Co to jest numer faktury?

Każda faktura jest unikalna i dlatego wymaga unikalnego numeru identyfikacyjnego (numeru faktury).

Posiadanie dobrze zorganizowanego i wydajnego systemu numerowania faktur ostatecznie pomoże Twojej firmie szybciej otrzymywać płatności.

Pierwszym krokiem do osiągnięcia tego celu jest opracowanie przejrzystego i wydajnego systemu numerowania faktur.

Przyjrzyjmy się bliżej numerom faktur i sprawdzonym metodom ich generowania.

Co to jest numer faktury?

Numer faktury to unikalny kod przypisany do konkretnej faktury w celu jej zarejestrowania i identyfikacji. Może zawierać litery, cyfry i znaki specjalne, takie jak ukośniki i łączniki.

Numery faktur są kolejne lub sekwencyjne (tj. po logicznej kolejności). Są również wymogiem prawnym dla wszystkich faktur.

Zwykle pojawiają się w górnej części faktury i (jeśli są w formacie cyfrowym) jako nazwa pliku.

Zalety numerów faktur

Numery faktur pomagają ludziom i oprogramowaniu szybko rejestrować, organizować i rozpoznawać faktury.

Dotyczy to zarówno nadawcy, jak i odbiorcy faktur. Na przykład podczas procesu monitowania numer faktury umożliwia klientom szybsze pobieranie określonych faktur.

Numery faktur są szczególnie przydatne w dwóch aspektach zarządzania fakturami.

1. Śledzenie

Nadążanie za wystawionymi fakturami może być trudne.

Ma to znaczenie, niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy zarządzającej własnymi kontami, czy częścią zapracowanego, dedykowanego działu kont.

Niedokładne śledzenie faktur jest szczególnie ważne, jeśli chodzi o zaległe faktury .

Może szybko doprowadzić do problemów z przepływami pieniężnymi, które będą miały wpływ na inne aspekty działalności biznesowej.

Numery faktur pomagają w śledzeniu płatności i informacji o projekcie. Jest to zasadnicza część procesu fakturowania, niezależnie od tego, czy jest to wystawianie faktury, czy przetwarzanie faktury.

2. Recenzja

Numery faktur znacznie ułatwiają przeglądanie faktur i kont.

System numeracji sekwencyjnej można zaprojektować z myślą o konkretnych klientach lub typach klientów, a także o ramach czasowych, a nawet skali projektu. Możesz na przykład zidentyfikować wszystkie faktury z minimalną opłatą z określoną sekcją kodu.

Wykonana we właściwy sposób numeracja faktur sprawia, że ​​przeglądanie różnych segmentów biznesowych, okresów lub relacji biznesowych jest znacznie prostsze i bardziej wydajne.

Jak wygenerować numer faktury

Sposób generowania numeru faktury zależy częściowo od liczby wystawianych faktur. Prosty system numerowania faktur wystarczy, jeśli masz małą pulę klientów.

Należy jednak zawsze pamiętać o przyszłym potencjale skalowania. System numeracji przeznaczony dla garstki klientów nie będzie działał tak dobrze, gdy Twoja baza klientów się powiększy.

Zanim przedstawimy kilka możliwych sposobów tworzenia numerów faktur, musimy najpierw podkreślić, że generalnie nie ma ustalonej zasady, który dokładnie system numeracji należy zastosować, poza tym, że nie powinien zawierać luk .

W określonych jurysdykcjach mogą wystąpić wyjątki. Na przykład w Wielkiej Brytanii faktury zawierające podatek VAT muszą być sekwencyjne.

W przeciwnym razie istnieją najlepsze praktyki i ogólne normy biznesowe, ale ostatecznie to od Twojej firmy zależy, który system numeracji wybierzesz.

1. Używanie tylko liczb

Jednym z najprostszych sposobów na wygenerowanie numeru faktury jest data, a następnie numer faktury w kolejności. Na przykład:

• 202301 2022

W przypadku dużej liczby faktur w każdym miesiącu przydatne jest dodanie bardziej szczegółowej daty:

• 20230701 2022

Ta metoda jest przydatna do śledzenia czasu wysłania faktur. Można je również aktualizować co roku (i co miesiąc), co sprawia, że ​​pobieranie konkretnych faktur jest łatwiejsze niż zwykłe używanie roku.

Powyższy format daty (RRRR/MM) pomaga uporządkować pliki chronologicznie, ale możesz użyć dowolnego preferowanego formatu daty, w tym formatu z dniami.

Jednym z problemów z powyższymi sekwencjami jest to, że numer sekwencji faktury (01) może być mylony z miesiącem lub dniem. Nie identyfikuje również, jaka firma jest powiązana z każdą z nich.

Do każdego numeru faktury możesz przypisać numer klienta, a nawet numer projektu. Na przykład:

• 202307010101 2022

2. Korzystanie z cyfr i liter

Przydatne jest posiadanie unikalnego numeru faktury. Ale dodanie liter reprezentujących nazwę firmy odbiorcy czyni ją jeszcze wygodniejszą do wykorzystania w przyszłości.

Na przykład, jeśli faktury wysłane do „Firmy A” i „Firmy B” mogą wyglądać tak:

• CA202301 [Opis firmy (firma A), rok, kolejna pozycja faktury]
• CB20230701 [Opis firmy (firma B), rok, miesiąc, pozycja sekwencyjna faktury]

Tutaj każdy z nich został skrócony do skrótu „CA” i „CB”.

Litery nie muszą być tak ograniczone. W rzeczywistości te przykładowe liczby nie są szczególnie wyraźne.

Inne firmy klienckie również mogą mieć nazwy zaczynające się od C. Zaleca się więc bardziej opisowy skrót, taki jak CMYA i CMYB.

Litery mogą również służyć do odróżnienia faktur od innych dokumentów, takich jak noty kredytowe lub oferty.

• INVCB20230701 [Deskryptor dokumentu (faktura), deskryptor firmy (Firma B), rok, miesiąc, pozycja sekwencyjna faktury]

3. Korzystanie z cyfr, liter i znaków rozdzielających

Znaki rozdzielające, takie jak myślnik (-), ukośnik (/) lub podkreślenie (_) są bardzo przydatne, aby numery faktur były łatwiejsze do odczytania przez ludzi.

Rozważ wizualną różnicę między następującymi elementami:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

Znaki separatora pomagają również uniknąć błędów spowodowanych rodzajem błędów, jakie mogą powodować kolejne cyfry i litery.

Na przykład, jeśli numer klienta jest taki sam lub podobny do części numeru daty, te dwa mogą się pomylić, jeśli są wymienione obok siebie bez separatora.

Jak działa numeracja faktur z nieprawidłowymi lub zmienionymi fakturami?

Kiedy regularnie wystawiasz faktury, mogą się zdarzyć błędy.

Możesz przypadkowo zażądać zduplikowanych płatności, przypisać niewłaściwe warunki płatności itp. W takich przypadkach istnieje proste rozwiązanie: wystawienie noty kredytowej.

Noty kredytowe to dokumenty, które możesz wystawić w przypadku błędnych lub zmienionych faktur. Wymieniają kwotę należną klientowi, którą klient może wykupić w późniejszym terminie.

Korzystając z not kredytowych, możesz prowadzić czytelny i spójny zapis numeracji faktur.

Jakie inne informacje są niezbędne do faktur?

Oprócz przypisywania numerów faktur do każdej faktury, do każdej faktury należy dodać następujące informacje.

• Nazwa firmy, adres i dane kontaktowe
• Nazwa firmy, adres i dane kontaktowe Twojego klienta
• Szczegóły dotyczące dostarczonych produktów i/lub usług, w tym opisy, terminy dostaw i koszty każdego przedmiotu
• Data wystawienia faktury
• Całkowita należna kwota (w tym wszelkie informacje podatkowe, jeśli dotyczy)

Wniosek

Numery faktur są integralną częścią procesu fakturowania.

Każda faktura musi mieć swój unikalny numer faktury, rodzaj indywidualnego identyfikatora faktury. Jest to przydatne nie tylko w przypadku księgowości, ale także z prawnego punktu widzenia.

Ważny jest sposób przypisywania numerów faktur. Stworzenie przejrzystego i logicznego systemu numerowania faktur pomoże Ci śledzić płatności i bardziej ogólnie przeglądać faktury i rachunki.

Można to zrobić na wiele sposobów. Kombinacja cyfr, liter i znaków separatora pomoże zaimplementować system numerowania, który można skutecznie skalować.

Informacje zawarte w numerze faktury mogą obejmować datę, nazwę klienta, numer projektu i chronologiczny numer kolejny faktury.

Gdy już będziesz mieć dobry system numerowania faktur, Twoja firma i Twoi klienci będą korzystać z przejrzystości i wygody, jaką zapewnia.