Hybrydowy harmonogram pracy: jak sprawić, by działał

Jak Twój zespół myśli o pracy na miejscu? A co z całkowicie zdalną pracą?

Jeśli zauważyłeś, że twoi pracownicy są w rozterkach lub nie są w stanie zadowolić się żadną z opcji, prawdopodobnie mogą należeć do coraz większej liczby pracowników, którzy natychmiast zdecydowaliby się na hybrydowy harmonogram pracy.

Ale jak faktycznie działa hybrydowy harmonogram pracy? A czy powinieneś od razu zmienić środowisko pracy swojego zespołu?

Siedź spokojnie i czytaj dalej, ponieważ wkrótce omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o tego rodzaju harmonogramie pracy — od jego zalet i wad po starannie opracowane wskazówki, które pomogą Ci pomyślnie wdrożyć hybrydowy harmonogram pracy.

Czym jest hybrydowy harmonogram prac?

Hybrydowy harmonogram pracy to model pracy, który umożliwia pracownikom wykonywanie zadań zarówno zdalnie, jak i na miejscu, zwykle naprzemiennie z tymi dwiema opcjami.

Łącząc to, co najlepsze z obu światów, hybrydowy harmonogram pracy oferuje członkom zespołu możliwość współpracy w tradycyjnym środowisku biurowym, nie rezygnując z elastyczności modelu pracy zdalnej.

Cztery rodzaje hybrydowych harmonogramów pracy

Z chwilą, gdy na scenie pojawiła się praca zdalna, zmieniło się nasze postrzeganie zarówno miejsca, jak i czasu pracy. Zamieniliśmy boksy na biurka domowe i kawiarnie, wychodząc od 9 do 17, aby przejść do bardziej elastycznego harmonogramu.

Ta transformacja dała początek różnym modelom pracy, które mogły obejmować zarówno złożoność przeprojektowanego miejsca pracy, jak i przemodelowanego harmonogramu pracy.

Naturalnie pojawiło się kilka różnych typów hybrydowych harmonogramów pracy, dzięki czemu firmy mogą teraz wybrać model, który najlepiej odpowiada przepływowi pracy ich zespołów.

Typ 1: Harmonogram pracy hybrydowej kohorty

Jeśli nie chcesz, aby biuro stało się przepełnionym źródłem rozpraszania uwagi, rozwiązaniem dla Ciebie i Twojego zespołu może być kohortowy, hybrydowy harmonogram pracy.

Harmonogram pracy kohorty to starannie skonstruowany hybrydowy model pracy przeznaczony dla firm, które chcą organizować swoje godziny pracy w oparciu o wcześniej ustalony harmonogram.

W ten sposób możesz:

• Zaplanuj pracę różnych działów z biura w różne dni tygodnia lub
• Opracuj co tydzień nowy plan pracy biurowej.

Liczy się to, że istnieje plan ustalony z wyprzedzeniem, aby członkowie zespołu dokładnie wiedzieli, kiedy mają przyjść do biura.

Najlepsze dla: dużych firm zatrudniających ponad stu pracowników

Potencjalny minus: brak elastyczności pracowników

Typ #2: Elastyczny harmonogram prac hybrydowych

Elastyczny hybrydowy harmonogram pracy jest dokładnym przeciwieństwem kohortowego hybrydowego harmonogramu pracy. Pracownicy są zachęcani do wykonywania swoich zadań na miejscu raz na jakiś czas, ale mogą ułożyć sobie harmonogram pracy biurowej i wybrać, kiedy będą pracować w biurze.

Najlepsze dla: małych firm zatrudniających mniej niż stu pracowników

Potencjalny minus: brak struktury; ryzyko wyczerpania powierzchni biurowej

Typ #3: Harmonogram prac hybrydowych w trybie „pierwszy zdalny”

Chociaż ten hybrydowy model harmonogramu pracy faworyzuje pracę zdalną, nie eliminuje też całkowicie pracy na miejscu.

Pracownicy zwykle mają możliwość wyboru własnego miejsca pracy. Może to być świetna opcja dla członków zespołu, którzy chcą od czasu do czasu zmieniać scenerię pracy lub spotykać się ze swoim zespołem bez presji ustalonego wcześniej harmonogramu.

Najlepsze dla: Firmy działające globalnie lub firmy, które chcą mieć pod ręką opcję lokalną

Potencjalna wada: brak osobistego zaangażowania

Typ 4: Hybrydowy harmonogram pracy najpierw w biurze

Jeśli Twój zespół zazwyczaj musi być fizycznie obecny lub współpracować osobiście, ale nadal chcesz dać mu możliwość pracy z domu od czasu do czasu, hybrydowy harmonogram pracy z myślą o biurze może być najlepszym rozwiązaniem.

Chociaż ich godziny pracy mogą być elastyczne, pracownicy zwykle otrzymują ograniczoną liczbę dni w miesiącu, które mogą spędzić pracując zdalnie.

Najlepsze dla: firm, które w większości działają na miejscu

Potencjalny minus: Ograniczona elastyczność pracowników

Zalety hybrydowego harmonogramu prac

Łącząc elastyczność pracy zdalnej z możliwością osobistej współpracy, praca hybrydowa zapewnia sprawiedliwy udział korzyści płynących z obu modeli pracy.

Wyróżniliśmy 3 zalety, które powinieneś natychmiast zauważyć, niezależnie od tego, jaki hybrydowy model harmonogramu pracy zdecydujesz się wdrożyć.

Zaleta nr 1: Poprawa równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Wraz z zupełnie nowym spojrzeniem na pracę pojawiło się również zmienione spojrzenie na życie poza pracą. Dlatego nie powinno dziwić, że aż 61% pracowników w USA wydaje się być gotowych do zmiany pracy, aby uzyskać lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Hybrydowe harmonogramy pracy uwzględniają jednak potrzeby tej zmienionej perspektywy pracy, promując elastyczność i wybór.

Umożliwiając pracownikom okazjonalną pracę z dowolnego miejsca, hybrydowe harmonogramy pracy pomagają im złagodzić stres i łatwo zaplanować czynności poza pracą w godzinach pracy. Jest to szczególnie powszechne w przypadku pracowników, którzy po przejściu do środowiska zdalnego pożegnali się z codziennymi dojazdami.

Zaleta nr 2: Dostęp do globalnej puli talentów

Podobnie jak w przypadku zdalnego harmonogramu, hybrydowy harmonogram pracy pozwala firmom rozszerzyć pulę rekrutacyjną i zatrudniać talenty z całego świata.

Dzięki starannie przemyślanemu hybrydowemu planowi pracy, który zapewnia wystarczającą elastyczność, firmy mogą łatwo dotrzeć do najbardziej wykwalifikowanych osób i zatrudnić je.

Opcja wyszukiwania pracowników na całym świecie może również okazać się korzystna dla firm, które chcą zatrudnić się w branży, w której występuje duży niedobór talentów, takiej jak branża IT.

Zaleta nr 3: Miejsce na produktywną współpracę

Przejście z tradycyjnego środowiska biurowego na hybrydowy model pracy pozostawia wystarczająco dużo miejsca dla firm, aby jak najlepiej wykorzystać oba ustawienia pracy.

Zamiast spędzać godziny pracy na próbach odwrócenia uwagi, pracownicy, którzy pracują w biurze w określone dni, mogą wykorzystać te godziny na produktywną współpracę.

W ten sposób sesje, takie jak comiesięczne spotkania, burza mózgów i zameldowanie zespołu, mogą odbywać się w godzinach na miejscu — pozostawiając czas zdalny zarezerwowany wyłącznie na indywidualną pracę i zadania, które wymagają środowiska wolnego od rozpraszania się.

Wady hybrydowego harmonogramu pracy

Podobnie jak jego zalety, wady hybrydowego harmonogramu pracy wynikają z jego powiązania zarówno z tradycyjnym harmonogramem od 9 do 5, jak i modelem pracy zdalnej.

Jednak patrząc na 3 najczęstsze wady, z którymi możesz się zmierzyć, jeśli masz zamiar rozpocząć kierowanie zespołem hybrydowym, zwiększasz swoje szanse na uniknięcie ich.

Wada nr 1: Wyższe ryzyko wypalenia

Chociaż hybrydowy harmonogram pracy może pomóc w osiągnięciu idealnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zawsze, gdy istnieje elastyczność na stole, zawsze istnieje ryzyko przepracowania.

Bez wyraźnych granic i zasad odłączania się od pracy, pracownicy zwykle pracują dłużej, co kończy się przytłoczeniem i wyczerpaniem.

Podobnie, jeśli zdecydujesz się przełączyć na hybrydowy model pracy bez odpowiedniego dostosowania przepływów pracy w firmie, Twoje zespoły mogą skończyć dzień w dzień płonąc świecę o północy.

Aby uniknąć przekroczenia poziomu stresu w zespole hybrydowym, wprowadź jasną politykę pracy hybrydowej i ustal jasne oczekiwania i kluczowe wskaźniki wydajności, zamiast zwiększać presję na przepracowanie.

Wskazówka Clockify Pro

Praca w dzień iw nocy nie tylko sabotuje wydajność pracowników, ale także bardzo szkodzi zdrowiu psychicznemu współpracowników. Dowiedz się, jak tego uniknąć w Twoim zespole:

• Jak przepracowanie wpływa na produktywność i zdrowie psychiczne

Wada nr 2: Zwiększona nierówność w miejscu pracy

Zarządzanie zespołem hybrydowym wiąże się z ryzykiem faworyzowania niektórych pracowników na podstawie ich preferowanej lokalizacji pracy.

Zjawisko to nazywa się uprzedzeniem bliskości. Chociaż od wieków pomaga ludziom wybrać najbezpieczniejszą i najbardziej znaną opcję, może prowadzić do nieświadomego faworyzowania i nierównych szans na awans w miejscu pracy.

Zamiast więc zapewniać pracownikom równe szanse awansu, menedżerowie mają tendencję do oferowania możliwości awansu pracownikom, którzy pracują w biurze tylko dlatego, że widzą ich częściej.

Aby uniknąć uprzywilejowania pracowników, którzy pracują w lokalu, jednocześnie wykluczając tych, którzy pracują w domu, musisz znaleźć sposób na pokonanie dystansu i zapewnienie wszystkim równych szans na awans.

Jeśli zarządzasz zespołem hybrydowym, zacznij od wyboru odpowiednich narzędzi, które pozwolą Ci pozostać w kontakcie ze wszystkimi. Upewnij się również, że wszystkie istotne informacje są dostępne dla każdego członka zespołu, niezależnie od miejsca jego pracy.

Wada nr 3: zwiększone ryzyko cyberbezpieczeństwa

Gdy tylko organizacje staną się hybrydowe, ryzykują potencjalne naruszenie bezpieczeństwa danych, ponieważ ich zespoły muszą obsługiwać dane firmy podczas pracy poza biurem.

Mimo to istnieją sposoby, aby zapobiec incydentom związanym z danymi w Twojej firmie. Obejmują one:

• Opracowanie szczegółowych procedur postępowania i dostępu do informacji poza terenem firmy oraz
• Wdrażanie rozwiązań informatycznych zapewniających bezpieczeństwo danych.

Jeśli Ty i Twoje zespoły dopiero niedawno zdecydowaliście się na przejście na hybrydowy harmonogram pracy, upewnij się, że:

• Zapewnienie wszystkim bezpiecznego połączenia internetowego,
• Wprowadzono zapory sieciowe i/lub VPN oraz
• Ograniczony dostęp do informacji poufnych.

6 wskazówek, jak wdrożyć hybrydowy harmonogram prac

Chociaż przejście na hybrydowy harmonogram pracy to proces, który wymaga szczegółowego i długoterminowego planowania i przygotowania, istnieją sposoby na pominięcie kilku kroków.

Wymieniliśmy 6 wskazówek, które utorują drogę do pomyślnego wdrożenia hybrydowego harmonogramu pracy.

Porada 1: Ustal podstawowe zasady pracy hybrydowej

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje przepływy pracy zachowają ten sam poziom przejrzystości i wydajności z dni pracy, musisz wcześniej ustalić jasne procesy i procedury.

Chociaż procedury pracy hybrydowej mogą się różnić w zależności od wielkości firmy i codziennych operacji, istnieje kilka uniwersalnych podstawowych zasad, które należy od razu ustalić:

• Zacznij od określenia dokładnych warunków, które muszą być spełnione, aby móc pracować poza biurem . Być może niektórzy z Twoich pracowników muszą pozostać w siedzibie ze względu na charakter swojej pracy, więc jasno określ kryteria przejścia do środowiska zdalnego.
• Opracuj szczegółowy hybrydowy harmonogram pracy określający, kiedy pracownicy mają być na miejscu . Niezależnie od tego, czy chodzi o onboarding, spotkania 1 na 1, czy też działania związane z budowaniem zespołu, pracownicy muszą jasno określić oczekiwania kierownictwa dotyczące ich środowiska pracy.
• Komunikować zasady dotyczące godzin pracy pracowników . Jeśli zdecydujesz się wprowadzić elastyczny harmonogram pracy, upewnij się, że określiłeś godziny podstawowe, w których wszyscy pracownicy powinni być online podczas pracy zdalnej.

Porada 2: Ostrożnie dobieraj narzędzia

Niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy wolą pracować w biurze, czy też wprowadziłeś hybrydowy harmonogram pracy oparty na pracy zdalnej, wszyscy powinni mieć możliwość efektywnej współpracy pomimo fizycznej odległości.

Zacznij od wybrania niezawodnej aplikacji do czatu zespołowego, która pozwoli Tobie i Twoim współpracownikom zachować wydajny przepływ pracy, umożliwiając:

• Udostępniaj pliki,
• Wskocz na szybką rozmowę wideo i
• Nawet przechowuj dane.

Aby zwiększyć przejrzystość przepływu pracy, możesz wprowadzić aplikację do śledzenia czasu, która umożliwi Tobie i Twojemu zespołowi wizualizację postępu zadań i kontrolowanie produktywności współpracowników.

Nie zapomnij zarezerwować wystarczająco dużo czasu na przetestowanie każdej aplikacji, którą zamierzasz wprowadzić do hybrydowego przepływu pracy swojego zespołu. W ten sposób upewnisz się, że wszystko działa przed oficjalnym przejściem na hybrydowy harmonogram pracy.

Wskazówka 3: Pomyśl o ocenach produktywności

Kiedy zespół zmienia swoje środowisko pracy, menedżerowie mają tendencję do napotykania trudności z oceną poziomu produktywności każdego pracownika w zmienionych warunkach. Bez możliwości rzucenia okiem na biurko pracownika mogą nawet paść ofiarą mikrozarządzania.

Aby uniknąć podsycania presji członków zespołu, spróbuj od samego początku ustalić jasne oczekiwania i przejrzysty system oceny wydajności.

Zamiast skupiać się na ilości wysyłanych e-maili lub czasie spędzonym na spotkaniach, wypróbuj następujące rozwiązania:

• Przeanalizuj ostateczne wyniki,
• Zachęcaj do dzielenia większych projektów na mniejsze, mierzalne cele oraz
• Zdefiniuj jasne KPI.

Możesz także skorzystać z oprogramowania do planowania projektów, które pomoże Ci przydzielać zadania i śledzić ich postępy.

Pamiętaj jednak, że bez względu na to, jak ostrożnie podchodzisz do procesu tworzenia systemu oceny produktywności, nigdy nie będziesz w stanie użyć tych samych wskaźników dla każdego działu.

Czasami będziesz przyglądać się kilku zamkniętym transakcjom, a innym razem wskaźnikiem wydajności pracownika będzie jego poziom innowacyjności.

Porada 4: Niech biuro pasuje do twoich intencji

Niezależnie od tego, ile godzin pracownicy spędzają na pracy w biurze po przejściu na hybrydowy grafik pracy, ważne jest, aby ten czas się liczył.

Zanim ustalisz harmonogram biura, zastanów się, kiedy i dlaczego chcesz, aby zespoły przychodziły do ​​biura. Czy chciałbyś wykorzystać ten czas na socjalizację i budowanie więzi w zespole, czy też godziny pracy będą zarezerwowane na realizację zadań?

Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, zastanów się, jak środowisko pracy może dopasować się do Twoich zamiarów, aby jak najlepiej wykorzystać czas w biurze.

Jeśli chcesz zachęcić zespół do interakcji i współpracy, pomyśl o reorganizacji biura, aby pozostawić jak najwięcej otwartej przestrzeni. W ten sposób zapewnisz pracownikom warunki do kontaktów towarzyskich i naturalnej współpracy.

Jeśli chcesz, aby pracownicy wydajnie spędzali swoje godziny w siedzibie, spróbuj ograniczyć rozpraszanie uwagi i zapewnić im cichą przestrzeń z dużą ilością naturalnego światła — aby poprawić zarówno ich nastrój, jak i produktywność.

Wskazówka 5: pozostań w kontakcie ze swoim zespołem

Po podjęciu decyzji o wdrożeniu hybrydowego harmonogramu pracy konieczne będzie zoptymalizowanie działań, narzędzi i godzin pracy organizacji. Ale musisz także wprowadzić poprawki do własnego harmonogramu i zrobić miejsce na komunikację w czasie rzeczywistym ze swoim zespołem.

Komunikacja w zespole musi być bardziej przemyślana ze względu na odległość fizyczną — więc upewnij się, że podajesz godziny pracy i dyspozycyjność.

Zapewnij swojemu zespołowi możliwość dostępu do Twojego kalendarza i zachęć ich do umawiania się z Tobą od czasu do czasu.

W ten sposób nie tylko będziesz w stanie zapewnić każdemu członkowi zespołu niepodzielne skupienie i uwagę, ale także zyskasz możliwość:

• Otrzymuj opinie z pierwszej ręki na temat swojego nowego harmonogramu pracy,
• Wysłuchaj obaw pracowników i
• Dokonaj odpowiednich korekt podczas planowania swoich zadań.

Wskazówka #6: bierz to jeden dzień na raz

Przed oficjalnym oficjalnym harmonogramem prac hybrydowych zacznij od małych kroków i zrób miejsce na okres adaptacji, aby upewnić się, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.

Jeśli Twoi współpracownicy już od jakiegoś czasu pracują w pełni zdalnie i chcesz przełączyć się na hybrydowy harmonogram typu office first, zacznij od zaproszenia ich do biura raz w tygodniu.

To samo dotyczy pracowników lokalnych, którzy mają zamiar przejść na harmonogram hybrydowy oparty na pracy zdalnej — ponieważ ludzie są stworzeniami z przyzwyczajeniami.

W rzeczywistości nauka już dowiodła, że ​​ludzkie zachowanie jest ściśle związane z ich fizycznym środowiskiem. Jeśli więc skłonisz pracowników do nagłej zmiany środowiska pracy, możesz zauważyć znaczny spadek wydajności.

Aby uniknąć siania spustoszenia w przepływie pracy Twojej organizacji, stopniowo wprowadzaj nowy harmonogram pracy — i staraj się zrozumieć, czy na początku nie działa on jak w zegarku.

Podsumowanie: Ustalenie hybrydowego harmonogramu pracy to wysiłek zespołowy

Jak już zapewne zauważyłeś, wdrożenie hybrydowego harmonogramu pracy to nie praca jednoosobowa.

Aby model hybrydowy działał, musisz wziąć pod uwagę nawyki swojego zespołu i zachęcić go do wyrażania swoich opinii i obaw.

Musisz także:

• Wybierz zestaw narzędzi, które będą działać z nowo zarysowanym harmonogramem,
• Pomyśl o wytycznych dotyczących pracy hybrydowej w Twojej organizacji i
• Bądź gotowy do wprowadzania zmian na bieżąco, niezależnie od tego, jak dobrze zaplanowałeś przejście.

Pamiętaj, że błędy, które napotkasz po drodze, mogą pomóc w dopracowaniu nowego harmonogramu pracy — i szybko ustawisz swój zespół hybrydowy na sukces.

️ Czy Twój zespół przeszedł już na hybrydowy harmonogram pracy? Jakie wyzwania napotkałeś po drodze? Daj nam znać na [email protected], a możemy uwzględnić Twoje doświadczenie w tym lub jednym z naszych przyszłych artykułów. A jeśli spodobał Ci się ten wpis na blogu, udostępnij go komuś, kto według Ciebie byłby zainteresowany jego przeczytaniem.