Zarządzanie zapasami dla małych firm: 5 wskazówek, które musisz wiedzieć

W małej firmie zarządzanie zapasami szybko staje się przytłaczające i kosztowne.

Przesyłka, której nie spodziewałeś się aż do przyszłego wtorku, pojawia się na wyciągnięcie ręki i musisz dowiedzieć się, gdzie umieścić dziesiątki 50-funtowych pudeł z produktami, a wszystko to bez przeszkadzania pracownikom lub precyzyjnie dostrojonej operacji logistycznej.

Problemy z zarządzaniem zapasami mogą skutkować wzrostem kosztów prowadzenia, amortyzacją produktów, wyższym ubezpieczeniem, większą liczbą nadgodzin pracowników i chaosem na hali produkcyjnej.

Dobrą wiadomością jest to, że jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby lepiej radzić sobie z pojawiającymi się problemami i uniknąć problemów związanych z nadmiernymi zapasami.

Lepsze zarządzanie zapasami dla małych firm to konieczność

Właściciele małych firm, którzy mają nadmierne zapasy, płacą dodatkowe 30% kosztów rocznie w porównaniu z firmami działającymi na optymalnym poziomie zapasów. Postępuj zgodnie z poniższymi pięcioma wskazówkami, aby obniżyć koszty w małej firmie o 10% w ciągu najbliższych dwóch lat.

5 wskazówek dotyczących lepszego zarządzania zapasami w małych firmach

1. Ustaw poziomy par

Poziomy par odnoszą się do minimalnej ilości produktu, którą musisz mieć pod ręką w danym momencie. Ustawienie dokładnych poziomów wartości nominalnych pomoże znacznie zwiększyć wydajność operacji logistycznych. Poziomy Par powstrzymują Cię przed reaktywnością, więc nie kupujesz tony produktów w jednym miesiącu, a w następnym starasz się uzupełnić zapasy.

Poziomy par wyznaczają punkt odniesienia, który sprawia, że ​​decyzja o zamówieniu większej liczby zasobów reklamowych jest automatyczna, a nie uzależniona od zgadywania. Gdy stan zapasów spadnie poniżej określonego poziomu, wiesz, że nadszedł czas, aby zamówić więcej i uniknąć zbyt dużej lub zbyt małej ilości zapasów.

Ustalenie dokładnych poziomów nominalnych wymaga dokładnej analizy z Twojej strony; w przeciwnym razie są to po prostu arbitralne zasady, które nie pomogą Twojej firmie. Musisz wykonać całą pracę, badając, jaki poziom zapasów dla każdego produktu jest idealny.

Czy w marcu sprzedajecie średnio 400 widżetów? To jeden poziom par, który można ustawić co miesiąc. Jeśli klienci zamawiają dziesięć sztuk jednego rodzaju gadżetów dziennie i otrzymujesz cotygodniową wysyłkę, rozważ ustawienie poziomu nominalnego 80, jeśli np. wiesz, że koszty ich przechowywania są niskie, a niektóre tygodnie będą miały większy popyt niż inne .

2. Opracuj plan tworzenia kopii zapasowych

Jedna praktyczna zasada dotycząca zarządzania zapasami: oczekuj nieoczekiwanego. Musisz mieć plan awaryjny na wypadek, gdyby sprawy potoczyły się na boki.

Tak wiele różnych problemów może się pojawić. Możesz sprzedać brak w magazynie. Ogromna dostawa może nadejść wcześnie. Możesz chwilowo zabraknąć gotówki i nie możesz zapłacić za produkt. Możesz przeliczyć się i znaleźć się żałośnie za mało zapasów.

Po raz kolejny musisz przeprowadzić badania, aby przewidzieć te problemy. Są szanse, że te same problemy pojawiają się raz po raz. Zagłęb się w historię zamówień, przepływy pieniężne i główne zmiany w inwentarzu i zidentyfikuj, gdzie jesteś najbardziej zagrożony.

Następnie usiądź i sporządź plan tworzenia kopii zapasowych dla każdego zidentyfikowanego obszaru. Zaangażuj swoich pracowników w ten proces; Oni najlepiej będą wiedzieć, jakie problemy się pojawią i będą tymi, które wdrożą Twój plan.

3. Poświęć czas na prognozowanie

Jesteś osobą zajętą, a czasami oznacza to, że prognozowanie jest pomijane. Oprzyj się tej tendencji.

Musisz wyjść poza unikanie problemów i być na tyle proaktywnym, aby inwestować w prognozowanie. Prognozowanie może być obszarem, z którym borykasz się najbardziej, ponieważ większość menedżerów logistyki tego nie robi.

Prognozowanie obejmuje szukanie trendów na rynku, obserwowanie ogólnej gospodarki, wprowadzanie gwarantowanej sprzedaży z umów i subskrypcji do swojego planu oraz wykorzystywanie wszystkich tych informacji do prognozowania przyszłej sprzedaży.

Łącząc historyczne dane sprzedaży z oczekiwanymi przyszłymi wynikami, możesz dać sobie przewagę w następnym roku (lub pięciu), ustawiając swoje zasoby reklamowe pod kątem sukcesu.

4. Wdróż mobilny dowód dostawy

Zrzuty ekranu mobilnego systemu dowodu dostawy Scandit (źródło)

To świetny sposób na wprowadzenie technologii do swoich działań, zwłaszcza jeśli nie chcesz tego robić lub masz wątpliwości, w jaki sposób może ona pomóc.

Mobilny dowód dostawy jest dobry dla Twoich klientów i dostawców; zapewnia alerty w czasie rzeczywistym o tym, gdzie znajdują się paczki. Dostawca może zrobić zdjęcie dostawy i dokonać szybkiej aktualizacji w ciągu kilku sekund, co skraca czas i pieniądze wydawane na skanowanie i śledzenie urządzeń, jednocześnie zwiększając produktywność, umożliwiając wykonanie większej liczby zadań w krótszym czasie.

Ważne jest również, aby udowodnić, że produkt został dostarczony prawidłowo. Jeśli produkt zostanie wysłany do niewłaściwej osoby lub firmy, powoduje to ból głowy zarówno dla dostawcy, jak i klienta oraz powoduje kosztowne opóźnienia w działaniu.

5. Znajdź nowe oprogramowanie logistyczne

Dobre oprogramowanie logistyczne może usprawnić Twoje operacje i pomóc Ci zidentyfikować oszczędności, o których nie wiedziałeś. Istnieje mnóstwo opcji oprogramowania logistycznego i wszystkie mają unikalne funkcje, które mogą pomóc Twojej firmie.

Oto kilka przykładów funkcjonalności:

• Niektóre opcje oprogramowania umożliwiają porównywanie, przetwarzanie, śledzenie i analizowanie przesyłek dla firm transportowych, dzięki czemu firmy mogą szybko identyfikować najlepsze stawki przewoźników i przetwarzać przesyłki.
• Niektóre opcje oprogramowania do zarządzania transportem umożliwiają generowanie listów przewozowych (BOL) i etykiet palet, eliminując potrzebę stosowania specjalistycznego oprogramowania.
• Jeszcze więcej opcji oprogramowania konsoliduje rejestry klientów, dzięki czemu wszystkie dane klientów znajdują się w jednym miejscu.

Przykład funkcji rekordów/profili klientów w Tailwind (źródło)

Sprawdź katalog oprogramowania logistycznego Capterra — który w chwili pisania tego tekstu oferuje 233 opcje — aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla swojej firmy. Użyj potężnego narzędzia do filtrowania, aby zawęzić je do pożądanych funkcji i stworzyć krótką listę oprogramowania.

Uwaga: Informacje zawarte w tym artykule zostały uzyskane ze źródeł uznanych za wiarygodne. Wybrane aplikacje są przykładami przedstawiającymi funkcję w kontekście i nie stanowią rekomendacji ani rekomendacji.