4 kroki do zwiększenia produktywności dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Zwiększ produktywność, pracując mądrzej, a nie ciężej.

Oto prawda: jesteś produktywny tylko przez około trzy godziny dziennie, czyli 40% swojego tygodnia pracy.

Większość pracowników jest zajęta przez cały dzień, więc co zajmuje cały nasz czas, jednocześnie obniżając naszą produktywność?

Głównymi winowajcami są e-maile i spotkania (samo czytanie e-maili i odpowiadanie na nie zajmuje około 30% tygodnia pracy), ale są też nadrabianie zaległości ze współpracownikami w sprawach niezwiązanych z pracą, sprawdzanie mediów społecznościowych i kupowanie przekąsek i kawy w przerwie Pokój.

Oczywiście nie zalecamy rezygnowania z poniedziałkowych porannych spotkań ze swoim najlepszym przyjacielem z pracy ani odmawiania udziału w wycieczkach kawowych swojego zespołu — to ważne aspekty budowania kapitału społecznego, który jest niezbędny dla zespołów osiągających wysokie wyniki.

Istnieją jednak konkretne działania, które możesz podjąć, aby zwiększyć swoją produktywność i odzyskać część z 60% tygodnia pracy, które zwykle tracono z powodu „zajętych zajęć”.

W tym artykule przedstawimy cztery sposoby wykorzystania narzędzi do zarządzania projektami (PM), aby zwiększyć produktywność.

4 sposoby na poprawę wydajności pracy

1. Timebox swojej pracy (w 90-minutowych sesjach)

Timeboxing niezmiennie znajduje się na szczycie list porad dotyczących produktywności (nie bez powodu), a jednak niewielu z nas uczy się, jak pracować w ten sposób. Ta technika polega na wyznaczeniu określonego okresu czasu na zadanie, zaplanowaniu go, a następnie skupieniu się na niczym innym w tym czasie (więcej o tym w trzeciej wskazówce). Oznacza to brak wielozadaniowości!

Ta metoda pomaga skutecznie zaplanować pracę w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy, czego nie można osiągnąć za pomocą listy rzeczy do zrobienia. Timeboxing zapewnia wizualne zestawienie tego, co można racjonalnie osiągnąć w ciągu tygodnia pracy, co pomaga ustalić priorytety zadań w celu dotrzymania terminów, a jednocześnie służy jako zapis tego, nad czym pracowałeś.

Za pomocą cyfrowego kalendarza pracy możesz uporządkować swój dzień, blokując czas na pracę nad określonymi zadaniami.

Przykład boksu na czas ze SPICA ( Źródło )

Lub, jeśli pracujesz lepiej, spisując swoje zadania, możesz pobrać nasz szablon boksu czasu.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na timebox w cyfrowym kalendarzu, czy naszym szablonie, zaplanuj pracę w 90-minutowych sesjach, a następnie zaplanuj krótką przerwę. Wymuszanie pracy nad zadaniem dłuższym niż 90 minut (czas, w którym produktywność jest szczytowa) negatywnie wpływa na rytm ultradobowy i faktycznie utrudnia wydajność. Jeśli chodzi o poziomy produktywności, powolny i stały naprawdę wygrywa wyścig!

2. Ogranicz prace w toku

Według badań American Institute of Stress ponad 80% pracowników odczuwa stres w pracy i jako główny czynnik podaje nadmierne obciążenie pracą. Przeciążenie pracą oznacza, że ​​ilość czasu potrzebna na wykonanie codziennych zadań przekracza dostępne godziny w ciągu dnia. Może to prowadzić do niezdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, wypalenia i niskiego morale pracowników.

Co powoduje przeciążenie? Zazwyczaj jest to kombinacja czynników, takich jak liczba otwartych elementów pracy, zmienność elementów pracy i wysokie wykorzystanie zasobów. Czas oczekiwania na zadania w kolejce wzrasta w stosunku do tych trzech rzeczy.

Ale czym jest wysokie wykorzystanie zasobów? Odnosi się do ilości pracy, którą pracownicy mają wykonać. Sztuka polega na znalezieniu właściwej równowagi, aby utrzymać produktywność: spodziewaj się zbyt wysokiego wskaźnika wykorzystania i ryzykuj wypalenie pracowników. Spodziewaj się zbyt niskiego wskaźnika wykorzystania i niedostatecznego wykorzystania zespołu pracowników (a dodatkowo mogą się nudzić).

Według analityka Gartnera, Roberta Handlera, optymalnym miejscem do poprawy produktywności jest wykorzystanie od 70% do 80%. Oznacza to, że aby zoptymalizować produktywność, pracodawcy powinni zachęcać pracowników do osiągania realistycznych celów i pracy od 70% do 80% swojej maksymalnej wydajności. Czas oczekiwania zaczyna rosnąć wykładniczo, gdy przekroczy on 80%.

Przy 70% maksymalnej wydajności zadanie, którego wykonanie szacuje się na dwie godziny, będzie czekało w kolejce przez 0,9 godziny i łącznie zajmie 2,9 godziny (czas oczekiwania + szacowany czas wykonania). Przy 80% będzie czekać w kolejce 1,5 godziny, a ukończenie zajmie łącznie 3,5 godziny. Ale przy 99% wykorzystaniu? To samo dwugodzinne zadanie będzie czekać w kolejce 37,1 godziny, co zajmie łącznie 39,1 godziny.

Jeśli chodzi o wydajność w miejscu pracy, która jest zrównoważona w czasie, czasami mniej znaczy więcej. Pamiętając o obciążeniu pracowników, zauważysz nie tylko wyższy poziom produktywności, ale także zwiększone morale i zaangażowanie pracowników.

Jak oprogramowanie PM może pomóc?

Rozwiązanie jest proste. Jeśli chcesz wykonać więcej pracy, ogranicz pracę w toku. Oprogramowanie PM może pomóc w osiągnięciu tego celu na kilka sposobów, w tym:

• Śledzenie czasu potrzebnego na różne zadania, zwiększając w ten sposób dokładność szacowania poziomu wysiłku.
• Korzystanie z tablicy Kanban do zarządzania zadaniami pozwala ustawić rzeczywiste limity pracy w toku (WIP) w celu regulowania liczby otwartych elementów roboczych na tablicy.
• Planowanie pojemności zasobów pozwala zaplanować efektywne wykorzystanie dostępnych pracowników.

3. Wyłącz powiadomienia

Czy wiesz, że po przerwie powrót do zadania zajmuje średnio 23 minuty?

Niektóre zakłócenia w miejscu pracy są poza twoją kontrolą, na przykład gdy ktoś zatrzymuje się na szybką pogawędkę przy twoim biurku (czasem o zadaniu związanym z pracą, ale częściej o ostatnim odcinku „Cokolwiek teraz oglądamy”). Jednak większość przerw, z którymi mamy do czynienia w ciągu dnia pracy, jest narzucana przez nas samych: powiadomienia z poczty e-mail, mediów społecznościowych, naszych telefonów i zautomatyzowanych narzędzi, których używamy.

Za każdym razem, gdy przerywasz to, co robisz, aby przeczytać jedno z tych powiadomień, Twoja produktywność znacznie spada (czas spędzony na odpowiadaniu na powiadomienie + 23 minuty na powrót do zadania).

Wyłączając powiadomienia (lub przynajmniej odkładając je), eliminujesz rozproszenie uwagi i możesz ponownie zainwestować część tego czasu w swoje zadania.

4. Wyświetl pracę wizualnie

Badanie Planview wykazało, że pracownicy są o 20% bardziej wydajni, gdy potrzebne im informacje są wyświetlane wizualnie.

Wizualizacja danych pomaga przyswajać informacje na pierwszy rzut oka i może przekazywać więcej znaczeń niż same słowa (np. używanie koloru żółtego do zgłaszania obszarów budzących obawy w raporcie o stanie projektu, aby ostrzec interesariuszy, że elementy wymagają uwagi). Wizualizacja danych jest powszechnie używana do raportowania, ale nie jest wystarczająca do codziennego zarządzania przepływem pracy.

Jak oprogramowanie PM może pomóc?

Niemal każda dostępna opcja oprogramowania PM oferuje funkcje, które mogą pomóc w wizualnym wyświetlaniu informacji (takich jak używanie kolorów do przedstawiania różnych stanów lub oznaczania różnych projektów).

Istnieje jednak proste narzędzie do zarządzania zadaniami, które może pomóc w zwiększeniu produktywności w całym zespole: tablica zadań (nazywana również tablicami Kanban). Tablice zadań mają kolumny, które reprezentują różne etapy przepływu pracy (np. do zrobienia, w toku i gotowe). Zadania są wyświetlane jako karty, które przenosisz do różnych kolumn, gdy zadanie przechodzi przez przepływ pracy.

Zespoły mogą błyskawicznie poznać stan każdego elementu pracy na tablicy. Bardziej zaawansowane tablice pozwalają ustawić limity WIP, aby regulować liczbę otwartych elementów pracy, pomagając zespołom utrzymać optymalne tempo.

Przykład tablicy Kanban w SwiftKanban ( Źródło )

Zespoły mogą błyskawicznie poznać stan każdego elementu pracy na tablicy. Bardziej zaawansowane tablice pozwalają ustawić limity WIP, aby regulować liczbę otwartych elementów pracy, pomagając zespołom utrzymać optymalne tempo.

Chcieć więcej?

Podczas pisania tego artykułu znaleźliśmy mnóstwo interesujących badań na temat wskazówek dotyczących produktywności, z których nie wszystkie koncentrowały się na wykorzystaniu oprogramowania w celu zwiększenia wydajności. Oto kilka wskazówek dotyczących stylu życia, które należy uwzględnić w codziennym życiu, starając się wysunąć najbardziej produktywną stopę do przodu:

• Chodzić na spacery. Ćwiczenia nie tylko zapewniają 15% wzrost ogólnej produktywności, ale istnieją dowody na to, że chodzenie może pomóc w odstresowaniu i zwalczaniu depresji. W ten sposób może poprawić uczenie się, pamięć i funkcje poznawcze.
• Dobrze się wyspać. Brak snu pracowników kosztuje pracodawców do 65 miliardów dolarów rocznie. Masz 40% deficyt zdolności do tworzenia nowych wspomnień bez snu, a także 70% spadek aktywności komórek odpornościowych. Kopacz? Deficyty snu są bezpośrednio związane z wczesnym pogorszeniem funkcji poznawczych i chorobą Alzheimera.

Aby być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i trendami w branży, śledź nasz blog PM!

Zabierz mnie tam