10 najlepszych sposobów wystawiania faktur klientom, aby Twoja agencja otrzymywała zapłatę

Fakturowanie klientów może być przeszkodą. Mogą zgubić rachunek, zapomnieć o wysłaniu czeku lub istnieje wiele możliwych scenariuszy. Zanim się zorientujesz, termin płatności minął, a strumień przychodów Twojej agencji słabnie. Co możesz zrobić?

Po pierwsze, ważne jest, aby pamiętać, że niezapłacone faktury mogą być irytujące nie tylko dla Ciebie, ale także dla Twojego klienta. Być może nie zapłacili, ponieważ proces nie został im w pełni wyjaśniony lub jest niezgrabny i przestarzały. Twoja metoda fakturowania może mieć wpływ na Twoje relacje z klientami i ostatecznie na to, jak dobrze utrzymujesz klientów.

Poniżej znajduje się dziesięć wskazówek, jak usprawnić proces fakturowania. Te taktyki, takie jak prośba o wpłatę lub korzystanie z powtarzającej się metody rozliczeń, mogą w rzeczywistości zapewnić zaspokojenie potrzeb klientów, a także sprawić, że Twoja agencja otrzyma zapłatę szybciej. To ostateczna wygrana-wygrana.

10 sposobów wystawiania faktur klientom i otrzymywania płatności na Twoich warunkach

1. Określ jasne oczekiwania w umowie

Być może najlepszym sposobem na zapewnienie szybkiej płatności agencji jest wyjaśnienie warunków płatności, zanim klient podpisze umowę. Spraw, aby była to aktywna rozmowa, zamiast po prostu uwzględniać oczekiwania drobnym drukiem. Zapobiega to dezorientacji klienta co do tego, kiedy płacić, jak płacić i jakie są zasady dotyczące opóźnionych opłat.

Poświęcenie czasu na omówienie procesów płatności pozwala również dowiedzieć się, czy klient ma jakieś specjalne życzenia. Na przykład, czy klient woli otrzymać fakturę pocztą, czy elektronicznie? Wolą płacić kartą kredytową czy czekiem?

Omawianie oczekiwań podczas procesu wdrażania klienta nie tylko zmniejsza ryzyko późniejszego ścigania go za niezapłacone faktury, ale także pokazuje, że jesteś gotów dostosować się do jego preferencji dotyczących płatności. Krótko mówiąc, jest to prosty i łatwy sposób na zapewnienie dodatkowej obsługi klienta i zwiększenie lojalności klientów.

2. Poproś o depozyt

Wpłacanie zadatku przy dużym zakupie nie jest niczym niezwykłym. Nie inaczej jest w przypadku zawierania umów z agencją marketingową lub reklamową. Oprócz zapewnienia agencji przychodów z góry, wpłata depozytu przez klientów pozwala osiągnąć dwie rzeczy:

• Eliminuje klientów z „czerwoną flagą”.
  Jeśli zauważysz, że nowy klient jest nadmiernie skoncentrowany na kosztach lub niechętny do wpłacenia zadatku, istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie będzie spłacał przyszłych faktur w terminie. Poruszanie tematu wpłaty kaucji teraz może zaoszczędzić wielu frustracji później.
• Zapewnia prawidłowe działanie mechanizmów procesu fakturowania.
  Niezależnie od tego, czy klient poprosił o otrzymanie faktury pocztą, czy chce zapłacić przez PayPal, rozpoczęcie współpracy od wpłaty pomaga upewnić się, że proces działa tak, jak powinien. W ten sposób, gdy pojawi się następna faktura, obie strony mogą być pewne, jak postępować.

3. Umieść na fakturze dane kontaktowe i szczegóły projektu

Faktury są często przekazywane zespołowi finansowemu organizacji lub osobie upoważnionej do podejmowania decyzji zakupowych. Zaznaczenie danych kontaktowych Twojej agencji na fakturze ułatwia innym potencjalnym zainteresowanym stronom skontaktowanie się z nimi w przypadku jakichkolwiek pytań.

Kolejną rzeczą jest upewnienie się, że faktura jest wystawiana właściwej osobie. Jeśli głównym kontaktem nie jest osoba, która ostatecznie płaci rachunki, dowiedz się, kto nią jest. Możesz zaoszczędzić dużo czasu sobie i swojemu klientowi, rozliczając się bezpośrednio z tą osobą.

Zobacz, jak robi to QuickBooks z oprogramowaniem do fakturowania:

Oprócz miejsc zarezerwowanych na dane kontaktowe, ten szablon faktury FreshBooks zawiera również miejsce na opisy różnych elementów projektu:

Chociaż może się to wydawać zdroworozsądkowe, dodanie dodatkowych szczegółów może pomóc w budowaniu zaufania między Tobą a Twoim klientem. Konkretne podejście do poszczególnych elementów projektu, takich jak „utworzenie strony docelowej po kliknięciu dla kampanii retargetingowej na Facebooku”, przypomina klientowi o wszystkich różnych zadaniach związanych z uruchomieniem jednej kampanii.

4. Umieść terminy płatności na fakturze

Możliwe, że klient nie przejrzy swojej kopii umowy pod kątem warunków płatności przed uregulowaniem rachunku. Możesz ułatwić wszystkim pracę, umieszczając terminy płatności na dole każdej faktury. Może to zachęcić klientów do płacenia na czas i uniemożliwić im twierdzenie, że nie wiedzieli o terminach i opłatach za zwłokę.

5. Szybko dostarcz fakturę

Wielu marketerów cyfrowych debatuje nad tym, kiedy wysłać fakturę. Niektórzy sugerują, aby poczekać do tygodnia po dostarczeniu projektu lub poczekać, aż klient będzie miał czas cieszyć się produktem lub usługą i zobaczy wyniki, takie jak wzrost liczby leadów lub konwersji.

Aby szybko otrzymać płatność, prześlij fakturę tak szybko, jak to możliwe. Dzięki temu Twoja agencja będzie zawsze w centrum uwagi klienta. Pokazuje również, że jesteś rzetelny i zwracasz uwagę na szczegóły, co potwierdza, że ​​Twoja agencja była najlepszym wyborem na początek pracy.

6. Przenieś klientów do umowy retencyjnej z cyklicznymi rozliczeniami

Zamiast czekać do końca długiego projektu z wysłaniem faktury — lub czekać jeszcze kilka tygodni lub miesięcy, aby otrzymać zapłatę — poproś klienta o przejście na umowę retencyjną.

Stamtąd skonfiguruj opcję rozliczeń cyklicznych, która co miesiąc dokonuje automatycznych wypłat z konta bankowego lub karty kredytowej klienta. Nie tylko oszczędza to obojgu dużo czasu i nerwów, ale także zapewnia bardziej przewidywalny i stabilny przepływ środków pieniężnych dla Twojej agencji.

W przypadku projektów, których ukończenie wymaga więcej czasu niż zwykle, sam plan płatności stałych/cyklicznych może nie zawsze mieć sens. Na przykład klient może być niezadowolony z wyników testów A/B i zażądać zbudowania większej liczby eksperymentalnych stron docelowych po kliknięciu. W takim przypadku rozważ zastosowanie metody ustalania wynagrodzenia w stosunku do godzin, w ramach której możesz wysyłać miesięczną lub kwartalną fakturę rozliczeniową za czas przekraczający oczekiwania pracownika ustalającego.

7. Fakturuj klientów online

Jeśli podczas procesu onboardingu dowiedziałeś się, że możesz wystawiać faktury swojemu klientowi online, to gratulacje. Wiąże się z tym kilka korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy na wysyłaniu faktur w formie papierowej, a także opcje natychmiastowych płatności dla Twojego klienta.

Używanie systemu PayPal do fakturowania klientów to popularna metoda płatności online. Platforma ułatwia dołączenie przycisku „Zapłać teraz”, aby klienci mogli natychmiast uregulować rachunek:

Ten jednoetapowy proces może zapobiec opóźnieniom w płatnościach oraz zapewnić przewidywalność i spójność przychodów.

8. Korzystaj z oprogramowania do fakturowania

Korzystanie z oprogramowania opartego na chmurze może zautomatyzować proces fakturowania i skrócić czas poświęcany na wysyłanie i monitorowanie rachunków.

Jednym z najpopularniejszych narzędzi opartych na chmurze jest FreshBooks:

Wiele funkcji oprogramowania automatyzuje omówione tutaj najlepsze praktyki, w tym:

• Faktura za kaucję
• Czyszczenie pokazujące dane kontaktowe, szczegóły projektu i informacje o opłacie za opóźnienie
• Umożliwianie klientom natychmiastowych płatności online
• Przeliczanie na inną walutę

Ponadto, własne badania FreshBooks wykazały, że ich oprogramowanie oszczędza przeciętnemu właścicielowi małej firmy 192 godziny rocznie. Z ich planem średniego poziomu wycenionym na 25 USD miesięcznie, jest to bardzo rozsądna opcja fakturowania klientów.

Jeśli chcesz uniknąć płacenia za oprogramowanie do księgowania w chmurze, rozważ wysyłanie faktur przez PayPal:

Popularny portal płatności online oferuje bezpłatne szablony faktur z wieloma opcjami dostosowywania, w tym łatwe przeliczanie walut dla klientów międzynarodowych. Wada? PayPal nadal pobiera swoją zwykłą niewielką opłatę od końcowej płatności (0,30 USD + 2,9% całości).

9. Uwzględnij opłaty i kursy walut podczas fakturowania klientów międzynarodowych

Kursy walut, podatki i inne opłaty prawdopodobnie będą odgrywać rolę podczas fakturowania klientów międzynarodowych. Uniknij niespodzianek, omawiając ten temat i jednocześnie wyjaśniając oczekiwania dotyczące płatności podczas procesu wdrażania klienta.

Pomaga to w wyszukiwaniu protokołów dla określonego kraju lub tworzeniu faktur za pomocą oprogramowania. Wiele narzędzi księgowych w chmurze sprawia, że ​​przeliczanie walut jest dziecinnie proste. Na przykład Zoho oferuje możliwość tworzenia szablonów faktur w innym języku:

10. Buduj silne relacje z klientami

Klienci, którzy czują się cenieni poza tym, jakie przychody zapewniają Twojej firmie, będą prawdopodobnie bardziej skłonni do terminowego płacenia. Można to zrobić na kilka sposobów, na przykład oferując im zniżkę, pomagając im rozwiązać problem, a nawet wysyłając im nieoczekiwany prezent.

Jeśli jednak postępowałeś zgodnie z udostępnionymi tutaj wskazówkami, jesteś już w połowie drogi do stworzenia doskonałych relacji z klientami. Spójny proces fakturowania zapewnia kilka możliwości jasnej komunikacji, budowania zaufania i uproszczenia życia klienta dzięki doskonałej obsłudze klienta.

Zacznij szybko i łatwo zarabiać

Fakturowanie klientów może być trudne. Tworzenie i wysyłanie rachunków wymaga czasu, a jeszcze więcej czasu zajmuje monitorowanie i upewnianie się, że faktury są opłacane w terminie. Spójny i przejrzysty proces fakturowania może zapobiec wielu frustracjom po obu stronach.

Określając jasne oczekiwania, kiedy iw jaki sposób agencja może otrzymać zapłatę, a następnie oferując proste, natychmiastowe metody płatności, które ułatwiają życie klientom, można szybciej uzyskać zapłatę i wzmocnić relacje. Ściganie klientów za niezapłacone faktury może stać się przeszłością.

Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak możesz rozwinąć swoją agencję, zapisz się już dziś na wersję demonstracyjną Instapage Enterprise.