Różnice między zarządzaniem pracownikami wewnętrznymi i zdalnymi

Jedną z głównych zalet pracy na miejscu jest spędzanie czasu ze współpracownikami, wzajemne poznawanie się i poznawanie ich nawyków pracy. Liderom zespołów to ustawienie umożliwia łatwe zarządzanie pracownikami. Jednak nie będzie tak w przypadku kierowania zdalnym zespołem.

W obliczu szczególnych zmian w środowisku pracy liderzy musieliby zmodyfikować sposób, w jaki pracują. Na przykład, gdy menedżerowie muszą przełączyć się na kierowanie zdalnym zespołem zamiast zespołu biurowego. Według niedawnego badania przeprowadzonego przez firmę szkoleniową VitalSmarts, 20% liderów jest nieprzygotowanych lub bardzo nieprzygotowanych do kierowania zespołem telepracy.

Te dwa ustawienia pracy zazwyczaj zawierają zróżnicowany zestaw zasad. W tym artykule zagłębimy się w ten temat, wyjaśniając:

• różnica między modelem wewnętrznym a zdalnym,
• różnica między zarządzaniem pracownikami wewnętrznymi i zdalnymi oraz
• wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania zdalnym zespołem.

Różnica między modelem wewnętrznym a zdalnym

Zanim zaczniemy badać różnice między zarządzaniem zespołami wewnętrznymi i zdalnymi, najpierw zdefiniujmy te dwie kategorie środowisk pracy.

Wewnętrzny model zespołu

Model in-house to model, w którym pracownicy odpowiadają wyłącznie za działania i projekty organizacji, w której pracują . W tym przypadku pracownicy dostosowują swoją pracę do celów i wartości firmy.

Korzyści z zatrudniania pracowników wewnętrznych to:

• Własność intelektualna jest bezpieczna.

W każdej firmie są jakieś wrażliwe dane dotyczące działalności biznesowej, klientów itp. Jeśli te informacje zostaną ujawnione, wpłynie to na reputację firmy. Jednak takie ryzykowne sytuacje są mniej prawdopodobne, gdy właściciele firm zatrudniają pracowników wewnętrznych.

• Spójna komunikacja wewnątrz organizacji.

Możliwość komunikowania się ze sobą twarzą w twarz może wzmocnić relacje między pracownikami a menedżerami. Poza tym dzielenie tego samego środowiska pracy może znacznie ułatwić proces szkoleniowy, gdy pojawią się nowi pracownicy.

• Lepsza odpowiedzialność.

Przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu pracowników wewnętrznych lub zdalnych wielu właścicieli firm wybiera zespoły biurowe, ponieważ model wewnętrzny często zapewnia wyższy poziom odpowiedzialności pracownika.

Z drugiej strony model wewnętrzny ma również pewne wady:

• Koszty ogólne.

Jeśli zdecydują się zatrudnić wewnętrzny zespół, pracodawcy będą musieli ponieść dodatkowe obowiązkowe wydatki. Przy szacowaniu kosztów pracowniczych pracodawcy będą musieli również uwzględnić koszty ogólne. Koszty ogólne obejmują płatności, takie jak koszty budowy i wyposażenia.

• Zatrudnianie zajmuje więcej czasu i wysiłku niż zatrudnianie pracowników zdalnych.

Ponieważ pracownicy wewnętrzni są zatrudniani na długo, pracodawcy będą dążyć do znalezienia najbardziej odpowiednich kandydatów. Dlatego ten proces może czasami zająć więcej czasu. Tak więc zatrudnienie własnego zespołu nie byłoby opcją w przypadku pilnych projektów.

• Znalezienie odpowiednich kandydatów jest ograniczone.

Zatrudniając pracowników zdalnych, właściciele firm mogą brać pod uwagę kandydatów z całego świata, o ile spełniają z góry określone kryteria. Ale jeśli chodzi o zespół wewnętrzny, pracodawcy musieliby znaleźć kogoś z tego samego miasta lub tego samego kraju.

Zdalny model zespołu

Oprócz zatrudnienia zespołu wewnętrznego, pracodawcy mogą zdecydować się na zatrudnienie pracowników zdalnych. Model zespołu zdalnego to rodzaj outsourcingu. W takim przypadku firmy decydują się na rekrutację pracowników zdalnych w celu stworzenia zespołu zdalnego lub rozproszonego.

Główne zalety posiadania zdalnego zespołu to:

• Zatrudnianie światowych talentów.

Ponieważ pracownicy zdalni pracują na odległość, pracodawcy mogą wybrać najbardziej odpowiednich kandydatów z całego świata.

• Zatrudnianie ludzi w dobrej cenie.

Aby uzyskać niższe korzyści związane z kosztami zasobów, firmy mogą wynajmować zasoby z krajów poziomu 2 i poziomu 3. Podczas gdy najbogatsze kraje należą do kategorii Tier 1, Tier 2 to kraje o niższym średnim dochodzie na osobę. Jeśli chodzi o kategorię Tier 3, są to kraje rozwijające się o niskiej sile nabywczej.

• Mniejsze wydatki na pracownika.

Pracodawcy mając zdalny zespół nie są zobowiązani do pokrywania ubezpieczenia zdrowotnego, kosztów podróży i innych kosztów. W ten sposób koszty na pracownika będą mniejsze. Dodatkowo, ponieważ pracownicy pracują zdalnie, biuro nie będzie wymagane, więc nie będzie żadnych kosztów ogólnych.

Istnieją jednak pewne wady zatrudniania zespołu zdalnego:

• Brak komunikacji twarzą w twarz.

Pracownicy zdalni nie mają innego wyjścia, jak komunikować się ze sobą za pośrednictwem poczty e-mail, czatów i wideokonferencji. Bez osobistej komunikacji wiele osób może czuć się odizolowanych od swoich współpracowników. A izolacja jest jednym z najczęstszych wyzwań, z jakimi borykają się pracownicy zdalni.

Ponadto pracodawcy i menedżerowie muszą kierować zespołem w ten sam sposób, co wymaga więcej czasu i wysiłku. Chociaż doświadczony zespół nie będzie miał żadnych problemów z komunikacją, podczas procesu szkoleniowego niezbędne jest podejście twarzą w twarz.

• Zarządzanie strefą czasową

Jeśli pracownicy pochodzą z różnych zakątków świata, różnica czasu może być poważną przeszkodą. Zebranie członków zespołu na codzienną lub cotygodniową rozmowę zawsze byłoby trudnym zadaniem dla menedżera.

• Potencjalna awaria projektu

Zatrudnianie pracowników zdalnych do konkretnego projektu może być misją niepewną. Nawet jeśli pracownicy zdalni mają wysoki poziom doświadczenia i wiedzy, istnieje szansa, że ​​nie wykonają pracy na czas. Dlatego te opóźnienia mogą wpłynąć na powodzenie projektu.

Podsumowując, każdy model ma swoje zalety i wady. Wybór modelu dla Twojej firmy zależy głównie od potrzeb i celów Twojej firmy.

Różnica między zarządzaniem pracownikami wewnętrznymi a zdalnymi

„Praca zdalna to przyszłość, ale potrzebujesz fizycznej obecności przynajmniej kilka razy w roku, aby naprawdę stworzyć niesamowity zespół”. – Ricardo Fernandez

Ricardo Fernandez, jeden z prelegentów TEDxIESEBarcelona, ​​od ponad 10 lat pracuje w trybie telepracy z kilkoma firmami. W przemówieniu, które wygłosił dla Tedx Talks, Ricardo wskazał, że możesz nawiązać jakiś rodzaj relacji ze swoim zespołem za pomocą wideokonferencji i e-maili. Twierdzi jednak, że fizyczna obecność jest konieczna, aby „dodać empatii twojemu zespołowi”.

Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak wygląda kierowanie zdalnym zespołem, założymy się, że odległość fizyczna była jedną z głównych przeszkód, które przyszły Ci do głowy. W końcu, gdy nie ma fizycznej bliskości, trudno jest nawet osiągnąć pracę zespołową w miejscu pracy.

Teraz, jeśli porównamy zarządzanie zespołami wewnętrznymi ze zdalnymi, zauważymy trzy krytyczne wyzwania związane z tym ostatnim:

1. Czas,
2. przestrzeń i
3. kultura.

Różnica czasu

Wspomnieliśmy już, że w zespole telepracującym są zazwyczaj osoby z różnych stref czasowych. Jako kierownik takiego zespołu musisz planować spotkania zespołu i inne rozmowy w okresach, które działają dla każdego członka zespołu. Jest to znane jako „sprawiedliwość czasu”. I jak możesz sobie wyobrazić, nie będzie to łatwe zadanie.

Oprócz spotkań zespołowych, przy ustalaniu terminów musisz pomyśleć o różnicach czasowych. Twój kolega mieszkający w Singapurze powinien mieć taką samą liczbę dni na wykonanie zadania jak jego kolega z Seattle.

Z drugiej strony, prawdopodobnie nie będziesz mieć tych problemów, gdy kierujesz zespołem wewnętrznym. Bez względu na to, czy Twoje godziny pracy są stałe czy elastyczne, Ty i Twój zespół będziecie spędzać w biurze przynajmniej kilka godzin dziennie. Dzięki temu, jako ich lider, możesz komunikować się z nimi osobiście i z łatwością zarządzać ich zadaniami i terminami.

Różnica przestrzeni

Kolejnym wyzwaniem związanym z pracą zdalną jest fizyczna odległość między członkami zespołu. Kiedy kierujesz zdalnym zespołem, różnica w przestrzeni wpływa głównie na:

• Komunikacja w zespole.

Zaletą pracy w zespole wewnętrznym jest to, że kontaktujesz się ze współpracownikami, gdy potrzebujesz pomocy lub porady. Jeśli jesteś menedżerem, możesz zebrać zespół natychmiast, gdy pojawią się pilne problemy lub najnowsze aktualizacje projektu.

Z drugiej strony tak nie będzie w przypadku pracowników zdalnych. Ponieważ nie siedzą obok siebie, koledzy z drużyny nie mogą komunikować się osobiście. Dzięki temu pozostają w kontakcie za pośrednictwem narzędzi komunikacji online.

Co więcej, nie ma spotkań twarzą w twarz, jak z zespołem wewnętrznym. Jako zdalny lider musisz więc organizować częste rozmowy wideo z całym zespołem. Staraj się jednak nie planować zbyt wielu spotkań. Według niedawnego raportu Harvard Business School od kwietnia br. nastąpił 13% wzrost spotkań na osobę w porównaniu do pierwszego kwartału tego roku

(zanim nastąpiły ogólnoświatowe blokady z powodu pandemii COVID-19). Na szczęście średnia długość tych spotkań spada – o 20%. Badanie to zgromadziło 3,1 miliona pracowników z Ameryki Północnej, Europy i Bliskiego Wschodu.

Aby promować lepszą komunikację i współpracę w zespole, powinieneś spróbować użyć oprogramowania do zarządzania zespołem. Na przykład Twist to aplikacja do komunikacji dla zespołów zdalnych, a Asana pomoże Ci zarządzać zadaniami.

• Proces śledzenia z wykorzystaniem wydajności.

Analiza wydajności pracowników jest wygodna podczas kierowania zespołem wewnętrznym. Ponieważ pracujesz w tym samym środowisku pracy, co Twój zespół, masz przegląd ich nawyków pracy i etyki. Jednak w przypadku zespołu rozproszonego monitorowanie ich pracy może być trudne.

Jak więc poradzić sobie z tym problemem? Jednym z najbardziej praktycznych rozwiązań jest ewidencja czasu pracy zespołu biurowego. Wypełnianie grafiku jest dość proste. Twój zespół musi wpisać godziny przepracowane nad poszczególnymi projektami w ciągu tygodnia. Następnie w panelu zespołu możesz zobaczyć wizualne zestawienie ich tygodnia. Dodatkowo istnieje raport tygodniowy, w którym możesz zobaczyć, kto zarejestrował, ile godzin każdego dnia.

Różnica kulturowa

Mówiąc o różnicach kulturowych, zdalni menedżerowie muszą skupić swoją uwagę na:

• bariery językowe i jak je przełamać,
• prawidłowe rozumienie komunikatów,
• identyfikowanie się z ramami kulturowymi i kontekstami innych kolegów oraz
• jak znaleźć wspólną płaszczyznę wśród różnych środowisk kulturowych.

Organizując częste międzykulturowe programy szkoleniowe dla całego zespołu, lepiej poznasz różne kultury. Dzięki temu Twoi zdalni pracownicy również będą czuli się bardziej komfortowo. Ale jeśli jesteś liderem wewnętrznego zespołu, którego członkowie pochodzą z wielu kultur, koniecznie zorganizuj te sesje edukacyjne.

A teraz ciekawostka – różne kultury mogą mieć różne rozumienie czasu. Na przykład w RPA istnieją dwa powszechnie używane wyrażenia:

• „Teraz-teraz” – nastąpi to niedługo, i
• „właśnie teraz” – nastąpi to w niedalekiej przyszłości (w ciągu najbliższych kilku godzin).

Pamiętaj o tym, jeśli masz współpracownika z RPA.

Ponieważ na świecie istnieje wiele osobliwych norm kulturowych, powinieneś zapewnić swoim pracownikom kilka interesujących publikacji na ten temat. Na przykład możesz zacząć od The Culture Map , książki autorstwa Erin Meyer. Ten artykuł podkreśla różnice kulturowe i ich wpływ na międzynarodowy biznes.

Porady ekspertów, jak efektywnie zarządzać zdalnym zespołem

Skontaktowaliśmy się z kilkoma ekspertami w dziedzinie zarządzania i rozwoju organizacyjnego, aby dowiedzieć się więcej o ich ulubionych strategiach zarządzania rozproszonymi zespołami. To są ich sugestie dla każdego, kto kieruje zdalnym zespołem.

Spraw, aby członkowie Twojego zdalnego zespołu czuli się połączeni i zaangażowani

Dr Cristina Gibson jest wybitnym profesorem zarządzania w Pepperdine Graziadio Business School w Malibu w Kalifornii. Ponadto jest współautorką książki Virtual Teams That Work: Tworzenie warunków dla efektywności zespołów wirtualnych .

Wierzy, że istnieje kilka podstawowych składników niezbędnych zarówno dla zespołów wewnętrznych, jak i zdalnych. To są:

• jasne cele;
• role i obowiązki;
• regularne informacje zwrotne; oraz
• otwarty i inkluzywny klimat.

Ale dr Gibson dodaje, że w zdalnych zespołach istnieje zwiększona potrzeba zapewnienia, aby członkowie czuli się związani i zaangażowani.

„Praca zdalna może skutkować poczuciem izolacji, a także rozproszeniem uwagi, biorąc pod uwagę warunki, w których często pracujemy poza domem. Dlatego ważne jest dokładanie dodatkowego wysiłku, aby spotkania i odprawy były angażujące, wspierające i obejmowały interakcję społeczną i osobistą, a także aktywność skoncentrowaną na zadaniach”.

Trzymaj się z dala od podejścia „jeden rozmiar dla wszystkich”

Według dr Gibsona błędem, który często popełniają menedżerowie, jest stosowanie podejścia „jeden rozmiar dla wszystkich” do pracowników zdalnych.

„Każdy członek zespołu prawdopodobnie ma wyjątkową sytuację w swojej zdalnej lokalizacji, więc bystry menedżer poświęci trochę czasu na zrozumienie potrzeb i priorytetów każdego członka, aby lepiej wiedzieć, jak wspierać go w sposób, który będzie najlepiej sprzyjał za ich wkład w zespół.”

Wyjaśnia, że ​​dla niektórych pracowników może to oznaczać maksymalizację elastyczności w zakresie godzin pracy. Ale dla innych może to oznaczać bardziej regularne i rutynowe spotkania, podczas gdy niektórzy pracownicy mogą potrzebować określonych technologii.

„W zespole wewnętrznym te wyjątkowe potrzeby mogą być bardziej oczywiste lub intuicyjne, ale zrozumienie potrzeb każdego pracownika, aby był produktywny, może wymagać bardziej skoordynowanego procesu odkrywania ze strony kierownika”.

Połącz się ze swoimi zdalnymi pracownikami na poziomie osobistym

Joe Hopkins posiada tytuł doktora w dziedzinie przywództwa i rozwoju organizacyjnego, koncentrując się na badaniach nad pracą zdalną. Ostatnie cztery lata spędził na badaniach i pisaniu na temat przywództwa w wirtualnych środowiskach pracy.

Hopkins twierdzi, że istnieje wiele podobieństw między wiodącymi tradycyjnymi członkami zespołu wewnętrznego a osobami pracującymi zdalnie. Jednak najważniejszą różnicą jest intencjonalność.

„W przypadku pracowników wewnętrznych wiele relacji nawiązuje się organicznie dzięki improwizowanym rozmowom „przy fontannie wody” i przerwie na kawę. Liderzy pracowników zdalnych wymagają wyższego poziomu współzależnych umiejętności komunikacyjnych, które wymagają celowości. Lider musi świadomie rozumieć cechy osobowości i potrzeby każdej osoby oraz to, co ich inspiruje lub wyczerpuje”.

Podobnie jak dr Gibson, Hopkins wskazuje, że jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich. Ponadto dodaje, że zorganizowane spotkania zespołowe są niezbędne, ale równie potrzebne są możliwości nawiązania kontaktu na poziomie osobistym.

„Introwertyczny pracownik, który stanowi 40% populacji, nie uzna, że ​​wirtualna zespołowa przerwa na kawę ani ćwiczenia integracyjne nie będą energetyzować. Pracownicy o wyższym poziomie introwersji wymagają małych grup lub rozmów jeden na jeden”.

Tak więc, według dr Gibsona i Joe Hopkinsa, menedżerowie kierujący zespołami zdalnymi muszą często komunikować się z zespołem. W ten sposób liderzy lepiej poznają swoich pracowników. Ponadto menedżerowie zrozumieją indywidualne potrzeby i priorytety każdego członka zespołu.

Zawijanie

Kierowanie zespołem, którego członkowie pochodzą z całego świata iz różnych środowisk kulturowych, może być trudnym zadaniem. W przeciwieństwie do tradycyjnego środowiska wewnętrznego komunikacja i współpraca z rozproszonym zespołem muszą odbywać się za pośrednictwem kanałów online. Ponadto śledzenie postępów pracowników musi odbywać się inaczej niż w przypadku kierowania zespołem wewnętrznym.

Jak więc skutecznie zarządzać zdalnymi pracownikami? Przede wszystkim eksperci sugerują, że nie powinieneś mieć podejścia „jeden rozmiar dla wszystkich” dla swojego zdalnego zespołu. Zamiast tego zapoznaj się ze swoimi pracownikami, ich potrzebami i priorytetami, aby czuli się związani z zespołem.

Oprócz tej wskazówki musisz łączyć się z członkami swojego zespołu na poziomie osobistym. Na przykład możesz organizować budynki zespołu online lub przerwy kawowe dla całego zespołu. Ale upewnij się, że nie wszyscy pracownicy czuliby się komfortowo, uczestnicząc w wirtualnym spotkaniu. Dla niektórych z nich lepszym pomysłem mogą być rozmowy jeden na jednego.