Jak korzystać z partycjonowania i ról opartych na zespole w HubSpot CRM

Jedną z największych zalet pakietu narzędzi opartych na CRM HubSpot jest to, że każdy w Twojej firmie, który ma nazwę użytkownika i hasło, może pracować na platformie i uzyskiwać dostęp do potrzebnych informacji bez pomocy programisty internetowego lub specjalisty IT.

Ale prawdą jest również, że jedną z najbardziej przerażających rzeczy na platformie HubSpot jest to, że każdy, kto ma nazwę użytkownika i hasło, może pracować w narzędziu i uzyskiwać dostęp do informacji CRM oraz marketingu, sprzedaży, obsługi klienta i zasobów witryny!

Czy widzisz tutaj potencjalny problem?

Dlatego uprawnienia użytkowników HubSpot i funkcja partycjonowania opartego na zespole są koniecznością dla organizacji, które mają wielu użytkowników i działy w swoim systemie.

Co to jest partycjonowanie HubSpot?

Partycjonowanie w HubSpot to funkcja, która pomaga organizować CRM, zasoby i narzędzia, tak aby dostęp miały tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy — pomagając wyeliminować mylący bałagan i potencjalne błędy. W portalu HubSpot możesz wybierać elementy i przypisywać je do różnych zespołów lub działów, które ich potrzebują, jednocześnie ograniczając dostęp do zasobów, których nie potrzebują , pomagając zespołom i użytkownikom zachować koncentrację i organizację.

Partycjonowanie HubSpot zostało pierwotnie wdrożone w 2018 r., Ale w 2020 r. doczekało się dużej aktualizacji — wraz z innymi aktualizacjami CMS Hub — które umożliwiły głębszy dostęp zespołowy do wszystkich narzędzi marketingowych, takich jak formularze, e-maile, CTA i inne.

Kto może korzystać z partycjonowania HubSpot?

Ogólnie rzecz biorąc, mniejsze zespoły mogą nie potrzebować partycjonowania, ale nadal dobrze jest zapoznać się z funkcją, gdy Twoja firma i zespoły będą się rozwijać. Należy również zauważyć, że możliwość partycjonowania zasobów będzie się różnić w zależności od subskrypcji HubSpot.

Wszystkie konta HubSpot mogą partycjonować rekordy CRM. Widoki CRM i skrzynka odbiorcza konwersacji we wszystkich centrach, w tym marketingu, sprzedaży, usługach, CMS i operacjach.

Później jednak będziesz potrzebować subskrypcji Professional lub Enterprise, aby uzyskać bardziej zaawansowane możliwości partycjonowania. Jak możesz sobie wyobrazić, Enterprise oferuje najwięcej funkcji i przewyższa te dostępne z kontem Professional. Na przykład subskrypcja Enterprise dla CMS lub Marketing Hub jest wymagana do partycjonowania blogów i stron internetowych przez zespoły.

Źródło: HubSpot

Dlaczego warto korzystać z partycjonowania HubSpot?

W skrócie, partycjonowanie sprowadza się do dwóch celów — organizowania i ograniczania dostępu do zasobów w portalu HubSpot do określonych zespołów i użytkowników.

Dostęp

Ci, którzy są ostatecznie odpowiedzialni za zarządzanie i kontrolowanie zasobów działu, są ekspertami i muszą zapewnić, że wszystkie zasoby i funkcje na zapleczu zachowają swoją integralność i nie zostaną przypadkowo zmienione przez niedoświadczonego użytkownika. Partycjonowanie pomaga to zrobić

Na przykład nie chcesz, aby ktoś przedwcześnie przypadkowo uruchomił kopię roboczą wiadomości e-mail na całej Twojej liście kontaktów. Pamiętasz ten projekt, nad którym pracowałeś od tygodni? Wyobraź sobie, że ktoś przez pomyłkę zmienia kilka szczegółów lub całkowicie je usuwa. A co z tym wrażliwym wewnętrznym ogłoszeniem firmy, które miało zostać opublikowane w prywatnym intranecie, a zamiast tego na publicznym blogu z tysiącami subskrybentów, wraz z powiadomieniem e-mail?

Ojej.

Organizacja

Kolejną zaletą partycjonowania HubSpot jest to, że pomaga organizować zasoby zespołów, eliminując bałagan i zamieszanie. Jeśli korzystasz z HubSpot przez dłuższy czas, prawdopodobnie stworzyłeś wiele świetnych treści, od blogów i stron docelowych po kampanie e-mailowe, przepływy pracy, dokumenty sprzedaży, sekwencje i wiele innych. Udało Ci się również zebrać wiele potencjalnych klientów i kontaktów w CRM. Analiza wszystkich tych danych i informacji zajmuje dużo czasu i może wydawać się przytłaczająca dla kogoś, kto może potrzebować dostępu do kilku zasobów.

Przykłady partycjonowania HubSpot

Partycjonowanie jest świetne, jeśli Twoja firma ma wiele oddziałów lub biur. Możesz tworzyć unikalne zespoły dla różnych lokalizacji, każdy z własnymi zasobami marketingowymi i sprzedażowymi, specjalnymi promocjami lub listami kontaktów. Użytkownicy widzą tylko te treści, które są dla nich istotne, i nie będą przypadkowo pobierać i publikować grafik społecznościowych dla lokalizacji w mieście lub innym regionie, na przykład.

Przykłady innych przypadków użycia partycjonowania w HubSpot mogą obejmować:

• Oddzielne zespoły ds. HR, marketingu, sprzedaży i programistów. Zasoby potrzebne każdemu z tych zespołów prawdopodobnie nieco się różnią, więc ułatw im to, wykonując dla nich filtrowanie.
• Zespoły produktów lub marek. Czy jesteś producentem z różnymi jednostkami biznesowymi lub markami? Na przykład producent żywności może mieć wiele produktów, z których każdy ma własne zabezpieczenia marketingowe i sprzedażowe, oprócz określonych list kontaktów.
• Zespoły geograficzne. Jeśli obsługujesz wiele rynków, które wymagają oddzielnych zasobów, możesz je podzielić według regionów. Jest to szczególnie przydatne w przypadku przedsiębiorstw, które obsługują inne kraje i muszą utrzymywać zasoby w wielu językach.
• Duże zespoły marketingowe. W przypadku większych organizacji możesz mieć wiele zespołów w swoim dziale marketingu. Możesz na przykład podzielić wybrane informacje dla zespołu ds. wydarzeń i zespołu ds. treści.
• Zespoły programistów. Większe zespoły internetowe mogą przydzielać różne uprawnienia projektantom, programistom i strategom SEO.

Jak rozpocząć korzystanie z uprawnień HubSpot

Jeśli masz konto Professional lub Enterprise, najpierw zapoznaj się z możliwościami partycji dostępnymi dla Twojego poziomu subskrypcji. Baza wiedzy HubSpot to dobry początek. Stamtąd będziesz chciał podążać za tymi ramami:

Określ cele

Rozważ powyższe przypadki użycia jako punkt wyjścia, który pomoże Ci zrozumieć, gdzie w Twojej organizacji mogą znajdować się problemy i jak najlepiej rozwiązać je poprzez partycjonowanie. Może to być podział kampanii, tak abyś mógł dostosować swój zasięg do unikalnych potrzeb różnych obsługiwanych rynków lub branż. A może widzisz potrzebę dopracowania się w pielęgnowaniu kontaktów dla konkretnych marek lub linii produktowych. Ustalenie celów posłuży jako podstawa strategii partycjonowania.

Twórz zespoły

Korzystanie z zespołów nadrzędnych i podrzędnych dla każdej jednostki (franczyza, rynek, branża, marka, produkt itp.) pomaga organizować zasoby w każdym HubSpot Hub, aby zapewnić członkom zespołu łatwy dostęp do tego, czego potrzebują — i tylko tego, czego potrzebują — bez przesiewania przez lawinę nieistotnych treści.

Przypisz użytkowników do zespołów

Dodaj użytkowników do swojego konta HubSpot i przypisz każdego do odpowiedniego zespołu (zespołów) wraz z odpowiednimi uprawnieniami. Możesz też przypisać biegłych superadministratorów, którzy mają uprawnienia do wglądu w inne zespoły, do pomocy w zarządzaniu nimi. Jest to szczególnie ważne dla monitorowania i utrzymywania standardów marki oraz zapewnienia spójności we wszystkich obszarach.

Przypisz zasoby do zespołów

Po określeniu członków zespołu podziel zasoby na swoim koncie i ustal, które zespoły mają dostęp do odpowiednich zasobów. Można to zrobić dla pojedynczych zasobów lub zbiorczo, jeśli masz dużo istniejących treści. Pamiętaj, że wszystkie nowo utworzone treści są domyślnie dostępne dla wszystkich zespołów z uprawnieniami do treści. Jeśli chcesz ograniczyć dostęp do określonych zespołów, musisz ustawić specjalne uprawnienia do zasobu w momencie jego tworzenia.

Ustaw uprawnienia użytkownika

Uprawnienia są oparte na narzędziu, określającym, co każdy użytkownik może wyświetlać, edytować i publikować na Twoim koncie. Niektóre przykłady obejmują kontakty, oferty, zadania, bilety i firmy. Ustawiając uprawnienia na „tylko zespół”, masz pewność, że osoby przypisane do ich narzędzi otrzymają tylko te zasoby, których potrzebują.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: 7 wskazówek dotyczących efektywnego wdrożenia HubSpot CRM

Wspieraj swoje zespoły. Wspieraj swój rozwój.

Dzięki partycjonowaniu zespołowemu rozwijająca się organizacja może usprawnić swoje operacje, dając każdemu zespołowi i jego członkom dokładnie to, czego potrzebują. Nic więcej. Nic mniej. Nie tylko zaoszczędzi im to czasu i frustracji; da im również pewność, że są wyposażeni w narzędzia, których potrzebują, aby odnieść sukces.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o partycjonowaniu HubSpot i czy subskrypcja Professional lub Enterprise jest odpowiednia dla Twojej rozwijającej się firmy, sprawdź naszą stronę „ Dlaczego warto HubSpot ”. Następnie skontaktuj się z wszelkimi pytaniami.