Analiza porównawcza zasobów ludzkich: przewodnik dla początkujących

W 2022 roku nie jest tajemnicą, że dane to potęga. Dzisiejsi liderzy HR odnoszący największe sukcesy wykorzystują dane do informowania o każdej podejmowanej przez siebie decyzji, od decydowania, kogo zatrudnić i ile im zapłacić, po jakie korzyści i dodatki do zaoferowania (i wiele więcej).

Posiadanie łatwo dostępnych danych jest świetne, ale jak zwiększyć ich wartość, aby podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące przyszłości pracowników?

Sekret tkwi w benchmarkingu, praktyce porównywania wskaźników wydajności i procesów firmy ze standardami innych firm i branż.

Jeśli jesteś specjalistą HR, który jest zainteresowany utrzymaniem konkurencyjności swojej firmy, przewijaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tej strategii poprawy wydajności opartej na danych i o tym, jak ją wdrożyć.

Czym jest benchmarking zasobów ludzkich?

Analiza porównawcza zasobów ludzkich to proces porównywania kluczowych wskaźników HR organizacji z danymi dotyczącymi podobnych firm . Analiza porównawcza HR może również wiązać się z porównywaniem aktualnych wskaźników z wynikami sprzed lat.

Dlaczego benchmarking HR jest korzystny dla firm?

Powód 1: Pomaga zlokalizować problemy organizacyjne

Analiza porównawcza zapewnia kontekst, którego potrzebują liderzy HR, aby ustalić, gdzie wydajność ich organizacji jest słaba. Na przykład, jeśli porównasz wskaźnik retencji swojej organizacji ze wskaźnikiem porównawczym konkurencji lub branżowym i stwierdzisz, że wskaźnik ten był znacznie niższy, oznacza to, że prawdopodobnie istnieje problem organizacyjny, który powoduje dobrowolne obroty wyższe niż przeciętne.

Powód #2: …a także pomaga określić, gdzie Twoja organizacja odnosi sukcesy

Z drugiej strony analiza porównawcza ułatwia również określenie, w którym miejscu Twoja organizacja przewyższa konkurencję. Kontynuując powyższy przykład, może się okazać, że wskaźnik retencji jest w rzeczywistości znacznie wyższy niż średnia w branży. To już jest wygrana, ale możesz dalej zagłębić się w to, co w Twojej strategii HR przyczynia się do tego wysokiego wskaźnika retencji, aby zrozumieć, co sprawia, że ​​Twoje miejsce pracy jest korzystne dla pracowników.

Powód 3: Wreszcie usprawnia podejmowanie decyzji w oparciu o dane dla zespołów HR

Ostatecznie motywacją stojącą za analizą danych porównawczych HR jest zrozumienie, w jaki sposób możesz skierować swój biznes we właściwym kierunku. Niezależnie od tego, czy jako punkt odniesienia używasz standardu branżowego, wskaźników HR konkurencji, czy własnych wyników w przeszłości, efekt jest nadal ten sam: bardziej świadome podejmowanie decyzji, jeśli chodzi o strategię HR Twojej firmy.

Proces benchmarkingu HR w 6 krokach

Chociaż możesz przeprowadzić test porównawczy niemal każdego aspektu HR, najlepiej wybrać jeden obszar, na którym skoncentrujesz swoje wysiłki związane z analizą porównawczą. Na przykład możesz porównać wszystko, od składu pracowników i struktury organizacyjnej po budżet działu HR, ale gdybyś spróbował zrobić to wszystko na raz, wyzwaniem byłoby wyjście z procesu benchmarkingu z jasną wizją co i jak poprawić.

Jak wspomniano w powyższym kroku, powinieneś zdefiniować metryki, których będziesz używać jako punktów porównawczych w procesie benchmarkingu. Na przykład, jeśli ustaliłeś, że zaangażowanie pracowników będzie w centrum twoich wysiłków benchmarkingowych, będziesz chciał zebrać następujące wskaźniki HR na potrzeby benchmarkingu:

• Employee Net Promoter Score (eNPS): metoda pomiaru, na ile pracownicy chętnie polecają swoje miejsce pracy rodzinie lub znajomym.
• Wskaźnik retencji: liczba pracowników, którzy przebywają w Twojej firmie przez określony czas, w porównaniu z całkowitą liczbą pracowników w tym okresie.
• Wskaźnik awansu wewnętrznego: Miara, według której otwarte stanowiska w Twojej organizacji są obsadzane przez pracowników wewnętrznych.
• Wskaźnik dobrowolnej rotacji pracowników: Wskaźnik, po jakim pracownicy dobrowolnie opuszczają Twoją firmę w danym okresie.

Jeśli planujesz regularnie przeprowadzać testy porównawcze jako strategię poprawy wydajności biznesowej, warto zainwestować w oprogramowanie do analizy HR. Narzędzia do analizy HR nie tylko dostarczają danych i spostrzeżeń na temat pracowników, ale także pomagają projektować i wdrażać inicjatywy HR, które przyniosą korzyści Twojej firmie.

Teraz czas na jedną z najtrudniejszych części procesu benchmarkingu: zbieranie zewnętrznych danych benchmarkingowych — lub alternatywnie danych wewnętrznych sprzed lat.

Jeśli planujesz korzystać z danych zewnętrznych od innych firm : upewnij się, że patrzysz na firmy z tej samej branży, o podobnej wielkości i, jeśli to możliwe, w tym samym regionie geograficznym. Wiedz też, że pozyskiwanie danych konkurencji nie jest łatwym zadaniem; Większość informacji dotyczących pracowników jest uważana za poufną, więc jeśli idziesz tą drogą, masz ograniczone możliwości.

Jedną z opcji jest wykorzystanie publicznie dostępnych danych, takich jak informacje o świadczeniach i wynagrodzeniach w ofertach pracy i witrynach z recenzjami pracodawców (takich jak Glassdoor), ale przy tej strategii istnieje ryzyko wykorzystania starych lub niedokładnych danych. Jeśli masz kontakty w podobnych firmach, lepszym podejściem byłoby zorganizowanie rozmów kwalifikacyjnych lub wysłanie formalnego kwestionariusza, aby uzyskać potrzebne informacje, ale upewnij się, że masz zamiar poznać motywację swoich badań.

Jeśli planujesz używać historycznych danych wewnętrznych do porównania, możesz użyć swojego oprogramowania HR, aby uzyskać dostęp do informacji sprzed lat. Jeśli nie zbierałeś informacji przez lata, rozważ zastosowanie jakiegoś systemu zarządzania danymi, niezależnie od tego, czy jest to system zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS), czy inne narzędzie.

Na przykład Gartner udostępnia klientom wiele raportów z ostatniego roku:

• Testy porównawcze budżetu i wydajności HR
• Benchmarki elastyczności pracowników według funkcji i poziomu
• Punkty odniesienia dla ról i obowiązków kierowników regionalnych i/lub jednostek biznesowych HR

Gdy masz już wszystkie dane potrzebne do analizy porównawczej (zarówno informacje o Twojej organizacji, jak i informacje zewnętrzne lub historyczne), nadszedł czas na porównanie wskaźników. Aby to zrobić, utwórz arkusz kalkulacyjny lub raport z dwoma zestawami wskaźników obok siebie, a następnie określ, gdzie dane są zgodne, a także gdzie występują znaczące odchylenia.

Odchylenia między Twoimi danymi a danymi porównawczymi nie powinny być traktowane jako „dobre” lub „złe” według wartości nominalnej. W rzeczywistości należy się spodziewać odchyleń, ponieważ każda firma działa inaczej – im większa rozbieżność, tym większa potrzeba dalszej analizy.

Na przykład, jeśli Twój koszt zatrudnienia jest znacznie wyższy niż w danych porównawczych, może to być spowodowane rekrutacją w konkurencyjnej lokalizacji, w której wypełnienie stanowiska zajmuje więcej czasu i pieniędzy. Ale niekoniecznie jest to przegrana przyczyna: możesz rozszerzyć swoją pulę rekrutacyjną o pracowników zdalnych w innych lokalizacjach geograficznych, miejmy nadzieję, że pomoże to we wcześniejszym zaangażowaniu w proces bardziej wykwalifikowanych kandydatów.

Twoja analiza danych porównawczych powinna pokazać, które obszary Twojej strategii personalnej można ulepszyć. Następnie nadszedł czas, aby przełożyć pióro na papier i przeprowadzić burzę mózgów, jak to zrobić. Plan, który tworzysz, powinien bezpośrednio dotyczyć tego, co Twoim zdaniem jest przyczyną różnic w wydajności.

Na przykład, jeśli Twój eNPS jest słaby w zestawieniu z danymi porównawczymi, pierwszym krokiem planu działania powinno być zebranie od pracowników informacji zwrotnej na temat doświadczenia pracowników w Twojej organizacji.

Oczywiście za każdym razem, gdy rozpoczynasz plan doskonalenia, musisz zmierzyć wyniki, aby dokładnie ocenić, czy był udany, czy nie. Na szczęście już wiesz, do jakich wskaźników powinieneś się dostroić, ponieważ są to te same, które zainspirowały do ​​skupienia się na planie doskonalenia.

Narzędzia i porady Capterra

Jeśli planujesz, aby testy porównawcze stały się regularną częścią strategii poprawy wydajności Twojej firmy, upewnij się, że dodałeś poniższe zasoby do zakładek.

• 8 wskaźników HR, które powinieneś śledzić i jak je obliczać: Zestawienie ośmiu różnych wskaźników HR, które możesz porównać i dlaczego są one przydatne.
• Krótka lista Capterra 2022 dla oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi: Posiadanie odpowiedniego narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi oznacza mniej czasu na analizowanie liczb, a więcej czasu na ich rozumienie. Rozpocznij wyszukiwanie od listy ponad 20+ najwyżej ocenianych systemów oprogramowania HR.

Zainwestuj w platformę, która stawia na ciągłe doskonalenie

Obecnie jesteśmy w trakcie powszechnego niedoboru talentów, który skłonił ponad 75% dyrektorów generalnych do zmiany strategii talentów w celu wyeliminowania głównych przyczyn ryzyka związanego z talentami (pełna zawartość dostępna dla klientów Gartnera).

Jako lider HR jesteś odpowiedzialny za wspieranie dzisiejszej siły roboczej i planowanie na jutro. Nie pozwól, aby Twoja organizacja pozostała w tyle, nie podejmując działań. Przyjęcie regularnego procesu analizy porównawczej pomoże Ci podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące Twojej strategii talentów. I na szczęście dzisiejsza szeroka gama narzędzi oprogramowania HR jest tutaj, aby pomóc zmniejszyć obciążenie. A jeszcze lepiej: wiele z nich jest bezpłatnych .

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz rozwiązania do zarządzania danymi, które będzie przechowywać i analizować dane pracowników, czy też poszukujesz zaawansowanej platformy analitycznej HR, która przekształci spostrzeżenia w plany doskonalenia, istnieje narzędzie, które będzie pasować do Twoich potrzeb i budżetu.