7 sposobów na poprawę komunikacji wewnętrznej w miejscu pracy

Komunikacja wewnętrzna w miejscu pracy to po prostu funkcja, która ułatwia wszelką komunikację w Twojej organizacji.

Jest to ważne z kilku powodów, takich jak informowanie ludzi i udostępnianie informacji o firmie, aby pomóc wszystkim pracownikom dobrze wykonywać swoją pracę.

Komunikacja wewnętrzna dotyczy również pracowników wchodzących ze sobą w interakcje w firmie, co oznacza, że ​​solidny system komunikacji wewnętrznej pomaga pielęgnować kulturę firmy, zwiększać zaangażowanie pracowników i wzmacniać rzecznictwo pracowników .

Przeczytaj resztę tego artykułu, aby poznać niektóre z najczęstszych pułapek, na jakie napotykają firmy związane z komunikowaniem się ze swoimi pracownikami.

Poznasz również rozwiązania i strategie naprawcze nieudanych metod komunikacji, a także kilka przykładów korzyści, jakie możesz osiągnąć.

1. Używaj prostego, konkretnego języka

Kierownictwo musi używać prostego, jasnego i zwięzłego języka w notatkach pracowników i innych komunikatach, aby nie było miejsca na zamieszanie lub nieporozumienia.

Gdy pracownicy dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje, ułatwia im to wykonywanie zadań lub przekazywanie informacji zwrotnych, gdy pojawiają się jakiekolwiek problemy dotyczące tego, czego się od nich oczekuje.

Ponadto Twoi pracownicy będą bardziej skłonni do dobrej komunikacji, jeśli poczują, że dobrze rozumieją przesłanie, które próbujesz im przekazać, a kiedy używasz prostego, konkretnego języka, każdy z łatwością zrozumie sedno wiadomość. Pomaga to zachęcać pracowników do pomysłów, pytań, komentarzy i informacji zwrotnych.

Używaj tego rodzaju języka wszędzie, nawet podczas komunikowania wizji i misji firmy (czy to w ramach szkolenia firmowego, czy też jako regularne przypomnienie dla pracowników).

Kiedy Twoja misja i wizja są jasne, wszystkim łatwiej jest współpracować na rzecz wspólnych celów. Ułatwia to pracownikom skuteczną komunikację między sobą , a z kierownictwem pracę na rzecz osiągnięcia tych ważnych celów.

2. Utwórz otwarty dialog

Komunikacja wewnętrzna pozwoli na bieżąco informować pracowników o wszelkich zmianach w firmie, o postępach i planach. Niezależnie od tego, czy odbywa się to za pośrednictwem cotygodniowego biuletynu, czy kwartalnych spotkań firmowych, musisz stworzyć otwarty dialog.

Pandemia spowodowała, że ​​wiele organizacji zmieniło sposób prowadzenia komunikacji wewnętrznej, a 68% respondentów stwierdziło, że poprawiło to sposób komunikowania się kierownictwa i pracowników.

Źródło: Prognoza CEO KPMG

Świetna komunikacja zaczyna się od wspaniałych liderów takich jak Ty. Aby zapewnić doskonałą komunikację, kierownictwo musi ustanowić kulturę otwartej komunikacji wewnętrznej, tak aby wyznaczały standard dla każdego innego rodzaju komunikacji w firmie.

Jeśli pracownicy czują, że mogą łatwo komunikować się z wyższym kierownictwem, a także innymi członkami zespołu, przyczynia się to do zwiększenia produktywności, większego zaangażowania i poprawy ogólnych wyników.

Innym świetnym sposobem na stworzenie otwartego dialogu jest pozostawienie otwartych drzwi lub zaplanowanie czasu na rozmowę.

Tak czy inaczej, zachęca to pracowników do czucia się komfortowo, zwracając uwagę na wszelkie problemy, gdy jest to konieczne.

W szczególności polityka otwartych drzwi może być niezwykle korzystna dla komunikacji wewnętrznej Twojej firmy i motywować pracowników, jednocześnie przedstawiając Cię jako przystępnego lidera.

3. Zapewnij odpowiednie narzędzia komunikacji

Firmy muszą również zapewnić przywództwo na wszystkich poziomach za pomocą narzędzi komunikacji wewnętrznej, aby przekazać ważne wiadomości swoim zespołom.

Musisz przyjąć podejście wielokanałowe, które pomoże Ci skutecznie dotrzeć do wszystkich pracowników niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Jeśli na przykład pracujesz nad projektem z zewnętrznym zespołem twórców stron internetowych , musisz rozważyć ich sposób komunikacji: czy używają określonego oprogramowania? Czy mają dobre WiFi i laptopa do pracy zdalnej ?

Dawno minęły czasy, kiedy można było po prostu kopiować i wklejać wiadomości, aby publikować je na wielu kanałach. Obecnie liderzy potrzebują komunikacji w wielu kanałach opartych na odpowiedniej technologii, aby mogli przekształcać, ulepszać i wprowadzać wartość do swoich strategii komunikacyjnych.

Na szczęście istnieje wiele platform komunikacyjnych dla pracowników, których możesz użyć, aby ułatwić skuteczną komunikację w swojej organizacji.

Te zdalne narzędzia pozwalają zaoszczędzić czas, usprawniając przepływy pracy i automatyzując wiele żmudnych zadań, takich jak zarządzanie wydatkami lub przetwarzanie list płac, a także pomagają dokumentować komunikację.

Integrują się również łatwo w różnych kanałach, dzięki markowym aplikacjom mobilnym, materiałom drukowanym, cyfrowym oznakowaniu i wiadomościom internetowym, które działają razem, umożliwiając liderom łączenie się, informowanie, przechowywanie wszystkich wiadomości e-mail w jednym miejscu i budowanie zaufania wśród pracowników.

Korzystając z takich wewnętrznych narzędzi komunikacyjnych, będziesz w stanie w najprostszy i najwygodniejszy sposób dotrzeć do swoich pracowników, na ich warunkach, korzystając z preferowanych przez nich urządzeń.

Co najlepsze, strategie wielokanałowe zapewniają również kluczowe narzędzia do pomiaru wydajności, których potrzebujesz, aby odnieść sukces jako komunikator.

4. Zapewnij łatwy dostęp do informacji

Kolejnym działaniem, które możesz podjąć, aby poprawić komunikację wewnętrzną w swojej firmie, jest udostępnienie przyklejonych informacji.

Większość organizacji posiada własny zestaw „przyklejonych” informacji lub wiedzy wewnętrznej, które wszyscy pracownicy poznają i rozumieją, w tym protokół dla niektórych procedur, różne rodzaje najlepszych praktyk oraz inne umiejętności i procesy. Jednym ze sposobów, aby pomóc im w szybszym przyswojeniu tych informacji, jest uwzględnienie ich w szkoleniu, tworzenie filmów i dokumentów wewnętrznych, do których mogą łatwo uzyskać dostęp w celach informacyjnych.

Jednak skuteczna komunikacja oznacza również komunikację w sposób, który skutecznie dotrze do Twoich pracowników i współpracowników. Zamiast tworzyć nudne, długie filmy szkoleniowe, możesz tworzyć podcasty o dowolnej długości , aby wprowadzić koncepcje, których Twoi pracownicy mogą uczyć się w drodze, bez konieczności siadania i patrzenia w ekran.

Przyniesie to korzyści organizacji, znacznie ułatwiając nowym pracownikom efektywne funkcjonowanie, a tym samym znacznie szybsze zwiększanie produktywności .

5. Wzmocnij połączenia

Musisz pomóc w budowaniu silnej komunikacji między pracownikami a ich menedżerami, a także więzi między współpracującymi ze sobą członkami zespołu.

Jest to coś, czym można się zająć podczas programów szkoleniowych dla kadry zarządzającej, onboardingu pracowników, spotkań firmowych itp., aby znaleźć i wdrożyć sposoby, które ułatwią wszystkim komunikację.

Jeśli są jakieś indywidualne problemy, łatwiej jest się nimi zająć, więc pracownicy są bardziej skłonni czuć się związani.

Innym sposobem na wzmocnienie połączeń jest zachęcanie do rozmów o chłodnej wodzie.

Chociaż niektórzy menedżerowie mogą postrzegać to jako rozluźnienie, jest to świetny sposób na ułatwienie tworzenia produktywnych więzi między pracownikami, a także z osobami zarządzającymi.

6. Zachęcaj do dzielenia się informacjami

Jeśli nie stworzyłeś jeszcze platformy internetowej do komunikacji wewnętrznej, teraz jest na to czas. Następnie możesz wykorzystać tę platformę, aby zachęcić pracowników do dzielenia się wiedzą i informacjami.

Na przykład pracownicy mogą regularnie udostępniać branżowe trendy i wiadomości, a mając możliwość zaprezentowania swojej wiedzy, pracownicy prawdopodobnie będą bardziej chętni do zaangażowania się w przedsięwzięcie.

To nie tylko stworzy więcej celu i energii w komunikacji, ale dzielenie się takimi spostrzeżeniami prawdopodobnie okaże się niezwykle pomocne dla Twojej firmy, zwłaszcza jeśli weźmiesz pod uwagę, że większość pracowników twierdzi, że czuje, iż przegapia wiadomości firmowe.

Mówiąc o zachęcaniu do dzielenia się informacjami, musisz również zniechęcać do jednokierunkowej komunikacji, w której stosujesz kaskadowe podejście do sposobu, w jaki udostępniasz informacje.

Ten odgórny sposób komunikowania się ma pewien element kontroli, który sprawia, że ​​jest nieskuteczny w tworzeniu środowiska, w którym pracownicy mogą być motywowani do angażowania się i promowania Twojej marki.

Możesz także użyć skrzynki sugestii jako sposobu na anonimowe zbieranie pomysłów i opinii. Choć może to zabrzmieć nieco staroświecko, jest to szybki i prosty (ale niezwykle skuteczny) sposób na poprawę komunikacji w pracy.

W końcu nie każdy czuje się swobodnie zgłaszając swoje obawy publicznie, ale możesz po prostu ułatwić szczerą i otwartą informację zwrotną, korzystając z anonimowej skrzynki z sugestiami.

Możesz użyć prawdziwego pudełka i położyć obok niego bloczek papieru lub możesz skierować swoich pracowników do narzędzia online, takiego jak aplikacja dla pracowników. Ta wirtualna wersja skrzynki sugestii będzie służyć temu samemu celowi.

7. Wykorzystaj zdarzenia zewnętrzne do poprawy komunikacji wewnętrznej

Często dobrym pomysłem jest planowanie wydarzeń zewnętrznych, które pozwalają pracownikom spotykać się i mieszać z dala od biura. Gdy w firmie są pracownicy, którzy się nie spotkali, może to utrudnić proces komunikacji.

Jednym ze sposobów, aby tego uniknąć, jest zaplanowanie jakiegoś wydarzenia, takiego jak happy hour po pracy, przyjęcie świąteczne itp., aby dać pracownikom coś, na co mogą czekać i pomóc w usprawnieniu zaangażowania, a także lepszej komunikacji między wszystkimi.

Możesz również wykorzystać te wydarzenia, aby wyróżnić i nagrodzić pracowników, którzy wykazują wyjątkową wydajność.

Jednak ważne jest również, aby szanować przestrzeń osobistą i prywatny czas pracowników. Mogą nie chcieć chodzić na imprezy poza pracą, zwłaszcza jeśli nie otrzymują za to wynagrodzenia.

Na szczęście wciąż istnieją sposoby łączenia się z pracownikami poza biurem. Sieci społecznościowe to świetny sposób na dzielenie się informacjami z pracownikami, jednocześnie oferując przestrzeń, w której mogą rozwijać autentyczną społeczność ze swoimi współpracownikami.

Dodatkowo jest to świetny sposób na wykorzystanie narzędzi do projektowania graficznego do tworzenia memów pełnych wszystkich wewnętrznych żartów, którymi dzielisz się w biurze. Udostępnij je w firmowej grupie na Facebooku i poproś innych, aby stworzyli własne. To świetny sposób na przekształcenie wirtualnego spotkania ze współpracownikami w prawdziwie kreatywną przestrzeń pełną przyjaciół.

Wniosek

Solidne praktyki komunikacji wewnętrznej będą miały bezpośredni wpływ na zaangażowanie i utrzymanie pracowników, a także na wyniki finansowe, co oznacza, że ​​mogą być źródłem przychodów dla Twojej organizacji, a nie tylko kolejnym wydatkiem biznesowym.

Wdrażając te 7 sposobów na poprawę komunikacji wewnętrznej w miejscu pracy, uzyskasz mnóstwo korzyści, w tym lepsze dopasowanie pracowników, większe zaangażowanie i lepszą wydajność pracowników.

Będziesz także w stanie budować zaufanie, wzmacniać kulturę firmy i poprawiać ogólny wizerunek marki. Co więcej, solidny system komunikacji wewnętrznej zapewnia lepsze zarządzanie kryzysowe, zmniejsza ryzyko bezpieczeństwa i zwiększa ilość informacji zwrotnych, które pomogą Ci w rozwoju firmy.

Dlatego skorzystaj z porad przedstawionych w tym artykule, aby zacząć ulepszać komunikację wewnętrzną w swojej organizacji, aby móc czerpać korzyści z tych i wielu innych korzyści.

Masz własne świetne pomysły na usprawnienie komunikacji wewnętrznej w Twojej organizacji? Udostępnij ten artykuł na LinkedIn i podziel się z nami swoimi przemyśleniami!