, którą w końcu usłyszysz. Dzięki temu Twoje telefony IP nie będą obciążać linii, gdy nie będzie to konieczne.

Rodzaje systemów telefonii IP

Oba typy systemów telefonii IP działają przy użyciu centrali PBX (Private Branch Exchange). Może to występować w dwóch postaciach:

1) Lokalnie

Dzięki lokalnej centrali PBX cały sprzęt i sprzęt niezbędny do wykonywania połączeń VoIP jest w Twoim biurze.
To połączenie telefoniczne między serwerem a biurkiem za pomocą przewodu miedzianego, o którym mówiliśmy wcześniej; ten tradycyjnie instalowany w biurach.
Lokalny system telefoniczny IP łączy się z centralą PBX w biurze za pomocą połączenia LAN. Możesz łatwo dodać dodatkowe zaawansowane funkcje i mieć możliwość tworzenia kopii zapasowych telefonów poprzez dodatkowe łącza SIP trunk .
A co najważniejsze, masz kontrolę nad działaniem systemu telefonicznego VoIP. Możesz zmieniać linie, dodawać i zmieniać połączenia — wszystko w swoim biurze. Jednak w tym celu może być konieczne zatrudnienie wewnętrznego wsparcia IT.

2) Oparta na chmurze (lub wirtualna)

Hostowana centrala PBX, czyli centrala PBX w chmurze, to usługa, w której zewnętrzna firma zajmuje się wszystkim, co jest związane z Twoim systemem telefonii IP. Konfiguracja i konserwacja odbywają się wirtualnie — nie potrzebujesz inżyniera przyjeżdżającego do biura, aby je zainstalować.
Wszystko, czego potrzebujesz, to mocne połączenie internetowe jako „sprzęt” i urządzenie, na którym można zainstalować oprogramowanie telefonu IP (np. smartfon).
Pomyśl o biznesowym systemie telefonicznym opartym na chmurze, jak o nowoczesnym odpowiedniku tradycyjnego systemu.
Nadal możesz wykonywać i odbierać wysokiej jakości połączenia telefoniczne – tylko bez konserwacji i kosztownej konfiguracji.

Czy powinienem używać rozwiązania lokalnego czy opartego na chmurze?

Wybór pomiędzy lokalnymi a opartymi na chmurze systemami telefonicznymi IP zależy od Twoich zasobów.
Chociaż rozwiązanie lokalne zapewnia pełną kontrolę nad systemem, istnieje ryzyko polegania na wewnętrznej wiedzy specjalistycznej w zakresie zarządzania systemem telefonii IP. Może to być dość kosztowne — gdy musisz wezwać zewnętrzne zasoby wsparcia, ponosisz dodatkowy koszt.
Istnieje również niewielka szansa, że ​​potrzebne części będą niedostępne lub nie będą już dostępne w sprzedaży. Wreszcie potrzebujesz miejsca w swoim biurze, aby móc dodać niezbędny sprzęt. Nie każda firma ma luksus posiadania wolnego pomieszczenia, które można przeznaczyć na serwery telefoniczne.
Jednak systemy telefonii IP oparte na chmurze potrzebują tylko tego, co prawdopodobnie już masz: wysokiej jakości usługi internetowej.

Zalety systemów telefonii IP

Zastanawiasz się, czy warto porzucić dotychczasowy system telefoniczny na rzecz systemu telefonii IP, który do wykonywania połączeń wykorzystuje Internet? Oto sześć rzeczy do rozważenia.

1) Tańsze w konfiguracji i utrzymaniu

Prawdopodobnie najważniejszą rzeczą do rozważenia, gdy jesteś właścicielem małej firmy, jest budżet. Nie chcesz płacić za przyjmowanie połączeń biznesowych. Ale to właśnie wyróżnia system telefonii IP.

System telefonii IP jest tańszy niż staromodna konfiguracja przewodowa pod dwoma względami. Po pierwsze: nie potrzebujesz zupełnie nowego sprzętu, aby zacząć korzystać z nowej sieci.

Potrzebujesz tylko dwóch rzeczy, które już masz: połączenia internetowego i podłączonego do Internetu telefonu lub telefonów programowych.

Oznacza to, że Twój system telefonii IP jest mniej narażony na konieczność konserwacji. Nie ma ryzyka przerwania przewodów lub przegrzania serwerów. Po prostu zobowiązujesz się do aktualizowania aplikacji – w każdym razie będzie to coś, o czym przypomni Ci dostawca VoIP.

2) Są bardziej niezawodne

Jeśli obecnie korzystasz z przewodowej sieci telefonicznej, zrozumiesz, jak zawodna może być ta sieć. Możesz mieć temperamentne telefony stacjonarne lub podejrzane przewody, które działają tylko w określonej pozycji.

Frustrujące, prawda?

W przypadku systemów telefonii IP jesteś zależny tylko od jednego: połączenia internetowego. Ale nawet jeśli internet przestanie działać, możesz nadal wykonywać połączenia dzięki elastycznemu przekierowywaniu połączeń, z którego zawsze korzystasz.

Wystarczy zmienić ustawienia, aby przekierowywać połączenia na inny telefon za pomocą innego połączenia internetowego. (Na przykład: jeśli w biurze nastąpi awaria Wi-Fi, przekieruj połączenia na telefon komórkowy korzystający z sieci 4G.) Jakość połączeń nie ucierpi.

To samo dotyczy zakłóceń pogodowych, problemów ze sprzętem i przerw w dostawie prądu. Możesz sprawić, że Twój system telefonii IP będzie stale działał, przekierowując połączenia na pocztę głosową lub telefon komórkowy. Nigdy więcej przestojów.

3) Jest przyjazny dla pilota

Z naszych badań wynika, że ​​ponad 38% firm ma w swoich zespołach członków pracujących zdalnie. Co więcej, 88% profesjonalistów biznesowych komunikuje się służbowo za pośrednictwem urządzenia mobilnego przynajmniej raz w tygodniu.

Systemy telefonii IP obsługują pracowników zdalnych.

Dlaczego? Ponieważ możesz dodać ich służbowy numer telefonu komórkowego do swojego systemu telefonii IP i przekierowywać połączenia na ich urządzenia — nawet gdy nie ma ich w biurze.

Ponadto, jeśli pracują z domu , współpracę ułatwiają komunikatory internetowe lub wideokonferencje.

VoIP umożliwia wykonywanie tanich rozmów telefonicznych i wysyłanie bezpłatnych wiadomości tekstowych przez Internet. Dlatego system telefonii IP jest niezbędny, jeśli masz dużą populację pracowników pracujących z domu – na przykład w przypadku wirtualnego centrum kontaktowego.

4) Skalowanie systemu telefonii IP jest łatwe

Wykonywanie połączeń konferencyjnych za pośrednictwem telefonów stacjonarnych? Przygotuj się na dodatkowe koszty sprzętu i łączności. Za każdym razem, gdy zatrudniasz nowego pracownika, musisz także zatrudnić inżyniera, który przyjedzie i zamontuje linię telefoniczną na jego biurku.

Nie stanowi to jednak problemu w przypadku telefonów IP. Po prostu zadzwoń do swojego dostawcy VoIP, dodaj osobę do swojego konta online i pobierz oprogramowanie na jej urządzenie. To wszystko — są otwarci na interesy. (I dzwoni.)

Jest to szczególnie przydatne w przypadku centrów telefonicznych . W miarę rozwoju firmy zawsze musisz zatrudniać nowych agentów obsługi klienta . System telefoniczny IP ułatwia to, o ile oferuje moduł wielokonferencyjny (MCU).

Systemy telefonii IP umożliwiają także dołączenie do połączenia dowolnej liczbie osób, na jaką pozwala przepustowość łącza internetowego.

Dzięki temu możesz zbudować ujednoliconą platformę komunikacyjną dla swojego biznesu.

Cała Twoja komunikacja – czy to rozmowy wideo, obsługa klienta czy szkolenia zespołowe – będzie odbywać się w jednym miejscu: w Internecie.

Powiązane: Technologia i trendy call center, które każdy lider biznesu musi znać w 2020 roku

5) Możesz zwiększyć satysfakcję klienta

Jeśli do odbierania połączeń używasz tradycyjnego systemu telefonii stacjonarnej, prawdopodobnie frustrujesz swoich klientów. Jeśli numer telefonu, pod który dzwonili, jest zajęty, przekierują się bezpośrednio do poczty głosowej. To nie jest dobre dla obsługi klienta.

Można jednak używać systemu telefonii IP do wykonywania dowolnej liczby połączeń. Nie będziesz potrzebować dodatkowego numeru telefonu do obsługi wielu rozmówców, ponieważ można ich zawiesić do następnego dostępnego agenta.

Kolejki połączeń minimalizują odrzucone połączenia i zapewniają klientom doskonałą obsługę.

Ponadto system telefonii IP jeszcze bardziej zwiększa satysfakcję klientów , ponieważ za wykonywanie połączeń VoIP-VoIP nie są pobierane żadne opłaty.

Jeśli Twoi klienci korzystają również z systemu telefonii IP (takiego jak Nextiva lub Skype), aby do Ciebie dzwonić, nie będą musieli ponosić wysokich kosztów rozmów międzymiastowych. Dzwonienie do Ciebie jest całkowicie bezpłatne.

6 funkcji telefonów IP, na które warto zwrócić uwagę

• Poczta głosowa : Gdy pracownik nie może dodzwonić się do telefonu, przydaje się poczta głosowa i przekazywanie połączeń. Sprawdź, czy Twój usługodawca umożliwia dzwoniącym pozostawienie wiadomości i czy oferuje usługę poczty głosowej na pocztę e-mail. W ten sposób możesz skontaktować się z nieodebranymi rozmówcami, skanując wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej.
• Nagrywanie rozmów : jeśli działasz w branży podlegającej ścisłym regulacjom, będziesz potrzebować nagrywania rozmów. Można go również wykorzystać do poprawy sukcesu klientów i przeszkolenia przedstawicieli handlowych . Będziesz mieć bibliotekę nagranych, prawdziwych rozmów telefonicznych, które możesz wykorzystać jako przykłady.
• Automatyczna sekretarka : ta funkcja telefonu IP „powita” każdego dzwoniącego automatyczną wiadomością i przekieruje go do różnych osób w zależności od powodu, dla którego dzwoni. Zapewnia szybką i prostą obsługę klienta.
• Identyfikator rozmówcy: zmień swój identyfikator rozmówcy, aby przed nawiązaniem połączenia wychodzącego wyświetlał nazwę firmy i numer telefonu. Dzięki temu możesz nawiązać kontakt z obszarem lokalnym osoby, do której dzwonisz.
• Konferencje audio i wideo : Czy potrzebujesz wielu członków zespołu podczas tej samej rozmowy? Poszukaj systemu telefonicznego IP z solidnymi funkcjami konferencyjnymi, nie tylko do połączeń audio, ale także do wideokonferencji.

Jeszcze jedną rzeczą, którą powinieneś wziąć pod uwagę, jest bezpieczeństwo . Wybór najtańszego dostawcy może wydawać się kuszący, ale bezpieczniejszą opcją jest dostawca oferujący najlepsze wsparcie i bezpieczeństwo dla telefonów biurowych obsługujących wiele linii .

Nie wahaj się zapytać dostawcy o jego akredytacje, o to, w jaki sposób identyfikuje i łagodzi potencjalne zagrożenia oraz jak wewnętrznie obsługuje protokoły bezpieczeństwa.

Ile kosztują systemy telefonii IP?

Dzięki Nextiva możesz wybrać jeden z naszych czteropoziomowych planów cenowych i dostosować suwaki do liczby stanowisk potrzebnych Twojej firmie.

1) Niezbędne systemy VoIP

Podstawowe systemy VoIP zaczynają się od 20 USD miesięcznie na użytkownika. Zazwyczaj obejmują one bezpłatne przeniesienie numeru , numer lokalny lub bezpłatny oraz nieograniczone rozmowy.

Pakiety podstawowe powinny obejmować także automatyczną sekretarkę, muzykę na poczekaniu i bezpłatny faks online.

2) Profesjonalne systemy VoIP

Dzięki systemom Pro VoIP otrzymasz wszystkie powyższe funkcje, a także możliwość wysyłania wiadomości tekstowych i nieograniczonej liczby połączeń konferencyjnych.

Otrzymasz także aplikację Nextiva, która umożliwia pełną mobilność usług telefonicznych. Możesz także mieć możliwość nagrania profesjonalnego powitania i odbierania rozmów służbowych na dowolnym urządzeniu wyposażonym w aplikację.

3) Korporacyjny system VoIP

Systemy VoIP dla przedsiębiorstw pozwalają uzyskać wszystkie powyższe i jeszcze więcej — w tym nagrywanie rozmów, pocztę głosową na tekst i analizę głosu. Ceny i oszczędności w przypadku systemów VoIP dla przedsiębiorstw zależą od wielkości organizacji i ogólnych potrzeb.

Jak skonfigurować system telefonii IP?

Gotowy do rozpoczęcia korzystania z systemu telefonii IP do komunikacji biznesowej? Aby znaleźć najlepszą konfigurację dla swojego biura, odpowiedz na kilka podstawowych pytań dotyczących VoIP :

• Liczba telefonów potrzebnych do zapewnienia zasięguIlość numerów telefonów (i jeśli będziesz potrzebować różnych numerów dla biur regionalnych)
• Przybliżona liczba połączeń przychodzących i wychodzących, które wykonasz

1) Ilu masz użytkowników?

Kiedy już poznasz liczbę swoich użytkowników, możesz określić, czy obecny zasięg Internetu jest wystarczający do obsługi nowego biurowego systemu telefonicznego .

Możesz ocenić, ile danych może obsłużyć Twoja istniejąca usługa internetowa, korzystając z narzędzia do testowania szybkości.

Zrozumienie liczby użytkowników to jedno, ale nadal musisz znać liczbę rzeczywistych linii potrzebnych do obsługi Twojej firmy. Sugerujemy zwrócenie uwagi na trzy kluczowe czynniki, w tym:

2) Jakiego sprzętu chcesz używać?

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na system PBX lokalny, czy oparty na chmurze, konfiguracja sprzętu będzie wymagała pewnych standardowych zasobów.

Wysokiej jakości połączenie internetowe jest rzeczą oczywistą, ale konieczne będzie także posiadanie routera i serwera, łącza SIP Trunk, routerów bezprzewodowych i telefonów IP, które można podłączyć do serwerów i umożliwić pracownikom wykonywanie połączeń.

3) Wybierz swojego dostawcę VoIP

Na koniec, aby dokończyć konfigurację telefonu IP, musisz wybrać dostawcę usług VoIP w chmurze, który zainstaluje Twoje telefony.

Jeśli wybierzesz dostawcę VoIP, który pomoże Ci w konfiguracji, Twoje życie stanie się łatwiejsze. Na przykład dzięki Nextiva nie musisz instalować wszystkiego ręcznie.

Jedyne, czego potrzebujesz, to połączenie internetowe, zestaw słuchawkowy i mikrofon. W takim razie jesteś otwarty na biznes!

Czas na aktualizację?

Najlepszy moment na posiadanie systemu telefonii IP był wczoraj. Drugi najlepszy czas jest dzisiaj.

Dobre wieści? Pierwsze kroki możesz zrobić już teraz. Zapytaj nas, jak możemy pomóc Twojej firmie rozwijać się dzięki systemowi telefonii IP już od 19 USD miesięcznie.